Борис Серов, генеральный директор «РЭМЭКС», и Вячеслав Ситников, руководитель проекта в «РЭМЭКС», специально для Executive.ru
В цифровых таск-трекерах можно организовать не только офисные задачи, но и промышленные процессы. В этой статье расскажем, как мы выстроили работу в Kaiten, сделали работу прозрачнее и уменьшили репутационные риски.
Группа компаний «РЭМЭКС» работает на рынке промышленной теплоэнергетики. У нее производство полного цикла: она создает, проектирует, устанавливает блочно-модульные котельные и тепловое оборудование.
Компания работает с «Газпромом», «Транснефтью» и другими корпорациями, а также с застройщиками и частными инвесторами. С такими заказчиками процессы всегда должны быть идеально отлажены, потому что любая проблема — это угроза репутации.
Как было раньше и почему внедрили Kaiten
До Kaiten мы вносили данные о процессах в сводные Excel-таблицы. Главная проблема с ними — невозможность совместной работы. Чтобы внести изменения в таблицу, ее нужно скачать на компьютер, отредактировать, сохранить и отправить коллегам по email. Если несколько сотрудников должны внести правки, на почте образуется много файлов — в них легко запутаться.
Также сотрудники группы компаний обменивались служебными записками о поручениях и выполненных задачах. Они смешивались с другими письмами, могли теряться. Не хватало системности — например, невозможно было посмотреть все задачи и их актуальные статусы на одном экране в реальном времени.
В 2020 году в «РЭМЭКС» задумались о внедрении сервиса, который поможет упорядочить производственные процессы и сделать их прозрачными.
У группы компаний долгий цикл производства, который состоит из нескольких процессов:
- подписание договора;
- проектирование;
- закупка;
- производство.
Если один процесс сорван, например затянули с подписанием договора или закупкой материалов, нарушаются сроки всего проекта. Это репутационные риски: крупный заказчик может уйти и не вернуться. По этой причине «РЭМЭКС» хотела сначала перевести на цифровой трекер производство, а не коммерческий отдел, как это часто бывает в промышленности.
Мы изучали, какими программами пользуются конкуренты, и выбрали Kaiten по пяти основным причинам:
- российский сервис — он точно не уйдет с рынка и не заблокирует аккаунты, а значит, данные не пропадут;
- широкий набор функций — можно не только создавать и двигать карточки, но и выстраивать планирование, добавлять взаимосвязи между задачами и смотреть аналитику;
- понятный интерфейс, прозрачность — удобно отслеживать любые задачи и процессы;
- функция интеграции с ERP-системой — чтобы управлять процессами найма и менеджмента;
- возможность установить систему на серверы компании — можно полностью интегрировать ПО в инфраструктуру и получить автономный, не зависящий от разработчика продукт.
Как устроена работа в Kaiten
Мы создали отдельное пространство для отслеживания проектов и входящей корреспонденции — в нем есть несколько досок:
Доска с проектами
У «РЭМЭКС» есть верхнеуровневая доска, на которой отображаются все проекты. Так наглядно видно, сколько проектов находится в работе и на какой стадии каждый из них: например, «Оценка формы договора», «Согласование», «Заключение контракта», «Ожидание аванса», «Производство» и другие.
Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
Здесь одна карточка — один проект. К нему прикреплена вся самая важная информация:
- договор и другие документы;
- чек-листы этапов, например проектирования, закупки, изготовления;
- метка с названием компании-заказчика.
Удобно, что доску с проектами можно отобразить в виде таймлайна и отслеживать сроки по ним. Если возникает задержка, сразу понятно, на каком этапе она возникла и из-за чего. Не нужно звонить сотрудникам, писать им служебные записки и долго ждать ответа.
Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
Отдельные доски объектов
Верхнеуровневая доска дает общее представление обо всех проектах, но не позволяет глубоко погрузиться в каждый и отследить задачи внутри него. Для этого «РЭМЭКС» создает отдельные доски под каждый объект.
Доска проекта содержит столбцы с этапами «Очередь», «В работе» и «Готово». Когда появляется новая задача, мы создаем новую карточку, прописываем дедлайн и помещаем ее в столбец «Очередь». Далее назначаем исполнителя, который двигает карточку на доске по мере выполнения. Так каждая задача находится под контролем: сразу видно, в какой срок она должна быть выполнена, на каком этапе находится и кто несет за это ответственность.
За разные категории задач в «РЭМЭКС» отвечают разные сотрудники. Чтобы каждый мог посмотреть только свои задачи в рамках одного проекта, компания использует метки. Это цветные плашки с текстом, которые видно на фасадах карточек. Названия меток можно придумать любые — в «РЭМЭКС» они обозначают этапы работы: «Переговоры», «Проектирование», «Изготовление» и другие.
Кликнув на метку, можно отфильтровать все задачи, которые ей отмечены, — остальные при этом скроются.
Доска с корреспонденцией
Помимо клиентских проектов в Kaiten «РЭМЭКС» организовала внутренние задачи — ответы на электронные письма. Клиент получает много входящих запросов, поэтому без системы сложно отслеживать, прочитаны ли письма и отправлен ли ответ.
Для запросов есть отдельная доска. Они бывают двух типов — те, которые нужно просто прочитать, и те, которые требуют ответа. Секретарь распределяет письма по столбцам, назначает срок ответа и отслеживает, дала ли компания обратную связь.
Результат
«РЭМЭКС» только знакомится с системой, но уже оценила, что процессы стали прозрачнее, а их отслеживание — проще на всех этапах. Чтобы уточнить статус задачи, не нужно звонить сотруднику, дергать его — достаточно взглянуть на доску.
Мы рассматриваем Kaiten как среду, где сотрудники живут. Пользоваться программой легко, переход не стал проблемой.
Партнерский материал
Рекламодатель ООО «Кайтен Софтвер» ИНН 7714426252 Erid 2SDnjcxRVXx
Читайте также:
