Тайм-менеджмент как таковой – это миф, он не работает, если не приближен к реалиям конкретного человека, утверждает в своей книге «Работай легко» Карсон Тейт. Я пришел точно к такому же выводу, когда начал создание тренинга «Время руководителя». Тайм-менеджмент – это набор инструментов. Но, имея набор инструментов, ты автоматически не становишься мастером. Нужно понимать – какой инструмент как применить. А многим половина инструментов вообще без надобности. Поэтому, пока ты сам не поймешь, что тебе нужно для повышения эффективности, а главное, для чего тебе нужно становиться эффективным, все методики тайм-менеджмента будут копанием ямы в песке.
Изучать тайм-менеджмент, не понимая, для чего он вам нужен – пустая трата времени. Нужна основа, показывающая, зачем ставить цели, для чего составлять планы, почему нужно уметь делегировать и вообще, что делать и с кем общаться. Чтобы понять все это, я предлагаю вам упростить задачу. А именно, составить карту жизни и, проведя анализ, решить, в каком направлении двигаться и какие инструменты из арсенала тайм-менеджмента изучать.
Что дает карта жизни
- Взгляд со стороны на свою жизнь. Можно увидеть, какие стороны в ней обделены вниманием и почему. Причины могут быть разные: отсутствие целей, отсутствие нужных знаний и навыков или отсутствие инструментов.
- Возможность проактивного изменения жизни. Обычно наше внимание сосредоточено на проблеме, которая актуальна для нас в данный момент. Оно направлено в тот квадрат, из которого нам грозит опасность. Мы действуем реактивно, иногда даже не понимая корня проблемы. А иногда даже бездействуем в ожидании проблемы, потому что не привыкли действовать, не имея проблемы перед собой. С помощью карты вы фокусируете внимание в нужном направлении. А, как известно, все, куда на направлено наше внимание, улучшается.
- Фундамент, базируясь на котором можно прожить успешную жизнь.
- Ощущение контроля. Я не настолько наивен, чтобы утверждать, что с помощью карты вы сможете контролировать жизнь с ее мгновенными изменениями. Но я утверждаю, что заполнив карту, увидев, где вы находитесь, и решив, куда планируете двигаться, вы почувствуете уверенность. Ведь вы уже будете действовать не вслепую.
- Объяснение причин ваших действий или бездействия. С помощью карты вам будет легче выстраивать диалог с окружающими. Точнее, сначала будет тяжелее, потому что они не готовы к чудесным переменам, которые в вас увидят. Но в дальнейшем вы сможете объяснять все свои действия вашими целями и задачами.
Так выглядит карта жизни
Карта жизни состоит из шести уровней:
- Я. Уровень управления своим телом, своими знаниями и навыками, действиями.
- Окружение. Уровень взаимодействия со своим ареалом.
- Профессия. Уровень достижения карьерных целей.
- Отдел. Уровень управления подразделением (если вы руководитель).
- Организация. Уровень интеграции вашего подразделения в организацию.
- Общество. На этом уровне мы интегрируем себя в общественную деятельность. Уровень, с моей точки зрения, необязательный, но для понимания полной картины должен присутствовать.
Каждый уровень включает четыре квадрата. На каждом уровне квадраты называются одинаково:
- Зачем и почему именно так? Здесь находятся цели и принципы уровня, то для чего вы вообще находитесь на данном уровне. Эти квадраты, как фильтр, помогают отсеять ненужную информацию и неважные задачи.
- Что и как? Здесь указываются ваши задачи, относящиеся к конкретному уровню (процессы, проекты). Эти квадраты также помогают отсеивать второстепенные задачи, а важные выполнять самым эффективным способом.
- С кем? (Кто?) Сюда следует поместить людей с их особенностями. Данные квадраты нужны, чтобы понимать, с кем вы контактируете. Человек – существо социальное и довольно много времени мы отводим общению, которое может экономить время, а может расходовать, может вырабатывать адреналин (гормон страха), а может окситоцин (гормон удовольствия).
- Чем? Здесь следует описать средства производства (ресурсы, инструменты). Понимание принципов работы оборудования и особенностей ресурсов сэкономит значительное количество времени. А постоянная модернизация позволит быть всегда впереди.
Теперь давайте рассмотрим каждый уровень с примерами, чтобы стало немного понятнее.
Пример составления карты жизни
Уровень |
Зачем и почему именно так |
Что и как? |
С кем? (Кто?) |
Чем? |
Я |
Квадрат №1. Цель вашей жизни и жизненные принципы. Пример цели: придумать лекарство от рака. Пример принципов: одна задача за один раз, сначала важное, потом всё остальное. |
Квадрат №2. Действия, приближающие к цели. Составление планов, обучение, улучшение навыков, отдых, правильный сон, правильное питание. |
Квадрат №3. Понимание себя. Ваши знания, навыки, характер, самочувствие, эмоции, сильные и слабые стороны. |
Квадрат №4. Ваше главное средство производства — ваш организм. Что для него полезно? Что вредно? Как за ним ухаживать? Как его развивать? |
Окружение |
Квадрат №5. Смысл жизни в социуме. Что вам нужно сделать, чтобы окружающая обстановка помогала вам достичь вашей цели жизни? Примеры: вырастить сына, построить дом, съездить в отпуск с семьёй. |
Квадрат №6. Действия, необходимые для жизни. Примеры: общение с друзьями и близкими, работа по дому, хобби, воспитание детей, ремонт квартиры, заправка машины. |
Квадрат №7. Понимание своего окружения. С кем вы постоянно контактируете? Родные, друзья, соседи: кто они? Их дни рождения, привычки, черты характера, предпочтения. |
Квадрат №8. Инструменты для жизни. Что вам нужно, чтобы добиться поставленных целей? Квартира, машина, удочка, теннисная ракетка, компьютер, планшет, яхта и.т.д. |
Профессия |
Квадрат №9. Смысл работы. Ваши карьерные цели и принципы, которых вы придерживаетесь в работе. Пример цели: должность коммерческого директора. Примеры принципов: проверка почты два раза в день, война войной, а обед по расписанию. |
Квадрат №10. Действия, приносящие прибыль. Ваши рабочие задачи, процессы, проекты, отчёты, заявки, продажи, изделия (по должностным инструкциям и не только). |
Квадрат №11. Я — профессионал. Ваши профессиональные знания и навыки, сильные и слабые стороны. Знание технологических процессов, техник, материалов и оборудования. |
Квадрат №12. Инструменты для работы. Примеры: рабочий стол, станок, компьютер, визитки, автомобиль, табельное оружие, жезл регулировщика. |
Отдел |
Квадрат №13. Цели и принципы вашего подразделения. Пример цели: увеличить объём продаж на 10%. Примеры принципов: брать трубку телефона в течении трёх секунд, предлагать пирожок в дополнение к заказу и т. д. |
Квадрат №14. Что должны делать подчинённые. Какие задачи и процессы выполняет ваше подразделение? Примеры: плановый ремонт оборудования, изготовление запасных частей, подача заявок на закупку материалов. Последовательность работ, ответственные, инструкции. |
Квадрат №15. Ваша команда. Сколько человек в вашем подразделении? Кто они? Их цели, мотивы, знания, навыки, семейное положение, черты характера. |
Квадрат №16. Средства производства подразделения. Станки, компьютеры, автомобили, рекламная продукция и т. д. |
Организация |
Квадрат №17. Для чего или кого работает организация. Цели и принципы организации. Пример цели: повышение уровня качества. Примеры принципов: клиент всегда прав, не принимай брак, не делай брак, не передавай брак. |
Квадрат №18. Что из происходящего в организации влияет на производительность. Задачи организации, касающиеся вашего подразделения: контроль качества, совещания, обучение, взаимодействие с другими отделами. |
Квадрат №19. Руководители и коллеги. Люди, с которыми вам приходится контактировать в рамках организации. |
Квадрат №20. Конкурентные преимущества и прочие особенности организации. С помощью чего организация добивается своих целей? Организационная структура, технологии, оборудование. |
Общество |
Квадрат №21. Наши цели и принципы относительно общества. Примеры целей: признание, изменение ситуации в мире, игнорирование. Примеры принципов: уступать место старшим, всегда благодарить за помощь. |
Квадрат №22. Как мы меняем мир вокруг нас. Общественная деятельность (старший по дому), волонтёрство. Религия. Долг родине. Выборы. |
Квадрат №23. Кто все эти люди. Соседи по дому, партийные активисты, депутаты, чиновники. |
Квадрат №24. Инструменты взаимодействия с обществом. Маркетинг, средства коммуникации, средства массовой информации, документы, законы. |
Карта вашей жизни готова! Как ей пользоваться?
- Заполнить все квадраты.
- Решить, с какого квадрата начать менять свою жизнь. Если вы знаете о своих проблемах, начните с тех квадратов, к которым они относятся. Например, самая частая проблема, из-за которой начинают осваивать тайм-менеджмент, — нехватка времени. Но дефицит времени – это следствие. А причиной может быть большое количество задач (квадрат №10); большое количество контактов (квадраты 7,15,19, 23), каждый из которых отнимает время; отсутствие навыков (квадрат №3) или инструментов (квадрат №12). Если не знаете свои слабые места — доверьтесь интуиции, а лучше спросите об этом своих близких и коллег.
- Приблизить квадрат, которым решили заняться, и рассмотреть его под увеличительным стеклом. Например, квадрат №10. Какие это задачи? Сколько их? Откуда они появляются? Типы задач: процессы, проекты, нештатные ситуации. И так далее.
- Решить, что можно улучшить. В случае с задачами, во-первых, нужно уменьшить поток входящих задач, поставив заслон из целей, принципов и понимания своих обязанностей. Во-вторых, уменьшить количество существующих: не выполнять, делегировать, вернуть хозяину…
- Улучшить.
- Перейти к следующему квадрату.
- Повторять до бесконечности.
Глядя на карту, можно увидеть взаимосвязи между квадратами (они указаны стрелками). «Что и как?» зависит от «Зачем?». Вполне логично, что действия зависят от целей. «С кем?» зависит от «Что и как?». И это понятно: от того, что мы будем делать, зависит, кто нам нужен. «Чем?» зависит от «С кем?», «Что и как?» и «Зачем?» и наоборот. В зависимости от того, какими ресурсами и средствами мы обладаем, ставятся цели, подбираются люди и решается, что и как мы будем делать. А под тех, из кого состоит подразделение, подбираются инструменты и задачи. Все квадраты взаимосвязаны.
Люди на каждом уровне должны быть в одном информационном поле. Это облегчит взаимопонимание и снизит количество конфликтов. А количество уровней может меняться в зависимости от конкретного человека. Если вы никем не руководите, то уровня «Отдел» у вас не будет. Если вы руководитель компании, то можно добавить уровень «Внешняя среда», на котором будут глобальные цели компании, поставщики и клиенты, действия по захвату рынка и маркетинг в качестве инструмента.
И напоследок. Любые инструменты повышения эффективности индивидуальны – как слесарные и плотницкие инструменты. Каждый подбирает их под себя. Кто-то использует стусло для нарезания углов, а кто-то станок. Кому-то удобнее с молотком в 700 грамм, а кому-то с 800-граммовым. Также и карта жизни: для одних она будет сложной, для других простой, для третьих неудобной. Если это так, то не стоит себя насиловать, пробуйте другие инструменты. Но в любом случае, заполнив карту, вы посмотрите на свою жизнь иначе. И пути назад уже не будет.
Максим, спасибо! Хороший материал.
Главное, чтобы жизнь не свелась только к планированию, составлению карт, постановке задач, а чтобы они реально достигались.
Толково. Просто. Мне такой подход по душе.
Публикация любопытная. Но нужно детально все посмотреть. У меня чуть иной подход к теме - нужна просто классическая стратегия (жизненной) карьеры. (Прим. по этой теме - Стратегия новой карьеры - уже выпустил 3 книжки, еще 7 в планах, сори за продакт-плейсмент).
Интересно написанный материл. Читал и даже не оторвался ни разу.
Господа, спасибо за комментарии!
Александр, вы правы. Переход от планирования к выполнению очень сложен. Впрочем, как и переход от хаоса к планированию.
Владимир, а где ссылки на книги? Участникам сообщества скидки предусмотрены?
За структуру материала спасибо редакции, а именно Алексею Макурину.
У меня в профиле указана ссылка на Литрес (повторю здесь - Мои книги можно посмотреть по ссылке - http://www.litres.ru/vladimir-tokarev/), но это продаю не я, а Литрес. Но у Литрес есть скидка 20% первым троим, кто напишет рецензию на книгу (первому 20%).
Начинаем апробацию (она курсивом):
Цитата -
Уровень
Зачем и почему именно так
Что и как?
С кем? (Кто?)
Чем?
Я
Квадрат №1.Цель вашей жизни и жизненные принципы.
Пример цели: забота о внуках
Пример принципов: они - на первом месте
Квадрат №2. Действия, приближающие к цели.
Составление планов, обучение, улучшение навыков, отдых, правильный сон, правильное питание.
Издание детского журнала по результатам общения с внуками
Квадрат №3.Понимание себя.
Ваши ...сильные и слабые стороны.
творческий подход/импульсивность
Квадрат №4. Ваше главное средство производства — ваш организм.
... Как за ним ухаживать? ...
Не понял - как "ухаживание" связано с предыдущими пунктами? Продлить себе жизнь, избавившись от вредных
привычек, чтобы подольше быть с внуками?
Спасибо.
Владимиру Токареву:
Достаточный сон, правильное питание, физические упражнения, отказ от вредных привычек и понимание своих сильных и слабых сторон позволят, во-первых, не клевать носом или мучатся с болезнями во время общения с внуками, а уделять всё внимание внукам, во-вторых на собственном примере вы покажете как нужно жить - это ли не забота о внуках?!
ОК. У Вас, Максим, еще есть - Как его развивать? - мозг - часть организма - развивать умение писать, фантазировать (свои первые сказки я сначала рассказываю внукам, потом они попадают в книги)