Разложить по полочкам: как внедрить систему 5С и навести порядок на рабочем месте

Из всех инструментов бережливого производства 5С – один из самых популярных у консультантов и руководителей. И в то же время, пожалуй, самый нелюбимый у сотрудников, особенно у работающих головой.

Это можно понять. Руководителям кажется, что это простой и понятный инструмент, доступный каждому. А сотрудники часто не принимают его на подсознательном уровне, потому что в первую очередь рассматривают 5С как вторжение в личные границы. Хотя рабочее место принадлежит компании и предоставляется людям для исполнения их обязанностей, сотрудник относится к нему как к своей собственности.

Значит, остаются два пути. Первый – насильственное внедрение, с «полицией 5С», регулярными проверками столов и шкафчиков, награждениями и наказаниями, выбрасыванием случайно оставленных на столе вещей. Результат предсказуем: снижение производительности труда и рост напряженности в коллективе. Тянущиеся к власти запишутся в «полицию» и станут с наслаждением терроризировать коллег, а их жертвы будут ненавидеть не только «полицейских», но и компанию в целом. «Шурик, это не наш метод». Тогда остается второй путь – убеждение.

Как убедить тех, кому уборка столов противна до глубины души?

Я бы предложил следующую последовательность обучения-убеждения. Начинать стоит с игры, демонстрирующей связь упорядоченности и эффективности. На флипчартах (или на слайдах, если занятие идет в онлайне) надо заготовить три последовательных картинки, на которых будут изображены цифры от 1 до 25 с пропуском каких-то трех цифр, каждый раз других. На первой картинке цифры должны быть раскиданы хаотично, под разными углами и в случайном порядке, а к цифрам добавляются буквы и «лишние» числа. На второй все лишнее исчезает. А на третьей цифры выстраиваются в последовательности и для недостающих оставляются пустые места.

Преподаватель предлагает слушателям на скорость назвать три цифры, которых не хватает на каждой картинке, начиная с первой (в это время остальные скрыты). Вы гарантированно получите кардинально разные результаты. Как правило, первое упражнение выполняется за 15-16 секунд, а третье за 2-3.

Далее стоит провести разбор игры, и будет лучше, если участники сами сделают выводы – благо они очевидны. Но в особо тяжелых случаях можно помочь им, задавая наводящие вопросы. Например: «Как вы думаете, почему получилось такое резкое сокращение времени на выполнение задачи? Не потому ли, что если все на своих местах, искать легче?». Только после этого можно коротко рассказать о сути инструмента.

Затем следует разделить участников на команды (не более 4-6 человек в каждой). Половина команд состоит из «5С-адептов», а вторая половина из «5С-диссидентов». Перед командами ставится задача в течение 5 минут набрать наибольшее количество аргументов «за» 5С и, соответственно, «против». Далее нужно организовать дискуссию, в ходе которой обсудить уместность этого инструмента в конкретной организации, офисе или производстве.

Отдельно следует обратить внимание на применение 5С в быту, это помогает принять необходимость его применения в «личном» рабочем пространстве. После этого наступает время детально разобрать каждую составляющую 5С.

1. Сортировка

Оставляем в доступной зоне только то, что нужно, только в необходимом количестве, и только когда это нужно. Удаляем с рабочего стола, открытых полок шкафа, зоны производства или компьютера все, что не нужно для текущей деятельности. «Не будете же вы позволять своему ребенку заваливать всю квартиру игрушками?».

Если есть сомнения по поводу того, удалять ли тот или иной предмет из рабочей зоны (например, в общий склад-«супермаркет», на общую полку или личную полку в общем шкафу), значит, его смело можно удалять.

