Как перевести команду на корпоративный мессенджер

Обсуждение рабочих вопросов в чатах Telegram и WhatsApp вошло в привычку. Все началось во время пандемии, когда общение мигрировало в онлайн-пространство и сформировалась новая культура деловой переписки в мессенджерах. Однако спустя годы стало очевидно, что коммуникации, выстроенные подобным образом, влекут за собой серьезные финансовые и репутационные риски для бизнеса.

Зачем внедрять корпоративный мессенджер

• Кибербезопасность. По данным Cnews, публичные мессенджеры стали самым популярным каналом утечки данных (54% случаев). Это говорит о том, что бизнесу нужно искать более безопасные, но удобные альтернативы для сохранности информации. Таким решением может стать корпоративный мессенджер, где сотрудники общаются в закрытом и контролируемом пространстве. При работе с такими платформами можно назначать администраторов чатов, добавлять гостей и оперативно ограничивать доступ уволенным сотрудникам.
• Эффективность коммуникаций. Другая причина — потребность разграничить личное и рабочее пространство. По данным РБК, россияне тратят до четверти рабочего времени на личные дела: переписки, звонки, общение в социальных сетях. Переход на корпоративный мессенджер упрощает и ускоряет внутренние коммуникации за счет единого виртуального пространства и отсутствия развлекательного контента. Внедрение решает проблему информационной разрозненности, снижает нагрузку на электронную почту, помогает фокусироваться на задачах и бороться с выгоранием сотрудников.

Как выбрать подходящее решение для бизнеса

1. Оцените масштаб внедрения. Небольшим компаниям важно ориентироваться на простоту использования, низкую стоимость и готовые SaaS-решения. В рамках модели SaaS пользователи работают в программе через интернет с любого места и устройства. При этом вычислительные мощности ПО хранятся на серверах провайдера, благодаря чему внедрение не требует больших затрат и сложной адаптации.

Крупным компаниям стоит обратить внимание на масштабируемость, безопасность, возможность интеграции и развертывания On-premise на собственных серверах. Так, выбирая решение On-premise и инвестируя в собственное оборудование, крупный бизнес в перспективе экономит на регулярной оплате услуг вендора.

2. Обратите внимание на безопасность. Для обеспечения безопасности данных корпоративный мессенджер должен поддерживать сквозное шифрование, двухфакторную аутентификацию и контроль доступа. Обязательно должно быть разграничение прав пользователей и возможность интеграции с корпоративными системами безопасности. Не будут лишними отчеты о проверке кода мессенджера на уязвимости или CVE на языке безопасников.

3. Определите ключевые проблемы коммуникаций. Например, у вас распределенная команда, а в коммуникациях много рутины. Тогда обратите внимание на наличие искусственного интеллекта в мессенджере — он станет для вас конкурентным преимуществом. Если вы проводите много онлайн-собраний, «умный» мессенджер поможет с резюме встреч, подсвечиванием ключевых моментов обсуждений, приоритизацией сообщений.

Кроме того, моментально резюмируя содержание чатов, ИИ быстро погружает новых членов команды в контекст переписок. В нашем случае ИИ сэкономил больше 10% рабочего времени сотрудников.

Как подготовить сотрудников

На первых порах сотрудники могут не поддержать изменения по разным причинам: от банального нежелания учиться новому до страха перед автоматизацией. Переход на корпоративный мессенджер, как и любые новшества, может встретить сопротивление в коллективе.

Чтобы его преодолеть, соберите команду IT-евангелистов, которые займутся популяризацией внедрения в компании. Они помогут с демонстрацией преимуществ и работой с возражениями. Вдобавок, помогите им сформировать ключевые идеи и кейсы, которые покажут ценность и пользу этого внедрения.

Как организовать процесс внедрения

Перед масштабным внедрением проведите ограниченное пилотирование выбранного мессенджера. Пилотная группа должна на 1-2 недели целиком отказаться от использования других мессенджеров для внутренних коммуникаций. Это нужно для того, чтобы проверить эффективность внедрения, устранить ошибки и собрать обратную связь от пользователей.

Затем организуйте обучение сотрудников. Можно ограничиться видео и инструкциями по работе с платформой, а можно провести полноценные воркшопы.

Также составьте план перехода на новую платформу и подкрепите мотивацию перехода публичной целью, выпуском внутреннего приказа или другой официальной коммуникацией. После этого запускайте полноценный переход.

Какие сложности возникают во время внедрения

• Технические — интеграция с текущими системами, настройка прав доступа и перенос данных. Их решают через поэтапное внедрение и тестирование.
• Организационные проблемы включают сопротивление сотрудников и снижение продуктивности на старте. Важно заранее обучить команду, назначить ответственных за изменения, обеспечить поддержку в переходный период.

При этом очень помогает наличие в мессенджере специальных дашбордов – информационных панелей, на которых наглядно показана статистика активности команды.

Как оценить успешность перехода

При наличии дашбордов легче оценить процент переноса рабочих обсуждений и встреч. Коммуникационные дашборды обычно включают рейтинг активных участников, статистику по каналам, показатели активности.

Также помогает функциональность эффекта присутствия, когда видны перемещения пользователей по каналам и звонкам и отображаются статусы их действий. Косвенно можно оценить эффективность по количеству созданных каналов и запланированных звонков. 

Выводы

Выбирая между мессенджерами, опирайтесь не только на функционал и стоимость. Учитывайте то, какие ваши проблемы в коммуникациях решает конкретная платформа. Тогда корпоративный мессенджер окажется не просто каналом общения, а инструментом, положительно влияющим на бизнес-результат.

Читайте также: