Если делать, то в срок
Доверие клиентов и деловая репутация — серьезные конкурентные преимущества, которыми не принято разбрасываться в мире бизнеса. Умение подстраиваться под сроки — мастерство, грамотное распоряжение временем — искусство.
Любой прогрессивный руководитель будет стремиться к предупреждению дедлайнов, не допуская их нарушения. Одна из самых «хрупких» по срокам сфер — проектирование и строительство. По данным Росстата ввод жилья в России в 2018 году сократился с 2017 на 4,9% и составил 75,3 млн кв. м. Кроме того, по мнению специалистов в строительстве сохраняются кризисные тенденции — наблюдается рост просроченного к сдаче нового жилья. Уже никого не удивляют случаи, когда компания-застройщик задерживает сдачу жилого дома более, чем на полгода.
В числе факторов, которые влияют на столь плачевные показатели: сырая законодательная база, откровенное мошенничество, недостаток профессиональных знаний и неумение распоряжаться временем. Расскажу показательную историю, которая произошла в одной из крупных проектных компаний Рязани.
Проблема
«Главная проблема, с которой мы столкнулись — невозможность рассчитать точные сроки сдачи проектов. При создании любого объекта есть несколько этапов: согласование с заказчиком, проектирование стен, канализации, систем отопления, вентиляции и т. д. На каждый процесс выделено строго определенное количество времени, прописанное в нашем внутреннем регламенте», — рассказала директор по развитию «Рязаньпроект» Елена Иванцова
Фактическое время выполнения тех или иных задач превышало заложенное на них стандартом. Сотрудники ссылались на сложность специализированного программного обеспечения, недостаточный опыт работы в нем, а также пробелы в обучении со стороны служб информационных технологий и кадров. Вполне ожидаемо, что подобные заявления опровергались.
Назрел классический вопрос: что делать? Как найти «ахилессову пяту» в работе, определить эффективность каждого сотрудника и подсчитать целевое использование рабочего времени?
Раньше главным критерием было экспертное мнение руководителей подразделений, но многие из них в силу специфики деятельности часто выезжают на встречи и не могут досконально контролировать команду. Личные отчеты сотрудников также не давали возможности документально подтвердить факт их рабочей активности.
Кто чем занят
Перед службой информационных технологий и техподдержки была поставлена задача найти и внедрить инструмент учета и анализа рабочего времени. Были выведены следующие требования к решению:
- Возможность одновременно мониторить работу нескольких сотен сотрудников;
- Определение ресурсов и приложений, которые использует персонал;
- Разделение времени на целевое и нецелевое;
- Сокращение непроизводительных временных затрат;
- Подсчет времени, фактически отработанного каждым сотрудником;
- Возможность сравнить эффективность использования профильного ПО по сотрудникам и отделам и подразделениям.
Важными условиями было невмешательство IT-продукта в протекающие рабочие процессы и отсутствие всплывающих окон и уведомлений, которые могли помешать сотрудникам. Специалисты компании тщательно изучили рынок решений по учету рабочего времени, ознакомились с функционалом, проанализировали цены, прежде чем решились сделать свой выбор.
Как внедряли решение
После двухнедельного бесплатного тестирования системы заказчик в 2015 году закупил первые лицензии. Проблем с технической частью не возникло, установка заняла всего несколько часов. Сама система состоит из двух частей:
- Агента-приложения, которое устанавливается на компьютер и собирает статистику активности сотрудника.
- Сервера-получателя статистики от агента. Именно сервер наглядно отображает информацию в графическом и текстовом виде через веб-интерфейс браузера.
Развертывание системы на компьютерах происходило через локальную сеть, что не требовало отдельной установки на каждую рабочую машину и не отвлекало персонал от работы.
«Ключевым фактором, определившим выбор, стало отслеживание активного окна. Мы рассудили просто: если бы создавали подобную систему сами, то рассчитывали время по окну, открытому поверх остальных», — комментирует экс-руководитель службы автоматизации отдела информационных технологий Алексей Кая.
Результаты мониторинга
Благодаря подробным отчетам — например, о детализации дня — ответственные лица получили возможность отслеживать время начала работы, перечень задач каждого сотрудника и то, над чем он трудится в текущий момент времени. Уже в первый месяц работы стали очевидны:
- Все отклонения, в числе которых опоздания;
- Ранние уходы;
- Прогулы;
- Использование непрофильных ресурсов.
Стало легко отследить количество отработанных часов по сотруднику, офису в целом и, что главное, по отдельному проекту. Онлайн-статистика показала среднее время, которое тратится на выполнение каждого этапа проекта. Благодаря системе удалось скорректировать внутренний регламент и выставить корректное время выполнения сроков проекта.
Мы не можем раскрывать информацию о цифрах и экономическом эффекте от внедрения продукта (а он однозначно был). Однако скажу, что помимо желаемого результата в компании отметили значительное повышение общего уровня дисциплины сотрудников. Резко снизился уровень жалоб на службы информационных технологий и кадров, в несколько раз повысилась эффективность работы сотрудников. Каламбур, драма и тавтология, но работники стали действительно работать в свое рабочее время, а дедлайны перестали гореть после внедрения программного продукта.
Ерунда
Сахават! Это совсем не ерунда. Это новый способ рекламы консалтерских услуг.
Строительная отрасль не растет. Доходы проектных организаций зависят главным образом от возможности получать заказы. В этом случае увеличение производительности труда не является приоритетом. Более того, может оказаться вредным.
Если и всть смысл тратиться на ИТ решения, то только в области повышения качества и расширения компетенций. А подобные решения скорее всего являются прикрытием для сокращения раьотников, которых не удается загрузить работой.
ИТ не решает проблем управления, ИТ помогает принимать решения, давая информацию. Название статьи некорректно