3 базовых финансовых отчета, которые помогут избежать управленческих ошибок

Предприниматели, особенно в малом бизнесе, заняты работой с поставщиками и персоналом, ищут новые каналы сбыта или думают о стратегии. В хорошем варианте ведение финансовой отчетности ложится на плечи главного бухгалтера, в реальности отчетность может не вестись вовсе. Тогда все решения по управлению компанией руководитель принимает интуитивно, без подкрепления цифрами. Такие действия в итоге могут привести к негативным последствиям.

Например, у Артема семь розничных точек по продаже продуктов здорового питания, прибыль считается в целом по компании. Чтобы увеличить прибыльность, он решил открыть еще две точки. Прошел год, планируемый объем прибыли не достигнут. Почему? Артем в своем решении не учел текущую финансовую ситуацию в бизнесе. Оказалось, что две точки из семи работали в убыток и тянули вниз весь бизнес. Нужно было вести учет рентабельности каждой торговой точки в отдельности, чтобы выявить неэффективные, закрыть их или принять меры. Необязательно было открывать новые две точки.

Согласно законам, почти все предприятия должны вести бухгалтерский учет. А вот финансовый учет не является обязательным и требования к нему формируются внутри компании. Перед внедрением управленческой отчетности необходимо:

• Определить, кто будет пользоваться отчетами: помимо собственника это могут быть топ-менеджеры или другие ключевые сотрудники.
• Согласовать форму: понять, для каких целей служит отчет и какие показатели важны. Например, в розничных продажах помимо основных отчетов важны анализ продаж по точкам, учет товарных остатков, отчет о движении товара, продажи в разбивке по продавцам.
• Определить ответственных за ведение лиц: это могут быть бухгалтер, финансовый менеджер, экономист.
• Согласовать сроки предоставления отчетности.
• Подробно описать весь процесс подготовки, зафиксировав в регламенте.

Вот три базовых финансовых отчета, которые следует ввести руководителю, чтобы понимать, что происходит в бизнесе, и принимать решения, основанные на точных цифрах.

1. Отчет о движении денежных средств

Рекомендую начать с него, если в бизнесе регулярная нехватка денег, а кассовые разрывы покрываются из личных средств. Отчет о движении денежных средств (ОДДС) показывает фактическое движение денег за прошедший отчетный период и остаток денег на конкретную дату. Анализ отчета дает полное понимание, откуда деньги пришли и куда ушли.

Выглядит он так:

Предприниматели часто смотрят на результат своей деятельности довольно просто: если поступления превышают расходы, значит, сработали хорошо, но если углубиться в детали, бывает не все прекрасно. Поэтому при анализе ОДДС важно делить потоки поступлений и расходов на:

• Операционные – связаны с текущей деятельностью. Например, для ресторанного бизнеса это поступления от заказа блюд, аренда помещения, зарплата сотрудникам, оплата поставщикам.
• Инвестиционные – характеризуются получением дохода в будущем. Для ресторанного бизнеса, например, это покупка нового кухонного оборудования.
• Финансовые – связаны с получением внешнего финансирования, выплатой дивидендов собственникам. Например, для обновления кухонного оборудования компания привлекает кредит.

Пример: Дмитрий занимается оптовой продажей торгового оборудования. Проанализировав отчет о движении денег за февраль, он обнаружил низкий объем поступлений от продаж по сравнению с расходами в этом месяце. Результат – сформирован отрицательный денежный поток. Тогда Дмитрий отправился в отдел продаж и выяснил, что в этом месяце коммерческий отдел часто отгружал товар на условиях отсрочки, а мы закупаемся по предоплате 50%. Собственник распорядился, что все отсрочки теперь подлежат согласованию. На основе прошлых периодов рассчитали, как быстро дебиторская задолженность превращается в деньги. Выявили оптимальный срок оборачиваемости – отсрочки на больший срок не даем.

Рекомендации по анализу отчета ДДС:

• Если разница между поступлениями и операционными расходами отрицательная, значит, текущая деятельность убыточна и компания работает за счет поступлений от финансового потока. Необходимо или снизить расходы, или найти новых клиентов, или даже привлечь внешние источники финансирования.
• Если посмотреть на расходную часть отчета, можно увидеть суммы, при которых попадете в кассовый разрыв, и заранее подготовиться к нему. Так бывает, если разрыв связан с несовпадением дат платежей и поступлений денег от клиентов. В этом случае поможет планирование графика поступлений и расходований средств.
• Если планируете инвестиции, обратите внимание на операционный поток. Инвестиционные расходы целесообразно осуществлять, если разница между поступлениями и расходами положительная. Инвестиции, равные сумме разнице, не создадут ситуации, когда придется изымать средства из оборота.

