Почему мероприятие без цели – бессмысленно?

Прийя Паркер «Мастер ивентов». – Мн: «Попурри», 2019.

Новый подход к организации ивентов – на работе, дома, в наших сообществах и за их пределами. Практическое руководство для тех, кто хочет научиться организовывать мероприятия самых разных уровней и делать обычные моменты совместных встреч незабываемыми и значимыми. Книга рассказывает о том, как организовать встречу любого уровня (от семейного ужина до международной конференции) так, чтобы она запомнилась. Вы узнаете, каким образом можно избежать стереотипов, отойти от приевшихся форматов, внести элемент душевности даже в самые сухие, официальные собрания и сделать ваших гостей чуточку счастливее.

Не проводите мероприятий «ни о чем»

Когда люди собираются без какой-либо цели – это и есть «мероприятие ни о чем». Многие знают это и без моих научений и, принимая решение о проведении мероприятия, задумываются о том, для чего они это делают. Я призываю вас последовать их примеру, но пойти дальше и глубже.

Большинство целей мероприятий кажутся достойными и заслуживающими внимания, но они примитивны и банальны: «Мы устраиваем приветственный ужин в честь нового коллеги, чтобы он почувствовал себя частью нашего дружного коллектива» или «Я отмечаю день рождения, чтобы проводить ушедший год». Да, это цели, но для чего именно вы организуете ужин или вечеринку? Произвести фурор? Что-то доказать? Привести кого-то в замешательство (может, хозяина)? Отойти от привычных стандартов?

Эти критерии могут показаться нерациональными для собрания, совещания или конференции. Вы можете спросить: «А почему мое мероприятие должно произвести фурор?». Мне неоднократно задавали этот вопрос. Практически каждый раз, когда я взываю к клиентам более продуманно отнестись к цели мероприятия, они иронизируют, что я готовлю их к третьей мировой войне. Тем не менее подход к мероприятию именно в таком ключе помогает сосредоточиться на его уникальной цели. Мероприятия, которые всем нравятся, – не редкость, но они не часто оставляют неизгладимое впечатление, в то время как неординарные (в хорошем смысле этого слова) имеют больше шансов на успех.

Как же это сделать? Как определить эту уникальную, ясную и значимую цель? Каковы ее основные критерии?

Первый и самый главный критерий – это конкретность

Чем точнее вы сформулируете цель мероприятия, тем лучше «выстрелите». Я пришла к этому эмпирическим путем, а один из моих клиентов собрал солидную доказательную базу.

Meetup – это международная онлайн­платформа для организации офлайн­встреч на самые разные темы. Когда ее учредители задались вопросом, что является залогом успешной группы, они выявили удивительную закономерность: большинство людей привлекают не массовые, а узконаправленные сообщества. «Чем специфичнее сообщество, тем больше у него шансов на успех», – сказал мне учредитель и директор Meetup Скотт Хайферман.

Чтобы организовать группу на платформе Meetup, нужно дать ей название и описать, для чего она создана. Для большей результативности Хайферман и его команда рекомендуют организаторам вносить максимум конкретики не только в описание, но и в название группы. Чем больше прилагательных используется в названии группы, тем лучше. По словам Хайфермана, «такая тактика позволяет привлечь более узкую целевую аудиторию и создать более тесную команду единомышленников».

«Кто» часто ассоциируется с «чем», – объясняет Хайферман. Когда мероприятие подробно расписано, люди могут себя в нем позиционировать. Однако чрезмерная детализация – это тоже «не есть хорошо», поэтому нужно соблюдать золотую середину.

Следующий критерий постановки цели – это уникальность

Чем данное собрание, конференция или ужин будет отличаться от остальных ваших собраний, конференций или ужинов? Как-то мне довелось участвовать в традиционной японской чайной церемонии в Киото, и чайный мастер произнес очень мудрую фразу: «Ichi-go ichi-e (Ичи-­го, ичи­-э)», которая переводится как «больше этот миг не повторится». «Конечно, мы можем встретиться и в следующем году, но через год мы будем уже другими людьми и принесем с собой другие впечатления», – объяснил он. Каждое мероприятие – это Ichi-go ichi-e. Помните об этом, когда собираетесь вместе.

Прежде чем организовывать какое-либо мероприятие, задайте себе вопрос: «Чем это мероприятие будет отличаться от тех, которые я уже проводил(а)? Чем оно будет отличаться от других мероприятий подобного рода? В чем его изюминка?».

Цель не должна быть банальной. Если вы скажете, что цель вашей свадьбы – отпраздновать союз двух любящих сердец, это в лучшем случае вызовет улыбку, но не интерес. Свадьба и должна быть праздником любви. Банальная цель не поможет вам организовать запоминающееся мероприятие, потому что она не поможет вам составить список гостей, выбрать место и форму проведения и принять другие важные решения. Нестандартная же цель сразу фильтрует решения. Так, если вы устраиваете свадьбу как возможность отблагодарить своих родителей за все, что они для вас сделали, то оставшееся место лучше отдать их давнему другу, а не своему однокурснику. Если же свадьба устраивается для молодежи, чтобы познакомить гостей со стороны невесты и со стороны жениха, тогда, возможно, лучше пригласить однокурсника.

Практические советы по определению цели

Когда мои друзья или клиенты не могут определиться с целью своего мероприятия, я советую им двигаться в направлении «что-почему». Вот некоторые стратегии, которые могут в этом помочь.

