В прошлом году я поставил себе цель: один месяц руководить компанией вне офиса. Мне это было нужно, чтобы вырваться из оперативной текучки, больше заниматься стратегическим планированием и улучшить свои навыки в менеджменте. Расскажу, что в итоге получилось.
Моя компания занимается поисковым продвижением сайтов и управлением репутацией в сети, 100% нашей работы связано с интернетом. Поэтому все процессы можно было выполнять и контролировать удаленно. Здесь не было сложностей, но вот вопросы психологии никто не отменял. Когда ты встречаешься с сотрудниками каждый день, планерки и любые дискуссии проходят в живом формате, а режим онлайн такой возможности не дает. Нужно перестраиваться. Итак, обо всем по порядку.
Инструменты, которыми я пользовался
- Skype. Ежедневно утром мы проводили короткие планерки на пять-десять минут и обсуждали на них ключевые вопросы. Днем время от времени разговаривали по Skype, но делали это нерегулярно, а по необходимости. Все рутинные вопросы решали, переписываясь в мессенджере.
- «Битрикс 24». Постановка и контроль выполнения задач были организованы через «Битрикс 24»: мы и так его используем в текущей работе. В удаленном формате он оказался хорошим вариантом, но не лучшим, у меня есть куча вопросов к этой системе.
И, конечно, я пользовался электронной почтой и мессенджерами, как это обычно делаю в офисе.
Матрица Эйзенхауэра в действии
Наилучшим образом мой опыт работы вне офиса в течение месяца иллюстрирует матрица Эйзенхаура. Радикально уменьшились поглотители времени – «срочные-ненужные» и «несрочные-ненужные» задачи в рабочем графике. Все мы неидеальны, поэтому в офисе у меня было немало таких задач.
Что получилось
- Вырваться из текучки и заняться стратегическими задачами. Отсутствие в офисе уменьшило количество задач из квадратов «срочное-ненужное» и «несрочное-ненужное». Удалось сформировать список основных стратегических задач на ближайший год и план их достижения.
- Саморазвитие и получение новых знаний. Освободилось время на то, чтобы заняться задачами, до которых не доходили руки: изучить книгу Филипа Котлера «Маркетинг 4.0», регулярно заниматься английским, пройти онлайн-курсы по новым инструментам маркетинга, регулярно читать профессиональные статьи. Из личного: я каждый день бегал.
- Нетворкинг. Здесь два больших направления. Первое – это новые знакомства. В итоге несколько новых проектов, которые нам удалось получить благодаря знакомствам в Сингапуре. Второе – это старые знакомые, с которыми не общался по причине отсутствия времени. Появилась возможность это сделать. Когда читаешь много профессиональной литературы, понимаешь, что это может быть полезно строителю Иван Ивановичу, а вот этим может воспользоваться Наталья, которая владеет юридической компанией. В итоге со многими старыми и текущими партнерами обновились связи.
- Активизация всех процессов. Любые радикальные изменения – это стресс, с которым нужно справляться, поэтому вариант стагнации просто невозможен. Часть наших бизнес-процессов стала лучше, другая часть – хуже: здесь разнонаправленные векторы. Но на 100% высветились проблемные зоны.
- Повысить эффективность работы команды. Эффективность, безусловно, повысилась. Мы стали меньше обсуждать очевидное, стали точнее. Письменная формулировка даже самых мелких задач дисциплинирует и руководителя, и сотрудников. Ты точнее изъясняешься, сотрудники – точнее исполняют.
Что не получилось
- Повысить прибыль и выручку. Ключевой целью на этот период не было увеличение прибыли. Но бизнес – это показатели. Поэтому важно отметить, что мы остались на прежнем уровне.
- Найти лучшие идеи, что-то абсолютно новое. Мы запускали в это время новый продукт, но он не был чем-то абсолютно новым, базировался на знаниях, которые у нас уже были.
Выводы, которые я сделал
В целом это очень полезный опыт, и ровно через год я обязательно его повторю. Это хорошая прививка эффективности качества рабочего процесса, полезная как для руководителя, так и для сотрудников. Да, не все получилось, выявились слабые места и проблемы, которые нужно решать.
Однако как постоянный вариант удаленная работа неэффективна, потому что решать всех операционных задач невозможно вне офиса. Встречи с частью клиентов нельзя проводить онлайн, поэтому приходилось откладывать их до моего возвращения.
Если хотите посмотреть на свой бизнес со стороны, обязательно попробуйте сделать что-то похожее. Но, ни в коем случае, не путайте удаленную работу с отпуском. С понедельника по пятницу я использовал восьмичасовой рабочий день, реже – пяти-шестичасовой, когда количество задач было небольшим.
Что учесть, планируя такой эксперимент
- Два стабильных канала связи. В стране, где вы будете постоянно находиться, нужен мобильный оператор с безлимитным тарифом и надежный интернет. И там, и там бывают проблемы, поэтому часто при проведении переговоров приходилось переключаться. В России очень хороший интернет, и это сильно притупляет объективную оценку связи в мире.
- Предварительная подготовка. Как без вас будут подписываться документы? Куда будут приходить sms-сообщения банка для подтверждения платежей? Эти вопросы очень важны, но их легко можно пропустить. Сможет ли офис полноценно работать без вас?
- Удаленный компьютер, который работает в России. Часть банков просто не даст вам доступ из-за границы. Поэтому я использовал включенный компьютер в офисе с TeamViewer, на который заходил для работы с платежами.
Оптимизируйте свою работу и находите новое. Это очень сильно развивает вас как руководителя и вашу команду!
Павел, спасибо! Очень интересная и нужная статья! Я давний поклонник удалённых методов работы, смею считать себя опытными организатором подобных методов.
Я согласен с Вами в оценке. Согласен, что периодически удалённая работа, именно работа, а не отпуск, позволяют не только взглянуть по-новому, но и проверить свои силы в возможности сохранить управляемость бизнеса.
Понимаю Ваш драйв!
Могу только добавить, как специалист ИТ, что кроме TeamViewer сейчас огромное число других технологий и техник. Это новый мир и новые возможности.
Даже упомянутое Вами подписывание документов решается не очень сложно.
Правда выступает на первый план безопасность бизнеса. Не стоит маниакально всего бояться, но забывать про это ни в коем случае нельзя.
Спасибо, Анатолий. А какие инструменты используете вы? Или где о них можно почитать, если они описаны?
Мы сейчас используем Vmware Horizon. Очень удобно! и плюс "обычные" облака - всё доступно хоть из Лондона.
Интересный опыт. А что вы думаете об таком механизме общения сотрудников, как интернет форум? Закрытый для посторонних разумеется. Я полагаю, что он может разрешить многие проблемы коммуникации, только сотрудникам сложно начать общаться письменно в новой форме.
Электронные письма и мессенжеры - это уже прижилось, а корпоративный форум пока еще и не начинал внедряться. Но опыт общения на некоторых форумах мне говорит, что вовлечение может быть очень высоким, заменить фактически живые встречи.