Как подобрать программное обеспечение для управленческого учета? Сложность заключается вовсе не в том, чтобы посмотреть несколько презентаций и выбрать самое удобное в работе ПО. Понять, как внедрить и настроить программу не проблема, обсудить с разработчиком дальнейшую техническую поддержку тоже. Но сложно понять, что именно должна уметь программа. Какие функции она должна выполнять? На этом этапе возникает ступор. Как правило, не понимая, чего ждать от продукта, компания не может сформулировать свои запросы.
Ниже приведу некий дайджест «умений», которыми должна обладать программа, приобретаемая для управленческого учета на строительном предприятии. Составлен он на основании анкетирования, опроса и реального общения со специалистами строительного бизнеса.
1. Знать, кто кому должен: взаиморасчеты с заказчиком и подрядчиком
Ответ на самый простой вопрос, заказчик должен деньги нам или мы должны ему, в логике бухгалтерского и управленческого учета будет разным. Приведу пример, чтобы наглядно показать, в чем тут сложность.
Допустим, бухгалтеру известно о том, что строительная компания, выполняющая работы, получила от заказчика аванс на 300 тыс. рублей. А на 200 тыс. рублей уже закрыт акт. Простой, почти школьный пример, правда? И бухгалтер, следуя логике арифметической, скажет, что от заказчика денег больше ждать не нужно. Ведь акт закрыт только на часть суммы. Но в этом ответе не учтены условия договора.
Пусть, 1 млн рублей – это сумма строительной сметы, которая относится к договору подряда. И в этом договоре отражено, что аванс зачитывается пропорционально выполненным работам. Есть также в договоре и гарантийное удержание, равное 5%. Следовательно, чтобы понять, ожидать ли еще платеж от заказчика или нет, бухгалтерских данных недостаточно.
При пропорциональном зачете аванса к сумме в 200 тыс. рублей относится только 60 тыс. рублей от тех 300 тысяч, что перечислил заказчик. А еще 5% от аванса 200 тыс. заказчик может удержать по условиям договора. Значит, в данном случае нужно вычесть 60 тыс. рублей и 10 тыс. рублей из двухсот тысяч. Тогда получится, что заказчик должен еще 130 тыс. рублей.
Этот пример показывает, что в задачи бухгалтерии финансовое планирование не входит. И не надо ждать от бухгалтера корректной информации о предстоящих платежах. Но ведь программа для строительного предприятия должна сразу давать такие данные.
Если мы работаем с бухгалтерской программой, можем предоставить данные только как информацию для проверяющих органов – и лишь за прошедшие периоды, а в лучшем случае – за текущий. В основном руководители могут получить лишь данные по остаткам и движению на расчетном счете и по кассе. Но руководителя строительного предприятия часто интересует не отчетность по итогам какого-то периода, а картина дел в динамике. А именно: от кого мы можем получить деньги сегодня, завтра и через месяц. Показывать, кто кому должен – это то, что управленческая программа для строительных компаний должна делать по умолчанию .
2. Оптимизировать работу, если сметы с заказчиком и подрядчиком отличаются
Одна из самых сложных проблем в строительстве: сметы, утвержденные с заказчиком и подрядчиком, различаются. Бывает, что с заказчиком согласовывается укрупненный вариант, а вариант для подрядчика расписан до конкретных работ и расценок. Или наоборот.
Особенно сложно, когда работы выполняют несколько подрядчиков. В этом случае закрытие актов превращается в сложную процедуру. Понятно, что когда договор будет полностью закрыт, то все данные будут актуальными, и все сойдется, как говорят, до копейки.
Пример. Как понять, сколько нужно закрыть с заказчиком работ по строительству газопровода, если один подрядчик указывает, что вырыл траншею длиной 20 км, другой указывает, что отсыпал песка на протяжении 5 км, а третий сообщает, что положил трубу длиной 1,5 км. Как в итоге закрывать такие работы с заказчиком? Это превращается в проблему, на которую тратится много ресурсов. В реальности на этом участке большие дыры. Подрядчик тянет одеяло на себя. И подрядчик в итоге получает больше денег, чем должен был получить.
Скажем, строительная компания (генподрядчик) прокладывает трубы в условиях Крайнего Севера. Заказчик закрыл этой компании за месяц 20 км трубы. Но отдельных работ каждому подрядчику строительная компания (генподрядчик) закрыла больше. Вынуто 5 кубометров грунта – акт подписан. Выкорчевано 5 кубометров деревьев – акт подписан. Завезены и посажены новые насаждения, восстановлен экологический баланс – акт подписан. А как эти отдельные работы соотносятся с тем, что закрыто заказчиком? Как понять, каким образом эти кубометры соотносятся с одной большой работой, закрытой заказчиком? В реальности, как правило, генподрядчик платит субподрядчику больше, чем получит от заказчика. И, вроде бы все сделано правильно, но генподрядчик все равно в минусе. А заказчика промежуточные работы не интересуют. Ему важен конечный результат.
