ГК «КОРУС Консалтинг» и «ИТ-ГРАД» (группа МТС) завершили проект по запуску облачной системы электронного документооборота для международной фармацевтической компании «Юнифарм».
Решение обеспечивает хранение договоров в едином структурированном архиве, автоматизирует процесс согласования документов через почту (lazy approval) и предоставляет возможность работы с документами в веб-клиенте из любой точки мира. Система создана на базе модуля договорного документооборота «КОРУС Five | Документооборот» на платформе Microsoft SharePoint и предоставляется по модели SaaS. Решение реализовано на основе инфраструктуры облачного провайдера «ИТ-ГРАД». Работа над проектом заняла полтора месяца.
«Юнифарм» требовалось решить проблему длительного процесса согласования документов: поскольку согласующие сотрудники находятся в разных странах, документы пересылаются по почте, а все маршруты согласования проставляются вручную. Также в компании отсутствовал единый архив договоров: из-за разницы правовых норм в разных странах было невозможно отказаться от бумажных оригиналов, а поиск скан-копий превращался в длительный и сложный процесс. Требовалось максимально автоматизировать и ускорить работу с документами, сделать ее прозрачнее и удобнее для сотрудников.
Специалисты «КОРУС Консалтинг» провели сбор первичных требований и реализовали проект автоматизации договорного документооборота, создания и настройки структурированного реестра скан-копий оригиналов договоров – всё это в англоязычном интерфейсе. Созданное на платформе SharePoint ИТ-решение работает на базе ядра «КОРУС Core» и модуля договорного документооборота коробочной СЭД/ECM-системы «КОРУС Five | Документооборот».
Пользователям доступны все основные возможности решения: одновременная совместная работа с документами, встроенные визуальные редакторы личного кабинета, карточек документов и бизнес-процессов, разграничение прав доступа и защита информации, голосовой ввод, полнотекстовой поиск, мультиязычный интерфейс. Для удобства сотрудников реализована функция lazy approval, позволяющая согласовывать документы и выполнять другие задачи по ним из электронной почты, без входа в СЭД. Решение, в котором создано единое хранилище документов, доступное всем сотрудникам компании в России, США, Ирландии, Польше и других странах – в том числе, в режиме оффлайн, – интегрировано с Microsoft OneDrive.
Реализация проекта в облачной инфраструктуре «ИТ-ГРАД» позволила в разы ускорить запуск системы и избежать затрат на покупку и установку серверов и дальнейшую поддержку (обслуживание и модернизация оборудования). Продукт предоставляется для «Юнифарм» по SaaS-модели с ежемесячной экономией на ИТ около 25%. Виртуальная инфраструктура «ИТ-ГРАД», размещенная в дата-центрах уровня Tier III, обеспечила надежность и гибкую масштабируемость решения. Параметры облачной площадки соответствуют требованиям заказчика к отказоустройчивости в режиме 24/7. Дополнительно специалисты «ИТ-ГРАД» предоставили заказчику систему хранения данных СЭД на SharePoint, размещенной в облаке провайдера.
«Кроме таких важных параметров как ограниченные сроки и бюджет на внедрение СЭД, критичными для нас как международной территориально распределенной компании были мультиязычный интерфейс и возможность работать с документами через почту из любой точки мира. Всем этим требованиям в полной мере соответствовало облачное решение “КОРУС Five | Документооборот”», – комментирует финансовый директор «Юнифарм» Артур Безлюдов.
«Чтобы фармацевтические компании могли продуктивно заниматься разработкой лекарственных препаратов, их бизнес-процессы должны работать стабильно и эффективно, не отвлекая на себя внимание специалистов. Проект для международной и территориально распределенной компании “Юнифарм” – пример такой умной организации процесса документооборота. Веб-клиент, структурированный реестр договоров в облачной инфраструктуре, прозрачный процесс согласования с функцией lazy approval обеспечивают сотрудникам из разных стран и даже континентов комфортную работу с документами. Такие проекты разворачиваются и настраиваются очень быстро, и так же быстро приносят ощутимый результат», — отмечает Елена Пискунович, директор департамента портальных решений «КОРУС Консалтинг».
«Пример “Юнифарм” наглядно демонстрирует, как внедрение системы облачного электронного документооборота позволяет оптимизировать бизнес-процессы компании, существенно сократить время на обработку данных и снизить количество операционных ошибок. Благодаря слаженной работе с “КОРУС Консалтинг” реализация масштабного проекта прошла в кратчайшие сроки. Со своей стороны, “ИТ-ГРАД” гарантирует стабильную работу систем независимо от объема нагрузок и гибкое управление ресурсами», – заключает генеральный директор «ИТ-ГРАД» Юрий Зинченко.
«ИТ-ГРАД» наряду с облачным провайдером #CloudМТS, онлайн платформой 1cloud.ru и дата-центром «Авантаж» входит в облачное направление бизнеса МТС. Провайдер «ИТ-ГРАД» с 2008 года предоставляет облачные сервисы для корпоративного сектора и государственных учреждений: IaaS, SaaS, PaaS решения, виртуальные дата-центры, сертифицированные по стандарту PCI DSS, гибридные облака и услуги резервного копирования
