Генеральная уборка в делах и задачах

Екатерина Беспятых, «Ресурсный тайм-менеджмент для женщин». – М.: «АСТ», 2020.

Эффективный «учебник» по тайм-менеджменту для женщин, чтобы достигать поставленных целей и гармонично совмещать работу с личной жизнью. «Время успевать» – это система тайм-менеджмента, которая научит вас планировать не только свой день и неделю, но еще и выстроить полную систему стратегического тайм-менеджмента. Вы не только избавитесь от поглотителей времени, но и узнаете самые важные лайфхаки, которые помогут сформировать концепцию жизни на день, месяц, год и более длительный период. В этой книге собраны секреты больших достижений – лучшие упражнения и техники, позволяющие все успевать и создавать жизнь своей мечты.

Технологии планирования для женщин: маленькие секреты больших достижений

В этой главе мы проведем генеральную уборку в ваших ежедневных задачах и делах. Еще одна техника тайм-менеджмента, которую я изучала, попробовала на себе и стала применять, – GTD (Getting Things Done). Это система эффективной работы с текущими задачами. Ее изобрел в 2001 году Дэвид Аллен, он описал ее в своей книге, ставшей бестселлером. Она была переведена на 23 языка. Журнал Time назвал ее «Лучшей книгой десятилетия». Этой системой пользуются миллионы людей и компаний по всему миру. Мне она тоже идеально подошла, и вот уже более пяти лет каждый день без исключений я ей следую.

Для меня эта техника – фундамент планирования. У нас есть большие цели и мечты, разные желания, но еще мы каждый день выполняем десятки дел различной степени сложности, и между всем этим нужно уметь красиво маневрировать. Система GTD максимально освобождает нашу голову от различных переживаний и забот, чтобы мы могли сконцентрироваться только на ближайшем шаге или конкретном действии.

Данную систему можно вести через приложение. Когда Дэвид Аллен ее создавал, он переживал, насколько удобно будет ею пользоваться, так как в первоначальном виде это была система записей в блокноте. Но она стала настолько популярна, что сейчас есть сотни приложений для ноутбуков и смартфонов.

Я протестировала около десяти, чтобы выбрать для себя самую удобную, и уже много лет пользуюсь приложением «Todoist», у него есть платные и бесплатные версии. Советую начинать с бесплатной, как правило, часто ее бывает достаточно. Приложение можно синхронизировать на всех устройствах, которыми вы пользуетесь, что очень удобно и позволяет всегда быть в курсе дел. Например, вы занесли список задач в телефон, вечером проверяете список на завтрашний день с компьютера, а задачи с телефона автоматически подгрузились.

Мне кажется, это мой самый главный секрет планирования – я все записываю в эту программу, что позволяет мне ничего не забывать, хотя объем дел у меня по всем моим личным и рабочим проектам довольно-таки внушительный: на каждый день около десятка различных дел и задач.

Принципы системы GTD

1. Записывать абсолютно все дела и мысли, которые есть в вашей голове, полностью освобождать и разгружать голову.
2. Оперативно и быстро решать, что делать с новой задачей.
3. Действовать – выполнять и трудиться над текущей задачей, не отвлекаясь на второстепенные дела.

Когда мы делаем это упражнение на моих мастер-классах, у девушек обычно получаются огромные списки дел, даже у тех, кто говорит: у меня всего-то пара задач в голове. Списков меньше, чем на пятнадцать пунктов, я еще не видела.

Первое, что важно научиться делать, – это выписывать все ваши дела и задачи. Для этого необходимо в программе создать папку «Входящие» или пользоваться ею по умолчанию, если она уже есть, как, например, в приложении «Todoist». Но для начала я рекомендую вам взять блокнот либо лист А4 и ручку, выбрать для себя время и записать абсолютно все дела, которые вас беспокоят на данный момент. Все-все-все. Что вы хотели когда-то сходить на курс профессионального массажа, что ребенку нужно купить новые джинсы или куртку, что когда-нибудь вы с мужем хотели бы съездить в путешествие вдвоем, что сегодня вам нужно успеть забежать в мастерскую и поменять набойки на туфлях – все ваши заботы, которые у вас есть по всем сферам вашей жизни, записывайте. Вспоминайте, что вы кому-то обещали, что вы не доделали, что вы не забрали, что вы не отдали, куда не сходили или не съездили. Первого такого списка можно не на шутку испугаться, но зато представьте, сколько места в вашей голове занимали все эти дела и мысли.

Второе, что мы делаем после составления списка: начинаем распределять все записанные задачи по нужным папкам. Всего в системе GTD Аллена есть шесть папок.

• «Входящие» – в эту папку мы записываем все наши задачи, это наше хранилище всех мыслей, идей, задач, целей и мелких поручений.
• «Сегодня» – папка с конкретными действиями и шагами, которые мы должны выполнить именно сегодня.
• «Завтра» – задачи, которые не такие срочные и горящие, которые могут быть записаны на завтра.
• «Расписание» – вносите те дела, которые четко привязаны ко времени: новогодний утренник у сына в садике, выступление на конференции, день рождения супруга, годовщина свадьбы родителей. Все, что связано с конкретной датой, вписываем в эту категорию.
• «Когда-нибудь» – это те желания и мечты или цели и задачи, которые вам хотелось исполнить, но они не срочные. Съездить в какую-то определенную страну, посетить выставку современного искусства, сходить в музей, сходить в театр, полетать на вертолете – все что угодно, что вы хотели бы реализовать когда-нибудь в своей жизни. У меня в такой папке внушительный список моих «хотелок».
• «Ожидает» – в эту папку, как правило, нужно заносить те задачи, решения которых вы ждете от кого-либо. Например, вы сделали семейный ролик, и видеооператор вам его пообещал выслать через 15 дней – записывайте это в папку и ставите дату, чтобы не думать, когда пройдут эти 15 дней. В указанный день вам придет напоминание, а до этого это дело не будет вас тревожить. У меня в этой папке записаны практически все дела и задачи моей команды. Они иногда поражаются, как я абсолютно все помню и никогда не забываю, у кого какие задачи, и, если кто-то из них случайно что-то забывает сделать, я достаточно оперативно напоминаю.
• «Корзина» – в эту папку, как правило, помещаются те проекты, дела, задачи, которые не актуальны. Старайтесь по минимуму пользоваться этой папкой. Но если есть какие-то вещи, которые стали по определенной причине неактуальны, можете туда их выносить, чтобы не отнимали ваше внимание и время.

Это стандартный набор из шести папок. После того, как вы выписали абсолютно все ваши дела и задачи, начинаем рассматривать каждую и определять, в какую из папок она должна уйти.

Также вы можете добавлять по своему желанию папки, которые вам необходимы. У меня, например, это папка «Woman Time» – мой образовательный проект «Академия женского развития», по которому у меня достаточно большой перечень задач.

Есть папка «Travel», в которой я подпапками добавляю страны и храню все дела и задачи, которые необходимо сделать перед путешествием: визы, билеты, отели, трансферы, ведь подготовиться к путешествию – это тоже отдельный проект.

Есть у меня и семейная папка «Family», в которой хранятся подпапки на супруга и каждого из моих детей. В них я заношу плановые визиты к врачам, отмечаю необходимые покупки, посещение секций и различных тренировок, музыкальные занятия детей.

Данная система позволяет мне держать под контролем абсолютно все сферы жизни, и, если честно, я не знаю, как это делать по-другому, так как запомнить все рабочие задачи, задачи по своему образовательному проекту, все дела детей практически нереально.

Я хочу рассказать вам еще немного принципов GTD, которые помогут вам легко и просто справляться с вашими делами и задачами.

Старайтесь раз в неделю разбирать папку «Входящие» и распределять задачи из нее по всем остальным папкам. У меня это происходит следующим образом: всю неделю все, что появляется в моей голове и не уходит сразу в нужную папку, я заношу во «Входящие», а в воскресенье, перед еженедельным планированием, сортирую задачи из этой папки, добавляя их в те, где они должны быть.

Что-то в «Сегодня» или «Завтра», что-то в «Ожидает» или «Когда-нибудь», что-то, возможно, стало неактуальным и уже можно удалить в корзину. Обычно это занимает не больше десяти минут, и у вас снова порядок не только в голове, но и в делах. Еще один из моих любимых принципов техники GTD – это еженедельное планирование. Его, как правило, хорошо делать на выходных, в субботу или в воскресенье. Я занимаюсь еженедельным планированием по воскресеньям, и для меня это определенный приятный ритуал, которого я жду: детей укладываю на дневной сон, наливаю чашку вкусного травяного чая с медом и беру ноутбук с планом на неделю.

Чек-лист: как планировать неделю

1. Выделите 15-30 свободных минут в тишине.
2. Откройте ваш любимый планировщик, где вы можете видеть сразу всю неделю – с понедельника по воскресенье.
3. Посмотрите ваши цели на месяц. Если нет целей на месяц, откройте цели на год. Или подумайте, чего бы вам хотелось в этом году достичь.
4. Теперь запишите небольшие шаги с разбивкой по дням. Хотите фигуру мечты? Запланируйте тренировки на понедельник и четверг. Хотите отношения мечты с супругом? Запишите на пятницу романтическое свидание, а на вторник – выбрать ресторан с хорошей кухней.
5. Потом пройдитесь по рутинным задачам, маникюр/педикюр, стрижка/укладка, свидание с собой.
6. Если есть семья, а особенно дети, добавьте общие дела, плановый поход к врачу, тренировки, утренники и другие важные семейные дела и задачи.
7. Хотите, чтобы выходные действительно вас наполнили, спланируйте их тоже: семейный пансионат, музеи, театры, рестораны – заранее все забронируйте и в выходные отдыхайте по-настоящему. По крайней мере, постарайтесь от всего отключиться и по-настоящему расслабиться.
8. План на неделю готов. Каждое утро просматривайте его и корректируйте по обстоятельствам. У нас гибкое планирование, как вы помните.

Добавляйте по одной-две-три задачи на день, в зависимости от вашей нагрузки. Тренируйтесь и находите для себя оптимальное количество задач. У нас нет цели каждый день выполнять по 10 задач, чтобы в конце недели сказать: «Планирование не для меня, я устала, я так больше не хочу!». Важно найти оптимальное для себя количество. И не забывайте о ключевом моменте: в каком состоянии, в каком ресурсе вы находитесь. Если вы многодетная мама, которая помогает мужу в бизнесе и чем-то еще занимается, то у вас и так достаточно много забот и хлопот, так что ставьте себе одно-два дела в день. Они будут вас продвигать вперед, и если вы будете их выполнять и понимать, что можете и хотите еще, тогда будете брать сверху еще что-то на день.

И поверьте, лучше сделать одно-два дела, чувствовать себя победителем и взять еще одно, чем поставить в план десяток, сделать два и чувствовать себя неудачницей. Понимаете разницу между подходами?

Один из ключевых принципов, которые я применяю постоянно, – это разделять большие задачи на более мелкие. Чем хорош принцип GTD? Вы выписываете свои задачи на сегодня и завтра. Вы видите только один маленький шаг и не видите картину целиком. Вы знаете, что вам нужно выполнить сегодня, и все – ваша голова свободна. Но такими маленькими шагами вы закрываете большие проекты.

Возьмем как пример планирование путешествия. У нас есть папка «Travel», в которой будет порядка 20-30 задач, если планировать и организовывать все самостоятельно: трансфер, маршрут, билеты, жилье, страховки для взрослых и детей, питание. Если на вас это все свалится в один день, вы будете в шоке – за что хвататься в первую очередь, когда перед вами список срочных и важных задач.

Но когда вы разбили этот список на маленькие шаги и расписали: сегодня – составить маршрут, завтра – найти билеты, на следующий день – забронировать отель, то для вас это будет казаться одним небольшим делом. Но одним небольшим делом каждый день вы будете решать большой блок задач.

Еще в планировании я очень люблю действовать согласно контексту. Я проставляю рядом со всеми своими задачами теги «Телефон», «Дом», «Сделать в офисе», «В городе», «Купить» и т.д. и, находясь в месте или ситуации, где я вроде бы занята, но могу что-то делать, выполняю их. Есть, например, задачи, для выполнения которых нужен только телефон, поэтому, когда вы сидите в очереди, доставайте его и делайте то, что вам нужно.

Все эти секреты, которыми я с вами делюсь, протестированы мной, они точно работают, так что пробуйте. Почему я люблю планировать в приложении? Потому что все мое планирование хранится в одном месте: ключевые цели года, ключевые цели месяца, дела на день и неделю, разные вопросы личного и семейного характера, вопросы по бизнесу – все в одном месте.

Я знаю много разных теорий и решений, когда предлагают часть задач записать в Excel, часть – на листочке, часть вести в программе, а годовые задачи написать на большом ватмане и повесить на стену. На мой взгляд, это категорически неудобно и неэффективно.

Мне кажется, чем проще планировать день, неделю, месяц, год, тем легче будет придерживаться этих планов на постоянной основе. В этой программе мы можем полностью видеть весь свой объем дел от одного дня до года.

Также читайте: