Александр Попов
Автоматизация бизнеса, или внедрение ERP-систем, – удовольствие дорогостоящее. По крайней мере, так принято считать. Так ли это на самом деле - еще бабушка надвое сказала, и в этой статье мы попробуем в этом разобраться.
А для начала представьте себе картину – вы приходите в магазин за стиральной машиной, а вам говорят: «Сейчас мы проведем обследование вашей квартиры, затем проконсультируем вас о правилах стирки, после чего наши умельцы специально для вас соберут стиральную машину непосредственно в вашей квартире». Такое и в страшном сне не приснится. При этом следует учесть, что вне зависимости от результатов исследования и консалтинга, вы получите такую же стиральную машину, что и другие клиенты. Как хорошо, что в реальности можно просто прийти и купить стиральную машину, да еще и за разумные деньги. Конечно, бывает «эксклюзив с золотым барабаном», но у богатых свои причуды, и в этой статье речь совсем не о них.
Сначала пару слов о случае, который подтолкнул меня к написанию этой статьи. Я обожаю рыбалку. Рыбачу раз в год, но основательно. Каждый раз тщательно готовлюсь к поездке – заезжаю в специализированный магазин. Вот и в этот раз заглянул туда, чтобы прикупить блесен и других мелочей. Продавец попался неразговорчивый, как будто обиженный на жизнь. Но разговорились. Оказалось, что лет десять назад он был «ого-го», ездил на такси, были деньги - бары, рестораны и все такое. Занимался инсталляцией и настройкой домашних кинотеатров. Ну а теперь вот продавец в «рыбном» магазине. «Как так произошло?» - поинтересовался я. «А никаких инструкций не было, вот такие умельцы, как я, все знали. Нас было мало, каждый на вес золота, поэтому и стоили наши услуги дорого. Клиенты в очереди стояли», - рассказывает несчастный. Вот так десять лет назад все было просто и удивительно, во что сейчас даже верится с трудом. Он даже институт бросил. А зачем институт? И так денег полно, чего глупостями заниматься в этих институтах? Теперь вот продавцом в «рыбном» магазине трудится, на работу все больше ездит на метро… Времена изменились. Просто в один прекрасный момент производители домашних кинотеатров поняли, что сделать их доступными и массовыми можно только одним способом - избавиться от таких вот умельцев, потому что в противном случае это удовольствие так и останется доступным лишь избранным. Избавиться при помощи качественных и простых инструкций, при помощи создания готовых решений, которые не нужно доводить до «нужной кондиции» при помощи топора и напильника. И избавились. Теперь домашние кинотеатры куда доступнее. И чтобы их поставить и настроить, платить никому не надо. Даже пенсионерка разберется: воткнул в розетку, сделал кое-какие настройки и наслаждайся качественным видео и звуком. Насчет пенсионерки я, может, и погорячился, но, надеюсь, вы меня правильно поняли.
Что-то мне подсказывает, что нечто подобное можно провернуть и с ERP-системами. Ну, по крайней мере, для небольших предприятий-то точно.
Или вот, например, автомобиль. Никому ведь не приходит в голову покупать груду запчастей, а затем платить деньги всяким кулибиным, чтобы они эти запчасти превратили в нечто на колесах. Мы покупаем готовый автомобиль, который едет. Да, можно подрегулировать кресла, рулевую колонку, климат-контроль. Но мы делаем это самостоятельно, пользуясь инструкцией, а не едем в сервис. Но главное, что автомобиль сразу готов к эксплуатации.
Что же происходит на рынке ERP? Иногда мне кажется, что это один из самых неразвитых в этом отношении рынков. Вы хотите купить ERP-систему, а вам продают черный ящик, над которым потом за ваши деньги колдуют год-другой, перекрестясь в надежде, что что-нибудь да выйдет. Вы наблюдаете за процессом через плечо «умельцев», а вам говорят «сейчас-сейчас» и дрожащими руками смахивают холодный пот со лба, потому что «бог его знает, чем это закончится». А в реальности перед вами та самая груда запчастей, да еще и от разных автомобилей. Поэтому руки и трясутся. И вот через год вы получаете «нечто», что потом еще пару лет за ваши же деньги доводят до ума. Одно дело, если за ваши деньги делают какие-то ваши индивидуальные «хотелки», но ведь в большинстве-то случаев просто колеса прикручивают. А потом, когда вы хотите просто подвинуть кресло в автомобиле, опять нужно платить деньги, потому что только «избранным» известно, как это правильно делать.
