Как правильно внедрить в компании удаленную работу

Сергей Бобров, генеральный директор компании LWCOM (системный интегратор)

По данным компании HeadHunter, в настоящее время всего лишь 1% процент вакансий в России предлагает возможность удаленной работы. Несмотря на столь незначительную цифру, для многих компаний, особенно представителей малого и среднего бизнеса, перевод сотрудников на полостью удаленную работу или организация возможности удаленной работы для штатных сотрудников, может стать отличным решением с точки зрения оптимизации рабочего процесса и управления персоналом.

На собственном опыте рассказываем, как технически организовать возможность удаленной работы, и какие плюсы это дало нашей компании и сотрудникам.

Что дают удаленные сотрудники владельцам бизнеса?

1. Экономия

Согласно исследованиям, компания-работодатель экономит до 3% прибыли, переведя на удаленную работу всего лишь 20% сотрудников. Такая экономия достигается за счет снижения расходов на арендную плату (уменьшается площадь офиса) и амортизацию рабочего места (не нужно покупать офисную мебель, канцелярию и прочее). Например, в связи с изменившимися жизненными обстоятельствами некоторые наши сотрудники не смогли работать в обычном офисном ритме, поэтому мы перевели их на постоянный удаленный режим. Для нас – это возможность сохранить ценного для компании сотрудника и сэкономить на рабочем месте; для них – возможность работать из комфортного места по удобному графику.

2. Расширение возможностей

Центральный офис LWCOM находится в Санкт-Петербурге, а клиенты раскиданы по всей России. Поэтому в нашем штате есть менеджеры по продажам и инженеры, которые работают удаленно из разных городов. Современные технологии позволяют сотруднику находиться в любой точке мира – это открывает доступ к огромному высококвалифицированному рынку труда. Найти нужного узкопрофильного специалиста с приемлемым уровнем компенсации становится проще, если вы не ограничиваете себя офисом. Более того, удаленного сотрудника из другого региона можно не нанимать в штат, а оформить на договоре подряда, что также облегчит финансовое бремя предпринимателя.

3. Повышение лояльности

Возможность удаленной работы дает офисному сотруднику нематериальные бонусы, которые напрямую влияют на его удовлетворенность от работы и, соответственно, увеличивают уровень лояльности к работодателю. В LWCOM мы спокойно относимся к отсутствию сотрудника на рабочем месте, поскольку наша ИТ-инфраструктура позволяет полноценно выполнять свою работу и оставаться на связи вне зависимости от местоположения.

4. Снижение издержек

Возможность удаленной работы позволяет сотруднику оперативно решить вопросы в случае форс-мажора, полноценно взаимодействовать с коллегами во время командировок и не выпадать из бизнес-процесса во время болезни – все это снижает издержки для бизнеса. Наши менеджеры по продажам выполняют план, а технические специалисты продолжают разрабатывать проекты для клиентов даже в случаях, когда не могут физически присутствовать на рабочем месте в офисе. Это позволяет нам не останавливать рабочий процесс ни на минуту и оперативно решать все задачи.

Как организовать удаленный доступ для работы?

Для качественной работы удаленный сотрудник должен иметь те же инструменты, что и офисный персонал – доступ к внутренним ресурсам, телефонии, CRM и прочее.

Построение собственной инфраструктуры

Как системный интегратор мы прекрасно разбираемся в решениях разных производителей, и поэтому для себя выбрали самый дорогой – но и самый надежный путь – построение собственной инфраструктуры, предоставляющей возможность удаленно доступа.

Для безопасного доступа во внутреннюю сеть извне мы используем VPN решение от компании Cisco — Cisco Any Connect. Программный клиент устанавливается на ноутбуках или домашних компьютерах сотрудников и позволяет в любое время подключаться к ресурсам компании.
Доступ к своему рабочему столу обеспечивается с помощью сервиса VMware Horizon, имеющего версии как для компьютера, так и для планшета или смартфона. В считанные секунды сотрудник получает свой привычный рабочий стол со всеми запущенными ранее программами и открытыми файлами.
IP-телефония в нашей компании развернута на базе оборудования Cisco, предоставляющего в дополнение к телефонным аппаратам программные клиенты Cisco Jabber, версии которых разумеется существуют для всех возможных компьютерных и мобильных платформ. Это позволяет всем сотрудникам, вне зависимости от их местоположения, иметь внутренний номер и полноценно принимать звонки как от коллег, так и от клиентов.

Все вышеперечисленные сервисы и развернуты в нашем собственном производительном Центре обработки данных, но это не значит, что для компаний без подобной серьезной инфраструктуры организовать удаленные рабочие места для сотрудников невозможно. Возможно и еще как!

Облачные технологии

Для удешевления процесса организации удаленного доступа можно использовать облачные технологии. В этом случае все данные будут храниться не на физическом носителе, а в удаленных центрах обработки, где вы просто арендуете место и сервисы без каких либо вложений в оборудование. Плюс облачного решения состоит в легкой масштабируемости – практически моментально можно докупить места, увеличить оперативную память, ввести новый телефонный номер. Кстати, большинство мировых производителей ПО уже давно предлагают и облачные варианты своих сервисов (например, Microsoft Office365), таким образом, ваши сотрудники всегда будут иметь доступ ко всем программам, приложениям, документам – им достаточно будет просто подключиться к облаку. При таком подходе стоимость одного рабочего места будет в несколько раз дешевле, а платить за нее вообще можно помесячно.

Контроль и мотивация

Удаленные сотрудники, как бы парадоксально это ни звучало, требуют большего к себе внимания. Если человек в офисе всегда на виду и руководитель, так или иначе, знает, чем он занимается, то удаленному менеджеру необходимо четко прописывать задачи, требовать план работ и отчетность. В LWCOM для общения используется не только почта или телефон, но и видеоконференции, позволяющие строить более тесную и продуктивную коммуникацию

Что дает удаленная работа сотрудникам и вам?

1. Экономия времени

При удаленной работе сотруднику не нужно покидать комфортное места труда. Это дает как минимум 2 часа дополнительного личного времени в день, или 10 часов в неделю, или 44 часа в месяц. Мы в LWCOM дорожим временем каждого, ведь это самое ценное, что есть у человека.

2. Меньше стресса

Исследования показывают, что удовлетворенность сотрудника обратно пропорциональна времени, которое он тратит на дорогу до офиса: чем ближе путь, тем выше радость от работы. Нет необходимости стоять в пробках в «час пик», участвовать в офисные интригах и т.д. – все это снижает уровень стресса, а, следовательно, повышает лояльность, мотивацию и даже работоспособность.

3. Гибкость и комфорт

Отсутствие привязки к стационарному рабочему месту дает сотруднику больше гибкости, а возможность работать из любого места (дом, дача, кафе) – расширяет его зону комфорта. Это повышает производительность труда. Мы заметили, что некоторые сотрудники работают эффективнее, если находятся вне офиса,

Да, перевод сотрудников на удаленную работу (постоянную или частичную) имеет как свои плюсы, так и определенные сложности. Наш опыт говорит о том, что получаемая выгода – и экономическая, и мотивационная – перекрывает те затраты, которые требуются от компании на этапе внедрения процесса.

Партнерский материал от LWCOM