Аида Ибрагимова, руководитель кадрового отдела КСК групп
В последние годы должностные инструкции стали терять свою популярность: работодатели уделяют описанию должностных обязанностей своих сотрудников все меньше и меньше внимания. В быстро развивающемся и постоянно меняющемся мире бизнеса должностные инструкции стали восприниматься как устаревшее бюрократическое явление, работодатели не хотят тратить время на написание инструкций, аргументируя это тем, что каждый сотрудник и так знает, что нужно делать.
Давайте рассмотрим, чем обусловлена необходимость разработки и утверждения должностных инструкций, и почему мы все же рекомендуем своим клиентам уделять этому должное внимание.
1. Проверяющие органы всегда запрашивают для проверки должностные инструкции
Хотя Трудовой кодекс не содержит требований по разработке и утверждению должностных инструкций, в случае, если проверка касается кадровых документов, будь это проверка трудовой, налоговой инспекции, ПФР, ФСС и других ведомств, то в перечне запрашиваемых документов обязательно будут должностные инструкции сотрудников. Также специалисты Роструда оценивают должностную инструкцию как важный документ, являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений, поэтому многие специалисты, в том числе представители проверяющих органов, считают необходимым наличие должностных инструкций (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников», письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0).
Работодателю важно знать, что само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Она может возникнуть за нарушение ст. 57 Трудового кодекса РФ, которая указывает, что обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Очень часто в рамках проведения у клиентов нашей компании кадрового аудита и проверки трудовых договоров мы выявляем следующее: в трудовом договоре прописано, что работник принят на должность, например, менеджера по продажам, и его трудовые обязанности определяются должностной инструкцией. Когда мы запрашиваем инструкцию, оказывается, что ее все еще не разработали. Такие действия являются грубым нарушением: если какие-либо документы (трудовой договор, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка и др.) имеют ссылку на должностную инструкцию, то в таком случае наличие этих инструкций становится обязательным, и за их отсутствие компанию могут оштрафовать. Если у организации нет желания или возможности разрабатывать должностные инструкции, то трудовую функцию работника можно указать в трудовом договоре. Например, работник принимается на должность специалиста по персоналу для «ведения кадрового делопроизводства, поиска и подбора персонала». Такой формулировки будет достаточно, чтобы исполнить требование ст. 57 Трудового кодекса РФ.
2. Должностные инструкции – хороший инструмент адаптации новых сотрудников
Грамотно составленная должностная инструкция может стать полезным инструментом адаптации и обучения нового сотрудника, так как ему необходимо понимать, чего от него ожидают, в противном случае у нового работника не будет должной уверенности в себе, и он не сможет действовать соответственно ожиданиям работодателя. Другими словами, если люди не знают, чего от них ждут, они будут чувствовать себя неуверенно и не будут до конца осознавать, что и как им нужно делать. Должностная инструкция может послужить планом для обучения нового сотрудника.
3. Должностные инструкции – важнейший инструмент борьбы с недобросовестными работниками
Уволить работника за непрохождение испытательного срока, за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за несоответствие занимаемой должности возможно, если есть документ, в котором прописано, какие именно обязанности работник должен выполнять.
Многие компании совершают ошибку, утверждая должностные инструкции фактически лишь для того, чтобы с ними ознакомились представители проверяющих инстанций. В результате то, чем реально занимается работник, сильно отличается от указанного в его должностной инструкции. Такие инструкции будут «пустыми», и, кроме того, работники неохотно подписывают их. Представьте, что к вам на работу выходит новый сотрудник, прошедший три этапа собеседования, на которых ему четко описывали его должностные обязанности, и в первый же рабочий день этому сотруднику дают должностную инструкцию, где описаны совсем другие функции. На вопрос «почему?» ему отвечают: «Не обращай внимания на этот документ, фактически ты будешь выполнять те обязанности, о которых шла речь на собеседовании». Как минимум, это вызовет негативную реакцию сотрудника, а многие в такой ситуации и вовсе откажутся подписывать должностные инструкции и еще раз подумают, хотят ли они работать в компании, в которой обещания и официальные документы не соответствуют друг другу.
Бывают также сотрудники, злоупотребляющие подобными ошибками работодателей. В ситуации, когда работодатель увольняет сотрудника за ненадлежащее исполнение обязанностей, работник может заявить, что, согласно его должностной инструкции, у него нет таких обязанностей. В случае спора суд встанет на сторону работника и восстановит его на работе. Поэтому должностные инструкции должны описывать перечень процедур, которые сотрудник реально выполняет в рабочее время. Только в этом случае должностная инструкция будет не «бумажкой ради бумажки», а действенным инструментом регулирования трудовых отношений с работниками.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что каждая компания имеет право самостоятельно решать, применять или нет в своей деятельности должностные инструкции. На данное решение могут оказать влияние следующие данные: какое количество сотрудников работает в организации, сколько лет существует компания и какова специфика ее деятельности, какую должность занимает конкретный работник и др. Нет никаких сомнений в том, что должностные инструкции – это прекрасный инструмент для описания задач и обязанностей работника, помогающий ему понять, какие к нему предъявляются требования и каковы ожидания от его работы, а также способствующий более быстрому вхождению в ритм работы организации.
Партнерский материал
Источник: kskgroup.ru
Да, правильные Инструкции крайне необходимы. К сожалению, видела ТОННЫ ДИ (должностных инструкций), которые пишут специалисты, далёкие от внутреннего функционала отделов. Такие опусы изобилуют общими фразами типа "Развитие вверенного подразделения" или " Повышение лояльности клиентов". Хотя правильнее написать чётче:
- "Достижение запланированных пропорций в структурных сдвигах клиенткой базы" (т.е. подразумевается, напр., что к системе мотивации будет прикручена задача "Увеличить долю реанимированных клиентов в марте-16 на 40%!" и т.д. Специалисты меня поймут.
Не бытовым языком, а деловым языком чётких (целевых) формулировок. Сначала прогнозная стратегия - потом целевые задачи - и только потом появляется описательная Инструкция "Как будем достигать цели".