Как повысить эффективность бизнеса на «удаленке»

16 марта управленческой командой СarMoney было принято решение о переходе на дистанционный режим работы. У нас широкая география присутствия, которая не ограничивается Москвой, есть большой Операционный центр в Орле, а также в ряде других регионов. Но переход на новый формат работы начали именно в столице: здесь располагается головной офис компании, и в разы выше риск заражения вирусом. Рассказываем, как мы в сжатые сроки перешли на удаленную работу, и какие инструменты помогают сделать этот процесс максимально эффективным.

Подготовка и реализация

В связи с обострением ситуации с короновирусом в CarMoney начали заранее готовиться к переходу на удаленную работу и тестировать процесс подключения дистанционных рабочих мест с частью сотрудников.

В компании всегда существовала практика дистанционной работы. Плюс в 68 регионах России более 1900 партнерских офисов CarMoney, работа с которыми ведется удаленно из Москвы. Поэтому, к моменту принятия решения о переходе всей компании на «удаленку», мы знали специфику выстраивания процесса. Кроме того, на тот момент были сотрудники, которые работали из дома, на двухнедельном карантине после путешествий в другие страны.

16 марта было озвучено финальное решение о переводе сотрудников на дистанционный режим работы. В первую очередь, это коснулось Москвы, т. к. здесь самый крупный транспортный хаб и вероятность контакта с зараженными может быть намного выше. На первой неделе 85% сотрудников в Москве уже работали из дома. Параллельно с этим тестировалась удаленная работа в Орле, где часть сотрудников также были переведены на дистанционный режим, и уже показали отличные результаты работы. На данный момент 100% сотрудников из всех регионов работают удаленно.

Решения, которые помогают сохранять рабочий ритм

1. График онлайн-встреч

Онлайн-конференции полностью заменили очные встречи:

• Ежедневно утром топ-команда проводит встречи в онлайне в Zoom.
• Один раз в день до 10 утра руководители направлений определяют топ-задачи для своих функций.
• Два раза в неделю (в понедельник и пятницу) структурные подразделения по каждому направлению бизнеса проводят онлайн-встречи.

2. Правила «игры на удаленке» для сотрудников

С заботой о команде HR-департамент подготовил рекомендации для сотрудников:

• Для руководителей – по взаимодействию со своими сотрудниками в условиях удаленной работы.
• Для линейного персонала – по организации своего рабочего места в новых условиях.
• Запущен дистанционный курс о принципах и правилах удаленной работы.
• Для руководителей организовано участие в онлайн-курсе «Управление удаленными командами».
• В процессе записи короткие видео – лайфхаки от управляющего состава. Топ-менеджеры рассказали свои фишки о том, как построить коммуникации в семье в условиях работы из дома, как «совам» быть эффективными при коммуникациях с раннего утра, как управлять дистанционной командой.

3. Обеспечение всем необходимым удаленных сотрудников

Службы IT и АХО развезли компьютеры сотрудникам по домам и обеспечивают всем необходимым реквизитом для работы.

4. Перевод внутрикорпоративного обучения в онлайн

HR-департамент оперативно трансформировал очные учебные материалы в дистанционные курсы. Например, двухдневный очный тренинг переупаковали в трехчасовой онлайн-формат.

5. Такси за счет компании

До введения всеобщей самоизоляции компания оплачивала корпоративное такси для всех сотрудников, которым было необходимо приехать в офис, и продолжает это делать по необходимости передвижения персонала.

6. IT-безопасность при удаленной работе

Безопасность в финансовых компаниях является одним из ключевых направлений. Мы часто ограничены в использовании сторонних облачных ресурсов для хранения и передачи данных, например, Google-диск. Поэтому, в условиях удаленной работы очень важно обеспечить всех сотрудников необходимым IT-инструментами. Наши системные администраторы оперативно установили необходимое ПО, настроили VPN, подготовили инструкции и дали рекомендации по безопасной работе из дома всем сотрудникам.

7. Чат компании в мессенджере

Самое сложное и важное в удаленном формате командной работы – быть в едином информационном поле, в режиме реального времени узнавать ключевые новости компании, делать так, чтобы «сердце компании билось».

Для этого мы оперативно создали внутрикорпоративный канал в Telegram, к которому в первый день присоединились 65% сотрудников компании.

Сейчас канал объединяет более 80% коллег. Также создан чат в Telegram, где каждый может написать любой вопрос, предложение или поделиться своими мыслями.

Рубрикатор и график публикаций канала на данный момент выглядит так:

• Бизнес показатели – один раз в день.
• Статус перевода сотрудников всех офисов компании на дистанционную работу – один раз в день.
• Изменения процессов в компании — один раз в день.
• Фан, флешмоб – три раза в неделю. Например, первый флешмоб – «Выложи фото своего удаленного рабочего места». Далее поделились, кто какой «бодрящий» напиток предпочитает по утрам.
• Развивалка – три раза в неделю.
• Жизнь «за офисом» – три раза в неделю.
• «Фановые» стикерпаки для быстрого общения.

В среднем получается около восьми постов в день в канале.

Канал решает несколько задача: информирование, мотивация, вовлечение и развитие сотрудников. Поэтому, наряду с бизнес-новостями, на канале публикуется развлекательный контент для поддержания позитивного командного духа. Дополнительно мы сформировали: список сервисов с доставкой продуктов и готового питания, обозначив преимущества каждого поставщика; расписание онлайн-спектаклей Большого театра; сервисов с электронными книгами. Для тех, у кого детки, предложили сервис «чтение сказок».

Наша традиция во всех офисах – звонить в колокол, когда выдается заем на 1 млн рублей. Чтобы не нарушать ее, мы создали стикер для мессенджеров с аналогичным колокольчиком. Теперь он звонит в digital-среде.

Трансформация процессов для клиентов

Сейчас мы оперативно трансформируем бизнес-процессы в пользу наших клиентов: запускаем новые продукты, перераспределяем внутренние ресурсы, смещая фокус на определенные функции, например, усиливаем коллекшн.

Совместно с нашим партнером запустили продукт «Телемедицина» с устными консультациями врачей, заключениями по диагнозам, консультациям 24/7 по медицинским препаратам. Сейчас это востребовано для наших клиентов, которые хотят получать качественный сервис консультации врачей прямо на дому.

Сложившаяся ситуация с переводим сотрудников на удаленную работу не повлияла на наши планы, в т. ч. по запланированному мероприятию в честь дня клиента, который отмечают 19 марта. Мы провели онлайн и оффлайн-активности и сказали «Спасибо» всем нашим внешним клиентам и сотрудникам.

24 марта наша компания стала лауреатом международного конкурса «Хрустальная гарнитура», и получила высокую оценку жюри сразу в трех номинациях:

• Проект: «Простая электронная подпись».
• Программа развития менеджеров «Академия капитанов».
• Ценности компании.

Это еще раз подтвердило профессионализм и клиентоориентированный подход нашей компании на международном уровне.

За короткий период удаленного формата работы мы уже видим результаты вовлеченности сотрудников, которые отражаются на росте бизнес-показателей. Впереди у нас много интересных идей как выстраивать удаленную работу. Мы не будем останавливаться на достигнутом.

Читайте также: