Как построить простую систему учета рабочего времени?

Когда заходит разговор о необходимости учета рабочего времени сотрудников, многие коллеги и подчиненные начинают рассуждать о том, что это приводит к неоправданным трудозатратам, что это каменный век и бюрократия, и т.п.

Однако пользы, получаемой от разумного учета трудозатрат сотрудников, никто не отменял. Особенно актуальным вопрос учета рабочего времени становится в компаниях нематериального производства, где расходы на трудовые ресурсы – являются основной статьей затрат.

Что может дать правильный учет рабочего времени?

Какая польза для менеджера от учета своего и сотрудников рабочего времени?

1. Упрощение планирования рабочего времени, так как появляются сведения об активностях по различным направлениям.

2. Более правильное распределение трудозатрат на различные продукты/проекты компании.

3. Сокращение «пожирающих время» активностей, не несущих требуемого результата.

4. Четкое распределение внутренней себестоимости работ между заказчиками внутри организации.

5. Сокращение (при правильном внедрении) перегрузки работников, переработок и т.п.

Практический опыт автора показывает, что с разумными затратами учет рабочего времени позволяет довольно быстро достичь следующих целей:

• распределение рабочего времени по брендам/продуктам, что позволяет вести более правильный учет затрат на владение ими;
• распределение рабочего времени по основным заказчикам. Как правило, рабочее время распределяется по правилу Парето: 20 % заказчиков забирают 80 % временных ресурсов;
• распределение рабочего времени по основным видам работ, в том числе, таким как совещания, коммуникации с партнерами, документооборот и т.п.

Основные принципы и шаги при внедрении системы учета рабочего времени

При внедрении системы учета рабочего времени в отдельных подразделениях или во всей компании рекомендуется придерживаться следующих принципов.

• Принцип разумности и достаточности: расходы на получение информации, не должны превышать выгод от ее использования.
• Доверяйте, но контролируйте. Контроль – одна из основных функций менеджмента.
• Нетворческих профессий не бывает.

Какие же основные шаги необходимо сделать для построения простой и работающей системы учета рабочего времени?

Определите разумный горизонт планирования и учета

Например, если компания владеет несколькими брендами, учет рабочего времени в обязательном порядке должен быть разделен между ними. Внутри брендов возможно дальнейшее деление по продуктам.

В крупном холдинге горизонт учета рабочего времени может находиться в следующей цепочке:

Стратегическая зона хозяйствования – Бренд – Продукт – Заказчик (в том числе внутренний) – Вид работ.

Глубина учета определяется конечными целями внедрения системы.

Проведите разъяснительную работу с сотрудниками

С самого начала важно донести до сотрудников, что внедрение учета рабочего времени – не способ тотального контроля над ними, а инструмент, помогающий им и менеджменту в более эффективном планировании и в сокращении бессмысленных активностей.

Непонимание работниками конечных целей учета приведет к тому, что в будущем, или даже с самого начала, сотрудники будут подходить формально к подготовке отчетов, а это в конечном итоге исказит данные.

Разъяснительная работа необходима будет постоянно до момента полного внедрения системы, а впоследствии необходимо будет разъяснять цели и задачи учета рабочего времени новым сотрудникам подразделения/компании.

Очевидно, что в процессе внедрения системы многие сотрудники будут говорить о том, что их профессия творческая, что их рабочий день невозможно систематизировать. Однако автор рекомендует придерживаться одного из главных принципов, изложенных в начале статьи – нетворческих профессий не бывает. Любая организация – это система, а работающие в ней люди – элементы системы, какими бы творчески-хаотичными они при этом не являлись. А значит, эти элементы можно проанализировать и учесть.

Сформируйте формат отчета, в последующем дорабатывайте механизмы учета, унифицируйте отчеты

На первоначальном этапе необходимо предложить сотрудникам наиболее простые форматы заполнения отчета. Возможно даже с использованием MS Word. Для начала излишняя полнота отчетов гораздо лучше, чем слишком краткие варианты, так как максимально развернутые отчеты позволят идентифицировать наибольшее количество типовых процессов, которые впоследствии могут быть унифицированы в справочники работ/сервисов.

Однако впоследствии объем и формат отчета необходимо сокращать до разумного минимума.

Для достижения изложенных нами ранее целей внедрения системы учета целесообразен следующий формат отчета об использовании рабочего времени (Табл. 1)

Таблица 1. Пример сводного отчета об использовании рабочего времени сотрудника

Со временем систему нужно дорабатывать, упрощая и унифицируя отчетность. В определенный момент для учета рабочего времени должны появиться закрытые справочники направлений учета: брендов/продуктов/заказчиков/видов работ, изменения в которые с течением времени будут минимальны. Это позволит упростить и работу сотрудников по заполнению отчетов, и последующий анализ отчетов, и построение универсальных аналитик.

Постройте систему выборочного контроля

Сплошной контроль правильности учета – дело настолько трудоемкое, что в корне противоречит изложенному нами в начале статьи принципу разумности и достаточности. Однако выборочный периодический контроль необходим.

Ничто не мешает руководителю раз в неделю взять и проверить вместе с одним из работников его отчет за неделю, обсудив все аспекты отчета и трудозатраты работника на те или иные направления. Это позволит сократить количество ситуаций, когда отчетность заполняется формально, «чтобы отвязались».

Довольно действенным механизмом в российской действительности является правило подписывать отчеты о рабочем времени работниками. Как правило, документ, который требуется подписать, воспринимается сотрудником более серьезно.

Анализируйте отчеты, исследуйте узкие места, находите «пожирателей времени»

В конечном счете, вся система учета рабочего времени строится нами для анализа и поиска проблемных и неэффективных процессов. Поэтом уже на начальном этапе необходимо обращать внимание на «перекосы» в отчетности, большое количество непроизводственных активностей (например, совещания) или нетиповых для того или иного функционала активностей (например, большое количество времени на документооборот у менеджера по продажам). Это может свидетельствовать как о некорректном учете, так и о проблемах по данному направлению в организации.

Контролируйте трудозатраты на учет рабочего времени сотрудников

Обязательно добивайтесь от сотрудников указывать в отчетах в том числе и время, затраченное на учет. Если на начальных этапах оно может составлять до 30-40 минут в день, то через один-два месяца это время для сотрудника не должно превышать одного часа в неделю. Если это не так, значит, система работает неправильно.

Автоматизируйте учет

На рынке есть множество программных продуктов для учета рабочего времени. Изучите их и выберите подходящий вам по цене и функционалу.

Однако, как правило, для простейших систем учета (которую мы и пытаемся построить) достаточно стандартных инструментов MS Office: Excel или Access (см. предложенный выше формат отчета о трудозатратах сотрудника).

Примеры использования результатов учета рабочего времени

Сравнение результатов учета рабочего времени по направлениям/продуктам/проектам/видам работ позволяет зачастую выделить низкорентабельные «пожиратели времени».

Довольно часто, особенно в крупных компаниях, встречается ситуация, когда сотрудник тратит 40-50% своего времени на отчет, который руководитель использует для принятия копеечного решения. Или вообще отчет живет как рудимент прошлого, пользы которого никто не понимает.

Кроме того, учет рабочего времени в разрезе заказчиков (особенно внутренних) позволяет выявить проблемы, связанные с излишней безалаберностью сотрудников, заваливающих подразделение запросами, цель которых не всегда очевидна. Покажите заказчику (а лучше, если это сделают финансисты), что его запросы стоили подразделению Х человеко-часов, а это вылилось в ХХ тыс. рублей расходов организации, которые будут отнесены на внутренний бюджет заказчика.

Это стимулирует внутренних заказчиков (при правильном управленческом учете) перестать загружать подразделения бездумными или бессмысленными «срочными» запросами, обработка которых также становится «пожирателем времени».

Часто случается и такая ситуация, когда сотрудник, самостоятельно анализируя результаты учета своего времени, обнаруживает, что колоссальное количество временного ресурса он тратит на совещания, и решает, например, улучшить свои навыки проведения совещаний.

Учет рабочего времени иногда позволяет также диагностировать системные проблемы организации. Так, например, если по результатам учета менеджеры по продажам или другие, не являющиеся бэк-офисными, сотрудники тратят значительное время на оформление различных документов, то это говорит о проблемах с системой документооборота в организации.

Важно всегда помнить, что в результате внедрения системы учета рабочего времени сотрудники должны начать работать не большее количество времени, а меньшее, т.е. сократить переработки, авральные задачи и т.п. Это и будет основным положительным результатом внедрения.

Очевидно, что учет рабочего времени не панацея и не способ колоссального и взрывного роста эффективности работников. Однако при грамотном и разумном внедрении польза от этого инструмента для менеджера есть. Более того, система учета рабочего времени по основным работам/продуктам/заказчикам может стать впоследствии важным элементом построения системы управления подразделениями компании как внутренними сервисными центрами.

Авторский опыт показывает, что нередки случаи, когда линейные менеджеры, первоначально встречавшие внедрение системы учета рабочего времени в штыки, по прошествии определенного периода времени становились ее адептами.