Кажется, что при планировании и разработке бюджета от вездесущих электронных таблиц никуда не деться. В процессе финансового планирования и анализа их так или иначе использует 90% организаций. Как показывают результаты недавних опросов, для большинства респондентов (40-50%) электронные таблицы остаются основным инструментом планирования. Это порождает многочисленные проблемы и риски.
Доля компаний, в которых планирование ведется исключительно с помощью электронных таблиц, постепенно сокращается, но небольшие компании, скорее всего, будут верны прежнему выбору и в будущем. Примерно 40-50% компаний использует электронные таблицы вместе со специальными системами для разработки бюджета, которые они создали самостоятельно или приобрели у стороннего поставщика. На практике большинство разработчиков систем по управлению эффективностью (EPM) предлагает подключаемые модули для Excel (например, надстройка Anaplan для Office). Некоторые даже используют Excel в качестве пользовательского интерфейса. Очевидно, мы никогда не распрощаемся с Excel, который, впрочем, бывает очень полезен. Но нужно ли и дальше всецело полагаться на него в столь важном бизнес-процессе – планировании?
Миф 1. Все пользователи хорошо знакомы с электронными таблицами
Не нужно далеко ходить, чтобы найти разработчиков, которые считают электронные таблицы лучшим интерфейсом для решений в сфере финансового планирования и анализа, поскольку люди часто пользуются такими таблицами на работе и дома. В этом никто не сомневается. Хотя большинство из нас может добавить колонку и вставить новую строку, стоит отметить, что мало кто обладает глубокими знаниями, которые требуются для создания формулы подсчета среднего значения за последние полгода, не говоря уже об использовании вложенных функций. В результате более сложные правила, необходимые для планирования специальных сценариев, могут разрабатывать только сотрудники, которые хорошо разбираются в электронных таблицах, например финансисты.
Миф 2. Excel — идеальный инструмент для самостоятельного создания отчетов
Хотя электронные таблицы позволяют пользователям менять внешний вид отчетов и графиков, сами по себе они не всегда дают требуемую точность. По этой причине многие разработчики предлагают широкий спектр информационных панелей и программ для создания специализированных отчетов, которые не только работают быстрее, но и обеспечивают точность за счет динамического обновления данных.
Миф 3. Ничто не может сравниться с электронными таблицами
В 2015 году отмечается тридцатилетие со дня создания программы Excel. Несмотря на то, что размер каждого листа увеличился в 4096 раз, и была разработана 64-битная версия для обработки больших объемов данных, программа до сих пор имеет ряд ограничений. В сочетании с двухмерностью это означает, что электронные таблицы уже не могут справиться с огромными объемами и многомерностью данных в современном бизнесе.
Не поймите меня неправильно, я не утверждаю, что решения для планирования и разработки бюджета не нужно интегрировать с электронными таблицами. Существует множество ситуаций, в которых необходимо, чтобы выбранное решение «дружило» с Excel. В какой-то момент у каждого специалиста по планированию возникает необходимость переместить данные из одной таблицы в другую, особенно при создании управленческих отчетов или подготовке материалов к заседанию совета директоров. Даже компания Anaplan, которую в прессе часто называют «убийцей Excel», расширила интеграцию с электронными таблицами, внеся в последнюю версию своей программы дополнение для составления отчетов и ввода данных в Office Excel. Это правильный ход, поскольку в результате расширяются возможности пользователей по взаимодействию с платформой Anaplan. Проблемы возникают, только когда электронные таблицы являются единственным инструментом финансового планирования и анализа или используются в качестве модуля для моделирования в дополнение к очень сложной корпоративной системе планирования.
Обе ситуации сопряжены с массой сложностей, и я рекомендую всем, кто ищет новые решения для планирования эффективности предприятия, рассматривать только те из них, которые позволяют пользователям самостоятельно работать и создавать модели без поддержки специалиста. ЕРМ-решения, появившиеся в последние годы, ориентированы на самостоятельную работу, имеют интуитивно понятный интерфейс и предлагают упрощенный язык для создания бизнес-логики. Благодаря такому функционалу пользователи будут при каждой возможности работать в выбранной программе, и электронным таблицам останется лишь вспомогательная роль. Таким образом, те, кто еще не готов отказаться от электронных таблиц, могут оставаться на двух стульях: открыть для себя новое поколение решений для планирования и одновременно держать под рукой Excel.
Судя по статье мифы оказались вовсе не мифами.
Excel действительно знают больше людей, чем любой другой инструмент.
Кроме Excel пока что нет инструмента, который позволил бы из произвольных таблиц построить отчеты достаточно быстро и удобно.
Последний миф вообще высосан из пальца, Excel с 2013 года имеет встроенные возможности многомерного анализа.
Я так понимаю это была попытка продать Anaplan, но как-то не зацепило.