Как сэкономить на автоматизации бизнеса

Александр Попов

Автоматизация бизнеса, или внедрение ERP-систем, – удовольствие дорогостоящее. По крайней мере, так принято считать. Так ли это на самом деле - еще бабушка надвое сказала, и в этой статье мы попробуем в этом разобраться.

А для начала представьте себе картину – вы приходите в магазин за стиральной машиной, а вам говорят: «Сейчас мы проведем обследование вашей квартиры, затем проконсультируем вас о правилах стирки, после чего наши умельцы специально для вас соберут стиральную машину непосредственно в вашей квартире». Такое и в страшном сне не приснится. При этом следует учесть, что вне зависимости от результатов исследования и консалтинга, вы получите такую же стиральную машину, что и другие клиенты. Как хорошо, что в реальности можно просто прийти и купить стиральную машину, да еще и за разумные деньги. Конечно, бывает «эксклюзив с золотым барабаном», но у богатых свои причуды, и в этой статье речь совсем не о них.

Сначала пару слов о случае, который подтолкнул меня к написанию этой статьи. Я обожаю рыбалку. Рыбачу раз в год, но основательно. Каждый раз тщательно готовлюсь к поездке – заезжаю в специализированный магазин. Вот и в этот раз заглянул туда, чтобы прикупить блесен и других мелочей. Продавец попался неразговорчивый, как будто обиженный на жизнь. Но разговорились. Оказалось, что лет десять назад он был «ого-го», ездил на такси, были деньги - бары, рестораны и все такое. Занимался инсталляцией и настройкой домашних кинотеатров. Ну а теперь вот продавец в «рыбном» магазине. «Как так произошло?» - поинтересовался я. «А никаких инструкций не было, вот такие умельцы, как я, все знали. Нас было мало, каждый на вес золота, поэтому и стоили наши услуги дорого. Клиенты в очереди стояли», - рассказывает несчастный. Вот так десять лет назад все было просто и удивительно, во что сейчас даже верится с трудом. Он даже институт бросил. А зачем институт? И так денег полно, чего глупостями заниматься в этих институтах? Теперь вот продавцом в «рыбном» магазине трудится, на работу все больше ездит на метро… Времена изменились. Просто в один прекрасный момент производители домашних кинотеатров поняли, что сделать их доступными и массовыми можно только одним способом - избавиться от таких вот умельцев, потому что в противном случае это удовольствие так и останется доступным лишь избранным. Избавиться при помощи качественных и простых инструкций, при помощи создания готовых решений, которые не нужно доводить до «нужной кондиции» при помощи топора и напильника. И избавились. Теперь домашние кинотеатры куда доступнее. И чтобы их поставить и настроить, платить никому не надо. Даже пенсионерка разберется: воткнул в розетку, сделал кое-какие настройки и наслаждайся качественным видео и звуком. Насчет пенсионерки я, может, и погорячился, но, надеюсь, вы меня правильно поняли.

Что-то мне подсказывает, что нечто подобное можно провернуть и с ERP-системами. Ну, по крайней мере, для небольших предприятий-то точно.

Или вот, например, автомобиль. Никому ведь не приходит в голову покупать груду запчастей, а затем платить деньги всяким кулибиным, чтобы они эти запчасти превратили в нечто на колесах. Мы покупаем готовый автомобиль, который едет. Да, можно подрегулировать кресла, рулевую колонку, климат-контроль. Но мы делаем это самостоятельно, пользуясь инструкцией, а не едем в сервис. Но главное, что автомобиль сразу готов к эксплуатации.

Что же происходит на рынке ERP? Иногда мне кажется, что это один из самых неразвитых в этом отношении рынков. Вы хотите купить ERP-систему, а вам продают черный ящик, над которым потом за ваши деньги колдуют год-другой, перекрестясь в надежде, что что-нибудь да выйдет. Вы наблюдаете за процессом через плечо «умельцев», а вам говорят «сейчас-сейчас» и дрожащими руками смахивают холодный пот со лба, потому что «бог его знает, чем это закончится». А в реальности перед вами та самая груда запчастей, да еще и от разных автомобилей. Поэтому руки и трясутся. И вот через год вы получаете «нечто», что потом еще пару лет за ваши же деньги доводят до ума. Одно дело, если за ваши деньги делают какие-то ваши индивидуальные «хотелки», но ведь в большинстве-то случаев просто колеса прикручивают. А потом, когда вы хотите просто подвинуть кресло в автомобиле, опять нужно платить деньги, потому что только «избранным» известно, как это правильно делать.

Такой сценарий вас не страивает? Тогда нужно усвоить несколько правил:

1. Не покупайте кота в мешке. Производитель должен предоставить максимум информации о функциональных возможностях системы. И не просто в виде красочного буклета, где написано, что «мы можем это, вот это и еще много-много чего, а вы будете просто счастливы, когда купите наш продукт, и дела у вас пойдут как на том графике в нашем рекламном буклете». Все функциональные возможности системы должны быть формально описаны и подкреплены инструкциями, где должно быть разъяснено, как конкретно это делается.

2. Определитесь, что вы хотите. Недавно у одного из заказчиков я поинтересовался, какие задачи он хотел бы решить. Ответ был гениальным: «Хочу наладить управленческий учет». Определяйтесь конкретнее, расписывайте требования детально.

3. Пробуйте. Постарайтесь получить возможность попробовать систему, которой заинтересовались. И не просто «потыкать кнопки», а, например, пройти как можно больше цепочек конкретных бизнес-процессов и убедиться что работает, а что - «не очень». Если вы договорились о проведении презентации, то вооружитесь списком функциональных требований и приготовьтесь к тому, что в ходе всей презентации вам будут пытаться пустить пыль в глаза.

4. Изучите инструкции. Попросите производителя предоставить вам инструкции для администрирования системы и инструкции для пользователей. В этой части, как правило, у производителей огромные проблемы. Ну и, конечно, это большое поле для возможности зарабатывать деньги на обучении ваших пользователей. Поэтому возьмите эти инструкции и поработайте по ним в тестовой системе. Постарайтесь понять, насколько они применимы в реальной жизни и насколько они понятны. И если вам с серьезным видом будут рассказывать о том, что «мы в каждом случае разрабатываем отдельные инструкции», то предлагаю вам еще раз перечитать первый абзац статьи. Чушь полнейшая. Нет инструкций – готовьте деньги.

5. Готовность и еще раз готовность. Чем больше продукт готов к эксплуатации «здесь и сейчас», тем меньше он вам будет стоить в результате. Вы должны стараться купить не продукт, который «потенциально» все может, потому что так сказано в том красочном буклете, а продукт, который «уже сейчас» многое может. Поэтому, когда будете смотреть продукт, просите показывать продукт не абстрактно, а конкретно. Например, как работает система управления затратами, поставками, продажами и так далее. Не надо слушать рассказы продавца о том, «как космические корабли бороздят просторы вселенной». Конкретно, с чего и кто начинает, что происходит дальше, и чем все заканчивается. Таким образом, вы сможете понять, какие готовые инструменты есть в системе. Потому что лучше пользоваться каким-то готовым инструментом, и, возможно, в чем-то себя немного ограничить, но в десять раз дешевле, чем сделанным «под себя», но в десять раз дороже.

6. Не боги горшки обжигают. Любое внедрение ERP – это не только и не столько консалтинг, сколько уйма рутинной работы по настройке системы. Эту работу делают обычные люди. Да, они не боги, просто они знают, как это делать, да и то не всегда. Потому, как это ни странно, но даже у них может не быть инструкций. Так что эту работу лучше делать самостоятельно. Если есть инструкции, конечно. Не бойтесь настраивать продукт самостоятельно. Если есть качественные инструкции, вы справитесь. И в дальнейшем будете более независимы от производителя.

Недавно на одном крупном предприятии меня спросили, сколько мне нужно человек, чтобы автоматизировать это предприятие. Я соврал. Сказал, что пять. На что клиент очень удивился, что это вообще возможно силами пяти человек. Видимо, до меня ему кто-то «впаривал» группу из 20 «консультантов». В реальности и трех хватило бы, но меня бы приняли за безумца, потому что автоматизировать предприятие, где трудится 2000 человек силами трех человек как-то «не круто».

ERP-системы так и останутся дорогим эксклюзивом, пока их внедрением на каждом предприятии занимается целая толпа «консультантов», - их же надо кормить. Кстати, зачастую компания, поставляющая и внедряющая решение, в половине случаев использует «зеленых» консультантов. «Ты иди, голубчик на проект, а там разберемся». «Так я же у вас только месяц работаю!» «Да ладно, главное ввязаться, а там уж как-нибудь», - говорит ему руководство. То есть на вашем проекте они просто обучаются. Конечно, за ваши же деньги. Да ладно, чего уж там «консультантов». Консультантов в реальности немного, в основном настройщики, у которых стиль работы такой: «Вы скажите, что вам надо, и я настрою». Или так вот: «А как у вас сейчас это работает?»

Я вот автоматизацией бизнеса занимаюсь уже десять лет, и только сейчас могу скромно назвать себя консультантом. Да и то не всегда, потому что знаю только то, что знаю. Поэтому и не берусь за все подряд.

Так что требуйте (именно требуйте - сейчас время такое, что клиент диктует условия) максимально готовые решения, подкрепленные хорошими инструкциями, максимально открытыми для самостоятельного внедрения и экономьте таким образом на внедрении и обучении, беря на себя максимум рутинных работ. Уверен, вы эти работы сделаете не хуже «консультантов».

Продавца из «рыбного» магазина мне, конечно, жаль. Но это жизнь. Институт, наверное, бросил зря. Глядишь, неплохой инженер из него бы вышел.