Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что прошло «хорошо – плохо», было «полезным – бесполезным» или «эффективным – неэффективным» и т.д. Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний.
Под эффективностью понимается отношение полезного результата некоторого процесса к затратам на его выполнение. Что касается затрат, то их довольно просто определить, например, путем подсчета трудозатрат участников в человеко-часах. Но как измерить полезный результат, эффективность совещаний и их результативность?
Можно считать, что совещание прошло эффективно, при условии, если:
- Цели достигнуты,
- Рассмотрена вся повестка дня,
- Запланированная продолжительность не превышена,
- Принятые решения доведены до исполнителей,
- Исполнители приняли и поняли, как выполнять решения.
Эффективность – это количественная сторона мероприятия (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников), ее можно измерить и накапливать данные для анализа динамики эффективности, для оценки, в каком направлении идет дело. Термины «эффективность» и «результативность» часто идут рядом, иногда даже кажутся взаимозаменяемыми. В каком направлении надо совершенствовать совещания, с чего начинать – повышать их эффективность или результативность? И это не пустой вопрос.
Руководитель вынужден время от времени задаваться им: что лучше – быстрее пройти всю повестку дня, не допускать отступлений от нее и формально эффективно закончить совещание? При этом качество решений и их результативность остается под сомнением. Либо полностью сконцентрироваться на существе вопросов, добиваться наилучших решений, пусть даже в ущерб эффективности? (Затянуто время, остались нерассмотренными вопросы, все переругались и т.д.). Или же пытаться соблюсти «золотую середину», стремясь к эффективности, но только не за счет результативности. Здесь каждый руководитель действует по ситуации и выбирает свой путь.
Мы считаем, что сначала следует обеспечить повышение эффективности, убрать явные недостатки, поскольку улучшения в этой области проявляются очевидным образом. При прочих равных условиях более эффективные совещания постепенно станут и более результативными, хотя бы тому, что время не будет попусту растрачиваться. И если даже не последует немедленное улучшение качества решений, результативность повысится, поскольку сотрудники быстрее, с меньшими потерями времени и нервов будут возвращаться к своей повседневной деятельности.
Для этого мы предлагаем давать более детализированные и отнесенные к конкретным этапам совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ) количественные оценки, позволяющие отслеживать качество и эффективность совещаний, сравнивая по выбранной пользователем шкале различные характеристики процессов. Такие оценки целесообразно периодически делать при формировании и использовании «дорожной карты» эффективных совещаний, а также при их совершенствовании, для накопления и анализа статистики показателей в базе данных совещаний.
С помощью приведенной ниже таблицы руководитель, секретарь или участники могут самостоятельно оценить текущий уровень служебных совещаний и, на основе этой оценки, выработать меры по устранению ошибок и совершенствованию данного процесса. Перечень показателей, значения весов по этапам совещаний и максимальные оценки для отдельных показателей могут устанавливаться самостоятельно, в зависимости от конкретных условий той или иной организации.
Эта простая по форме и содержанию таблица (настроенная на условия конкретной организации), обеспечивает указание на «узкие места» совещаний и способна дать заинтересованным лицам существенно более обоснованные оценки эффективности, чем многословные досужие рассуждения на тему плохие или хорошие у нас проводятся совещания.
| Таблица самопроверки состояния дел по служебным совещаниям | |||
| Вопросы по этапам совещаний | Вес раздела | Цена вопроса* | |
| Макс балл | Факт балл | ||
| Организация совещаний | 0,10 | | |
| Планируется ли график проведения совещаний на период | 20,00 | | |
| Существует ли регламент | 30,00 | | |
| Ознакомлены ли участники с графиком совещаний | 10,00 | | |
| Определен ли заранее состав участников | 20,00 | | |
| Разработан ли формат повестки дня и протокола | 20,00 | | |
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 10,00 | 0,00 | |
| Подготовка совещаний | 0,15 | | |
| Участники заблаговременно предупреждаются о совещании | 30,00 | | |
| Повестка дня заблаговременно направляется участникам | 30,00 | | |
| Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам | 20,00 | | |
| Ответственные готовят отчеты в письменном виде | 10,00 | | |
| Подготовка и оснащение переговорной комнаты проверяется | 10,00 | | |
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 15,00 | 0,00 | |
| Проведение совещаний | 0,30 | | |
| Порядок рассмотрения повестки дня соблюдается | 30,00 | | |
| Учитывается ли время по темам повестки дня | 10,00 | | |
| Участники корректны и выслушивают друг друга | 20,00 | | |
| Ответственные и выступающие всегда предлагают решения | 20,00 | | |
| Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят | 20,00 | | |
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 30,00 | 0,00 | |
| Завершение совещаний | 0,15 | | |
| Протокол подготовлен и согласован сразу | 30,00 | | |
| Протокол утвержден и разослан сразу | 30,00 | | |
| Что делать по протоколу, всем понятно | 20,00 | | |
| В рамки планового времени уложились | 10,00 | | |
| Следующие повестка дня и участники определены | 10,00 | | |
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 15,00 | 0,00 | |
| Контроль совещаний | 0,20 | | |
| Поручения своевременно доведены до исполнителей | 10,00 | | |
| Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю | 20,00 | | |
| Причины неисполнения поручений устанавливаются и обсуждаются | 20,00 | | |
| Ход исполнения поручений всегда контролируется | 20,00 | | |
| Исполнительская дисциплина оценивается и выводы делаются | 30,00 | | |
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 20,00 | 0,00 | |
| Анализ совещаний | 0,10 | | |
| История рассмотрения вопросов анализируется | 20,00 | | |
| Затраты времени по темам анализируются | 30,00 | | |
| Материалы из БД используются в работе | 20,00 | | |
| Статистика используется участниками | 10,00 | | |
| Трудозатраты участников анализируются | 20,00 | | |
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 10,00 | 0,00 | |
| Уровень служебных совещаний (сумма баллов по всем разделам), %% | 1,00 | 100,00 | 0,00 |
| * Цена вопроса, от полного отрицания до полного согласия, от «0» до максимального значения в этой же строке баллов | | | |
| Для сравнения: уровень совещаний (максимум – 100 баллов): до 40 – низкий, от 40 до 70 – средний, больше 70 – высокий | | | |
Впервые статья была опубликована на Executive.ru 14 июня 2012 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции
Александр Иванович, а как перейти к КПД совещаний?
В одной из дискуссий идет речь о КПД дискуссий на страницах СМИ ''E-xecutive.ru'' и народ всерьез озабочен вопросами полезности и измеримости...
Об эффективности совещаний все больше и больше пишут на этом сайте. Но эффективности от этого не прибавляется! :)
В 90 гг., мой бывший шеф - удачливый кооператор в прошлом, собрал команду молодых и перспективных ''дворовых менеджеров'' или как пишут талантов от Бога. Финансовым директором компании работал в прошлом участковый и гаишник из скромной деревни ''Гадюкино'' - команда состояла из 7 человек. Оборот достигал 12 нулей после единицы, за счет экспорта металла за рубеж. Потом все разом как то стало сдуваться. Шефа потянуло на инновации и технологии (1993 год) и он практически руководил бизнесом дистанционно из другого города, где была наука.
Разбор полетов делали делали очень детально, каждую ошибку анализировали, нет проколов! Потом нашли! В офисах стали появляться прослушивающие устройства с двух сторон, от бандитов и силовых структур - утечка информации - утечка капитала. Снимали ''жучки'' бандитов - приезжали бандиты, ''жучки силовиков'' - прибывали ''маски шоу''. Шеф в конце концов устал от постоянных разводок. Фирму потихоньку прикрывали (банкротство). Но параллельно открывали новую и купили офис - очень скромный на первом этаже жилого дома в полнометражной 4 комнатной квартире. Из 200 человек осталось всего 8. Новый офис - отличался от остальных в городе, скромностью внутри, но не начинкой в техоборудовании касаемо безопасности работы компании. Стояла ''мощная глушилка'' от всей прослушивающей аппаратуры, от всей считывающей информацию датчиков и т.д. Я уже в то время работал на иностранную компанию, но по счастливому совпадению наши офисы были на одной лестничной площадке - для экономии безопасности бизнеса и близости ''бывших партнеров'' - отличные условия сотрудничества. Так и развивались... и все совещания и решения имели место быть и работать в полную отдачу.
Был случай когда в молодости нанимали хорошего специалиста, но отказывались от него при первом ''крещении'' в той же бане. Когда вызываются ''девочки'' работающие под прикрытием собственной службы безопасности, а не работающие на сторону других ''конкурирующих сторон''. Так вот проколы именно на том, что человек выпьет, расслабиться и начинает рассказывать о планах компании (простое мужское хвастовство) - девочкам и утечка информации и есть уже не успех... всех совещаний и стратегий - РАБОТЫ совещательного органа. :) Еще много, очень много можно писать об этом и случаях из своей жизни. Но вас господа/товарищи - это только ждет. А вооружен, значит ... :) Успехов!
Совещание – это не более, чем инструмент. Он глубоко вторичен относительно целей и задач, для решения которых этот инструмент применяется. Практически углубляться в исследование данной проблемы, значит попусту тратить время на констатацию очевидных и весьма тривиальных вещей. Просто поразительно, как в некоторых случаях можно найти тему для целой статьи практически на пустом месте… Это дар Божий! Весьма полезный, между прочим, скил. Может его надо подвергнуть пристальному исследованию? В смысле то, как из ничего сделать что-то.
Даже Боги! На Олимпе и то собирали совещания! :)
Так я не против совещаний! Я по-хорошему завидую способности потрындеть ни о чем. Вы, тоже в этом смысле профи, Александр – 2 230 сообщений!!! А то я все по делу, да поделу… Надоело. Надо выдавливать из себя зануду по капле. А тут такие россыпи опыта – и Вы, статья про эффективность совещаний…