Всем этим пересчетом занимаются производственно-технические и сметно-договорные отделы строительных компаний. И все это крайне трудоемко. Программа для ведения управленческого учета в строительстве должна на основании актов с подрядчиками автоматически посчитать, что можно включить в акт с заказчиком в других единицах измерения, в укрупненной смете. Или наоборот учитывать, в каком объеме заказчик подписал работы, и какие работы можно теперь корректно закрыть подрядчику.
3. Вести взаиморасчеты по сметным нормативам, а планирование – по внутренним
Сметные нормативы – это то, от чего никуда не уйдешь. Но в реальной жизни никто не платит заработную плату рабочим по тем нормативам, которые заложены в смете. И ни один поставщик не обязан поставлять материалы строительной компании по той цене, которая указана в смете.
Следовательно, когда строительная компания занимается планированием, ей не на что опираться, а смета никакой реальной картины не дает. С другой стороны, организация, которая специализируется на конкретных работах, может эти работы нормировать, рассчитать, что на единицу выполнения работы нужно столько-то времени, столько-то материалов, зарплаты. Другое дело, что нормирование – сложный и дорогостоящий процесс.
Поэтому здесь нужна программа, которая должна сама уметь посчитать нормативы для конкретной компании, конкретных работ на отдельных объектах. И автоматически пересчитывать смету для заказчика в смету для себя: сколько потребуется техники, рабочих, времени для выполнения работ. Программа для ведения управленческого учета в строительстве должна содержать функционал, позволяющий работать компании по внутренним нормативам.
4. Автоматизировать финансовое планирование
Перейдем к финансовому планированию и бюджетированию. Надо сказать, что в этой категории программ предостаточно. Но все они страдают от одного общего недостатка: в них не содержатся первичные документы. И чтобы построить финансовый план или бюджет, нужно вручную вводить данные.
В чем сложность бюджетирования и финансового планирования в строительстве? Дело в том, что в этой отрасли договоры практически никогда не бывают типовыми. Всякий раз условия договоров, сроки зависят от конкретного проекта, объекта и рыночной ситуации. Соответственно, банально внести в шаблон договора данные предыдущего договора не получится, показатели придется рассчитывать заново.
А как оценить плановую рентабельность, причем на основании внутренних нормативов? Как понять, что компания не будет в убытке, если возьмется за строительство объекта? Учитывать нужно и договорную цену заказчика, и заложенную себестоимость.
Еще один фактор финансового планирования: входящие платежи нужно сопоставлять с исходящими. В противном случае может получиться, что уже пора вносить плату за материалы, а аванс от заказчика еще не получен или истрачен. Тогда придется использовать собственные средства. А если их нет? Тогда придется использовать средства заемные. А если их не будет?
Вот почему в идеале финансовый план и бюджет должны составляться в программном комплексе автоматически на основании первичных документов. Это позволяет формирование финансового плана и бюджета сделать вещью технической и несложной. Кроме того, бюджеты должны быстро корректироваться и быть актуальны на текущий момент, а не на «вчерашний день». Ведь составляются они на длительный срок, но могут меняться по разным причинам, в зависимости от экономической ситуации, изменений условий договора, цен на материалы...
5. Упрощать передачу работ другому подрядчику
Нередка ситуация, когда компания-генподрядчик работает с субподрядчиками, закрывая акты работ КС-2, КС-3. В какой-то момент с подрядчиком решают прекратить работу. В реальной жизни переподписывают договоры на уже закрытые объемы, проводят взаиморасчеты, а оставшиеся объемы работ отдают новому подрядчику. Если к договору прилагалась всего одна смета, то процесс несложный. Но если смет были десятки, заключались дополнительные соглашения, вносились изменения в договора и сметы, то этот процесс превращается в трудоемкую работу, занимающую много недель. Вероятность обычной арифметической ошибки достаточно высока.
С предыдущим подрядчиком договоры подписали не так, как нужно. Новому подрядчику не передали необходимые работы, и так далее. Все это типичные ошибки. Пройдет налоговая проверка – и компании придется платить штрафы за неверно рассчитанные налоги, так как документы составлены некорректно, договора закрыты неправильно.
Нужно, чтобы программа для ведения управленческого учета в строительстве по нажатию кнопки могла закрыть объемы работ предыдущему подрядчику, а оставшиеся работы передать новому подрядчику. Все, что нужно – распечатать и подписать документы.
Почему опасно делать управленческой бухгалтерскую программу
Автоматизировать строительное предприятие по принципу «у каждого отдела своя программа» можно. Но в идеале все производственные службы должны пользоваться одним программным комплексом. Это позволяет избежать повторного ввода данных, обеспечить взаимную проверку введенных данных, ускоряет проверку документов, облегчает руководству контроль.
И принципиально важно то, что единственная служба, которую можно и нужно автоматизировать отдельно, – это бухгалтерия. Как правило, в бухгалтерии используется программа 1С. В ней можно настроить обмен данными с программой управленческого учета – о входящих и исходящих платежах, материалах.
Все дело в том, что бухгалтерия живет по строгим законам, которые диктуются проверяющими органами. А строительная компания, которая ведет управленческий учет, работает совсем иначе. Подходы совершенно разные. Именно поэтому построение управленческого учета на базе бухгалтерской программы заканчивается фиаско. Функция бухгалтерии исключительно фискальная. И основная ее задача состоит в том, чтобы подготовить корректную отчетность для налоговых органов. Все остальные требования к бухгалтерам несостоятельны.
Пара показательных примеров, которые дают понять разницу между управленческим и бухгалтерским учетом. Строительные компании указывают в нарядах данные о ежедневном выполнении работ, отражая затраты по заработной плате и затраты на материалы. Условно говоря, столько работ бригада выполнила за день – такая ей зарплата положена. В бухгалтерии ежедневных данных о нарядах нет. Пока наряды не будут полностью закрыты, переданы в бухгалтерию и по ним не будет перечислена заработная плата за месяц, бухгалтерия не может ответить руководителю на вопрос: «Каковы затраты по заработной плате и материалам именно сейчас, сегодня?».
Другой пример. Представитель со стороны заказчика и со стороны генподрядчика может в журнале учета работ отмечать, какие объемы работ выполнены каждым из субподрядчиков. При этом управленческая программа дает возможность понять не только, каковы объемы работ, выполненных каждым субподрядчиком, но и какова стоимость выполненных работ. Бухгалтерия просто категорически не может вносить ежедневно такие данные в свою бухгалтерскую программу: пока не закончен месяц, пока субподрядчики не оформили акты КС и счет-фактуру по установленному образцу. Бухгалтерия просто-напросто не имеет права вносить эти данные на основании того, что некий уполномоченный представитель заказчика и генподрядчика контролирует выполнение объемов работ на объектах.
Почему нельзя совмещать бухгалтерский и управленческий учет? Практика показывает, что в 99% случаев программисты, которые занимаются развитием или созданием управленческой системы на базе бухгалтерской программы, не могут оценить несостоятельность этой затеи. Нет понимания того, что, если они что-то дописывают в управленческой части, то это коснется данных в бухгалтерской части этой же программы. Причем данных бухгалтерских, которые априори трогать нельзя. А если отчеты уже сданы в налоговые органы, менять их и сложно, и не нужно, и это еще больше все усложняет.
Большинство директоров в ответ на это могут сказать: «У меня программисты опытные, они все допишут как надо. А если нет, то я им такое устрою!». Дело в том, что опыт программиста значения тут не имеет. Программист может прекрасно владеть всеми технологиями технического плана, но совершенно не понимать логику управленческого учета в строительстве. То есть, здесь важны не технические способности, а понимание того, что бухгалтерский и управленческий учет – это две разные методики.
Задача программы управленческого учета – показать текущее, реальное состояние предприятия и сделать прогноз на будущее, основываясь на введенных данных.
Уже две статьи автора - может быть что-то уже изменилось в правилах?
Появилась ещё одна чисто рекламная от этой компании - и там нет дискуссии, все по правилам - оплачено :)
Компания отделилась от компании "Парус". Насколько помню в "Парусе" была и бухгалтерия, и было бюджетирование. И вряд ли автору стоило так наезжать на целую отрасль :)
Елена Теклина пишет:
Что касается невозможности вести одновременно бухгалтерский и управленческий учёт - это вряд ли. Для управленческого учёта часто используются забалансовые счета, это нормальная практика и удобно. Всё в одной программе и одной базе данных, налоговая не придерётся. Надо уметь настроить.
Вообще, у автора какая-то путаница с бухгалтерией, управленческим учётом, бюджетированием, графиком платежей ....
Автору точно надо разобраться с бухгалтерией :) и как работают программы для бухгалтерского учёта - В бухгалтерии есть такое понятие как корректирующие проводки - налоговая только регламентирует правила использования.
А что касается операций в управленческом учёте, то привязанные к этим операциям бухгалтерские проводки активизируются или попадают в базу данных (зависит от реализации) только после их утверждения бухгалтером (главным бухгалтером). Например, визуально это выглядит как проставление галочки напротив этой бухгалтерской проводки. Только после этого.