Тендерный аутсорсинг: как это работает

Многие поставщики уже оценили преимущества участия в госзакупках (или корпоративных коммерческих тендерах). Из очевидных плюсов – это отсутствие затрат на маркетинг. Государство предоставило огромный шанс маленьким и средним компаниям расширить рынок сбыта продукции или услуг, не тратя баснословные деньги на PR и рекламу. Государство – это самый крупный заказчик, который регулярно нуждается в многочисленных товарах и услугах от строительства атомных станций до поставки сувенирной продукции. Ежедневной более 20 тысяч новых тендеров публикуются на сайте госзакупок zakupki.gov.ru , это не учитывая тендеры крупных коммерческих компаний. К сожалению, благодаря сарафанному радио, сфера госзакупок обросла мифами и легендами. Фигурируют такие слова и фразы, как коррупция, откаты, демпинг, невыполнимые контракты, трудный вход, задержка выплат, все уже распилено и т. д. Масло в огонь подливают опытные поставщики, трубящие на форумах и в соцсетях о трудностях и тотальном несовершенстве тендерного законодательства. Но, если откинуть эмоции и обратиться к фактам, то мы увидим:

1. Более полумиллиона компаний хотя бы раз участвовала в тендерах, из них треть – активные участники.
2. Конкуренция в большинстве закупок в среднем не достигает даже трех участников на лот.
3. Более трети закупок отменяется в связи с отсутствие хотя бы одной заявки (к слову о высокой конкуренции).
4. Вход на некоторые типы закупок минимальный – заполняй заявку и участвуй.
5. Законодательство пусть и не совершенно, но уже не сырое и за годы обросло законоприменительной практикой.

Зачастую, достаточно воли руководителя, чтобы открыть для себя такой новый тип рынка сбыта, как тендерные закупки. Для облегчения входа на этот рынок существуют компании, оказывающие услуги по тендерному сопровождению.

Плюсы и минусы тендерного сопровождения

Под тендерным сопровождением понимается комплекс услуг, которые оказываются участнику государственных или коммерческих закупок, помогающие ему результативно участвовать в тендерах. Услуга по сопровождению тендеров популярна как у опытных поставщиков, так и у компаний, делающих первые шаги в закупках. И если в первом случае, организации понимают процесс работы с закупками и выгоду от тендерного сопровождения, то новички сталкиваются с дилеммой – углубляться в тендерную тематику самостоятельно или отдать «на сторону» компаниям, профессионально занимающимся сопровождением.

В чем же плюсы и минусы тендерного сопровождения для новичка в сравнении с самостоятельной работой?

Сначала плюсы:

• Быстрый старт в участии в торгах.
• Профессиональная и качественная работа по подготовке документов.
• Оперативные и квалифицированные консультации специалиста.
• Оперативный мониторинг новых закупок.
• Нет необходимости держать штат сотрудников и повышать их квалификацию в быстроменяющемся законодательстве.
• Оплата только за результат (допуск заявки/победа), отсутствие необходимости оплачивать зарплату, не привязанную к результату.
• Максимальная гибкость. Оплата услуг только тогда, когда это необходимо.
• Увеличение процента побед как следствие качественной подготовительной работы.

Теперь минусы:

• Стоимость. Действительно качественное сопровождение стоит недешево.
• Нужна вовлеченность. Для успешных результатов в тендерах необходимы скоординированные усилия не только специалистов, но и заказчика услуг. Заказчик согласовывает заявки, определяет порог минимальную цены в аукционе, принимает решение по участию и т. д.
• Потоковость. Некоторые компании, оказывающие тендерное сопровождение, лишь поверхностно погружаются в потребности заказчика, оформляя заявки потоком от многих тысяч компаний. Ни а каком глубоком погружении в потребности заказчика тут речи нет.

Какие услуги входят в тендерное сопровождение

Схему успешного участия в тендерах можно представить в виде десяти шагов. Каждый из них можно выполнить либо самостоятельно, либо с помощью специализированной организации.