Такой сценарий вас не страивает? Тогда нужно усвоить несколько правил:
1. Не покупайте кота в мешке. Производитель должен предоставить максимум информации о функциональных возможностях системы. И не просто в виде красочного буклета, где написано, что «мы можем это, вот это и еще много-много чего, а вы будете просто счастливы, когда купите наш продукт, и дела у вас пойдут как на том графике в нашем рекламном буклете». Все функциональные возможности системы должны быть формально описаны и подкреплены инструкциями, где должно быть разъяснено, как конкретно это делается.
2. Определитесь, что вы хотите. Недавно у одного из заказчиков я поинтересовался, какие задачи он хотел бы решить. Ответ был гениальным: «Хочу наладить управленческий учет». Определяйтесь конкретнее, расписывайте требования детально.
3. Пробуйте. Постарайтесь получить возможность попробовать систему, которой заинтересовались. И не просто «потыкать кнопки», а, например, пройти как можно больше цепочек конкретных бизнес-процессов и убедиться что работает, а что - «не очень». Если вы договорились о проведении презентации, то вооружитесь списком функциональных требований и приготовьтесь к тому, что в ходе всей презентации вам будут пытаться пустить пыль в глаза.
4. Изучите инструкции. Попросите производителя предоставить вам инструкции для администрирования системы и инструкции для пользователей. В этой части, как правило, у производителей огромные проблемы. Ну и, конечно, это большое поле для возможности зарабатывать деньги на обучении ваших пользователей. Поэтому возьмите эти инструкции и поработайте по ним в тестовой системе. Постарайтесь понять, насколько они применимы в реальной жизни и насколько они понятны. И если вам с серьезным видом будут рассказывать о том, что «мы в каждом случае разрабатываем отдельные инструкции», то предлагаю вам еще раз перечитать первый абзац статьи. Чушь полнейшая. Нет инструкций – готовьте деньги.
5. Готовность и еще раз готовность. Чем больше продукт готов к эксплуатации «здесь и сейчас», тем меньше он вам будет стоить в результате. Вы должны стараться купить не продукт, который «потенциально» все может, потому что так сказано в том красочном буклете, а продукт, который «уже сейчас» многое может. Поэтому, когда будете смотреть продукт, просите показывать продукт не абстрактно, а конкретно. Например, как работает система управления затратами, поставками, продажами и так далее. Не надо слушать рассказы продавца о том, «как космические корабли бороздят просторы вселенной». Конкретно, с чего и кто начинает, что происходит дальше, и чем все заканчивается. Таким образом, вы сможете понять, какие готовые инструменты есть в системе. Потому что лучше пользоваться каким-то готовым инструментом, и, возможно, в чем-то себя немного ограничить, но в десять раз дешевле, чем сделанным «под себя», но в десять раз дороже.
6. Не боги горшки обжигают. Любое внедрение ERP – это не только и не столько консалтинг, сколько уйма рутинной работы по настройке системы. Эту работу делают обычные люди. Да, они не боги, просто они знают, как это делать, да и то не всегда. Потому, как это ни странно, но даже у них может не быть инструкций. Так что эту работу лучше делать самостоятельно. Если есть инструкции, конечно. Не бойтесь настраивать продукт самостоятельно. Если есть качественные инструкции, вы справитесь. И в дальнейшем будете более независимы от производителя.
Недавно на одном крупном предприятии меня спросили, сколько мне нужно человек, чтобы автоматизировать это предприятие. Я соврал. Сказал, что пять. На что клиент очень удивился, что это вообще возможно силами пяти человек. Видимо, до меня ему кто-то «впаривал» группу из 20 «консультантов». В реальности и трех хватило бы, но меня бы приняли за безумца, потому что автоматизировать предприятие, где трудится 2000 человек силами трех человек как-то «не круто».
ERP-системы так и останутся дорогим эксклюзивом, пока их внедрением на каждом предприятии занимается целая толпа «консультантов», - их же надо кормить. Кстати, зачастую компания, поставляющая и внедряющая решение, в половине случаев использует «зеленых» консультантов. «Ты иди, голубчик на проект, а там разберемся». «Так я же у вас только месяц работаю!» «Да ладно, главное ввязаться, а там уж как-нибудь», - говорит ему руководство. То есть на вашем проекте они просто обучаются. Конечно, за ваши же деньги. Да ладно, чего уж там «консультантов». Консультантов в реальности немного, в основном настройщики, у которых стиль работы такой: «Вы скажите, что вам надо, и я настрою». Или так вот: «А как у вас сейчас это работает?»
Я вот автоматизацией бизнеса занимаюсь уже десять лет, и только сейчас могу скромно назвать себя консультантом. Да и то не всегда, потому что знаю только то, что знаю. Поэтому и не берусь за все подряд.
Так что требуйте (именно требуйте - сейчас время такое, что клиент диктует условия) максимально готовые решения, подкрепленные хорошими инструкциями, максимально открытыми для самостоятельного внедрения и экономьте таким образом на внедрении и обучении, беря на себя максимум рутинных работ. Уверен, вы эти работы сделаете не хуже «консультантов».
Продавца из «рыбного» магазина мне, конечно, жаль. Но это жизнь. Институт, наверное, бросил зря. Глядишь, неплохой инженер из него бы вышел.
Добрый день, коллеги.Конечно, в данной статье я имел ввиду малый бизнес, а не крупные компании, автоматизация которых требует глубокой проработки вопроса, тщательной разработки качественного ТЗ и т.д.Речь идет о компаниях в 20-50 сотрудников.Подавляющее количество таких компаний нуждаются в готовых продуктах для управления своим бизнесом и не готовы оплачивать разработку велосипеда. У них просто нет на это денег. И они не готовы оплачивать работу бестолковых 'консультантов - вчерашних студентов', которые приходят и говорят 'Скажите, как вам надо и сделаю' и перенесут хаос с бумаги в программу.А утверждение, что 'если компания берет готовый инструмент, тогда у нее не будет конкурентных преимуществ' - полностью несостоятельно. Конкурентные преимущества должны быть заложены в идее бизнеса, а не в программе. Ну или в том, [B]как[/B] пользоваться одним и тем же инструментом. Кто-то будет использовать erp-систему, чтобы только учитывать, а кто-то, с ее помощью, будет заниматься оптимизацией отношений с контрагентами, оптимизацией ассортимента, оптимизацией складских запасов и т.д.Так мне видится.
Наверное проблема в том, что топ менеджмент компании должен отдавать себе отчёт в том, что для ИТ отделала на предприятии должен существовать «внутренний заказ» на реализацию бизнес процессов. В свою очередь руководитель ИТ подразделения должен четко понимать конечную цель внедрения системы и выступать связующим звеном между вендором и заказчиком.Такие программные продукты как SAP или Oracle EBS редко внедряются удачно и заказчик остается доволен представленным ему функционалом в течении 3 – 5 лет эксплуатации. Обычно от систем отказываются исходя из высокой стоимости её содержания и доработки не рабочих функций. Кто использует установленный ERP более 3-х лет не изменяя в нем функционал ? Себе я этот процесс вижу следующим ЗАКАЗЧИК (Руководство компании), Исполнитель (ИТ Департамент) который чётко понимает, что необходимо бизнесу. Главное что-бы не получилось: «Мы внедрили, а компания не готова»… «Мы внедрили, а использовать продукт дороже чем делать все руками».В начале необходимо чётко понимать, что система может предоставить система бизнеса, а не слушать внедренцев о том, что система себя окупит за год !!!. Что дешевле и оптимальнее (как пример) держать 10-ть экономистов и пользоваться MS Word или внедрить ERP при этом платить за поддержку, платить экономистам, платить ИТ специалистам и молится на то, что-бы ничего не сломалось в неподходящий момент. Обратите внимание на стоимость ИТ специалистов по этим системам …
Я не могу согласиться с автором данной статьи. У каждой компании свои запросы и требования по оптимизации бизнес процессов, одни хотят одно реализовать и видеть в системе, вторые хотять еще наворты, а третьим этих навортов не надо. Отсюда и идет сложность в базовых версиях ERP-системы. Есть ERP-системы в коробочном варианте, их не так много и за небольшие деньги, от 150тыс. руб. до 300тыс.руб, я считаю что это нормальные день за систему.
Реклама SAP или, допустим, Fujitsu, Oracle и иже с ними, развешанная в международных аэропортах и бизнес-центрах, начинает играть свою злую шутку: их покупают предприятия, которым это или не нужно, или у которых нет ресурсов ни на внедрение с помощью нормальных консультантов, ни на дальнейшее сопровождение, ни на подстраивание или даже перестраивание идеологии и методологии бизнес-процессов.
Весьма правильно сказано в статье. И никакой это не пиар. Компании берут студентов и просто малограмотных людей выдавая их за специалистов. А еще есть консультанты, которые плохо или ''не там'' учились, не потянули работать на должностях экономистов, пошли в ИТ с надеждой стать важными, они же знают ''нужды заказчика''. Многие становятся ''важными'', хотя так и не понимают, что же делает на самом деле продукт, то есть не что решает, а как. Потом они, как самые знающие заказчика, разговаривают с ним, о том, что продает фирма и что они могут, хотя реально не знают и, часто, никогда не смогут понять, во что это выльется при разработке или внедрении, и возможно ли это вообще. Еще меньше в этом понимающий заказчик, что естественно, понять адекватность обещаний. Отсюда и мегабюджет, называемый ''учетом рисков''. Не будет таких консультантов - не будет рисков.
Адекватных инструкций часто нет вообще. Только в виде: ''Нажмите кнопку ''Обработать'' чтобы выполнить команду ''Обработать''. Существующие базовые или коробочные решения вообще не работают. То есть это даже не минимум функций - это неработоспособный набор кода. Хотя, конечно, правы те, кто говорит, что чистую версию для установки куда угодно сделать сложно. Железо, например, у всех может быть разным, и проще бывает просто приехать и поставить, чем писать инсталляторы на все возможные варианты и их поддерживать. Но это не настройка функционала системы.
Завышение сроков в разы - нормальная практика у ''ведущих компаний''.
Так что хотите сэкономить - советы автора помогут.
Плюс добавлю от себя:
1. Выясните, кто будет работать на вашем проекте, какова их подтвержденная квалификация. Возможно, стоит провести тесты участвующих сотрудников, в том числе и менеджеров. Заслуги последних часто преувеличены или достигнуты за счет слаженной работы коллектива, создающего продукт, а коллектив в такой ситуации часто меняется. Люди должны разбираться в технологии решения, и в функциональности. Внедренцы не должны вести разработку, если вы заказали себе нечто особенное. Некомпетентность сотрудников поставщика - огромная дыра для ваших денег.
2. Требуйте роспись бюджета по этапам. Менеджеры не должны закладывать на свое участие большие суммы, потому что продукт должен иметь технологию внедрения, а хорошая технология не требует активного управления. Анализ не должен занимать годы. Например 2 года - это время на второе высшее образование по экономике, а не на исследование работы всего одного предприятия.
2. Виноваты не только поставщики решений. Не надо автоматизировать свой хаос, как уже неоднократно говорилось. Упорядочьте вашу работу, создайте несколько вариантов планов развития и с учетом этого составляйте первый вариант ТЗ.
3. Есть еще лень и незнание своих проблем на стороне заказчика. Изучение решения вплоть до кнопок не занимает очень много времени, как это кажется на первый взгляд. Тот же 1С ТиС у меня занял всего 2 дня, и уверяю, этого хватило. Подробные тесты, основанные на ваших требованиях к сценариям работы, покажут, где что-то не только не работает, а еще где и работает неприемлемо, например, очень неудобно.
4. Контролируйте процесс оплат и бюджет, чтобы избежать откатов вашим подчиненным.
5. Если хотите продукт, а не разработку за ваш счет, ставьте жесткие санкции на выявления ошибок при тестах или работе с вашей стороны. Потому что часто передача идет по принципу ''давай скорее, они там все равно еще раз проверят''. Не берите такую работу на себя, если вы за нее уже заплатили. Здесь можно согласиться на предоставление перечня функционала, по которому действуют санкции. Не хотят – значит, сами не верят в качество.
И еще. И методы учета, и методы анализа давно известны и универсальны. Но системы обычно пишуться на заказ, а потом становятся общедоступными. Причем их функциональность обычно складывается из требований всех заказчиков, купивших ее, а не из общих принципов работы предприятий отрасли. Отсюда узконаправленность, невозможность настроек. Так что универсальная система может существовать, если изначально писалась, как универсальная, и имеет множество настроек. Ищите такие и заказные доработки станут лишь небольшой статьей затрат.
///Изучите инструкции. Попросите производителя предоставить вам инструкции для администрирования системы и инструкции для пользователей. В этой части, как правило, у производителей огромные проблемы///
Поддерживаю. Консультировал заказчика (многопрофильный холдинг) по выбору информационной системы и системы безопасности. По роду работы пришлось столкнутся с поставщиками ERP решений (top10). Попытка получить инструкции администратора и пользователей по интересующим меня разделам (в первую очередь) и инструкции на рабочие места topов потерпела провал. Любыми путями (вплоть до попыток подкупа) от меня пытались получить контакты заказчика и кроме ''красочных буклетов'' в электронном виде, толком ничего представить не смогли. При этом, все уверяли, что провели много инсталяций таких систем в холдинги моего типа. Так что, похоже. ещё долго ''по месту доработать напильником....''
Согласен с автором. Проблема в том, что обычно внедренцы зарабатывают как раз на подгонке системы под процессы клиента, сама система стоит не так дорого. И на рынке практически не видно предложений систем ''под ключ'', которые подстроены под стандартные процессы.