Нина Абакумова: Как «избавиться» от непрофильного бизнес-процесса

Нина Абакумова

Ниже будут приведены основные задачи (или этапы), с которыми вы столкнетесь в ходе «передачи» бизнес-процесса стороннему исполнителю. Отметим основные трудности, которые возникают, и важные моменты, на которые следует обратить внимание.

Определите цель, с которой вы обращаетесь к сторонней организации – провайдеру аутсорсинговых услуг.

Казалось бы, цели очевидны – увеличить доход, уменьшить издержки, повысить качество.

Но перед тем как определиться с целью, вспомните о жизненном цикле организации и о том, что управленческие решения должны приниматься в том числе и в соответствии со стадией, в которой ваш бизнес находится.

Цели использования аутсорсинга также могут быть различны в зависимости от стадии жизненного цикла. Текущая стадия диктует свою стратегию во всех аспектах ведения бизнеса и использование аутсорсинга как инструмента для оптимизации бизнес-процессов не исключение.

Итак, что необходимо вашему бизнесу сейчас?

  1. Вам необходимо задействовать дополнительные ресурсы для развития (компания находится в стадии подъема).
  2. Вам необходимы дополнительные ресурсы, чтобы решить проблемы (компания находится в стадии спада).
  3. Вы хотите оптимизировать внутреннюю структуру компании и сократить издержки (компания находится в стадии расцвета).

Впрочем, могут быть и другие вариации соответствия ваших целей стадии жизненного цикла.

Определите те бизнес-процессы, которые вы хотели бы передать стороннему исполнителю.

Прежде всего разделите все бизнес-процессы на основные и непрофильные («обслуживающие» основную деятельность). Основной бизнес-процесс у вас один – это непосредственно производство товаров или услуг.

Главное правило аутсорсинга гласит: передавайте сторонним исполнителям непрофильные бизнес-процессы, чтобы сосредоточиться на основных компетенциях вашей компании. А здравый смысл подсказывает: передавайте то, в чем не разбираетесь, и то, что обходится вам слишком дорого (в плане содержания штатных единиц).

Операторы аутсорсинговых услуг предлагают «избавиться» от целого ряда бизнес-процессов: бухгалтерия, финансы, IT, кадровое делопроизводство, юридические услуги и т.д. А что же пользуется наибольшей популярностью среди предпринимателей? Опросов и исследований на данную тему проводится великое множество. Приведу данные одного из них.

По результатам опроса, проведенного одной из аутсорсинговых компаний в 2011 году, наиболее популярным все также остается аутсорсинг бухгалтерских услуг (32%) и юридической помощи (29%). Набирает популярность аутсорсинг маркетинга и рекламы (16%). А вот аутсорсинг кадровой службы, несмотря на очевидные преимущества, не очень востребован – всего 11%.

Уже давно зарекомендовавший себя на рынке IT-аутсорсинг, как ни странно, заинтересовал всего 8% опрошенных. И напротив, перспективное и относительно молодое направление – аутсорсинг продаж тоже пока не очень популярно – всего 4%.

Определите ваши ожидания от работы сторонней компании, которой вы передадите непрофильные бизнес-процессы.

Важно достигнуть определенности в этом вопросе, а в дальнейшем согласованности со специалистами аутсорсинговой компании. Это касается как текущей деятельности, так и результата работы. Четкое понимание своих ожиданий поможет в выборе компании и постановке задач в дальнейшем.

Сделайте выбор оператора услуг аутсорсинга.

Рассмотрите несколько вариантов, познакомьтесь с компанией, посетите их офис. Выбор этот не менее ответственен, чем выбор сотрудника в штат. Обязательно познакомьтесь со специалистами, которые будут работать над вашим проектом, еще до подписания договора. Человеческий фактор имеет большое значение.

Так же как и в коллективе «внутри» компании эмоциональный фон, комфортная рабочая атмосфера и личностные характеристики участников процесса оказывают непосредственное влияние на результат при работе со специалистами аутсорсинговой компании.

Несмотря на то что частым советом является выбор узкоспециализированных компаний в той или иной области, обратите внимание также на операторов аутсорсинговых услуг, которые оказывают комплекс услуг сразу по нескольким направлениям. Если вы оптимизируете деятельность компании, передавая на аутсорсинг несколько бизнес-процессов, например бухгалтерию, юридическую службу и маркетинг, скорее всего вас обрадует возможность работать по «принципу одного окна». Кроме того, большая вовлеченность компании-аутсорсера в ваш бизнес положительно скажется на результатах работы.

Разделите функционал и зоны ответственности между вашими сотрудниками и компанией-аутсорсером.

Ответственность должна быть обоюдной. Действительно впечатляющих результатов можно достигнуть, работая одной командой. Подобная синхронность достигается не сразу. Добиться согласованности можно, только четко определив стоящие перед командой задачи и границы ответственности каждого из участников.

Определите те показатели, по которым вы будете оценивать эффективность и качество работы.

Так же как и в работе со штатными сотрудниками, понимание показателей эффективности должно быть не только у вас, но и у исполнителей (специалистов аутсорсинговой компании). Там, где это возможно, требуйте привязки к конкретному результату. Это лучше делать до заключения договора и по возможности зафиксировать в качестве соглашения.

Не пускайте процесс на самотек, участвуйте в нем.

Помогайте компании решать проблемные ситуации и достигать необходимого результата. Стремитесь к тому, чтобы стать командой, не только «внутри» вашего бизнеса, но и со сторонними помощниками. Тогда усилия ваших сотрудников и специалистов аутсорсинговой компании станут той движущей силой, которая «вытолкнет» ваш бизнес вперед ‒ к новым победам.

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Сергей Норкин
Адм. директор, Москва

Хороший набор рекомендаций. Начинающим и обремененным дефицитом собственных кадров или ресурсов на их содержание очень даже подойдет.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Mini squared portrait   png
Антон Соболев
Согласен, такое возможно. Но в ситуации, в принципе, много вопросов: 1) почему ОСНО; 2) почему р...
Все дискуссии
HR-новости
Треть компаний увеличат затраты на обучение сотрудников в 2025 году

Самые большие суммы компании готовы инвестировать в обучение топ-менеджеров.

В России создали робота, который может заменить грузчиков и охранников

Робот способен поднимать 300 кг и тянуть за собой еще 500 кг.

Большинство российских компаний подняли зарплаты в 2024 году

Чаще всего поднимали оклады в среднем и крупном бизнесе.

Исследование: чего ждут российские IT-специалисты от работодателей

Половина сотрудников в IT мечтают о гибриде, но большинство опрошенных вынуждены работать в офисе.