Смотрите дальше: если этого не сделать, учительница химии может сказать себе, что ее цель – учить детей химии. И хотя учить детей – благородное занятие, такая формулировка не поможет ей в подготовке к занятиям. Если же она решит, что ее цель – привить детям любовь к органическому миру, это открывает новые возможности. Первый шаг на пути к успеху начинается с конкретизации цели.

Копайте глубже: подумайте, почему вы проводите мероприятие (потому что это ежедневное собрание отдела; потому что такова семейная традиция – устраивать пикник на озере…), и начните копать глубже. Задавайте себе вопросы, почему вы это делаете, пока не докопаетесь до истинных мотивов или ценностей.

Возьмем для примера общинный обед вскладчину.

– Почему вы его устраиваете?

– Потому что нам нравятся такие мероприятия, и мы устраиваем их каждый год.

– А почему вы устраиваете его в этом году?

– Потому что нам хочется собраться в начале лета.

– А почему вам хочется собраться в начале лета?

– Если подумать, то, наверное, чтобы отметить окончание учебного года и просто пообщаться.

– Ага. А почему это так важно?

– Потому что летом у всех больше свободного времени. Ага. И летом безопаснее. Ага. И вообще, это мероприятие сближает и олицетворяет ценности, которые мы хотели бы передать своим детям: мы живем в замечательном месте, среди замечательных людей, и, в принципе, все люди – братья и сестры. Ага.

Вот это уже «теплее».

Иногда такое «самокопание» приводит к озарению и помогает составить план мероприятия. Как-то я консультировала организатора книжной презентации и спросила, с какой целью ее устраивают, какие результаты хотят получить. «Сделать эту книгу лучшей книжной новинкой осени», – ответила она. Если бы мы на этом и остановились, это не помогло бы организаторам разработать план мероприятия, да и, честно говоря, вряд ли вызвало бы большой интерес у общественности. Поэтому мы продолжили копать дальше. Почему вы считаете, что эта книга заслуживает того, чтобы называться лучшей книгой осени? Почему она так много для вас значит? Она на секунду задумалась, а потом с загоревшимися глазами произнесла: «Потому что она наглядно демонстрирует, как изменение мышления может полностью изменить жизнь». Ага. Вот это уже значимая и вдохновляющая цель, на основе которой можно строить мероприятие.

Перефразируя известную фразу, спросите, что ваше мероприятие может сделать для страны, а не что страна может сделать для вашего мероприятия. Я всегда призываю своих клиентов и друзей думать о более глобальных потребностях, которые могло бы затронуть их мероприятие. Какую проблему оно могло бы помочь решить? Это может звучать слишком пафосно для собрания торговой палаты или церковной группы, но если считать проблемой страны то, что представители разных религиозных конфессий не знают друг друга или не общаются друг с другом, то ее можно запросто превратить в цель, а мероприятие – в «форум согласия» или съезд представителей разных конфессий.

Идите от обратного: подумайте, чего вы хотите достичь своим мероприятием, и идите от этого результата в обратном направлении. Эту формулу разработали сестры Мэми Канфер Стюарт и Марчелла Канфер Ролник для повышения эффективности своих рабочих собраний. Они с детства участвовали в семейном бизнесе – производстве антибактериальных средств Purell – и считали ежедневные семейные планерки «лучшим событием дня». Лишь повзрослев и поучаствовав в собраниях других компаний, они поняли, насколько ужасными были их семейные посиделки. Это вдохновило их заняться изучением ивент­менеджмента и привело к созданию мобильного приложения Meeteor. Основная идея сестер заключалась в том, что любое мероприятие следует организовывать вокруг «желаемого результата». В противном случае оно будет определяться процессом («как пойдет»). К примеру, собрание по итогам очередного квартала – это мероприятие, организованное вокруг процесса.

Чего вы хотите достичь обсуждением итогов квартала? Принять решение по новым проектам, способствующим дальнейшему развитию компании? Укрепить командный дух? Составить план дальнейшей работы? Провести «мозговой штурм»? Что-то произвести? Определение желаемого результата привносит в собрание фокус и имеет еще один положительный момент: позволяет людям понять, насколько им вообще нужно собираться. Иногда все вопросы можно решить по электронной почте.

Фокус на результате может звучать очевидным в бизнес-контексте, но странным в контексте семейных и дружеских «посиделок». Однако такой подход может быть полезным и при организации личных мероприятий, потому что вы в любом случае отнимаете у людей самый ценный ресурс – время. Чтобы не тратить его впустую, нужно приложить усилия и подумать о том, что мероприятие может дать вам и вашим гостям.

Не следует заявлять во всеуслышание о желаемом результате; он нужен для того, чтобы вы лучше понимали, зачем вы собираетесь и как это лучше организовать. Ужин по случаю Дня благодарения, призванный уладить семейные разногласия, будет отличаться от вечеринки, знаменующей окончание сложного и напряженного года. Знание конечного результата поможет вам разработать план его достижения.

Когда действительно нет цели: если после применения всех перечисленных стратегий вы так и не нашли реальный повод для встречи, тогда, возможно, не стоит заморачиваться планированием. Просто организуйте непринужденную беседу или дайте людям «отбой», а в следующий раз планируйте мероприятие только тогда, когда у вас будет конкретная, ясная цель, которая поможет вам определиться с форматом и программой.

Фото: prhspeakers.com