3 типичные ошибки прослеживаемости в ХАССП

Это вторая моя статья из серии, посвященной системе менеджмента безопасности пищевой продукции, включая ХАССП. Я предлагаю читателям советы, нюансы и лайфхаки.

Что такое прослеживаемость?

В системе менеджмента безопасности пищевой продукции прослеживаемость —это инструмент, который позволяет проследить путь поступления пищевого продукта с этапа возникновения до этапа доставки конечному потребителю. Это нужно для того, чтобы в случае возникновения претензии или рекламации, компания смогла четко идентифицировать, что она произвела, когда и кому реализовала, оперативно разобраться в причинах и, отозвать только то количество опасного продукта, какое успела продать.

Благодаря прослеживаемости компания понимает, в какие партии готовой продукции вошли сырье и полуфабрикаты и из каких партий сырья и полуфабрикатов создаются партии готовой продукции. Недостаточно ввести и учитывать партийность, написать процедуру по отзыву продукции. Нужны доказательства, что прослеживаемость результативна, а сделать это возможно только через имитационный отзыв.

Этот инструмент имеет большое значение в системе менеджмента безопасности пищевой продукции, включая ХАССП, и именно к прослеживаемости больше всего вопросов возникает у аудиторов торговых сетей и надзорных органов. Только имитационный отзыв дает понимание, что система прослеживаемости установлена верно, и выступает свидетельством оценки этой системы.

Прежде чем говорить о типичных ошибках во время проведения имитационного отзыва, разберем, что компания должна знать о сырье, полуфабрикатах и готовой продукции в отношении прослеживаемости.

Что важно знать о сырье

Для сырья при приемке на склад должно идентифицироваться следующее: наименование, поставщик и изготовитель, дата изготовления сырья, дата и количество принятого сырья, сопроводительная документация — декларация о соответствии, ветеринарные свидетельства, свидетельство о госрегистрации, протоколы, номер партии.

Если сырье идет от поставщика с уже идентифицированными партиями, компании повезло, но, к сожалению, такой вариант встречается редко. Как выходить из положения и присваивать номера партий с самого начала? Самое простое решение — принять, что одна накладная равно одна партия, так не возникнет путаницы. У каждой партии поступающего сырья присутствует номер накладной, и компания всегда знает, сколько накладных получает, этот же номер и может выступать номером партии сырья.

Если далее из сырья создается полуфабрикат или замес, используемый для нескольких типов готовой продукции, ему присваивается новый номер партии с учетом новых ингредиентов и обязательно указывается время приготовления.

Что важно знать о полуфабрикате

Для полуфабриката должно идентифицироваться следующее: наименование и количество сырья для приготовления полуфабриката (какие партии сырья со своими номерами вошли в полуфабрикат) дата изготовления полуфабриката, время, количество и номер партии.

Маркировка на этапе приготовления полуфабриката необходима потому, что так компания понимает, какие партии сырья становятся частью полуфабриката в какое время. Далее полуфабрикаты используются для приготовления готовой продукции, так что компания должна четко идентифицировать какие номера партий какого полуфабриката в какую партию готовой продукции войдут.

Что важно знать о готовой продукции

Для готовой продукции должно идентифицироваться следующее: номера партий сырья и полуфабрикатов, вошедших в готовую продукцию, дата, партия и время. В качестве номера партии готовой продукции можно использовать дату изготовления. Например: дата изготовления продукции 20 апреля 2020 года, номер партии соответственно 200420, не забываем указывать время.

В журнале контроля или выработки готовой продукции будет указано количество полуфабрикатов и сырья, идентифицированных номерами партий. В случаях, когда в компании одно и то же сырье используется для приготовления нескольких видов продукции, изготавливаемой в нескольких цехах, записи должны вестись в соответствующих журналах в каждом цехе для каждой отгрузки со склада. Для ведения записей используют автоматизированные процессы, к примеру, на базе 1С. Но и записи в журналах и накладных вручную также могут выступать свидетельствами.

Как подтвердить прослеживаемость

Не реже одного раза в год группа ХАССП должна осуществлять имитационный отзыв продукции в соответствии с процедурой «Изъятие и отзыв несоответствующей продукции» с обязательной оценкой результатов. Этот имитационный отзыв вызывает массу вопросов и часто компании упускают из вида некоторые нюансы, что сказывается на результатах аудитов торговых сетей или контролирующих органов.

Разберем типичные ошибки.

1. Не соблюдается принцип реальных условий

«Отзыв же имитационный, так что клиента и заведомо опасную партию продукта придумаем», — так часто рассуждают компании. И упускают важный момент в самом начале, а именно: придумывают исходные данные, не соблюдая принцип реальных условий.

Очень важно использовать входные данные от клиента, с которым компания уже работает. Для этого и ведется список контактов оперативного оповещения, который постоянно актуализируется. Этот же список контактов используется для оперативного оповещения в случае «реального» изъятия и отзыва продукта, этот же список контактов используется для имитации.

Реальный клиент, принимающий непосредственное участие в тестовом отзыве, решает что за продукт и с какой даты проверяется по прослеживаемости, а не сама компания. Так компания в самом деле тренируется и получает возможность проследить всю цепочку, а не отделаться формальным отчетом с придуманной поставкой несуществующей компании.

Как именно запрашивать эти данные у клиента? Написать официальное письмо-обращение с просьбой помочь провести тестовый отзыв, не забыть приложить к отчету по тестовому отзыву ответ клиента с указанием наименования продукта и даты уже случившейся отгрузки продукции.

Главное условие — не придумывать несуществующего клиента, использовать реальную отгрузку реальной продукции, не забыть пометить при обращении и на отчете, что отзыв «имитационный».

2. Отсутствует фиксирование времени

Группа ХАССП при проведении имитационного отзыва должна фиксировать время, затраченное на всю процедуру прослеживаемости. Это время с момента поступления информации о небезопасной продукции до момента оценки, анализа причин и принятия окончательного решения — отзыв или отказ от претензии.

Конкретных требований по количеству затраченного времени на тестовый отзыв и оценку прослеживаемости нет. Но компания должна понимать, что, если у нее на имитационный отзыв уходит несколько дней, что-то она делает неверно. На практике расследование и назначение мер должны «успеть» провести за один рабочий день, иначе это принесет компании убытки, либо нанесет вред другим потребителям, у которых небезопасную продукцию еще не изъяли и не успели уведомить.

Не раз видела, что компании тратят на имитационный отзыв сутки или больше, потому что не могут четко идентифицировать все партии, начиная с сырья, и заканчивая готовой продукцией, это всегда приводит к негативным результатам инспекционных аудитов. Поэтому, партийный учет и его детализация на всех этапах так важны.

3. Не рассчитывается критерий результативности

Во время тестового отзыва группа ХАССП должна рассчитать критерий результативности предпринятых компанией мер. Это отношение количества уже изъятой продукции к количеству поставленной. В идеале отношение стремится к 100%, то есть, компания должна успеть отозвать фактически всю небезопасную продукцию, которую поставила в случае получения претензии.

В СМИ периодически бывают заявления от крупных производителей по качеству продукции с предостережением от употребления и просьбой вернуть в торговую точку приобретения. Это как раз один из примеров процедуры отзыва в действии, когда компании сложно отследить всех конечных потребителей.

Контакты СМИ, через которые происходит уведомление, компания указывает в списке контактов для оперативного оповещения. Таким образом, при проведении имитационного отзыва завершением должно стать отношение количества уже изъятой продукции к количеству поставленной. Без этого расчета имитационный отзыв может быть признан недействительным.

Вся суть отзыва как раз состоит в том, чтобы не просто отследить, что из сырья и полуфабрикатов в какую готовую продукцию вошло, но оценить, какое количество из этого ввиду принятых оперативных мер, компания смогла изъять.

В общем, система прослеживаемости представляет собой не просто четко установленную партийность, маркировку по номеру партии, дате и времени сырья и полуфабрикатов, соответствующие записи в журналах, а целую процедуру со своими критериями, которая позволяет оценить прозрачность и актуальность ХАССП на производстве при правильном подходе.