Как автоматизировать работу казначейства

Что такое казначейство полного цикла?

Это система процессов, которая собирает все заявки на оплату, отправляет их в банк и получает обратно. Иными словами, это разнесение банковской выписки в системе и подтверждение заявок. В казначейство полного цикла также включены:

• Платежный календарь.
• Бюджетные лимиты.
• Процесс согласования платежей.
• Система согласования договоров.

Какие бывают проблемы с платежами и к чему они приводят?

1. Кассовые разрывы

Это ситуации, когда надо платить (налоги, зарплаты, что-то еще неотложное), а денег нет. Как следствие, приходится брать кредит под большой процент.

2. Неоплаты регулярных платежей

Если не проходит регулярный платеж, например, арендный, вам могут заблокировать услугу – опечатать, закрыть вашу точку, ресторан, магазин или отключить вендинговый аппарат. Аналогичная ситуация с платежами, которые должны исполняться из первички: по накладным или актам. При неоплате могут заблокировать регулярные поставки или оштрафовать.

3. Ненужные авансовые платежи

Надо ли их платить – каждый раз вопрос. Есть риск заплатить за ненужное или за нужное, но по завышенной цене. Например, если покупается компьютер в какое-то подразделение, то в первую очередь руководитель подразделения должен подтвердить необходимость покупки. Дальше заявка передается на согласование ответственному IT-специалисту – убедиться, что это подходящий по мощности и цене компьютер. Заодно он проверяет, есть ли подходящий компьютер на складе или в другом подразделении, может быть, вместо покупки просто воспользоваться невостребованной техникой.

Внутри такой задачи должно быть множество этапов: проверка контрагента, проверка правильности заполнения реквизитов, назначения платежа, проверка службы безопасности...

Каким компаниям необходимо казначейство полного цикла?

В идеале казначейство полного цикла нужно всем. В особенности это актуально для тех компаний, у которых есть:

• Несколько юрлиц и бюджетные лимиты, которые надо контролировать.
• Регулярные платежи, о которых необходимо помнить.
• План приходов и расходов, чтобы избежать кассовых разрывов – проанализировать, хватает ли денег и какие исходящие платежи можно переставить, сдвинуть, договориться с контрагентом и так далее.
• Закрывающие документы по авансовым платежам, которые нужно контролировать. В таком случае после прохождения оплаты и разнесения банковской выписки заявка должна не исчезать, а ждать приложения закрывающих документов от инициатора.

Подходящий кандидат на автоматизацию казначейства полного цикла – компания с филиальной структурой и оборотом от 750 млн рублей в год, либо единое юрлицо с оборотом от 1 млрд рублей в год. Вопрос – с какими сложностями сталкиваетесь конкретно вы: какие видите риски и как часто случались ситуации ошибочных платежей, кассовых разрывов и подобного.

Зачем нужна автоматизация казначейства полного цикла?

1. Снижение трудозатрат

У одного из наших клиентов сотрудники центрального офиса каждый день обходили системы всех предприятий холдинга и анализировали все платежи. Это было крайне неудобно и трудозатратно. Автоматизация казначейства сократила трудозатраты центрального офиса на проверку платежей в 4 раза.

Также в едином отраслевом казначействе полного цикла сотрудник, работавший внутри одного юрлица, может работать со многими юрлицами, само собой, получив права только на необходимые действия. Так распределяется функционал части сотрудников на несколько компаний, что на уровне холдинга даст значительную экономию.

2. Стандартизация процессов платежей

Как итог, все организации группы компаний знают, кто утверждает документ, как, когда и куда идут платежи. Единые правила, единый подход, прозрачность платежей внутри холдинга – это важно. Это позволяет управляющей компании прозрачно контролировать взаимоотношения с организациями и отслеживать их действия. Подключение новой организации и исключение организации из контура также становятся прозрачными, они сразу включаются или выключаются из процесса.

3. Перераспределение денег

Если внутри холдинга у одного юрлица не хватает денег, а у другого они есть, то одна компания кредитует другую через внутренний перевод. Также казначейство полного цикла часто используется как cash pooling система – собирает все деньги и кладет под правильный процент в лучший банк, а на следующий день раздает в зависимости от потребностей.

Что важно в системе автоматизации казначейства?

1. Интеграция с 1C и другими системами. Часто из 1C надо забирать заявки, предоставлять для нее витрины передачи заявок, информацию по банковским выпискам.
2. Гибкость. Внутри холдинга, внутри группы компаний ситуация всегда разная: когда-то надо бюджетировать по проектам, когда-то по статьям, когда-то вне рамок бюджета. Кроме того, процессы быстро меняются и система должна перестраиваться под внешние изменения и быстро реагировать на смену «управленческого климата».
3. Производительность. Система должна быть масштабируема и рассчитана на то, чтобы функционировать нормально, когда несколько тысяч пользователей одновременно делают заявки, берут отчеты, отправляют в банк и так далее.

Когда пора внедрять автоматизацию полного казначейства?

Ответ знаете только вы сами. Система точно нужна, когда есть управляющая компания или казначейский департамент, стремящиеся контролировать процессы оплат.

Какие могут возникнуть проблемы при внедрении системы автоматизации казначейства полного цикла?

Настройка и использование любой системы – это всегда непросто, поэтому взвесьте, насколько сильны ваши текущие проблемы ручного согласования. Возможно, нет ТЗ или постоянные его изменения. Возможны дополнительные трудозатраты на старте или саботаж сотрудников.

Основной фактор успешного запуска и эксплуатации – сила воли руководителя проекта. Без силы воли, без наличия прав и компетенций система не взлетает: автоматизация меняет не систему согласования или какой-то другой блок, она меняет всю работу компании по закупкам, оплатам, контролю денег, и это требует включенности со стороны заказчика.

Как строится казначейство в крупном холдинге?

Этап 1. Выбрать стандарт и тиражировать новую функциональность

Стандарт может меняться, кастомизироваться, но все начинается с его выбора. Дальше встают сразу две задачи. Первая – подключение новой функциональности, вторая – тиражирование. Они движутся одновременно: каждая задача запускается внутри одного подразделения, потом распространяется на пять подразделений, потом на всю компанию. Пример функциональности: разнесение банковской выписки. Как итог, вы получаете остатки денежных средств по всему холдингу в реальном времени, причем по единым статьям. Это очень круто.

Этап 2. Реализовать все цели казначейства полного цикла

Берете следующую функциональность – согласование платежей, согласование договоров, согласование авансовых отчетов, внутрихолдинговые переводы. Как и в предыдущем пункте, шаг за шагом запускаете одно подразделение, потом три-пять, потом добавляете эту функцию всему холдингу. Постепенно переобучаете сотрудников и начинаете сокращать трудозатраты – помимо снижения рисков неверных платежей и кассовых разрывов, вы распределяете работу бухгалтеров и казначеев по всему холдингу. Таким образом: сначала остатки, затем заявки на платеж, потом можно добавлять работу с закрывающими документами, затем автоматизацию регулярных или автоматических платежей по накладным или по актам – все это шаг за шагом отправляете в работу и получаете работающий функционал.

Важна постоянная отгрузка результата. Система автоматизации легко взлетает в режиме Agile, когда каждую неделю или две вносить изменения, которые тут же начинают работать. Система, которая уходит на разработку и только через полгода дает прототип, взлетает намного хуже. Поэтому я рекомендую low-code решения, которые настраиваются на лету – это залог успеха.

Также читайте: