Как менеджеру выспаться? Пять советов

Я впервые столкнулся с этой проблемой в военном институте — спать хотелось всегда. Сказывались высокие физические нагрузки. В любом горизонтальном положении голова отключалась меньше, чем за минуту. Даже пятиминутный перерыв мог быть использован для сна.

Когда я ушел из войск и стал наемным менеджером, пришла другая проблема — перевозбуждение, мешающее уснуть. В голове крутились рабочие вопросы, нерешенные конфликты, тревоги от неопределенности предстоящих событий. Спать хотелось, но не получалось. В директорском кресле собственного бизнеса сложились обе проблемы: военная и менеджерская. И высокая рабочая нагрузка по 10-12 часов без выходных и отпусков, и высокая ответственность совершенно лишили нормального сна.

К чему это приводит, мы все с вами знаем. Мозг, лишенный отдыха, начинает гораздо хуже думать. Мы делаем больше ошибок, принимаем больше неверных решений. Наша внимательность притупляется, и мы не видим открывающихся перед нами возможностей. Скорость мышления снижается и нам нужно больше времени на работу. Все это складывается в гремучую смесь: ошибки требуют исправления, задачи откладываются, время кончается, работа захлестывает и отнимает все больше и больше времени. Рабочие вопросы отнимают время у отдыха, и положение постоянно усугубляется. Конечно же, нормальный эффективный менеджер начинает искать способы «эффективного сна». Интернет пестрит статьями на тему «Как выспаться быстро (за четыре часа, за 15 минут, правильно, нормально)?» Все они касаются самого процесса сна: от засыпания до пробуждения — вы их легко можете найти. Сейчас разговор о другой части сна.

Сон — это часть суток. Это не перерыв между днями — это часть единого процесса. Качество сна напрямую зависит от качества бодрствования. Как вы организуете день, так вы и выспитесь. А чем лучше вы выспитесь ночью, тем больше полезной работы вы сделаете следующим днем. В норме ночной сон полностью восстанавливает наши силы:

Но если мы падаем в постель «без задних ног», то времени на восстановление не хватает. Каждое новое утро наша производительность все ниже и ниже. Знакомо?

Если вы выключаетесь быстрее, чем голова коснулась подушки, значит, назрела проблема «вечернего истощения». Так что же нужно делать днем, чтобы высыпаться ночью? Ответ очевидный и провокационный — днем нужно меньше напрягаться:

1. Меньше работать.

2. Меньше распыляться.

3. Меньше отвлекаться.

4. Меньше беспокоиться.

5. Меньше планировать.

Резонный вопрос: а как же делать «больше», если предлагается делать «меньше»? Давайте разберем подробнее каждый пункт.

1. Меньше работать

Чем сильнее мы устали днем, тем больше времени нам нужно, чтобы восстановиться ночью. Чтобы утром чувствовать себя выспавшимся, нужно или дольше спать, или ложиться спать не вымотанным. Будем считать, что «дольше спать» не вариант. Если нам недостаточно времени ночью на восстановление, значит нужно ложиться не таким уставшим. Что же делать, чтобы не стать «выжатым лимоном» к отбою?

Вспомните про школьные переменки. В общем-то, планированием учебной деятельности занимались умные люди. Кто вам мешает применить школьный принцип, чтобы не работать на износ? Чем длиннее непрерывный промежуток нагрузки, тем ниже наша производительность. Не нужно «гордиться» своей сверхзанятостью и заявлять, что вам «даже в туалет сходить некогда», что вы работаете, как внебрачное дитя папы Карло и пчелки Майи. На самом деле вы работаете с каждой минутой все хуже и хуже. Вы устаете и превращаетесь в живых мертвецов. Голова не соображает, глаза тупо смотрят в экран, рефлексы отключаются. Вы почти зомби.

Что именно делать? Пять-десять минут перерыва между 45-50-минутными рабочими подходами помогают восстановить работоспособность не только ребенку, но и вполне взрослому менеджеру. Регулярные перерывы каждый час помогают нам подходить к концу дня уставшими, но не вымотанными.

Производительность не пострадает. Даже поднимется — после каждого перерыва вы будете работать эффективнее. Курильщики это хорошо знают, а некурящие страдают от непрерывной деятельности. К счастью, некурящему гораздо проще начать делать перерывы, чем курильщикам бросить курить. И у курильщиков существует вторая проблема, усугубляющая утомление – кислородное голодание. Мы устаем не от физической нагрузки, а от недостатка кислорода и избытка углекислого газа в организме. Мозг просто начинает засыпать, чтобы заставить тело глубоко дышать. Поэтому перерывы должны быть деятельными, просмотр ленты социальной сети не считается, нужна физическая активность.

Организуйте себе активный перерыв, поднимитесь по лестнице офисного центра, выйдите на улицу и обойдите здание. Спрячьтесь в кабинете или в туалете и сделайте простые физические упражнения: наклоны, приседания, повороты. Заставьте себя глубоко дышать, физическая активность восстанавливает наши силы. В конце перерыва выпейте стакан-два чистой воды — нашему мозгу нужна жидкость. Если вы сверхзанятый руководитель, и вам сложно отрываться от работы, начните с двух перерывов на 5-10 минут каждые два часа. Через неделю-две вы почувствуете разницу в качестве своего сна. Переходим к следующему «сокращению».

2. Меньше распыляться

Мы выматываем мозг, работая в режиме многозадачности. Эффективная многозадачность — заблуждение. Человек не может одновременно делать несколько дел или задействовать разные участки мозга, отвечающие за разные виды деятельности. В один момент времени мы можем делать хорошо только одно осознанное дело (к осознанным делам не относится «деятельность на автомате»). Если мы пытаемся контролировать несколько дел, то мы постоянно переключаемся. А каждое такое «переключение» съедает наши ресурсы. Нам нужно время (пусть и небольшое), чтобы выключиться из одного процесса и включиться в другой.

В таком режиме мозг постоянно мечется между разными задачами и незаметно выматывается. Каждый переход от одного вида деятельности к другому — это непроизводительная пауза.

Что именно делать? Группируйте мелкие задачи по типам:

• Говорить (продавать, звонить, вести переговоры или совещания).
• Писать (тексты, коммерческие предложения, письма).
• Читать (статьи, предложения, письма).
• Искать (в интернете, в документах, в компьютере).
• Считать (составлять сметы).
• Думать (искать решение, креативить, систематизировать).

Старайтесь собирать в один подход несколько звонков подряд, несколько расчетов подряд, отвечайте на письма электронной почты «пачками», в определенное время. Таким образом вы сэкономите силы и будете уставать не так быстро. Общая производительность сохранится, и в конце дня вам будет легче. И вы будете работать гораздо быстрее — группировка задач помогает вам ускоряться по «Принципу Тетриса». Но об этом далее — в третьем способе сокращения усталости.

3. Меньше отвлекаться

В продолжение темы про группировку задач. Нас очень сильно утомляет не только незнание правил планирования усилий, но и внешние раздражители: обращения людей, звонки, письма. К этому всему мы сами добавляем прерыватели, например, заглядывая в ленты соцсетей. Мы сами себе создаем проблему из предыдущего пункта. Вы ведь играли в «Тетрис»? До какого уровня вы доходили? Вы знаете, что на последних уровнях скорость падения фигурок зашкаливает. Со стороны вообще непонятно, как человек способен управлять этим процессом. Принимать решение и нажимать нужные кнопки. Мы даже сами делали так.

Что необходимо было сделать, чтобы все получилось? Нужно было начать с самой низкой скорости, а затем постепенно ускоряться. Главное, не отвлекаться, иначе все пропало. Невозможно ответить на посторонний вопрос, а затем продолжить игру. Отвлекся? Game over! В работе точно так же. Наш рабочий день — большой тетрис, в котором мы заполняем результатами «игровое поле». Главное – не отвлекаться и не давать себя отвлекать. С каждой минутой непрерывной работы ваша производительность растет. Вы разгоняетесь и чувствуете себя уверенно на высокой скорости.

Что именно делать? Хотите меньше уставать? Меньше прерывайтесь сами: не заглядывайте в почту во время сорокапятиминутных периодов, не отвлекайтесь на социальные сети. Постарайтесь не позволять прерывать свою работу другим: отключайте звук телефона на время рабочих подходов, поставьте на стол табличку «Я занят, оставь записку», слушайте спокойную музыку в наушниках. Сконцентрируйтесь на части крупной задачи или группе мелких задач. Дайте своему мозгу полчаса, чтобы разогнаться и сделать значительный объем работы. Конечно, все зависит от характера вашего труда. Кажется, что очень сложно позволить себе так абстрагироваться от окружающей среды. Мне помогает аналогия с линзой, с помощью которой можно развести огонь. Главное — сфокусироваться на одной точке и не отвлекаться. Тогда результат будет выше, а усталость — меньше. К концу дня вы будете подходить в бодром состоянии.

Про физическую усталость закончили. Следующий фактор излишнего утомления — психологический.

4. Меньше беспокоиться

Сон восстанавливает не столько физические силы, сколько «силы» нашего мозга. Мы знаем, что наша способность заснуть зависит от психологического состояния. Чем сильнее мы себя «накрутим» за день, тем сложнее нам будет погрузиться в сон, тем меньше времени мы проведем в состоянии глубокого сна. Одна из «свиней», которую мы сами себе подкладываем — излишняя тревожность. Я не агитирую за безусловный оптимизм. Готовиться к нештатным ситуациям и аварийным событиям необходимо. При этом, ожидать положительного результата выгоднее.

Что именно делать? Используйте теорию положительных ожиданий. Мы сами портим себе рабочий настрой, готовясь к плохому. Сейчас разговор не о пессимистах, оптимистах и реалистах. Мы просто разберем несколько сценариев и оценим выгодность каждого из них.

Давайте предположим, что через пару недель наш сотрудник должен сдать какой-то проект. Результатов может быть два: выполнит или не выполнит (частичное выполнение считаем за невыполнение). Чего мы можем ожидать в течение этой недели? Только двух вариантов: плохого или хорошего. Если мы готовимся к худшему, то мы начинаем заранее формировать в себе негативный эмоциональный фон, накапливать лишнюю тревожность. Если мы ожидаем желательного развития событий, то мы формируем положительный (или нейтральный) эмоциональный фон. Мы можем «разыграть» четыре простых сценария.

1. Положительные ожидания, положительный результат. Неделя уверенного ожидания; в результате проект сдан. Что происходит? Взаимная благодарность за хорошую работу; продолжаем действовать «на эмоциональном подъеме».

2. Положительные ожидания, отрицательный результат. Неделя уверенного ожидания; в результате проект не сдан. Что происходит? Конечно, настроение портится. Но мы сами себе создали положительный эмоциональный настрой. Благодаря этому, мы легко справляемся с раздражением и быстро находим решение в сложной ситуации.

3. Отрицательные ожидания, отрицательный результат. Неделя «на взводе» и в тревогах; в результате проект не сдан. Что происходит? Эмоции выплескиваются, звучат взаимные оскорбления, рациональные решения откладываются, проблема усугубляется.

4. Отрицательные ожидания, положительный результат. Неделя «на взводе» и в тревогах; в результате проект сдан. Что происходит? Мы все равно не можем получить удовлетворение. Всю неделю мы сами портили себе настроение и теперь не можем поверить в то, что все в порядке. Мы продолжаем искать недостатки, и придираемся к результатам.

Очевидно, что положительные ожидания помогают поддерживать настроение в течение дня и эффективно разрешать возникающие проблемы. Мы не изматываем себя лишними «самодельными» тревогами, а работаем над собственными задачами. В результате каждую ночь получаем спокойный глубокий сон.

5. Меньше планировать

Совет звучит провокационно, пока не вдумаешься в смысл слова «меньше». Конечно, планировать нужно ежедневно, просто нужно сокращать количество дел в списке. Или сокращать размер задач. Это еще один совет по формированию эмоционального фона к вечеру. Дело в том, что невыполненные планы очень сильно демотивируют. Гораздо сильнее, чем бесцельная деятельность. Это одна из причин, почему люди не строят никаких конкретных планов. Зачем лишний раз расстраиваться? Мы предпочитаем делать то, что нам скажут. Реагировать в течение дня проще, чем проявлять инициативу.

Результат? Чужие задачи раздергивают нас на куски. Никто не спрашивает, чем ты сейчас занят — тебя просят сделать, помочь, выполнить, поучаствовать. Мы погружаемся в ожидание звонков, писем, комментариев. И это участь не только подчиненных менеджеров. Начальник также попадает в зависимость от вышестоящих начальников. Управляющие попадают в зависимость от внешних контрагентов и клиентов, инвесторов и проверяющих. Знакомо? Целый день что-то делал и ничего не сделал. Чем занимался, непонятно.

Бесцельная деятельность создает состояние глубокой неудовлетворенности, бессмысленности своей работы. А в таком состоянии очень неприятно засыпать. Как уж тут выспаться?

Что именно делать? Ставьте себе небольшие, но обязательные задачи. Выполняйте их. Сделайте это своей привычкой. Вы почувствуете, как повышается настроение, когда вы видите результат работы, которую запланировали себе сами. Это очень интересный лайф-хак. Нашему мозгу, в общем-то, без разницы, насколько значительная цель достигнута. Коктейль из эндорфина и дофамина вам обеспечен примерно одинаковый, независимо от того, закончили вы мега-задачу или выполнили небольшое обещание, данное самому себе.

Планируйте с вечера, перед сном. Представьте, что вы завтра сделаете для себя, а не для кого-то другого. Составьте свой список топ-5 на следующий день. Тогда ваш день закончится в предвкушении предстоящих событий.

Результат дня

Что мы собирались сделать?

1. Меньше работать.

2. Меньше распыляться.

3. Меньше отвлекаться.

4. Меньше беспокоиться.

5. Меньше планировать.

Что имеем «в итоге»? Если выполнять все правила, то в течение дня мы не просто работаем меньше. Мы действуем умнее и получаем больше:

1. Работаем с большей отдачей, не устаем к концу дня;

2. Фокусируем ресурсы на одном типе задач, экономим силы;

3. Концентрируемся на одной конкретной задаче, работаем быстрее;

4. Держим настрой, спокойнее управляем своими ресурсами;

5. Уделяем внимание важному, видим смысл своей деятельности.

С таким подходом днем мы получаем здоровый сон ночью. Может быть, теперь советы из интернета про «продуктивный сон» не понадобятся. Подготовка ко сну начинается с утра.