Карта жизни: новый инструмент тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент как таковой – это миф, он не работает, если не приближен к реалиям конкретного человека, утверждает в своей книге «Работай легко» Карсон Тейт. Я пришел точно к такому же выводу, когда начал создание тренинга «Время руководителя». Тайм-менеджмент – это набор инструментов. Но, имея набор инструментов, ты автоматически не становишься мастером. Нужно понимать – какой инструмент как применить. А многим половина инструментов вообще без надобности. Поэтому, пока ты сам не поймешь, что тебе нужно для повышения эффективности, а главное, для чего тебе нужно становиться эффективным, все методики тайм-менеджмента будут копанием ямы в песке.

Изучать тайм-менеджмент, не понимая, для чего он вам нужен – пустая трата времени. Нужна основа, показывающая, зачем ставить цели, для чего составлять планы, почему нужно уметь делегировать и вообще, что делать и с кем общаться. Чтобы понять все это, я предлагаю вам упростить задачу. А именно, составить карту жизни и, проведя анализ, решить, в каком направлении двигаться и какие инструменты из арсенала тайм-менеджмента изучать.

Что дает карта жизни

Взгляд со стороны на свою жизнь. Можно увидеть, какие стороны в ней обделены вниманием и почему. Причины могут быть разные: отсутствие целей, отсутствие нужных знаний и навыков или отсутствие инструментов.
Возможность проактивного изменения жизни. Обычно наше внимание сосредоточено на проблеме, которая актуальна для нас в данный момент. Оно направлено в тот квадрат, из которого нам грозит опасность. Мы действуем реактивно, иногда даже не понимая корня проблемы. А иногда даже бездействуем в ожидании проблемы, потому что не привыкли действовать, не имея проблемы перед собой. С помощью карты вы фокусируете внимание в нужном направлении. А, как известно, все, куда на направлено наше внимание, улучшается.
Фундамент, базируясь на котором можно прожить успешную жизнь.
Ощущение контроля. Я не настолько наивен, чтобы утверждать, что с помощью карты вы сможете контролировать жизнь с ее мгновенными изменениями. Но я утверждаю, что заполнив карту, увидев, где вы находитесь, и решив, куда планируете двигаться, вы почувствуете уверенность. Ведь вы уже будете действовать не вслепую.
Объяснение причин ваших действий или бездействия. С помощью карты вам будет легче выстраивать диалог с окружающими. Точнее, сначала будет тяжелее, потому что они не готовы к чудесным переменам, которые в вас увидят. Но в дальнейшем вы сможете объяснять все свои действия вашими целями и задачами.

Так выглядит карта жизни

Карта жизни состоит из шести уровней:

Я. Уровень управления своим телом, своими знаниями и навыками, действиями.
Окружение. Уровень взаимодействия со своим ареалом.
Профессия. Уровень достижения карьерных целей.
Отдел. Уровень управления подразделением (если вы руководитель).
Организация. Уровень интеграции вашего подразделения в организацию.
Общество. На этом уровне мы интегрируем себя в общественную деятельность. Уровень, с моей точки зрения, необязательный, но для понимания полной картины должен присутствовать.

Каждый уровень включает четыре квадрата. На каждом уровне квадраты называются одинаково:

Зачем и почему именно так? Здесь находятся цели и принципы уровня, то для чего вы вообще находитесь на данном уровне. Эти квадраты, как фильтр, помогают отсеять ненужную информацию и неважные задачи.
Что и как? Здесь указываются ваши задачи, относящиеся к конкретному уровню (процессы, проекты). Эти квадраты также помогают отсеивать второстепенные задачи, а важные выполнять самым эффективным способом.
С кем? (Кто?) Сюда следует поместить людей с их особенностями. Данные квадраты нужны, чтобы понимать, с кем вы контактируете. Человек – существо социальное и довольно много времени мы отводим общению, которое может экономить время, а может расходовать, может вырабатывать адреналин (гормон страха), а может окситоцин (гормон удовольствия).
Чем? Здесь следует описать средства производства (ресурсы, инструменты). Понимание принципов работы оборудования и особенностей ресурсов сэкономит значительное количество времени. А постоянная модернизация позволит быть всегда впереди.

Теперь давайте рассмотрим каждый уровень с примерами, чтобы стало немного понятнее.

Пример составления карты жизни

Уровень

Зачем и почему именно так

Что и как?

С кем? (Кто?)

Чем?

Квадрат №1. Цель вашей жизни и жизненные принципы.

Пример цели: придумать лекарство от рака.

Пример принципов: одна задача за один раз, сначала важное, потом всё остальное.

Квадрат №2. Действия, приближающие к цели.

Составление планов, обучение, улучшение навыков, отдых, правильный сон, правильное питание.

Квадрат №3. Понимание себя.

Ваши знания, навыки, характер, самочувствие, эмоции, сильные и слабые стороны.

Квадрат №4. Ваше главное средство производства — ваш организм.

Что для него полезно? Что вредно? Как за ним ухаживать? Как его развивать?

Окружение

Квадрат №5. Смысл жизни в социуме.

Что вам нужно сделать, чтобы окружающая обстановка помогала вам достичь вашей цели жизни?

Примеры: вырастить сына, построить дом, съездить в отпуск с семьёй.

Квадрат №6. Действия, необходимые для жизни.

Примеры: общение с друзьями и близкими, работа по дому, хобби, воспитание детей, ремонт квартиры, заправка машины.

Квадрат №7. Понимание своего окружения.

С кем вы постоянно контактируете? Родные, друзья, соседи: кто они? Их дни рождения, привычки, черты характера, предпочтения.

Квадрат №8. Инструменты для жизни.

Что вам нужно, чтобы добиться поставленных целей? Квартира, машина, удочка, теннисная ракетка, компьютер, планшет, яхта и.т.д.

Профессия

Квадрат №9. Смысл работы.

Ваши карьерные цели и принципы, которых вы придерживаетесь в работе.

Пример цели: должность коммерческого директора.

Примеры принципов: проверка почты два раза в день, война войной, а обед по расписанию.

Квадрат №10. Действия, приносящие прибыль.

Ваши рабочие задачи, процессы, проекты, отчёты, заявки, продажи, изделия (по должностным инструкциям и не только).

Квадрат №11. Я — профессионал.

Ваши профессиональные знания и навыки, сильные и слабые стороны.

Знание технологических процессов, техник, материалов и оборудования.

Квадрат №12. Инструменты для работы.

Примеры: рабочий стол, станок, компьютер, визитки, автомобиль, табельное оружие, жезл регулировщика.

Отдел

Квадрат №13. Цели и принципы вашего подразделения.

Пример цели: увеличить объём продаж на 10%.

Примеры принципов: брать трубку телефона в течении трёх секунд, предлагать пирожок в дополнение к заказу и т. д.

Квадрат №14. Что должны делать подчинённые.

Какие задачи и процессы выполняет ваше подразделение?

Примеры: плановый ремонт оборудования, изготовление запасных частей, подача заявок на закупку материалов. Последовательность работ, ответственные, инструкции.

Квадрат №15. Ваша команда.

Сколько человек в вашем подразделении? Кто они? Их цели, мотивы, знания, навыки, семейное положение, черты характера.

Квадрат №16. Средства производства подразделения.

Станки, компьютеры, автомобили, рекламная продукция и т. д.

Организация

Квадрат №17. Для чего или кого работает организация. Цели и принципы организации.

Пример цели: повышение уровня качества.

Примеры принципов: клиент всегда прав, не принимай брак, не делай брак, не передавай брак.

Квадрат №18. Что из происходящего в организации влияет на производительность.

Задачи организации, касающиеся вашего подразделения: контроль качества, совещания, обучение, взаимодействие с другими отделами.

Квадрат №19. Руководители и коллеги.

Люди, с которыми вам приходится контактировать в рамках организации.

Квадрат №20. Конкурентные преимущества и прочие особенности организации.

С помощью чего организация добивается своих целей? Организационная структура, технологии, оборудование.

Общество

Квадрат №21. Наши цели и принципы относительно общества.

Примеры целей: признание, изменение ситуации в мире, игнорирование.

Примеры принципов: уступать место старшим, всегда благодарить за помощь.

Квадрат №22. Как мы меняем мир вокруг нас.

Общественная деятельность (старший по дому), волонтёрство. Религия. Долг родине. Выборы.

Квадрат №23. Кто все эти люди.

Соседи по дому, партийные активисты, депутаты, чиновники.

Квадрат №24. Инструменты взаимодействия с обществом.

Маркетинг, средства коммуникации, средства массовой информации, документы, законы.

Карта вашей жизни готова! Как ей пользоваться?

Заполнить все квадраты.
Решить, с какого квадрата начать менять свою жизнь. Если вы знаете о своих проблемах, начните с тех квадратов, к которым они относятся. Например, самая частая проблема, из-за которой начинают осваивать тайм-менеджмент, — нехватка времени. Но дефицит времени – это следствие. А причиной может быть большое количество задач (квадрат №10); большое количество контактов (квадраты 7,15,19, 23), каждый из которых отнимает время; отсутствие навыков (квадрат №3) или инструментов (квадрат №12). Если не знаете свои слабые места — доверьтесь интуиции, а лучше спросите об этом своих близких и коллег.
Приблизить квадрат, которым решили заняться, и рассмотреть его под увеличительным стеклом. Например, квадрат №10. Какие это задачи? Сколько их? Откуда они появляются? Типы задач: процессы, проекты, нештатные ситуации. И так далее.
Решить, что можно улучшить. В случае с задачами, во-первых, нужно уменьшить поток входящих задач, поставив заслон из целей, принципов и понимания своих обязанностей. Во-вторых, уменьшить количество существующих: не выполнять, делегировать, вернуть хозяину…
Улучшить.
Перейти к следующему квадрату.
Повторять до бесконечности.

Глядя на карту, можно увидеть взаимосвязи между квадратами (они указаны стрелками). «Что и как?» зависит от «Зачем?». Вполне логично, что действия зависят от целей. «С кем?» зависит от «Что и как?». И это понятно: от того, что мы будем делать, зависит, кто нам нужен. «Чем?» зависит от «С кем?», «Что и как?» и «Зачем?» и наоборот. В зависимости от того, какими ресурсами и средствами мы обладаем, ставятся цели, подбираются люди и решается, что и как мы будем делать. А под тех, из кого состоит подразделение, подбираются инструменты и задачи. Все квадраты взаимосвязаны.

Люди на каждом уровне должны быть в одном информационном поле. Это облегчит взаимопонимание и снизит количество конфликтов. А количество уровней может меняться в зависимости от конкретного человека. Если вы никем не руководите, то уровня «Отдел» у вас не будет. Если вы руководитель компании, то можно добавить уровень «Внешняя среда», на котором будут глобальные цели компании, поставщики и клиенты, действия по захвату рынка и маркетинг в качестве инструмента.

И напоследок. Любые инструменты повышения эффективности индивидуальны – как слесарные и плотницкие инструменты. Каждый подбирает их под себя. Кто-то использует стусло для нарезания углов, а кто-то станок. Кому-то удобнее с молотком в 700 грамм, а кому-то с 800-граммовым. Также и карта жизни: для одних она будет сложной, для других простой, для третьих неудобной. Если это так, то не стоит себя насиловать, пробуйте другие инструменты. Но в любом случае, заполнив карту, вы посмотрите на свою жизнь иначе. И пути назад уже не будет.