Как измерить полезный результат совещания

Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что прошло «хорошо – плохо», было «полезным – бесполезным» или «эффективным – неэффективным» и т.д. Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний.

Под эффективностью понимается отношение полезного результата некоторого процесса к затратам на его выполнение. Что касается затрат, то их довольно просто определить, например, путем подсчета трудозатрат участников в человеко-часах. Но как измерить полезный результат, эффективность совещаний и их результативность?

Можно считать, что совещание прошло эффективно, при условии, если:

• Цели достигнуты,
• Рассмотрена вся повестка дня,
• Запланированная продолжительность не превышена,
• Принятые решения доведены до исполнителей,
• Исполнители приняли и поняли, как выполнять решения.

Эффективность – это количественная сторона мероприятия (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников), ее можно измерить и накапливать данные для анализа динамики эффективности, для оценки, в каком направлении идет дело. Термины «эффективность» и «результативность» часто идут рядом, иногда даже кажутся взаимозаменяемыми. В каком направлении надо совершенствовать совещания, с чего начинать – повышать их эффективность или результативность? И это не пустой вопрос.

Руководитель вынужден время от времени задаваться им: что лучше – быстрее пройти всю повестку дня, не допускать отступлений от нее и формально эффективно закончить совещание? При этом качество решений и их результативность остается под сомнением. Либо полностью сконцентрироваться на существе вопросов, добиваться наилучших решений, пусть даже в ущерб эффективности? (Затянуто время, остались нерассмотренными вопросы, все переругались и т.д.). Или же пытаться соблюсти «золотую середину», стремясь к эффективности, но только не за счет результативности. Здесь каждый руководитель действует по ситуации и выбирает свой путь.

Мы считаем, что сначала следует обеспечить повышение эффективности, убрать явные недостатки, поскольку улучшения в этой области проявляются очевидным образом. При прочих равных условиях более эффективные совещания постепенно станут и более результативными, хотя бы тому, что время не будет попусту растрачиваться. И если даже не последует немедленное улучшение качества решений, результативность повысится, поскольку сотрудники быстрее, с меньшими потерями времени и нервов будут возвращаться к своей повседневной деятельности.

Для этого мы предлагаем давать более детализированные и отнесенные к конкретным этапам совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ) количественные оценки, позволяющие отслеживать качество и эффективность совещаний, сравнивая по выбранной пользователем шкале различные характеристики процессов. Такие оценки целесообразно периодически делать при формировании и использовании «дорожной карты» эффективных совещаний, а также при их совершенствовании, для накопления и анализа статистики показателей в базе данных совещаний.

С помощью приведенной ниже таблицы руководитель, секретарь или участники могут самостоятельно оценить текущий уровень служебных совещаний и, на основе этой оценки, выработать меры по устранению ошибок и совершенствованию данного процесса. Перечень показателей, значения весов по этапам совещаний и максимальные оценки для отдельных показателей могут устанавливаться самостоятельно, в зависимости от конкретных условий той или иной организации.

Эта простая по форме и содержанию таблица (настроенная на условия конкретной организации), обеспечивает указание на «узкие места» совещаний и способна дать заинтересованным лицам существенно более обоснованные оценки эффективности, чем многословные досужие рассуждения на тему плохие или хорошие у нас проводятся совещания.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 14 июня 2012 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции