Покер планирования: как использовать эту методику для оценки задач

Наша команда в одном из последних проектов столкнулась со сложностями по планированию временных затрат. В числе прочего попробовали методику покера планирования, об этом опыте и хочу рассказать.

Оценить сложность задачи и утвердить сроки ее исполнения бывает непросто даже опытному проджект-менеджеру, особенно учитывая скорость развития технологий коммуникаций и принятия решений. Провести дополнительные обсуждения легко, если команда насчитывает несколько человек, собранных в одном месте. Если же участников дискуссии уже больше и/или часть команды работает удаленно, то оценка временных затрат может сильно затянуться.

Для оценки решения задачи можно использовать: 

• Метод экспертной оценки.
• Метод PERT (Program Evaluation and Review Technique) – или по-другому метод «трех точек». 
• Метод аналогии.
• Метод COCOMO (Constructive Cost Model) – или параметрическая оценка.

Но цель этой статьи не сравнительный анализ, а знакомство с одной конкретной методикой – покер планирования (англ. – Planning Poker).

В чем суть метода

Принцип впервые описал Джеймс Греннинг в 2002 году и позднее популяризировал Майк Коном в книге «Agile Estimating and Planning». Он используется в методологии Scrum и позволяет руководителю проектов оценить сложность задач и определить, сколько времени потребуется на их выполнение.

Суть метода заключается в том, что он реализуется в формате игры и участие принимает вся команда. Важно понимать, что ключевая цель оценки сложности не состоит в том, чтобы точно сказать, когда задача будет готова, а убедиться, что все участники одинаково понимают задачу. Инструментом может быть как простая колода карт, так и специальная. Также существуют различные приложения и онлайн-сервисы, которые подойдут распределенным/удаленным командам.

Как проходит «игра»

В начале игры каждому участнику команды раздается колода карт – это и есть шкала, по которой будут оцениваться задачи. В качестве параметра оценки может быть выбрана сложность задачи либо время ее исполнение.

Далее ведущий озвучивает задачу и каждый сотрудник выбирает наиболее подходящую по его мнению карту. После того как все ставки сделаны – ведущий их принимает и проводит анализ. Если все оценили задачу примерно одинаково – высчитывается среднее значение и можно переходить к следующей.

В случае, если есть значительный разрыв между оценками игроков – запускается обсуждение. Важный момент заключается в том, что обсуждение должно происходить только после того, как все дали свою оценку. Это позволит избежать эффекта привязки к чьему-либо мнению.

Если один член команды дает оценку в один день, а другой в три дня, то наверняка у них кардинально отличается подход к решению – им необходимо будет объяснить свое видение. Именно в этом и заключается идея метода – рассмотреть задачу со всех сторон и прийти к общему знаменателю, к единому мнению относительно каждой задачи.

Различия в оценках возникают по ряду причин:

• опыт сотрудников;
• квалифицированность и компетентность в определенных вопросах;
• владение информацией, которой нет у другого. 

Если озвученный срок отличается более чем на рабочий день, то задача должна выполняться в паре, притом тот, кто оценил в меньшую сторону, руководит тем, кто оценил в большую.

Приятное следствие в том, что покер планирования способствует коммуникации в команде и повышает уровень взаимопонимания между участниками. Каждый имеет возможность высказать свое мнение и обосновать свою оценку, что помогает улучшить качество командной работы.

В результате – более эффективное планирование и достижение поставленных целей.

Полезные советы, как улучшить процесс планирования

1. Нужно стремиться, чтобы сложность задачи не превышала один день. Планирование лучше всего проводить так, чтобы у команды всегда был запас задач на один-два дня, но не больше. Так все участники будут хорошо помнить все детали обсуждения каждой конкретной задачи.
2. Если задача провисела в очереди на исполнение более четырех дней, ее нужно снова вынести на обсуждение, чтобы команда вспомнила, что и как нужно сделать по ней.
3. Если задача выполняется на два дня дольше, чем планировалось, ее нужно вынести заново на планирование и обсудить с командой и заказчиком все сложности и проблемы с которыми столкнулись в ходе выполнения, чтобы в следующий раз при оценке учесть их.

Как внедрить метод: инструкция

1. Подготовьтесь

Проведите информационную встречу для объяснения основных принципов и целей этой практики. Подготовьте колоду карт, которая будет использоваться для оценки сложности задач или выберите онлайн-сервис.

2. Проведите первую встречу

Определите время для проведения покера планирования. Далее это может быть регулярная встреча, например, раз в неделю. Выберите небольшую задачу, которую команда может оценить в качестве пробного варианта. Раздайте каждому участнику колоду карт.

Далее каждый участник выбирает карту с оценкой, которая по его мнению соответствует сложности задачи. Убедитесь, что все держат карты скрытыми до определения всех оценок.

Если оценки различаются, проведите обсуждение, чтобы понять причины расхождений и прийти к единому мнению. Это может быть объяснение задачи, уточнение требований или обсуждение возможных сложностей.

Повторите процесс оценки и обсуждения для всех задач, которые требуют планирования на текущей или ближайшей итерации.

3. Систематический обзор

Проведите обзор результатов первой встречи, чтобы оценить эффективность процесса и выявить возможные улучшения. Убедитесь, что участники понимают, какие задачи следует оценивать, и что оценки соответствуют реальной сложности задач.

4. Регулярные встречи

Установите регулярное расписание по покеру планирования, чтобы включить эту практику в еженедельные или двухнедельные циклы работы команды. Поощряйте обратную связь от участников команды и вносите изменения в процесс, чтобы сделать его более эффективным и удобным.

5. Мониторинг и адаптация

Регулярно отслеживайте прогресс выполнения задач и учитывайте результаты оценок при планировании будущих итераций. Не останавливайтесь на достигнутом. Продолжайте собирать обратную связь и адаптировать процесс в соответствии с изменениями в команде или условиями проекта.

С пошаговым подходом к внедрению покера планирования команда сможет успешно интегрировать эту практику в свою повседневную работу и достичь большей прозрачности и эффективности в планировании и управлении задачами.

 Три сервиса, которые помогут применить методику

• Planningpoker.com
• Planningpoker.ru
• PlanITpoker.com

Заключение

Преимущества покера планирования очевидны. Однако, чтобы достичь максимальной пользы от этой методики, необходимо обеспечить эффективное взаимодействие и коммуникацию в команде. Важно поддерживать постоянное обучение и развитие участников, чтобы улучшать процесс планирования и совершенствовать результаты.

Читайте также: