На правах рекламы.
Часто можно услышать противопоставление проектного и процессного методов управления. Я же считаю, что они дополняют друг друга. Более того, эффективное управление проектами просто не может существовать в компании без отлаженного повторяющегося процесса под названием «Управление проектами». При этом необязательно такой процесс должен быть очень сложным. Начинать всегда надо с простого. Вот такой упрощенный вариант процесса управления проектами, который поддерживается онлайн-сервисом TeamBridge, и описывается в данной статье.
Управление любым проектом можно наложить на один универсальный бизнес-процесс. В этот бизнес-процесс заложены два основополагающих принципа.
Первый принцип:
Каждый проект, и маленький, и большой, должен проходить три последовательные стадии:
- Начало проекта (в умных книгах его называют Инициация)
- Реализация проекта
- Завершение проекта
Потенциально стадий может быть больше, но эти три должны быть обязательно.
Второй принцип:
Самая продолжительная стадия «Реализация проекта» должна состоять из последовательности однотипных циклических итераций, каждая из которых приближает проект к завершению, т.е. к достижению цели проекта.
Итак, подробнее о том, как организовать такой бизнес-процесс и чем в этом может помочь TeamBridge.
Начало проекта
Главные задачи этой стадии – это идентификация проекта и обеспечение его необходимой инфраструктурой и ресурсами.
1. Создаете проект
Очень важно проект обозначить. Назвать его, определить четкую цель и главные ограничения. И проинформировать всех, кого нужно, о новом проекте.
TeamBridge позволяет буквально в один клик создать новый проект, для которого сразу в системе появляется единое рабочее пространство с инструментами планирования и контроля.
2. Подключаете команду
Добавляете в новый проект тех участников, которые будут задействованы при реализации проекта. При необходимости добавлять новых участников можно будет и позже по ходу проекта.
3. Собираете информацию о предстоящем проекте
В раздел «Файлы» складываете всю имеющуюся по теме проекта информацию. Помимо прочей информации, рекомендуется для всех проектов заводить один типовой документ, назвать который можно, например, «Паспорт проекта». В этом документе следует кратко сформулировать цель проекта, срок к которому должен быть завершен проект, прочие ограничения, которые необходимо учитывать при планировании проекта.
Планирование работ
- Вводите декомпозицию работ в виде задач и подзадач.
- Назначаете задачи исполнителям, проставляете сроки.
- На диаграмме Ганта оптимизируете график исполнения работ, передвигая сроки начала и завершения работ. Здесь заботитесь о том, чтобы взаимозависимые работы выстраивались в последовательности, чтобы не было перегрузки на одних сотрудников и простоя у других.
Рекомендуется сразу определиться с продолжительностью итераций, на которые будет делиться реализация проекта. В большинстве небольших проектов оптимальная длительность итерации – неделя. В более продолжительных проектах и итерации могут быть более длинными.
Желательно планировать так, чтобы ощутимые (лучше измеримые) результаты появлялись к концу каждой итерации.
Первоначальный план готов!
Реализация проекта
Циклические итерации
Всю стадию реализации проекта рекомендуется разбивать на итерации, чтобы обеспечить лучшую управляемость, возможность отслеживать прогресс проекта и заблаговременно замечать значительные отклонения от плана и появляющиеся риски.
В простейшем варианте типовая итерация разбивается также на три этапа:
- Планирование – уточнение и детализация плана на предстоящую итерацию
- Исполнение – исполнение запланированных задач
- Анализ – оценка соответствия фактического состояния работ запланированному и определение необходимых корректировок
После завершения одной итерации, сразу начинается этап планирования следующей итерации. И так далее, пока цель проекта не будет достигнута.
Итерация должна иметь фиксированную продолжительность. И она не должна зависеть от состояния работ. Цикл итерации должен проходить при любых обстоятельствах.
Например, каждую пятницу можно оценивать текущие результаты работы на соответствие планам. Готовить предложения по корректировке планов. А в понедельник начинать новую итерацию с уточнения плана.
Ежедневная работа участников проекта
Каждый сотрудник всегда может посмотреть все задачи, которые ему назначены. Отдельно может увидеть задачи на сегодня или просроченные задачи.
Сотрудник должен стремиться не допускать появления просроченных задач и предпринимать все необходимые усилия, чтобы наверстать упущенное, в случае появления просроченных задач.
Для исполнения крупных задач, исполнитель может разложить задачу на подзадачи, которые назначить либо себе, либо кому-то из коллег. При исполнении задачи сотрудник, может добавлять соисполнителей, чтобы они могли наблюдать все изменения по задаче и участвовать в обсуждении.
Желательно ход исполнения задачи сопровождать записями в комментариях к задаче. Также через комментарии можно задавать вопросы руководителю, который назначил задачу или инициировать обсуждение связанной с задачей темы. К комментариям полезно прикладывать сопутствующие материалы и ссылки на полезную информацию.
По завершении исполнения задачи, исполнитель должен кратко описать результаты своей работы и приложить результирующие материалы. После чего отметить задачу завершенной.
Ежедневный контроль хода работ руководителем проекта
Руководитель всегда может видеть весь план работ и его текущее состояние. Отдельно он может просмотреть уже выполненные задачи или те, которые находятся в работе. Можно посмотреть все задачи, назначенные на конкретного сотрудника.
Ярко красным выделяются просроченные задачи. Всегда можно увидеть список всех просроченных задач.
Руководитель должен разбираться с причиной появления просроченных задач и принимать либо стимулирующие воздействия, побуждающие исполнителя устранить отставание, либо корректировать сроки в плане.
Дополнительно руководитель может воспользоваться отчетами для анализа, как текущего состояния проекта, так и его хода в течение определенного периода.
Завершение проекта
К моменту начала этой стадии проекта по существу цель проекта уже должна быть достигнута. Смысл этой стадии – подведение итогов. Необходимо из каждого проекта извлекать уроки, которые учитывать в последующих проектах.
Возможно, в ходе реализации были приобретены новые полезные знания, которые стоит оформить и разместить в общедоступном разделе портала для последующего использования. Могут появляться новые шаблоны документов, отчетов и прочих материалов. Могут быть оформлены новые рекомендации для руководителей проектов, например, в части оценки трудоемкости работ.
В зависимости от специфики проектов содержимое этой стадии может варьироваться. После того как вся польза из проекта извлечена, его можно перемещать в архив. И уже после этого можно считать проект полностью завершенным.
Как видите, ничего сложного. Удостоверьтесь сами!
Спецпредложение только для участников Сообщества Executive.ru! Введите промо-код «executive10» и получите скидку 10% на любой тариф TeamBridge! Промо-код действителен до 31 августа 2015 года. Регистрируйтесь в акции по этой ссылке.
