Моделирование бизнес-процессов: доступно о сложном

Статья предназначена для руководителей и топ-менеджеров предприятий, серьезно подходящих к построению системы управления предприятием, намеренных самостоятельно или с привлечением сторонних специалистов спроектировать и внедрить систему управления предприятием на базе процессного подхода. Рассматриваются практические аспекты проектирования, приводятся примеры и рекомендации.

Учитывая, что предприятия и организации, пример которых рассматривается в статье, продолжают успешную работу на рынке, конкретные имена, названия и другие подробности работы скрыты или заменены на близкие к смыслу и задачам статьи. Тем не менее, авторы приносят благодарность их сотрудникам за помощь в подготовке материала.

Начать статью хочется с того, что авторы ни в коей мере не претендуют на то, чтобы их труд воспринимался, как полное учебное пособие по этой теме. На этих страницах отражена некоторая часть опыта авторов по практической реализации применения процессного подхода к работе систем управления предприятиями-клиентами. Теоретические посылки можно найти в соответствующих книгах, список – в конце публикации.

Кому это надо

И не только кому – но и когда, и для чего. Проектирование системы управления – серьезная и масштабная задача, требующая значительного вложения ресурсов предприятия и далеко не всегда приносящая соответствующий затратам эффект. Поэтому, прежде чем приступить к этой работе, стоит, как минимум, задаться вопросом о ее целесообразности. Так, совершенно очевидно, что индивидуальному предпринимателю, который является начальником и подчиненным в одном лице, нет необходимости в формализации своей деятельности до тех пор, пока она касается лишь его одного. Руководители небольших предприятий также вполне успешно обходятся устными распоряжениями, формализуя лишь самые необходимые отношения с подчиненными, такие, как прием на работу и увольнение, либо те, что требуются для «внешней» отчетности. Причина понятна: исполнитель каждого поручения всегда на виду, ход работы понятен и очевиден, сложных технологических цепочек и зависимостей персонала друг от друга не существует. Предприятия большого размера (от сотен сотрудников) уже не позволяют руководителю следить за всеми деталями происходящей работы – и чем крупнее предприятие, тем больше происходящее на нем становится тайной для директора. Приходится делить большие коллективы на подразделения, назначать руководителей различного уровня, распределять ответственность за отдельные части общей работы. Иными словами, строить систему управления.

Итак, первый критерий понятен – размер. Предприятие, которому нужна формализованная система управления, имеет в штате не менее 50 человек. Однако, далеко не каждое предприятие занимается проектированием системы управления или ее модернизацией – будучи удовлетворенными имеющейся системой. Попробуем определить, в каких ситуациях стоит заниматься такой деятельностью.

Вновь создаваемое предприятие. Например, строится новый завод. Очень благоприятная ситуация для создания с самого начала, с чистого листа, идеальной управленческой структуры. Такая система будет свободна от каких-либо традиций и привычек – хороших или плохих – и изначально будет ориентирована на ожидания собственника строящегося предприятия.
Выросшее предприятие. Как-то незаметно ваше предприятие из малого бизнеса переходит в средний, в крупный… Увеличение ассортимента продукции и услуг, рост численности персонала неизбежно приводят к перемене в системе управления, делегировании полномочий, распределении зон ответственности… Прежний коллектив единомышленников четко делится на начальников и подчиненных. Там, где ранее было сотрудничество, появляется внутренняя конкуренция. Как следствие, формируется новая система управления, и только от руководителя зависит, будет ли она эффективной, или не очень. Проектирование системы управления на базе лучших методик поможет избежать главной болезни роста – кризиса управления.
Необходимость повышения конкурентоспособности и эффективности. Неважно, является ли предприятие естественным монополистом, или работает на высоко конкурентном рынке – рано или поздно возникает необходимость снижения себестоимости продукции или услуг, увеличения качества обслуживания, снижения сроков вывода на рынок новых продуктов. Если снижения себестоимости продукции сегодня еще можно добиться за счет выбора оптимальных поставщиков, приобретения современного оборудования, улучшения технологии, то завтра эти возможности исчерпаются, и придется изыскивать внутренние ресурсы. Достижение же других конкурентных преимуществ возможно только за счет оптимизации системы управления предприятия.
Потребность в сертификации по международным стандартам. Независимо от причин, которые вызвали эту потребность, ее реализация невозможна без изменения и формализации системы управления.
Намерение внедрить автоматизированную систему управления. Дело в том, что приобретение и установка АСУП далеко не всегда приводит к положительным результатам. Специалисты по внедрению таких систем, независимо от своей продуктовой ориентации, сходятся в одном: «невозможно автоматизировать бардак». Самая совершенная система управления не будет работать без четкого распределения ответственности между работающими в ней сотрудниками. И даже при наличии четкой системы управления стоит подумать, прежде чем вкладывать немалые ресурсы в приобретение и внедрение АСУП, а не содержит ли имеющая система какие-либо пороки, которые не стоит закреплять в жесткой компьютерной логике.
Желание повысить стоимость бизнеса. В ряде случаев бизнес-процессы могут являться одним из основных капиталов компании. Пример – компании, работающие на рынке услуг. Для потенциального инвестора наличие строгих регламентов деятельности существенно снижает риск потери своих вложений даже в случае массовых увольнений.

Разумеется, возможны и другие причины – или комплекс причин, по которым проектирование системы управления становится необходимым. Главное, при принятии решения не следует забывать простую истину: «Если работает – не ремонтируй!». (В ходе написания статьи у авторов возникли некоторые разногласия в трактовке этой поговорки. Остановились на таком ее уточнении: то, что прекрасно работает сегодня – завтра может стать проблемой. И конечно, дальновидный руководитель просто обязан предусмотреть соответствующий «ремонт»).

Немного примеров из жизни

Рассмотрим несколько предприятий, для которых моделирование бизнес-процессов стало осознанной необходимостью. Примеры взяты из реальной жизни, соответствующие пресс-релизы можно посмотреть в Интернете, однако в данной статье авторы постарались создать обобщенный иллюстративный образ. Поэтому, если какой-либо пример показался Вам относящимся к конкретной компании – это чистой воды совпадение.

ИТ-компания – типичное предприятие среднего бизнеса. Основные направления деятельности:

Продажа средств автоматизации бизнеса – от продажи бухгалтерских и офисных программ до полномасштабных АСУП
Внедрение средств автоматизации бизнеса
Системная интеграция
Услуги по обучению и сертификации специалистов Заказчика
Производство и реализация собственного программного обеспечения.

Типичный пример, когда количество переходит в качество. С ростом авторитета компании, увеличением количества клиентов, расширялся ассортимент предлагаемых товаров и услуг. Увеличивалась специализация сотрудников – и росло их количество. Начали появляться отделы, нацеленные на решения различных задач, вспомогательные подразделения, в каждом проекте стало участвовать много сотрудников. Разумеется, руководство не могло уже контролировать все вопросы деятельности, возникла необходимость в организации эффективного взаимодействия сотрудников и подразделений друг с другом.

Другой пример. Крупный холдинг. Ранее, при советской власти, такие предприятия назывались градообразующими – поскольку, помимо добычи и переработки полезных ископаемых, предприятие занималось социально-бытовыми задачами, имело на балансе детские сады, больницы, турбазы, столовые… а также ремонтные, энергетические, транспортные и прочие вспомогательные службы. Перестройка привела не только к смене собственников комбината, вокруг которого был построен целый город, но и к необходимости коренных преобразований в структуре предприятия. Так, например, ремонтные службы цехов были объединены в одно большое отдельное производство, а десятки единообразных столовых обрели большую самостоятельность, адаптировались к конкретным условиям и начали приносить прибыль. Понятно, что управлять таким холдингом нужно иначе, чем прежде. Проектирование системы управления в данном случае не прихоть – а жизненная необходимость.

Еще пример. Естественный монополист. Всея России поставщик – опять же с советских времен. Задачи предприятию ставятся на правительственном уровне. Одной из задач, в частности, стало внедрение системы менеджмента качества. В процессе анализа задачи была выявлена необходимость перехода от функциональной модели бизнеса к модели, построенной на основе бизнес-процессов, что, в свою очередь, вызвало необходимость проектирования новой системы управления.

Различные примеры, разные цели и подходы к решению задач. Но все предприятия объединяет одно – необходимость проектирования и внедрения системы управления предприятием, основанной на базе бизнес-процессов.

С чего начать?

Традиционный подход предполагает описание некоего состояния «как было», поиска узких мест и внесения поправок в систему, которую после этого можно квалифицировать, как «исправленное «что было». Простой и эффективный прием для не совсем запущенных случаев. Однако отсутствие ориентации на то, «что нужно» - серьезный недостаток такого подхода, особенно, когда текущая цель собственника находится далеко в стороне от того, что делает предприятие. Добиться верной направленности позволяет разработка и формализация стратегии. Пример стратегии формализованной с помощью стратегической карты – рисунок №. 1

Рисунок 1. Пример стратегической карты предприятия ИТ-отрасли

Построение карты начинается с выяснения цели собственника. Что он ждет от своего предприятия? В приведенном примере цель проста и понятна – увеличение стоимости бизнеса на долгосрочном горизонте событий и рост прибыли в ближайшей перспективе. Возможны и другие цели – увеличение инвестиционной привлекательности, например. Главное условие – достижимость цели, ее четкое и ясное определение (например: «хочу иметь возможность через три года продать данный бизнес за 10 миллионов»). Как правило, постановка цели производится в диалоге собственника с бизнес-аналитиками и топ-менеджерами компании, чья задача довести не очень четкие пожелания до конкретных цифр и фактов, которых желательно достигнуть за некоторый промежуток времени. На этих же совещаниях намечаются и способы достижения главной цели. В нашем примере высшую цель – повышение стоимости бренда – можно разделить на две подцели – высокая стоимость бренда компании и брендов продуктов компании – так решили аналитики, изучая деятельность предприятия. На нижних уровнях показано, за счет чего можно повысить эти ценности. Получившаяся в итоге карта четко выделяет основные направления, в которых следует действовать для достижения главной цели, указанной собственником.

И вот уже теперь можно действовать по приведенному выше шаблону. Стратегическая карта показывает, каких подцелей нужно добиваться для достижения высшей цели. Имея этот ориентир, цепочка «как было» - «как будет» обретает смысл и нацеливает проектирование системы управления на решение стратегической задачи. Каждый элемент имеющейся системы управления может иметь или не иметь влияние на достижение какой-либо из целей стратегической карты. Понятно, что реинжиниринг требуется только для важных для достижения стратегической цели элементов.

Какие элементы подвергаются анализу? В первую очередь, ассортимент предлагаемых компанией товаров и услуг. Составляется реестр – полный пакет этих предложений – и производится его анализ. Все ли из того, что мы производим, выгодно, полезно и способствует достижению основных целей? Стоит ли расширить наш ассортимент? Нужно ли сократить его в части невыгодных товаров или услуг? Можно ли невыгодные товары или услуги сделать выгодными (а выгодные – супер-прибыльными?). Составляется перспективный пакет продуктов и услуг, для которого и будет производиться моделирование бизнес-процессов. Для продуктового анализа можно, например, использовать матрицу Boston Consulting Group (рисунок 2).

Рисунок 2. Матрица Boston Consulting Group. В применении к теме статьи проектирование бизнес-процессов наиболее актуально для «звезд» (в том числе потенциальных) и «дойных коров».

Проводить анализ «как есть» в отношении бизнес-процессов требуется далеко не всегда. Грамотные бизнес-аналитики (или опытные руководители) обычно в состоянии предложить бизнес-процессы в варианте «как надо». Однако, встречаются ситуации, когда «как надо» не в состоянии сказать никто – например, абсолютно новый вид бизнеса или предприятие с большим количеством сложных взаимодействий между подразделениями, нуждающееся в повышении эффективности своей работы. Оптимизировать его работу возможно лишь путем скрупулезного анализа действующих бизнес-процессов. При этом весьма вероятно, что анализ покажет – интуитивно выстроенные связи и взаимодействия являются оптимальными, и повышение эффективности следует искать в других местах. Тем не менее, построение действующей схемы бизнес-процессов будет полезным для предприятия – поскольку предоставляет возможности к формализации деятельности, а также готовит почву для работы в случае каких-либо изменений в бизнесе.

К особенностям проектирования системы управления новым, только создаваемым предприятием следует отнести отсутствие анализа того, «как было». Система управления изначально проектируется для достижения стратегических целей предприятия.

Команда участников

«Кадры решают все!». Этот лозунг, как нигде актуален в процессе совершенствования системы управления. Для решения этой задачи невозможно просто нанять профессиональных исполнителей, которые сделают все за вас. Заинтересованное участие ключевых сотрудников компании является непреложным условием решения этой задачи. С другой стороны, приглашение сторонних профессионалов хотя и желательно, но необязательно – если свои сотрудники берутся за выполнение всех необходимых функций. Попробуем описать эти функции и набрать формальную команду исполнителей, а также указать важность профессиональных навыков для каждого.

Стратег. Он же Руководитель проекта. Задача этого человека в проекте – воплощать ожидания собственника в стратегию их достижения, координировать действия остальных участников, решать конфликты в тех случаях, когда требуется видение ситуации целиком. Стратег, если применять военные ассоциации, должен представлять картину сражения в целом – то есть, должны выполняться оборонительные действия. На одних участках – наступательные, на других – конница в определенный момент должна выскочить из засады для обеспечения прорыва, танки воспользоваться этим прорывам для прорыва в тыл и разгрома противника… Его не волнует, каким строем будут двигаться танки – это местная тактическая задача. Его не волнует, какой транспорт будет использован для подвоза боеприпасов – их просто должны доставить в нужном количестве. В то же время, если отдел снабжения и командир танковой бригады не смогут договориться о количестве и сроках подвоза снарядов, стратег, зная общую логику работы системы, должен разрешить конфликт между службами, руководствуясь своим мнением о необходимом балансе. Одна из наиболее реальных кандидатур на выполнение этой функции – генеральный директор (впрочем, бывает и так, что генеральный директор является «свадебным генералом», либо слишком занят и может доверить функцию стратега заместителю или внешнему консультанту). В зависимости от опыта, загруженности, наличия специальных знаний, в помощь ему могут привлекаться как заместители, так и внешние консультанты (например, руководитель или координатор проекта со стороны исполнителя). Однако принятие окончательных решений остается все-таки именно за этим единственным человеком, либо иногда за собственником предприятия.

Бизнес-аналитики. Опытные консультанты в части стратегии и бизнес-процессов, владеющие навыками их проектирования, анализа и оптимизации. Предпочтительно для выполнения этих функций приглашать профессионалов, получивших специальное образование и имеющих опыт реальных и успешных проектов. Однако, применяя существующие рекомендации общего плана и собственный здравый смысл, топ-менеджеры предприятия способны выполнять эти функции, как минимум, на среднем уровне. Ведь, по сути, финансовый директор, главный инженер, зам по развитию и другие руководители по долгу службы обязаны уметь анализировать стратегические и тактические аспекты своей деятельности. Профессионального бизнес-аналитика отличает от них разве что опыт работы на других предприятиях, способность выйти за рамки привычных представлений и знание рекомендаций, заведомо приносящих положительный результат. Как пример подобных рекомендаций можно привести: распараллеливание процесса там, где это возможно, применение автоматизации, минимизацию числа бизнес-процессов, выполняемых разными подразделениями.

Проектировщики бизнес-процессов нижнего уровня. Для того, чтобы понять – кто эти люди, рассмотрим задачу с точки зрения стоящей задачи. Для небольшого предприятия, как правило, выделяются 7-8 бизнес-процессов верхнего уровня (например, производство продукции, продажи, снабжение, воспроизводство персонала, и т.п.). Каждый из них делится еще на 7-8 подпроцессов помельче – более детальных (так, «производство продукции» может включать в себя производство деталей, сборка изделий, контроль качества) – то есть, в итоге имеем около полусотни бизнес-процессов. В крупных компаниях, как правило, необходимо дальнейшее деление – еще на один или два уровня. (Рисунок 3)

Рисунок 3. Пример деления бизнес-процессов среднего предприятия. Для крупных – просто добавьте один-два этажа вниз…

Пример – единственный менеджер по кадрам средней компании осуществляет свою функцию в рамках единственного бизнес-процесса, который называется просто «подбор персонала». Учитывая, что практически всю работу он выполняет самостоятельно, никакого регламента для этой работы писать не требуется. Другое дело – отдел кадров крупной компании, где существует разделение различных функций между сотрудниками. Процесс «подбор персонала» в таком случае складывается уже из десятков более простых действий, выполняемых различными людьми – и вот их взаимодействие и требуется описать бизнес-процессами нижнего уровня. Конечным уровнем для деления бизнес-процессов является бизнес-операция – процесс, полностью выполняемый и контролируемый одной кадровой единицей. И для очень крупных компаний вполне реальны тысячи бизнес-процессов. Теперь сделаем воображаемую проекцию картины бизнес-процессов на схему подразделений предприятия. Очевидно, что некоторые бизнес-процессы будут полностью укладываться в рамках одного подразделения. Будут также и процессы, за выполнение которых отвечает (в той или иной степени) два и более подразделения. И самые неприятные ситуации, это те, в которых ответственность за выполнение бизнес-процесса неоднократно переходит от одного подразделения к другому (забегая вперед, скажем, что таких бизнес-процессов рекомендуется, по возможности, избегать). На рисунке 4 схематично показаны бизнес-процессы условного предприятия по производству продукции. Часть бизнес-процессов, показанная черными стрелками – протекает внутри подразделений. Другая часть – синие стрелки – переходит из одного подразделения в другое. И, наконец, третья часть – процесс, в котором задействовано несколько подразделений. Красный пунктир.

Рис. 4. Принадлежность бизнес-процессов. Черными стрелками обозначено протекание внутренних бизнес-процессов подразделений, цветными – процессов более высокого уровня.

Кому лучше всего доверить моделирование бизнес-процесса нижнего уровня, за который полностью (или почти полностью) отвечает одно подразделение? (Кому доверить построение танкового отряда для выполнения прорыва?) Ответ напрашивается сам собой – это руководитель подразделения (либо внешний консультант такого уровня, работающий с руководителем подразделения). А вот планировать взаимодействие конников, танкистов и снабженцев доверить руководителю одного из этих подразделений было бы, по крайней мере, опрометчиво – слишком велик риск «перетягивания одеяла на себя». Поэтому моделирование бизнес-процессов верхних уровней, процессов с большим числом взаимосвязей между цехами и отделами должен проводить непосредственно стратег, как лицо, заинтересованное в успехе всего предприятия, а не отдельного подразделения. Минимальные требования к проектировщикам совпадают с должностными обязанностями названных сотрудников. Найм сторонних специалистов может частично разгрузить руководителей, а большой опыт и профессиональные навыки – ускорить работу.

Исполнители. Они же – эксперты по бизнес-процессам нижнего уровня и… подопытные кролики. Мало составить теоретически верную схему взаимодействия. Для победы нужно реализовать ее на практике. То есть довести до рядовых исполнителей и добиться ее исполнения. Идеальный вариант – это выделить из ряда сотрудников, выполняющих одинаковую работу, одного-двух наиболее активных и способных и доверить им работать по-новому – до того момента, пока система не будет отлажена. Другой вариант – постепенный переход от части старых процессов к новым, их заменяющим. Однако в реальности такое получается далеко не всегда. Система отношений (особенно, если она не была оптимизирована) может оказаться настолько сложной, что в тестирование придется вовлекать большое количество участников. Некоторую аналогию можно провести с примером внедрения автоматизированной информационной системы. Редко когда удается замещать отдельные участки старой системы новыми решениями. Гораздо чаще сотрудникам приходится некоторое время вести учет параллельно в старой и новой системах. Для этих участников команды найм сторонних исполнителей невозможен. Однако, внешние консультанты могут существенно ускорить внедрение, выделив профессионалов для обучения и консультаций сотрудников предприятия и наблюдения за правильностью выполнения процессов.

Вопрос: Может ли команда, сформированная только из сотрудников предприятия, не привлекая внешних специалистов, пользуясь некими методиками и здравым смыслом, построить и внедрить новую систему управления – от Стратегической карты до детальных бизнес-процессов, регламентов и т.п.?

Ответ: Четких методик правильного построения бизнес-процессов «от и до» не существует, но есть рекомендации, а также референтные модели. На их основе, используя свой и чужой опыт, сильный управленец способен, как минимум, выстроить действующую систему. Однако, для того, чтобы выжать из системы максимум эффективности, помимо большого (и, желательно, широкого) опыта, нужна изрядная часть таланта. В таком случае предприятие имеет реальный шанс «войти в десятку». Для того же, чтобы стать безусловным лидером в своем бизнесе, предприятию потребуется помощь гениальной команды во главе с соответствующим лидером.

Собственно проектирование…

Как уже сказано раньше, единственной методики разработки бизнес-процессов не существует. В этом разделе попробуем рассмотреть ряд ключевых моментов, на каких следует сосредоточиться, а какие – оставить за бортом своего внимания.

Полнота и гармоничность бизнес-процессов верхних уровней. Важность этого критерия равноценна важности собственно бизнеса. Полководец должен выиграть сражение сначала в своем уме, представив, как должны развиваться события на поле боя – иначе не стоит даже и приближаться к врагу. В зависимости от размера компании, два-три уровня нужно проверить на целостность и органичность.
Концентрация усилий на выполнение стратегических целей. Бизнес-процессы, не имеющие влияния на ключевые показатели, разрабатываются в последнюю очередь, либо не разрабатываются вообще. Проведем простейший расчет: для предприятия, имеющего три уровня бизнес-процессов (то есть не очень большое унитарное предприятие) мы имеем 7-8 процессов верхнего уровня, каждый из которых делится на 7-8 БП второго уровня, такой же принцип деления сохраняется и ниже. Как результат, уже на третьем уровне имеем более 350 бизнес-процессов. В среднем, каждый бизнес-процесс состоит из десятка операций, что дает четыре тысячи операций в целом для предприятия. И это только для небольшого! Геометрическую прогрессию до четвертого и пятого уровня предлагаю посчитать самостоятельно. Конечно, пятого уровня детализации требуют только такие монстры, как Газпром или РАО ЕЭС – но и для четвертого уровня число операций оказывается не маленьким. Каждый процесс, каждую операцию, в идеале, нужно оптимизировать, регламентировать и пересматривать хотя бы раз в год или по мере изменения внешних условий. Учитывая количество операций, понимаем, что идеал, как обычно, недостижим, а погоня за ним приведет лишь к неоправданному перерасходу ресурсов. Приходится принимать грустное, но верное решение – взяв стратегическую карту, проектировать лишь те бизнес-процессы, которые соответствую указанным в ней целям. И, если уборка внутренней территории не влияет ни на одну из целей или подцелей стратегической карты, не воздействует ни на один показатель из ССП – то пусть ее регламентируют сами уборщики. Хотя бы до тех пор, пока мы не разобрались окончательно с производством, сбытом и снабжением…
Степень детализации должна соответствовать нашим потребностям. Одна из причин, по которой нельзя допускать чрезмерной детализации, изложена выше – неоправданное увеличение объема работ. Другая напоминает старую притчу о сорокавосьминожке – если слишком подробно расписать для работника простые естественные действия, то выполнение их может стать неэффективным. Основной критерий в данном случае прост – если достигнуто четкое разделение обязанностей между сотрудниками и заданы основные принципы выполнения операций, то дальнейшая детализация не обязательна. Достаточно указать, что, например, при получении заявки, сотрудник должен распечатать соответствующий счет и задать время исполнения – не указывая, какие комбинации клавиш следует использовать для перемещения по ячейкам, сохранения и печати файла.
Не забывать при проектировании задавать основные параметры бизнес-процесса (рисунок 5).

Рисунок 5. Не забудьте указать параметры бизнес-процесса.

К ним относятся, например, время исполнения и стоимость. Проектирование в большинстве случаев является только одной из задач в процессе реинжиниринга системы управления. Рано или поздно появится желание произвести оптимизацию – вот тогда эти цифры и пригодятся. Впрочем, когда оптимизация не входит в ближайшие планы, с этим можно и повременить… если вас не тревожит, что на распечатку счета сотрудникам может потребоваться несколько часов или суток.
Оценка проблемности и важности процесса. Также позволяет понять, какие процессы следует проектировать сразу, а какие могут и подождать. Среди основных критериев здесь могут быть рассмотрены: 1) критичность для бизнеса. То есть насколько неправильное исполнение процесса может навредить компании – повысить затраты, привести к потере клиента, задержать принятие важного решения… 2) Частота повторения процесса (редко, часто, регулярно). 3) Количество передач ответственности в рамках одного процесса, например, от подразделения к подразделению. Такие процессы потенциально опасны и тянут за собой множество проблем.
Лидеры по всем трем номинациям – явные кандидаты к проектированию и оптимизации.
Очень важным является понимание принципов распределения зон ответственности на предприятии. Существует два основных варианта распределения – функциональный и процессный. При первом варианте предприятие делится на подразделения по функциональному принципу: например, ремонтные цеха, обрабатывающие, сборочные, службы поставок, отдел сбыта. И тогда один и тот же цех может выпускать кузова для, например, комбайнов и автомобилей. При процессной схеме предприятие делится на подразделения, обеспечивающие выпуск различной продукции или услуг. То есть, при втором способе одно подразделение выпускает и продает автомобили, второе – комбайны. И каждое из них содержит ремонтные, обрабатывающие и сборочные цеха или бригады, логистические службы и т.д. Преимущество первого подхода – экономия ресурсов. Но это преимущество часто оборачивается серьезным недостатком, размыванием ответственности за конечный результат среди слишком большого количества участников деятельности. Например, при этом подходе можно ограничиться одним технологом по окраске кузовных деталей (но этот спец, не имея четкой зависимости от продаж конкретной продукции, имеет все побудительные мотивы для того, чтобы работать спустя рукава, пользоваться неразберихой в разбросе работы между разной продукцией). Во втором случае – нужно уже два (причем с такой же примерно зарплатой для каждого). Преимущество второго подхода – концентрация усилий каждого подразделения в первую очередь на конечном результате. Моделирование бизнес-процессов в первом случае – для функционального построения предприятия – должно производиться с максимальной тщательностью в тех случаях, когда процессы переходят из ответственности одного подразделения к ответственности другого. Разумная рекомендация – делить процессы на несколько частей, за каждую из которых отвечает только одно подразделение. При процессной организации большинство бизнес-процессов остаются в рамках одного подразделения и, кроме того, имеют более логичную структуру. Вспомним приведенный выше процесс разработки нового изделия (рисунок 4), распределенный между пятью функциональными подразделениями. Каждое из производств имеет свой план (синие стрелки). Красные стрелки символично сделаны пунктирными – ведь этот процесс, как таковой, цехам не нужен, сложен и мешает «давать план». Отделы разработки и маркетинга не распоряжаются в цехах… Теперь становится понятно, что скрывается под кружочками с буквой «Д» - это управляющие воздействия директора, который оказывается единственным человеком, способным заставить цеха выполнять нестандартную работу. Эти функции вежливо называют склеивающими, по сути же они являются паразитными, излишними – той платой, которую приходится отдавать за экономию ресурсов при функциональном построении. А ниже – на рисунке (рисунок 6) – пример процессного подхода, создано отдельное производство для разработки новой продукции. Дорого? Да, конечно. Эффективно? Надо подумать…

Рисунок 6. Иллюстрация процессного подхода

Следует заметить, что эти два подхода редко встречаются в ярко выраженном виде. Так, отдел кадров большого предприятия почти всегда один обеспечивает нужды всех подразделений, в то же время производство заметно различающейся продукции очень часто организуется в раздельных частях предприятия. Таким образом, задача определения того, какой подход имеет место быть на данном предприятии (а также какой должен быть реализован на самом деле), должна решаться одной из самых первых в ходе работы над проектом. Ведь чем более предприятие тяготеет к функциональному построению, тем более запутаны бизнес-процессы, и тем ответственнее и сложнее задача их проектирования. Рекомендация переходить на процессное управление не всегда уместна – ведь, например, в таком случае придется делить все ресурсы по подразделениям, что невозможно по отношению к уникальным ресурсам (например, энергетическая подстанция), и может оказаться невыгодным экономически. Другой пример – Такелажный цех в составе десяти человек способен передвинуть станок, весящий 2-3 тонны. Если этот цех раскидать по пяти бригадам в различные подразделения, то передвинуть такой станок вдвоем окажется невозможно. Придется в каждом подразделении держать бригаду из десяти человек – и не факт, что они постоянно будут загружены работой.
Учесть неминуемое сопротивление сотрудников предприятия всему, что тем или иным образом будет разрушать сложившуюся систему отношений. Так, начальник такелажного цеха вряд ли обрадуется понижению в должности до бригадира, и будет искать все возможные способы саботировать принятие такого решения. Сотрудники будут преувеличивать важность своей работы – и добиваться снижения значимости работы других подразделений. Начальники подразделений будут оттягивать на себя выгодные бизнес-процессы и всячески открещиваться от ответственности за необходимый вклад в «чужие» процессы. Хотя, разумеется, есть очень сильная зависимость от стимулирования инноваций для конкретных исполнителей (которые, в большинстве своем, вовсе не заинтересованы в любых переменах, даже если они и сулят в будущем что-то очень хорошее, ведь повышение эффективности с их точки зрения означает возможность сделать для своего работодателя больше за те же деньги).

Что ожидаем в итоге

Конечным результатом проектирования должно стать предприятие, функционирующее по новой схеме. Одним из важнейших финальных продуктов проектирования является необходимый и достаточный набор регламентирующей документации.

Рисунок 7. Диалоговое окно, конечно, придуманное. Но разве это не намек на идеальное решение?

Регламенты бизнес-процессов (по крайней мере, ключевых), стандартные бланки документации, как наружной, так и внутренней, положения о подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание предприятия – вот ее минимальный перечень. Не менее важно и внедрение системы, реализация регламентов на практике. Только после этого можно говорить о том, что силы и ресурсы на проектирование потрачены не напрасно. Хорошо, если удастся разделить внедрение на небольшие этапы и участки (например, сначала отдел закупок, потом складское хозяйство и т.п.) Помимо того, что это позволит сохранять уверенный контроль за процессом внедрения инноваций, каждый небольшой успех будет становиться хорошим стимулирующим фактором для продолжения дальнейшей работы. Правда, возможность разделить внедрение на отдельные независимые участки имеется далеко не всегда. Даже если новая система полностью позволяет избежать разделения ответственности между подразделениями, если структура новых бизнес-процессов строго линейна и проста – даже тогда необходимость внедрять измерения «на ходу» (кто же позволит остановить предприятие, приносящее прибыль?) приводит к тому, что внедрение одного нового процесса затрагивает десятки старых, которые, в свою очередь, заменены десятками «новых», каждый из которых… (и далее, по нарастающей). Поэтому в большинстве случаев по ходу внедрения коллектив вынужден какое-то время работать по старой системе, параллельно имитируя новую деятельность (большинство ваших сотрудников люди грамотные и прекрасно понимают, что долгое время придется делать двойную работу только ради того, чтобы итоговая нагрузка на них возросла бы по сравнению с изначальной – отсюда и сопротивление инновациям). В наиболее запущенных случаях для внедрения системы управления оказывается проще построить недалеко новый завод (именно так приходится поступать, например, на «АвтоВАЗе», где унаследованные из советских времен несуразности, помноженные на благоприобретенные в процессе перестройки создали среду, инновациям в которой сопротивляется практически каждый сотрудник). И, наконец, еще один закономерный результат проектирования – внедрение автоматизированной системы управления предприятием. Давно доказано, что автоматизация повышает эффективность работы. Особенно заметный эффект автоматизация дает на предприятиях, где имеется четкая и рациональная система управления, регламентированы все бизнес-процессы. И, напротив, автоматизировать управление без предварительного проектирования – значит обречь внедрение АСУ на провал (мы уже упоминали невозможность автоматизации неопределенным образом происходящих случайно возникающих взаимоотношений?). Наличие же строгой системы бизнес-процессов позволит подойти к внедрению АСУ с точки зрения максимальной эффективности. Теперь уже вполне реально автоматизировать сначала наиболее критичные участки работы, на вырученные или сэкономленные в результате деньги – следующие по важности… Можно делать это с той постепенностью, какую позволяют ресурсы или требует внешняя ситуация.

Оценка потребности в ресурсах

Если вам ранее доводилось заниматься подобной деятельностью – то вы уже представляете себе, насколько облегчит проектирование Ваш расчетный счет, скольких сотрудников вы временно потеряете, как полноценные боевые единицы (и скольких вообще потеряете). Рассуждения ниже скорее для тех, кто впервые планирует приступать к такой работе – ведь опасно как переоценить, так и недооценить масштабы грядущих потерь. Завышенная оценка сложности может привести к отказу от проекта вообще (вместе с надеждами стать лидером отрасли), либо к излишне высоким суммам по договору с исполнителем. Заниженная оценка приведет к тому, что в какой-то момент ресурсов не хватит и проект будет заброшен – что снова означает потерянные деньги. Временная оценка не менее важна – и по тем же соображениям. Практика показывает, что компании среднего размера – от 500 до 1000 человек – разрабатывают и внедряют новую систему управления целиком за один год. Компаниям с 10 тыс. сотрудников потребуется примерно 2-3 года. Впрочем, в зависимости от сложности ситуации, время внедрения может увеличиться и в два и в три раза.

Из потребности в людских ресурсах можно предположить на весь этот период постоянную команду из 3-4 человек (стратег, аналитики) и необходимость привлечения к работе сотрудников предприятия по мере необходимости – начальников подразделений и рядовых исполнителей. Начальники будут привлекаться, приблизительно на один-два месяца чистого времени на протяжении всего цикла проектирования и внедрения, рядовые исполнители – меньше, от 2 недель до месяца. Затраты на своих специалистов, учитывая это время, можно оценить. Внешние консультанты стоят недешево. Услуги специалиста могут обойтись от 1,5 до 25 тыс. рублей за час работы.

Немного о гарантиях успеха. Мы уже говорили, что занимаясь проектированием системы управления самостоятельно, опытный и здравомыслящий руководитель при поддержке команды своих заместителей имеет неплохие шансы произвести эту работу без привлечения внешних консультантов – хотя, конечно, идеального результата с первого раза такой коллектив не добьется. Возможности профессиональной команды больше – и чем более известную (и дорогую) консалтинговую компанию Вы пригласите – тем ближе окажетесь к идеалу управленческой системы для вашего вида деятельности. Известная компания, как правило, дорожит своей репутацией, ее специалисты в процессе предпроектного обследования могут сделать вывод об эффективности предстоящей работы – а могут и отказаться, если, по каким-то причинам, успех проектирования не гарантирован. В последнее время появился еще один подход – на время внедрения ведущий консультант принимается на работу в компанию-клиент в качестве топ-менеджера – директором или заместителем. Конечно, репутация консалтинговой компании должна быть для этого очень высокой – но зато можно быть уверенным в получении результата высокого качества, при заметной экономии нервных клеток. Малоизвестная компания может обойтись дешевле – но и результат далеко не гарантирован.

Вопрос: Можно ли снизить затраты на проектирование системы управления?

Ответ: Можно и нужно. Способом снизить потребность в ресурсах является использование специализированных программных продуктов.

Первая причина, по которой автоматизация проектирования действительно полезна – это возможность сохранения и редактирования на каждом этапе работы. Созданные и сохраненные бизнес-процессы «как есть» заметно облегчают моделирование процессов «как будет» - ведь редактировать проще, чем создавать заново.
Вторая причина берет исток в понимании основ эффективности. Часто повторяющиеся процессы являются критичными для общего хода дела – ведь, несмотря на простоту и шаблонность, их вклад в общие трудозатраты весьма значителен. В проектировании бизнес-процессов достаточно много шаблонных, повторяющихся действий, которые, при ручной работе, заберут львиную долю всего времени разработки. Конечно, применение методик CTRL-C – CTRL-V заметно облегчает работу в WORD или Excel при их вводе, однако специализированное ПО предоставляет еще более удобную среду для проектирования.
Третья причина – взаимосвязанность всех объектов– от подразделений и сотрудников до процессов различного уровня и стратегических целей. В грамотно построенной системе все должно подчиняться единой стратегической системе целей. Специализированное ПО обеспечивает такую взаимосвязь, помогает избежать досадных просчетов от невнимательности при вводе информации.
Четвертая причина – возможность оптимизации. Пусть на сегодняшний день и не существует программы, способной самостоятельно спроектировать оптимальный вариант бизнес-процесса (иначе и необходимость в руководителях и бизнес-аналитиках отпала бы сама собой, компьютер дешевле) – но произвести симуляцию сотен циклов прохождения каждого из тысяч бизнес-процессов в десятках вариаций их взаимодействия… Попробуйте проделать это с помощью Excel! А без статистической обработки в данном случае не обойтись – ведь система будет работать в реальном мире, где всякое случается.
Пятая (и, для многих, самая важная) причина – автоматизация вывода результата. Даже самая великолепная система управления останется лишь проектом до тех пор, пока бизнес-процессы не превратятся в регламенты и должностные инструкции. Система, способная автоматически выработать все эти сотни и тысячи регламентирующих документов, да еще и довести их до каждого сотрудника сбережет руководителю очень большое количество его очень недешевого времени. Конечно, при коррекции бизнес-процессов (а их просто-таки настоятельно рекомендуется проверять на жизненность хотя бы ежегодно) автоматизированная система не забудет внести изменения во все документы, затронутые изменениями – и вновь довести до сотрудников новые правила игры. Нельзя забывать и о том, что автоматически формируемые регламенты согласованы между собой и непротиворечивы (если, конечно, бизнес-процессы спроектированы верно) и сотрудникам уже не удастся использовать «дыры» в вашем внутреннем законодательстве.

Рисунок 8. Большое количество регламентов не так просто состыковать… Если не пользоваться автоматизированной системой моделирования.

Шестая причина. Важная, скорее, для начинающих проектировщиков. Инструкция к специализированному программному обеспечению уже сама по себе является изложением основ моделирования бизнес-процессов. Работая по намеченному в ПО шаблону, новичок не допустит каких-либо досадных ошибок, система не позволит пропустить какие-либо важные действия или шаги, благодаря чему шансы на успех проектирования возрастают в значительной степени.

Список литературы

1) Роберт С. Каплан, Дейвид П. Нортон. Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2004. – 512 с.

2) Д. Марка и К.Мак-Гоуэн «Методология структурного анализа и проектирования SADT» Москва, Метатехнология, 1993.

3) Роберт С. Каплан, Дейвид П. Нортон. Стратегические карты. Трансформация нематериальных активов в материальные результаты. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2004. – 512 с.

4) Майкл Хаммер, Джеймс Чампи. «Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе», Манн, Иванов и Фербер, 2006. – 276 с.

5) Журнал BYTE/Россия №9/2007. Лощилина Ирина Валерьевна. «Сбалансированная система показателей как инструмент формулирования стратегии компании».

6) Журнал Консультант №11/2006. Виктор Забавин, Дмитрий Пинаев. «Автоматизация – с чего начать?»

Фото в анонсе: pixabay.com