1. Поиск подходящего тендера. Государственные тендеры публикуются на сайте zakupki.gov.ru , тендеры коммерческих компаний на сотнях сторонних сайтов, корпоративных площадок и коммерческих ЭТП. Ввиду того, что база тендеров ежеминутно обновляется, а сроки подготовки заявки сжаты – лучше использовать специализированные программы-агрегаторы тендеров, такие как FindTenders.ru, которые осуществляют мониторинг всех тендеров и находят подходящие по заданным критериям. Компании, осуществляющие сопровождение, также используют тендерные агрегаторы.
2. Анализ тендерной документации. Иногда даже победа в тендерах оборачивается потерей денежных средств и уймы времени, не говоря уже об участиях в заведомо безперспективных торгах. Все потому, что компании не уделяют должного внимания аудиту как самого тендера, так и заказчика, размещающего извещение о тендере. Нужно тщательно проанализировать тендер целиком по десяткам критериев, что ощутимо повысит эффективность дальнейших этапов. Эту работу лучше поручить специалистам с большим стажем в тендерах.
3. Цифровая подпись, ЭЦП. Для участия в электронных аукционах обязательно нужна цифровая подпись, которую выдает специализированная организация – удостоверяющий центр (УЦ). В настоящий момент сеть УЦ и их партнеров достаточно развита в любом регионе и населенном пункте, поэтому получение ЭЦП не доставляет больших хлопот. Важно лишь выбрать подходящий уровень защиты ЭЦП, чтобы иметь возможность принимать участия на выбранных площадках.
4. Аккредитация (регистрация) на торговых площадках. Эта задачи и связанная с ней настройка ПО могут вызвать осложнения у компаний, у которых нет собственного ИТ отдела и опыта настройки соответствующего ПО. Компании, осуществляющие сопровождение, аккредитуют на площадках, помогут удаленно настроить ПО и подговтоить компьютер для участия в торгах
5. Подготовка заявки на участие. Наиболее часто заказываемая услуга у тендерных специалистов. Сложность подготовки заявки может варьироваться от простой ( в случае запроса котировок) до очень сложной (в случае конкурса) с сотней страниц технической документации. Некорректно или недостаточно полно заполненные заявки являются основной причиной отказа допуска к торгам. Помимо этого, может возникнуть ситуация, когда необходимо составить запрос организатору тендера на разъяснения положений тендерной документации. Подготовку заявки, особенно новичку, лучше доверить тендерным специалистам с большим стажем.
6. Денежное обеспечение заявки на участие. Чаще всего, особенно в крупных тендерах, для участия в них необходимо внести сумму до 5% от начальной минимальной цены (НМЦ) контракта на обеспечение участия. Обеспечение удерживается с победителя, если он отказывается подписать контракт. Во всех других случаях, сумма обеспечения возвращается участнику. Для крупных тендеров сумма в 5% от НМЦ может быть весьма существенной. Чтобы не вынимать деньги с оборота, часто разумней привлечь специальный целевой займ или оформить банковскую гарантию. Финансовый специалист подберет лучшие условия от сотен банков и МФО.
7. Участие в тендере. Как правило, электронный аукцион. За этот этап работы отвечает либо штатный тендерист, либо удаленный сотрудник компании, осуществляющий сопровождение. Данная услуга расположена на втором месте по популярности после подготовки заявки на участие. Опытный специалист с большей вероятностью победит в аукционе, к тому же не допустит сильного падения в цене. Все это в итоге скажется на размере прибыли победителя.
8. Подготовка документации и согласование контракта. Если дошли до этого этапа, значит контракт почти в кармане. Почти. Есть ряд нюансов и тонкостей, на которые необходимо обратить внимание при подготовке документации и подписании контракта. Даже если компания опытная и не в первый раз заключает договор с заказчиком, лишний раз все проверить не помешает, ведь цена ошибки высочайшая – это невыполнение контракта и, как следствие, потеря обеспечения и занесение в РНП (Реестр недобросовестных поставщиков), что перечеркивает возможность в дальнейшем участвовать гостендерах.
9. Денежное обеспечение контракта победителем. Обеспечение исполнения контракта может достигать 30% от НМЦ, что обычно составляет крупную сумму. Замораживание оборотных средств на время исполнения контракта выглядит неразумно. Гораздо лучше привлечь специальный целевой займ или оформить банковскую гарантию. Финансовый специалист подберет лучшие условия от сотен банков и МФО.
10. Подписание контракта. Если предыдущие этапы прошли гладко, то подписание контракта не вызовет сложностей, однако иногда срочно может понадобится консультация опытного юриста.

Типы тендерного сопровождения

1. Помощь на определенном этапе в рассмотренной выше схеме. Итогом выполнения этапа будет какой-либо измеримый промежуточный результат. Например, результатом первого этапа (поиска подходящего тендера) будет ссылка на оригинал размещения, результатом пятого (подача заявки) – оформленная по всем правилам заявка на участие, которая гарантированно будет допущена к участию в аукционе или к итоговому рассмотрению тендерной комиссией. Помощь на определенном этапе может быть разовая, нацеленная на решение отдельно взятой задачи (например, подготовка заявки на участие) или постоянная, в рамках тарифов по сопровождению. Постоянная помощь как правило выгоднее за счет постоянного и стабильного объема работы. Оплата как правило идет по факту завершения промежуточного этапа.
2. Полное сопровождение под ключ, или иначе тендерный аутсорсинг. В этом случае, компания-поставщик услуг оказывает полный цикл работ от поиска до победы в тендере. Кроме того, как правило, на протяжении всей совместной работы заказчику услуг оказывается консультация по всем вопросам тендерного процесса. Участнику закупок нет необходимости вникать во все тонкости и нюансы работы, он может сосредоточиться на главном – на продукте и на его цене. Оплата за услуги может идти как за абонентское обслуживание, так и за результат (например, победа в тендере или допуск заявки). Встречается и комбинированный подход – плата взимается за процент с суммы выигрышного контракта победного тендера + абонентское обслуживание.

Кому выгоден тендерный аутсорсинг

Тендерный аутсорсинг подойдет организациям, которые:

• Не имеют большого опыта успешного участия в тендерах.
• Не имеют в штате специалистов по тендерам.
• Хотят быстрых результатов.
• Хотят оптимизировать траты на содержание тендерного отдела или отдельных тендерных специалистов.
• Хотят сосредоточиться на главном, отдав второстепенное профессионалам.

Для того, чтобы понять свою выгоду, нужно предварительно оценить масштаб и объем необходимых работ успешного участия. Рассмотрим типичную ролевую структуру тендерного отдела.

Структура тендерного отдела

В нескольких ролях может выступать один и тот же сотрудник, в то же время, на одну роль может понадобится несколько сотрудников.

• Менеджер. Ведет координационную работу по всему спектру вопросов, выступает как контактное лицо для коммуникации с заказчиком услуг или бизнес-подразделениями.
• Тендерный специалист. Подбирает подходящие тендеры и оформляет заявки на участие.
• Тендерный юрист. Анализирует тендер на предмет возможной аффилированности и коррупционности, а также соответствия законодательству. Формирует и отправляет запросы организатору на разъяснение положений документации к закупке. Формирует и отправляет жалобы в ФАС в случае подозрения на нарушения законодательства. Проверяет контракт на предмет соответствия законодательства и интересам компании. Отстаивает интересы компании в суде. Обеспечивает правовую консультацию на всем протяжении работы с тендером.
• Финансовый специалист. Подбирает наилучшие условия для внесения обеспечения заявки и контракта. Оформляет заявки на банковскую гарантию и тендерный кредит.
• IT-специалист. Готовит рабочее место для участия в торгах, настраивает аппаратное и программное обеспечение. Выступает в роли оператора от компании во время проведения торгов. Устраняет ошибки и неисправности, фиксирует технические проблемы во время проведения торгов на площадке.

Все специалисты так или иначе задействованы на различных этапах работы с тендером. Если компания небольшая или объемы торгов незначительны – то содержать такой штат сотрудников накладно. Тендерный аутсорсинг решает проблему экономии средств, особенно на начальном этапе работы с заказами. Заказчик услуг контактирует только с личным менеджером компании-аутсорсера, что избавляет от лишней «головной боли» и проблем с организацией совместной работой многих специалистов. Заказчик получает измеримый результат работы тендерного отдела, не вдаваясь в технические детали и нюансы.

Как выбрать компанию по сопровождению

Важно понимать, что для успешного участия в тендерах в любом случае понадобится вовлеченность компании заказчика. К тендерному аутсорсингу необходимо относиться как к инструменту, а не как к волшебной палочке, которая даст новые заказы. Вот несколько важных советов, которые помогут успешно участвовать в тендерах, используя аутсорсинг:

• Узнайте, есть ли вообще спрос на ваш товар/услугу у госзаказчиков крупных коммерческих компаний. Прежде, чем заключить договор по тендерному аутсорсингу, попросите у компании срез по вашей отрасли за предыдущий квартал/год. Оцените объем, средний чек и регулярность спроса. Просчитайте выгоду от участия в тендерах и только после этого принимайте решение о сотрудничестве.
• Тщательно подбирайте компанию-поставщика услуг по сопровождению. Посмотрите на ее опыт, выигранные контракты, отзывы реальных клиентов. Помните, что отзывы не могут быть только положительными – это признак недобросовестной работы пиарщиков аутсорсинговой компании, которые подделывают отзывы от известных организаций и затирают негатив. Возьмите контакты и прозвоните реальных клиентов – им нет смысла что-то скрывать или утаивать.
• Не гонитесь за дешевизной. Хорошие и качественные услуги стоят дорого. Есть «потоковые» компании, оказывающие услуги тысячам организаций, они не могут уделить достаточно внимания именно вам и не заинтересованы в именно в вашей победе. Есть компании, которые полностью погружаются в вашу предметную область и проблематику и подбирают стратегию участия в разы превосходящую по эффективности «потоковый» подход.
• Наконец, самое главное – никто не гарантирует вам 100% победу в тендере. Никто. Точка. Если вы видите в коммерческом предложении гарантии победы в конкретном тендере или количество побед за определенный период – знайте, это обман чистой воды. За манипуляцию в сфере тендеров организаторы несут уголовную ответственность и связываться с мошенниками не стоит. Победителем тендера признается участник, предложивший наилучшие условия для исполнения контракта, согласно тендерной документации. В большинстве случаев главным критерием является цена в заявке, но далеко не всегда.