Деятельность любой компании требует постоянного управления, которое включает в себя: постановку целей, формулирование задач, расчет и поиск ресурсов, контроль процессов и реализации целей, мотивацию персонала. Все это можно осуществлять в рамках разных подходов (методологий) к управленческой деятельности. Одними из наиболее популярных методов в малом и среднем бизнесе являются функциональный и проектный подход к управлению.
Функциональный подход
Функциональный подход основан на универсальном принципе распределения труда, где каждый отдел/цех/служба имеет четко обозначенный функционал и хорошо знает границы своей ответственности. Изначально обозначаются все бизнес-процессы, типовые функции, задействованные для эффективной работы компании (например, алгоритм оказания услуги клиенту), а затем они закрепляются за сотрудниками или отделами (если предприятие достаточно большое).
Функциональный подход, таким образом, отвечает на вопрос «что делать?» – каждый человек в организации ответственен за свой участок работы, а каждое подразделение ─ за выполнение своей задачи. К несомненным достоинствам такого метода можно отнести четкое разделение работ, высокую производительность, минимальные издержки на управление, высокую слаженность бизнес-процессов и, как следствие, эффективность компании. Такой подход применим в малых предприятиях, компаниях, работающих в условиях достаточно стабильной внешней среды, а также в крупных организациях, где все процессы имеют циклический характер (например, при осуществлении серийного и массового производства).
Данный подход может иметь и недостатки, в случае если прописываемые для отделов функции закрепляются исключительно бюрократическими методами и в процессе расширения деятельности компании наращиваются по принципу «лоскутного одеяла». Цепочка технологических процессов будет напоминать перемешанное «спагетти», и руководитель может столкнуться со сложностью в упорядочивании функций, «разматывания» клубка перемешанных процессов. Предотвратить это можно методом четкого и грамотного планирования – понятной постановкой целей, согласованных и упорядоченных между собой.
Проектный подход
Проектное управление применимо в тех отраслях бизнеса, где высока ориентация на создание уникального, единичного продукта (например, разработка и внедрение новой технологии), где задействованы методы инновационного проектирования и деятельность каждого специалиста не может быть раз и навсегда описана, а, напротив, ему необходимо работать в условиях изменений (например, при строительстве сложного объекта). Проектный подход актуален для консалтинговых компаний, строительных организаций, проектно-ориентированных предприятий. Он применим и в тех компаниях, где активно реализуется функциональный метод управления, например, внутренние процессы компании строго регламентированы (управление персоналом, управление финансами, документационное обеспечение, управление ИТ-службой), а работа с клиентами ведется по проектному принципу (новый клиент или заказ – новый проект).
Проектная структура выстраивается не в виде функций или процессов, а в виде отдельного комплекса работ над конкретной задачей, которая имеет фиксированное начало и окончание. Такая структура удобна, если приходится работать в условиях изменений, требующих быстрой гибкости и хорошей адаптивности. В ряде случаев в организациях с четко регламентированными бизнес-процессами используются элементы проектного управления, если традиционная структура слишком громоздка и неповоротлива или не отвечает всем требованиям достижения целей.
Деятельность всей компании может планироваться и как совокупность проектов ─ финансовых, промышленных, трудовых и т.д. Если бизнес небольшой, все эти вопросы консолидируются в единый план-проект: руководитель определяет цели, формирует структуру, организует работы, координирует деятельность исполнителей. В более крупной организации за управление разными ресурсами могут отвечать несколько руководителей, и они точно так же работают в рамках своей зоны ответственности, согласуя действия между собой.
Как только проект окончен, структура данного проекта распадается, а «компоненты» обретают новый статус, например, сотрудники переключаются на новый проект или увольняются (если они привлекались на контрактной основе).
Смешанное управление – наиболее распространенный принцип совмещения двух подходов
Неверно было бы выделять какой-либо один принцип организации деятельности компании и настаивать только на его внедрении – и проектный, и функциональный метод имеют свои преимущества для решения определенного вида задач или применения на определенном этапе развития бизнеса. Однако для качественного выполнения бизнес-целей целесообразно задействовать оба инструмента, чтобы обеспечить максимальное использование ресурсов компании.
Например, можно реализовывать внутренние проекты, направленные на развитие самой компании, в рабочие группы которых включать отдельных сотрудников функциональных подразделений с индивидуальной мотивацией. Таким образом, каждая долгосрочная цель может одновременно реализовываться и проектным способом и функциональным, а также методом смешения обоих подходов.
Инструменты А2Б для систематизации управленческих задач
Инструменты системы А2Б как средства поддержки управления позволяют использовать те методы, которые наиболее подходят компании. Вне зависимости от того, отдаете вы предпочтение проектному или функциональному подходу или используете смешанный тип, вы всегда сможете обеспечить прозрачность учета и мониторинг исполнения всех работ ваших сотрудников. При выборе любого подхода к управлению вы можете задействовать наиболее удобный для вас метод или совместить проектное и функциональное управление, если этого требует деятельность организации.
Целеполагание
Уже на этапе описания целей организации руководитель может зафиксировать крупные цели в среднесрочной и долгосрочной перспективе, воспользовавшись модулем «Цели» на специализированном портале А2Б. Это первый шаг к определению ключевых задач всей компании, ориентации и мотивации персонала на выполнение необходимых работ. Чем четче будут описаны цели, тем прозрачнее и понятнее будет суть работ и предназначение каждого подразделения или сотрудника и более фиксированной становится зона его ответственности.
Модуль «Цели» А2Б позволяет описать перспективные задачи, привязать к ним оперативные планы деятельности и проекты компании и в процессе выполнения автоматически собирать информацию о степени их достижения (с подробными данными о том, кто, как быстро и как именно работает над выполнением каждой цели).
Кликните, чтобы посмотреть.
Проектный подход
При выборе проектного способа вам понадобится подключить в А2Б модуль «Проекты».
Используя этот модуль, вы сможете эффективно и вполне контролируемо распределять ресурсы компании по проектам, отслеживая их использование, составить наглядный план каждого проекта с описанием задач для каждого сотрудника (а также с указанием сроков их выполнения), планировать и контролировать ведение всех проектов вашей организации (внешних и внутренних, регулярных и временных). В перечень функций модуля «Проекты» входят создание перечня проектов, наглядное их представление в виде диаграммы Ганта, корректировка статусов (вы всегда сможете отметить, на какой стадии реализации находится проект), бюджетирование проекта, назначение и контроль ответственных лиц; контроль эффективности проекта и постоянная связь с исполнителями, обсуждение проекта в специально предназначенном для этого месте, выдача коротких поручений по проекту, не вошедших в план-график, предоставление гостевой ссылки на просмотр и обсуждение проекта (например, приглашение заказчика оценить ход реализации проекта).
Кликните, чтобы посмотреть.
Функциональный подход
Модуль «Планы» подходит для компаний, ориентированных на традиционное управление, когда перед каждым отделом и сотрудником выставляются задачи на текущий период и отслеживание их выполнения осуществляется посредством получаемой отчетности.
Используя модуль «Планы», ваша компания может самостоятельно определять периоды, на которые устанавливаются планы, формировать оперативные планы подразделений и сотрудников. В оперативных планах фиксируется информация о задачах и мероприятиях, сроки выполнения в рамках отчетного периода, планируемые результаты и ответственные за выполнение. Во время реализации ведется автоматический подсчет процента исполнения планов подразделений и сотрудников компании. В конце отчетного периода руководитель компании сверяет фактические результаты с согласованными планами и принимает необходимые управленческие решения: стоит ли менять тактику достижения целей, нужно ли кого-то премировать или депремировать, а может, следует сократить персонал или, наоборот, увеличить штат.
Кликните, чтобы посмотреть.
Данный модуль значительно облегчает организацию деятельности, так как управление происходит в полуавтоматическом режиме:
- система наглядно позволяет проводить мониторинг выполнения задач и анализ отклонений;
- выставленная приоритезация фиксирует внимание руководителя на наиболее значимых задачах, позволяет тщательнее отслеживать их качество;
- единое информационное пространство делает более прозрачным взаимодействие внутри компании и облегчает донесение задач, контроль и мотивацию (у сотрудника перед глазами всегда находится процент реализации плана и конечная цель, он сам рассчитывает свою нагрузку, не нуждаясь в напоминаниях);
- автоматически фиксируемые результаты сотрудников позволяют в конце отчетного периода рассчитать премирование (мотивацию).
Видя выполнение планов у соседних подразделений, сотрудники более полно понимают, кто чем в компании занимается, появляется мотивация «обогнать» и добиться более высокой степени исполнения планов, чем у других (в лучших традициях «соцсоревнования»).
Разовые небольшие задачи и поручения
Кроме того, у руководителя могут быть мелкие и срочные задачи, которые не имеет смысла включать отдельно в проекты или планы, а контролировать их выполнение необходимо. В этом случае система А2Б позволяет задействовать модуль «Поручения» – простой и удобный сервис для ежедневного использования, прекрасно дополняющий как функциональный, так и проектный способ организации работы. Поручения можно делегировать, принимать и отклонять, а понятный интерфейс и удобство не дадут забыть даже самую незначительную задачу.
Кликните, чтобы посмотреть.
Выводы об использовании электронных средств управления
С точки зрения достижения стратегических целей компании программные средства А2Б целесообразно применять в тех компаниях, где «ручного» управления уже недостаточно, а на постоянный контроль у руководителя не хватает времени. В малом и среднем бизнесе инструменты А2Б позволяют создавать прозрачные и четко определенные планы на будущее, эффективно распределять имеющиеся ресурсы, обозначать степень ответственности исполнителей и удерживать ключевые точки контроля.
Кроме этого, электронная система ведения планов А2Б сохраняет всю накопленную информацию, что делает более эффективным управление не только системой исполнения и мотивации, но также корпоративными знаниями и опытом.
Протестировать систему управления бизнесом А2Б можно совершенно бесплатно в течение 30 дней.
Партнерский материал