2. Отчет о прибылях и убытках

Помогает разобраться, если деньги есть, а прибыли нет. Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) помогает понять, зарабатывает компания или нет. Бывает, что денег у компании достаточно, но узнать прибыльность отчет ДДС нам не даст – в нем фиксируют весь приход денег, внутри которого могут быть и авансы клиентов, и оплата долгов. В то время как в отчете о прибылях отражается не приход денег, а объем исполненных обязательств перед клиентами.

Например, компания занимается производством детских игрушек. В апреле заключила договор с покупателем на сумму 1 млн рублей и получила на расчетный счет предоплату в размере 50%. Фактическая реализация и полный расчет произошел в июне. Выручка по ОПиУ в мае составит 0 рублей, а в июне, после отгрузки товара покупателю, – 1 млн.

Выручка в ОПиУ совпадает с приходами в ДДС только в рознице и в тех сферах, где расчет с клиентами проходит по факту: отгрузка товара – оплата клиента. Расходы в ОПиУ необходимо признавать в момент отражения дохода, когда учитываются все расходы, которые понесла компания для получения выручки.

Основные метрики отчета о прибылях и убытках на примерах

1. Размер чистой прибыли, которую можно направить на выплату дивидендов, создание резервов, а можно на развитие и инвестиции. Сумма составила 717 500 рублей в апреле и 320 000 рублей в мае. Но само по себе абсолютное значение чистой прибыли ни о чем не говорит: хорошо или плохо мы сработали? Поэтому смотрим на вторую метрику.

2. Рентабельность по чистой прибыли показывает, насколько эффективно сработала компания по сравнению с прошлым периодом или с аналогичными фирмами отрасли. Рассчитывается так: чистая прибыль за период / выручка этого же периода * 100. В нашем примере рентабельность по чистой прибыли упала с 48% (717 500/1 500 000) в апреле до 27% (320 000/1 200 000) в мае.

Проанализировав динамику выручки и расходов, можно сделать вывод, что на снижение рентабельности повлияли уменьшение выручки и рост стоимости услуг подрядчика. Собственник выяснил, что компания стала зарабатывать меньше, потому что один из крупных клиентов уменьшил привычный пакет услуг. Кроме того, промониторив конкурентов, он увидел, что его цены ниже рыночных, а подрядчик на свои услуги наоборот завышает цены. В следующем месяце собственник решил повысить чек на услуги для действующих клиентов, поручил отделу продаж привести новых клиентов и начал искать нового подрядчика.

Рекомендации по анализу ОПиУ:

• Если в вашем бизнесе тенденция сокращения прибыли, посмотрите, за счет чего это могло произойти: например, из-за сокращения выручки или роста расходов. Проанализируйте факторы, которые повлияли на это изменение. Посмотрите, как изменится выручка в случае изменения среднего чека и объема продаж. Проработайте возможные сценарии роста выручки и снижения операционных расходов.
• Если планируете увеличить выручку, постройте воронку продаж. Для начала оцифруйте путь клиента от момента знакомства с вашей компанией до продажи. Например, для интернет-магазина воронка будет примерно такая: количество заходов на сайт, конверсия в заказ, количество добавлений в корзину, конверсия в оплату, количество оплат. Выручка от продаж = количество оплат * средний чек. И далее проиграйте варианты влияния изменения всех составляющих воронки и среднего чека на выручку в целом. Тогда станет понятно, на каких показателях фокусироваться при планировании роста выручки.
• Если планируете оптимизировать себестоимость, постоянно мониторьте новых поставщиков на рынке и их цены, проведите переговоры с действующими на предмет снижения закупочных цен.

3. Управленческий баланс

Самый важный финансовый отчет – помогает разобраться, что происходит с бизнесом в целом, оценить финансовую ситуацию в компании. В балансе фиксируют активы (чем может владеть компания: оборудование, денежные средства, товары, сырье) и пассивы (источники, за счет которых сформированы активы – собственные или заемные средства). Баланс отвечает на вопрос: «Где заморожена прибыль – в запасах, дебиторской задолженности или другом месте?». Оценить реальную картину бизнеса только по ДДС и ОПиУ нельзя.

Баланс – это когда активы равны пассивам. Чтобы они сравнялись, значение статьи собственного капитала рассчитывается как разница между активами и пассивами. Из примера ниже расчетное значение собственного капитала составило 5 млн на 1 мая и 5,79 млн руб. на 1 июня.

Рассмотрим основные метрики баланса:

1. Ликвидность показывает, насколько быстро активы превращаются в деньги для погашения обязательств компании. Рассчитывается как отношение оборотных активов к краткосрочным обязательствам. По данным примера баланса на 1 мая коэффициент ликвидности: 6,5 млн /2 млн = 3,25. Это значит, что на каждый рубль обязательств приходится 3,25 рубля активов. Компания с высокой вероятностью исполнит свои обязательства.
2. Финансовая независимость показывает, за счет каких средств живет компания – собственных или заемных. Рассчитывается как отношение собственного капитала к активам баланса. Общепринятое оптимальное значение коэффициента не менее 0,5. Чем меньше значение показателя, тем больше компания зависима от привлеченных средств. Из примера на 1 мая коэффициент: 5 млн/ 7 млн = 0,71. Значит, компания развивается в большей степени на свои деньги. Если от месяца к месяцу наблюдается снижение коэффициента – это сигнал о высокой зависимости от кредиторов. Следите, чтобы показатель не опускался ниже 0,5. Иначе можете оказаться в ситуации, когда компания больше вам не принадлежит.
3. Рентабельность собственного капитала (ROE) показывает процент доходности бизнеса. Рассчитывается так: среднегодовая чистая прибыль / собственный капитал* 100. Предположим, за год мы заработали чистыми 200 000 рублей, а собственный капитал на 1 мая составил 5 млн руб. Тогда ROE = 200 000 / 5 000 000 * 100% = 4%. Значит, бизнес приносит 4% годовых. Нормативного значения для ROE не существует, но его нужно сравнивать с другими инструментами получения дохода, например, со ставкой банковского депозита. Предложим, на момент анализа ставка по депозиту 10% – в 2,5 раза выше, чем приносит нам бизнес (4% годовых). В таком случае выгоднее закрыть свой бизнес, а все деньги перевести на депозит.

Бывает, в ОПиУ прибыль есть, а денег на балансе нет. Прибыль может быть заморожена в товарных остатках, когда мы закупаемся под сезон, получаем скидку за объем или предоставляем клиентам отсрочку (замораживаем в дебиторке). Поэтому ответить на вопрос, где зарыта прибыль, поможет горизонтальный анализа баланса.

В таблице выше складские запасы прирастают с 5 до 6 млн рублей. Доля денег сократилась с 1 млн до 0,5 млн рублей. Накопленная прибыль увеличилась с 4,99 до 5,78 млн. Значит, все больше прибыли уходит на прирост складских запасов. Если у вас аналогичная ситуация в бизнесе, необходимо выявить причины, почему наращиваются остатки. Составьте баланс минимум на три отчетные даты и проанализируйте динамику остатков. Если тенденция сохранится, сформируйте план мероприятий по управлению складскими запасами.

Рекомендации по анализу баланса:

• Если хотите понять, как быстро можете погасить краткосрочные обязательства, рассчитайте показатель ликвидности.
• Если хотите узнать, кому принадлежит ваш бизнес, смотрите на показатель финансовой независимости, он покажет, когда компания становится все больше зависимой от кредиторов.
• Если бизнес приносит низкую доходность, задумайтесь о других источниках вложения средств, например, банковский депозит или другое направление бизнеса.
• Если в ОПиУ прибыль есть, а в ДДС денег нет, проведите горизонтальный анализ баланса. Прибыль может быть заморожена в запасах, дебиторке.

5 советов, как работать с отчетностью

1. Для принятия управленческих решений введите минимум три базовых отчета: о движении денег, прибылях и убытках, баланс.
2. Если в бизнесе регулярная нехватка денег, начните с анализа отчета о движении денег.
3. Анализ расходной части отчета ДДС покажет сумму, при которой вы попадете в кассовый разрыв. Определите сумму необходимых поступлений для покрытия.
4. Разобраться с эффективностью работы компании поможет отчет о прибылях и убытках. В нем отражается не приход денег, а объем исполненных обязательств перед клиентами.
5. Чтобы ответить на вопрос, почему в отчете ОПиУ прибыль есть, а денег нет, проведите горизонтальный анализ баланса.

Читайте также: