Как контролировать своего бухгалтера?

Генеральный директор – это император, бухгалтер – главный советник, без которого невозможна жизнь государства, в нашем случае предприятия. Вы не постигните бухгалтерию, прочитав одну книгу. Этому надо учиться всю жизнь и параллельно работать. Именно так можно охарактеризовать работу бухгалтера. При четком выполнении своих обязанностей, бухгалтер обеспечивает «спокойную» жизнь компании и руководителя.

Но есть и обратная сторона, которая никак не красит такого специалиста: невыполнение своих обязанностей, кражи, неправильный расчет налогов и прочее. Приведу рекомендации для малого и среднего бизнеса, как всего этого избежать.

«За спиной» руководителя без должного контроля может произойти все, что угодно. Самое распространенное – это неправильные платежи и неверный расчет налогов. Абсолютно во всех сферах можно столкнуться с махинациями бухгалтеров. Приведем пример одной из компаний: в конце года, бухгалтер рассчитал сумму налога и провел в бухгалтерском учете 2 млн рублей. Спустя полгода у фирмы начались проблемы, налоговые органы стали выдвигать требования за неуплату. Но, как такое может быть, ведь оплата прошла вовремя? Оказывается, бухгалтер перечислил всю сумму на свой счет, а в бухгалтерской программе провел операцию, как уплаченные налоги.

Чтобы такие ситуации не возникали, руководитель должен контролировать, или сам проводить платежи. Это 100% гарантия безопасности. На сегодняшний день, для согласования платежей существует множество мобильных приложений. Найти такие не составит труда. Достаточно ввести запрос: согласование оплат, в поисковой строке. Преимущества таких систем в том, что через мобильное устройство можно согласовать платеж за считанные минуты.

При выборе подходящего для вас приложения, обращайте внимание на то, что хорошая программа не требует приобретения дополнительных систем. Создание заявки должно происходить также в вашей бухгалтерской программе, например 1С, а согласование в мобильном приложении. При таком раскладе, руководитель и доверенные лица видят все действия, связанные с платежами, и могут контролировать процесс полностью. В результате компания оберегает себя от несогласованных платежей со стороны сотрудников.

Пример мобильного приложения по согласованию платежей:

Пример мобильного приложения для согласования платежей Согласование оплат в мобильном приложении

Алгоритм контроля работы бухгалтера

Есть еще один способ контроля работы бухгалтера – это управленческий учет. Такой вид предоставляет руководителю достаточное количество информации, для принятия правильных решений. Грамотно выстроенная система управленческого учета, позволяет понимать: верно ли бухгалтер выполнил расчетные операции.

Система управленческого учета должна позволять собирать данные со всех систем учета, которые у вас есть на предприятии. При таком раскладе, прогноз налогов будет рассчитан намного быстрее бухгалтерии, но с меньшим уровнем точности. Для управленческого учета это приемлемо, а ситуация позволяет контролировать работу бухгалтера по сводным показателям. Здесь мы берем под контроль всю прибыль по подразделениям, от операционного и внеоперационного видов деятельности, расходы и иные метрики, указанные в примере управленческого учета. Результатом сводного отчета является прогноз налогов, которые необходимо заплатить.

Если необходимо полностью проверить все действия вашего специалиста, то это аудиторская проверка. Проще говоря, другие бухгалтера проверяют работу вашего бухгалтера. Основная цель проверки: обезопасить компанию от неоправданных налоговых рисков.

Пример операционного учета для контроля прогноза ключевых показателей

Оценка работы с помощью показателей

Четкая система управленческого учета позволяет достаточно точно прогнозировать ключевые показатели. Такой способ дает выявление ошибок бухгалтера на ранней стадии. Стыковка управленческого и бухгалтерского учета позволяет директору оценить ключевые индикаторы: размер налоговой нагрузки, суммы налогов, прогноз НДС, прогноз налога на прибыль и др. По таким данным можно вести регулярный контроль показателей.

Получили результат. Что дальше?

Получили результат управленческого учета? Сравните его с данными бухгалтера. Увидели отклонения? Не торопитесь обвинять специалиста в неправильных расчетах, обсудите сложившуюся ситуацию. Управленческий и бухгалтерский учет сильно отличаются друг от друга. К примеру, определенные виды затрат были отражены не в том периоде, так как поздно поступили первичные документы. И таких ситуаций может возникнуть достаточно много. Поэтому, для успешной работы компании совмещайте управленческий и бухгалтерский учет.

Фото: Pixabay.com

+13370 Олег Шурин Генеральный директор, Москва 30 ноября 2019, 13:06

Алексей Уланов пишет:

Если Генеральный контролирует бухгалтерию, кто тогда выполняет функционал Генерального директора? Собственник компании как отнесется к подобному контролю, он может справедливо предположить что подобный контроль это первый шаг к отжиму собственности? Что будет делать генеральный когда бухгалтер "пошлет" его публично?

Лично был свидетелем ситуации в компании, когда в начале, один Генеральный директор вывел деньги из компании, а затем, когда при полной смене руководства компании, собственник опасаясь повторения подобного с новым Ген.директором, передал право осуществлять ВСЕ фиансовые операции и платежи только новому Главному бухгалтеру, которого приставили паралельно следить за Ген.директором.

Через 3 года, "доверенный" Главбух, вывела со счета фирмы больше 100 тыс. евро и сбежала...

Слава богу, ее поймали, денег правда при ней не нашли (ее мама успела на себя квартиры понакупать), был суд. Правда ввиду ее беременности, ей дали только условный срок. Не знаю, удалось ли потом компании, что-то с нее взыскать...

Хорошо, что Ген.директор был отстранен самим собственником от возможности осуществлять платежи и только поэтому не попал под раздачу из-за действий Гл.бухалтера!