Если так и не удалось определиться с тем, как поступать с некоторыми предметами, надо проводить кампанию «красных ярлыков» и определять «зоны карантина». Спрашивайте себя: «Нужен ли этот предмет?», «Если да, то нужен ли он в том количестве, которое есть сейчас?» и «Если да, то должен ли этот предмет находиться тут?». Чтобы найти однозначные ответы на эти вопросы, следует зафиксировать расположение предмета и отслеживать его перемещения за несколько недель. По результатам можно принять одно из решений:

• Хранение в зоне карантина до того времени, когда эти предметы могут понадобиться.
• Удаление (выбрасывание).
• Передислокация на более удобное место.
• Хранение в том же месте, где они находились.

Важно постоянно заниматься фотофиксацией изменений – фотографии позволяют отслеживать улучшения и видеть экономию средств.

Среди специалистов, которые с особенным азартом отталкивают саму идею 5С, особо выделяются юристы. До тех пор, пока не «распробуют» преимущества, которые получают от соблюдения довольно простых правил.

Позволю себе обширную цитату из статьи известного петербургского адвоката Юрия Рубина, в прошлом скептика, ставшего апологетом бережливого мышления: «Как часто на столе и в кабинете юриста лежат абсолютно ненужные, неиспользуемые месяцами документы? Избавьтесь от всего ненужного. Уберите лишние шкафы. Определите для каждой вещи свое место. Определите полку в кабинете и дайте ей название «карантин». Складируйте туда все, что не пригодилось вам в течение последнего месяца. Если документы не пригодились еще в течение двух месяцев – уничтожьте их или вывезите еще дальше.

Содержите рабочее место в чистоте. Заканчивая рабочий день, оставляйте рабочий стол пустым, а документы на полках в полном порядке. Определите свое место для аналитических обзоров, договоров, судебных дел, справок и др. То же самое сделайте и на своем компьютере. Поддержание системы 5С на регулярной основе увеличивает производительность труда. За три года использования 5С в своей деятельности перестали теряться документы, забываться поручения, да и дышать без канцелярской пыли куда приятнее».

Итак, какие выгоды получает предприятие?

• Чем меньше предметов, тем меньше проблем и помех.
• Чем больше «общих» зон, тем выше качество коммуникации.
• Растет качество продукции.
• Увеличивается производительность труда.
• Снижаются запасы.
• Минимизируются лишние перемещения.

Какие личные выгоды получит сотрудник в результате этого? В каждой компании по-своему. Хотя повышение эффективности работы теоретически должно приводить к росту личного благосостояния работника, на практике это происходит далеко не всегда. Конечно, если есть возможность финансово оценить возросшую производительность конкретного человека, лучше именно так и делать. Но даже если такой возможности нет, остается нематериальное стимулирование, да и повышение морального духа также не следует сбрасывать со счетов.

2. Соблюдение порядка или создание и сохранение рационального расположения предметов

Рациональное расположение означает, что предметы расположены так, чтобы их было легко использовать, и маркированы таким образом, чтобы любой сотрудник мог быстро найти то, что ему нужно. Ключевое слово – любой, а не только тот, кто предметы положил.

Рациональное расположение позволяет сократить потери времени при поиске нужных предметов, файлов, вещей и их использовании, возникающие в связи с перемещением предметов с места на место. Мне в детстве бабушка часто говорила: «Взял – положи на место». Со временем мне стал понятен глубокий смысл ее слов.

Несколько простых советов:

• Храните предметы на вашем рабочем месте в соответствии с частотой использования: держите часто применяемые предметы рядом с местом их использования. Храните редко применяемые предметы в удаленности.
• Если предметы используются в комплексе, храните их вместе, и в той последовательности, в которой они используются.
• Продумайте удобное расположение для всех предметов.
• Отведите достаточно места для хранения, чтобы предметы было легко доставать и возвращать на место.
• Следите за порядком на жестком диске компьютера. Лишние файлы не только усложняют поиск, но и замедляют работу компьютера. Электронные документы, как и бумажные, должны быть рассортированы и иметь понятные, упорядоченные имена. Всегда есть вероятность, что во время отсутствия сотрудника (например, отпуск) какой-то из его файлов потребуется коллегам для работы. И не стоит рисковать отзывом из отпуска – лучше иметь возможность просто и понятно объяснить по телефону, как найти нужный документ.

3. Содержание в чистоте или уборка

В чистоте приятно работать, да и просто находиться. Кроме того, это обеспечивает полную и постоянную готовность для выполнения возникающих задач. И наконец, процедура уборки помогает контролировать соблюдения порядка. Невозможно увидеть, все ли лежит на своем месте, если места не видно под слоем мусора.

Порядок и чистота особенно ценны для производственных предприятий, например, строительных компаний, поскольку облегчают процесс визуального управления – с первого взгляда можно определить разницу между правильным и неправильным выполнением работы.

4. Стандартизация

Это интеграция предыдущих трех этапов в единое целое. Достижения фиксируются и превращаются в норму, что позволяет в дальнейшем тиражировать лучшие практики за кратчайший срок. В ходе стандартизации заодно можно определить тех, кто будет отвечать за выполнение той или иной системной, общей для компании, службы или отдела деятельности в рамках 5С. Чтобы предотвратить отход от стандарта, обязанности по внедрению системы 5С должны стать привычной частью ежедневной работы.

Айтишники часто воспринимаются как поклонники организованного хаоса, но это скорее миф, созданный фильмами про хакеров из бабушкиного подвала. В реальности их работа требует порядка и организованности. Их роль во внедрении системы 5С может быть очень значительной.

Александр Круглов, руководитель IT-департамента АО «МегаМейд», со своей командой разработал оптимальную структуру хранения файлов на корпоративном сервере. Единый подход к сохранению файлов позволяет всем сотрудникам работать в одном информационном поле и легко находить необходимые документы, не обращаясь за помощью к третьим лицам.

Но чтобы этот метод сработал, все работники должны придерживаться тех же принципов хранения файлов на своих компьютерах. Поэтому департамент подготовил памятку для сотрудников, в которой просто и понятно объяснено, как необходимо поступать каждому. А сейчас в компании разработан корпоративный стандарт, который фиксирует установленный порядок как норму. После реализации этого проекта удалось сократить объемы хранилищ более чем на 70% – с 14 до 4 терабайт. При средней цене хранения 4 рубля за гигабайт ежемесячная экономия составила 40 000 руб.

5. Совершенствование (постоянное!)

Это состояние, при котором выполнение предыдущих процедур превратилось у сотрудников в привычку. Желание совершенствоваться – личная инициатива людей, и оно может проявляться только в их поведении. О том, как поддерживать порядок, лучше всего описано в книге Масааки Имаи «Гемба кайдзен», на странице 91.

Задача HR-подразделения компании – сделать самосовершенствование частью корпоративной культуры. Ничто так не провоцирует людей на те или иные поступки, как превращение таких поступков в локальную норму, будь то массовый героизм или массовое дезертирство. Если в организации принято соблюдать порядок, его и будут соблюдать. Если принято постоянно улучшать свое рабочее место – все будут этим заниматься.

Наиболее простой способ добиться этого – «размещать» очаги влияния в обособленных подразделениях, чтобы «эпидемия 5С» охватывала службу целиком и только потом выплескивалась на смежные отделы. Разумеется, этот процесс должен сопровождаться внешним воздействием, в том числе и явным: руководителю ничто не мешает похвалить достижения лидеров 5С, публично их простимулировать. Это вызовет кратковременную неприязнь коллег к «выделяющемуся» сотруднику, но простота достижения аналогичных результатов позволяет рассчитывать на то, что зависть быстро сменится попытками повторить чужой успех.

Кстати, необязательно каждый раз совершать полный цикл, вполне возможно, что в какие-то дни достаточно будет выполнить только его часть.

Только добившись полного понимания необходимости использования 5С в интересах компании и каждого ее сотрудника, можно рассчитывать на его успешное внедрение.

Предлагаемая мной схема – один из возможных вариантов, в эффективности которого я убедился на практике. Если у вас есть альтернативные решения – предлагайте!

Читайте также: