Александр Шумович «Великолепные мероприятия. Технология и практика event management» - М.: «Манн, Иванов и Фербер», 2006
Сегодня мы рады представить отрывок из книги участника Сообщества Executive.ru Александра Шумовича. Это первая в России книга о технологиях организации деловых мероприятий, написанная практиком. В ней есть все, чтобы вы могли провести мероприятие от А до Я великолепно! Включая примеры документов, расчеты, памятки и прочие важные мелочи, которые могут понадобиться организаторам. Автор в течение 12 лет занимается организацией семинаров и конференций и является основателем и директором компании Eventum, так что к его советам стоит прислушаться.
Эта книга пригодится как тем, кто только начинает, так и тем, у кого есть опыт. Она необходима сотрудникам компаний, которые устраивают мероприятия сами или руководят подрядчиками, и сотрудникам агентств, предлагающих такого рода услуги корпоративным клиентам; она пригодится руководителям и менеджерам по персоналу, маркетингу и PR, а также лицам, интересующимся созданием бизнеса в области event management.
Планирование
Составление плана работ
Внимание! Существует мнение, что время, отведенное на реализацию некоего проекта, — фиксированная величина. Разница в том, сколько времени вы тратите на подготовку и планирование. Попробуем представить это графически.
Примерная схема распределения времени на реализацию проекта
Вопрос: какой вариант лучше?
Очевидно, что второй: он обходится дешевле, и ошибок в этом случае будет меньше. Постарайтесь уделить достаточно времени планированию и подготовке.
Особый фокус состоит в том, что необходимо уделять особое внимание аккуратности исполнения. Зачем составлять план, если вы его не собираетесь выполнять? Если же вы подготовили его, то нужно обязательно его осуществить.
Основные элементы планирования:
- цели и задачи мероприятия;
- концепция мероприятия;
- время и место проведения;
- время и темп исполнения;
- пути достижения целей;
- необходимые ресурсы и распределение работ: а) персонала; б) техники и оборудования; в) бюджета;
- работа с поставщиками и субподрядчиками.
Дальше мы рассмотрим некоторые из элементов подробнее, а работе с поставщиками, управлению персоналом и выбору места проведения будут выделены отдельные главы.
Формулирование целей и задач мероприятия для его участников
При подготовке плана продумайте, как будут звучать цели мероприятия для его участников. Они должны быть понятны, должны отвечать интересам выбранной аудитории, решать их проблемы или делать жизнь лучше, удобнее.
Сформулированная цель должна быть в меру благородной, правдивой, реалистичной и реализуемой. Возможно, вам будет легче сформулировать цель, если у вас есть какой-то повод. Поводом для проведения мероприятия могут стать:
- общественные или религиозные праздники;
- годовые циклы (например, завершение финансового года, начало летнего сезона);
- годовщины, юбилеи, памятные даты;
- важные события, новости;
- традиции;
- запуск нового продукта.
Позаботьтесь, чтобы все члены вашей команды могли четко и приблизительно одинаково ответить на вопрос о целях мероприятия. Это важно как для вас самих, так и для Клиентов, поскольку на мероприятия не должны прийти люди с совершенно разными ожиданиями, получившие разную информацию от организаторов.
Написание концепции мероприятия
Если ваше мероприятие хоть немногим сложнее внутрифирменной планерки, вам стоит написать его концепцию. Это должен быть документ, который описывает ваше видение мероприятия. Каким оно будет, когда состоится. Возможно, реальное мероприятие будет отличаться от вашего предварительного ожидания. Отнеситесь к этому спокойно. Это своеобразное предложение рынку. Даже если в итоге все пройдет не так, как вы запланировали, — все равно вам стоит иметь предварительный план.
«Если тебе все равно, куда ты хочешь попасть, девочка, тебе не важно, куда идти», — говорил Алисе улыбающийся Чеширский Кот.
Концепция поможет понять, куда вы хотите попасть. Включите в проект концепции то, что вы могли бы рассказать за чашкой чая потенциальному участнику мероприятия. Это не обязательно должна быть вся информация о мероприятии, включая бюджет и задействованные ресурсы. Это все-таки внутренняя информация. Включите в концепцию то, что вы могли бы и хотели рассказать участникам.
В концепции могут быть описаны цели и задачи мероприятия, аудитория участников, то, на кого рассчитано мероприятие. Приведите аргументы: для чего необходимо участвовать в мероприятии. Включите туда техническую информацию: дату и место проведения, сведения об организаторах и поддерживающих организациях, партнерах и спонсорах, укажите стоимость продукции, контактные данные и т.п.
Концепция в дальнейшем может использоваться в качестве основы для создания сайта мероприятия, информационных брошюр и т.д.
Время и темп исполнения
В ходе подготовки мероприятия вам может понадобиться несколько временных планов разного масштаба.
Для удобства планирования вы можете использовать временные отрезки: месяц, неделя, день. Чем больше времени до мероприятия, тем более крупными временными отрезками вы можете оперировать.
В типичном случае, если подготовка мероприятия начинается за несколько месяцев, вам понадобятся три плана:
- общий план работ — понедельный или помесячный;
- план заключительного этапа: последние несколько дней перед мероприятием, когда подходят все дэд-лайны (от англ. deadline — окончательные, крайние сроки), соединение всех временных компонентов должно быть филигранным;
- сценарий самого мероприятия. Будет вполне правильно, если он будет поминутным.
Если слуга будет думать только о том, что ему предстоит сделать в течение дня, он сможет сделать все. Приниматься нужно только за то, что можно закончить в течение одного дня. Завтра будет тоже только один день.
Ямамото Цунэтомо, «Хагакурэ (Сокрытое в листве)», XVIII век
Как составить план?
Лучше всего, если у вас уже есть план предыдущего мероприятия, которое прошло исключительно успешно и вам нужно лишь внести коррективы. Даже если мероприятие не было слишком удачным, все равно хорошо, если план сохранился. Это значит, что вы сможете его использовать, поскольку знаете, где и что нужно исправить.
Если же такого плана нет, придется составить его в первый раз.
Вот несколько советов.
- Составьте общий список всех работ, которые предстоит сделать перед мероприятием. Просто напишите их в столбик на бумаге. Постарайтесь сделать это чрезвычайно скрупулезно.
- Имея список работ, расставьте их логически в обратном порядке, начиная от дня предстоящего мероприятия и до настоящего момента.
- Распишите ключевые даты. Это своеобразные чекпойнты — контрольные точки, в которых проверяется, насколько успешно выполняется план. В эти ключевые даты должны произойти основные события по подготовке мероприятия: отправка приглашений, бронирование зала, оплата авиабилетов приглашенного докладчика или др. Эти даты могут быть связаны как с техническими циклами (например, временем, за которое доходит корреспонденция до адресатов; временем, необходимым на печать буклета, и пр.), так и с какими-то календарными датами (праздники, дни конкурирующих мероприятий, выставок и т.д.).
- Проверьте, как даты согласуются с календарем, учтите праздники, выходные и пр. Посмотрите, как даты соотносятся с планами работ компании в целом: не пересекаются ли запланированные действия с отпуском руководства, участием компании в выставках, участием в крупных проектах всего доступного коллектива фирмы...
- Покажите ваш план коллегам, подрядчикам (весь или ту часть плана, которая их касается) и внесите указанные ими коррективы.
План готов, приступайте к его реализации.
Большая часть подобных работ может быть выполнена в пакете Microsoft Project.
Как должен выполняться план?
Вы можете сразу выбрать нужный темп и следовать намеченному либо работать с другой скоростью.
План выполняется успешно и равномерно
График иллюстрирует кратчайшее расстояние между пунктом А и Б, между исходной точкой и результатом. То есть выполнение работ по этому графику предполагает минимальные трудозатраты и оптимальную загрузку.
План начали выполнять с отставанием
Чтобы добиться запланированного результата, нужно будет либо работать заметно интенсивнее (то есть с перегрузками) на завершающем этапе, либо смириться с тем, что результаты будут гораздо скромнее.
Работа проводится с опережением графика
Если вы (здесь и далее я имею в виду команду организаторов) начали выполнять план быстрее намеченного, то это могло произойти по следующим причинам.
- Вы поставили себе слишком простые задачи и поэтому легко их выполняете. Это плохо, так как это означает, что либо вы ошиблись с задачами, в то время как могли действовать более амбициозно, либо просто не хотите брать на себя ответственность при планировании.
- Вы с энтузиазмом принялись за дело, получили первые результаты, они вас окрылили, и вам кажется, что все будет хорошо. Скоро из-за самоуспокоенности или просто потеряв жгучий интерес к проекту, вы можете ослабить интенсивность работы, и результаты будут куда более скромными, чем казалось в середине проекта.
Сведение компонентов плана в одно целое
Также важно, чтобы компоненты соединялись между собой. Одна часть команды не должна обгонять другую. В некоторых случаях вы вовлечены в подготовку только одного мероприятия, в некоторых — отвечаете за несколько мероприятий, находящихся на разных стадиях подготовки. Если человек не знает, что от его действий зависят другие действия, то он может не осознавать важности работы, меры своей ответственности и где-то что-то пропустить или, наоборот, забежать вперед.
Например, вы общаетесь с дизайнером и говорите ему во вторник, 1-го числа, что необходимо сделать макет для буклета, скажем, в четверг, 3-го. Дизайнер говорит: «Ok». Для буклета есть все исходные материалы, и времени для выполнения задания вроде достаточно. Но дизайнер увлекается каким-то другим делом и немного не успевает закончить макет, решив, что закончит его утром в пятницу, 4-го. В это время… Вы договариваетесь с типографией, что утром в пятницу, 4-го, у вас будет макет, и вы готовы сдать его в печать. Типография готовится, планирует время загрузки печатной машины, время в репроцентре для цветоделения и т.д. Если время пропустить, оно будет отдано другому заказчику и вам заново придется вставать в очередь.
Типография обещает, что напечатает буклеты за четыре рабочих дня, то есть вечером в пятницу, 11-го, у вас будет буклет. Это нормально, так как в понедельник, 14-го, у вас открывается выставка, где вы купили стенд и заплатили за это $5000, договорились встретиться с несколькими очень важными заказчиками, наняли промо-персонал для раздачи буклетов… Все эти деньги выброшены впустую, если дизайнер не выполнил работу вовремя… Но он не знает, как важен этот день… Осознавая то, что ему нужно сделать этот макет и от его скорости зависит работа десяти человек и бюджет в десятки раз выше стоимости его работы, исполнитель ответственней относится к работе, он понимает мотивацию и понимает, почему от него требуют сдать ее именно сегодня, а не в другой день. Надеюсь, такой ситуации у вас никогда не будет.
Какие-то части мероприятия (например, церемонии открытия и закрытия) придется продумать и прописать посекундно, указав, какие действия идут одновременно, какие являются сигналом для других действий и т.д.
Также при составлении такого плана необходимо уделить внимание тому, чтобы ваш план был понятен другим людям. Проверьте, насколько доходчиво вы все объясняете. Например, рассказав о своем плане, попросите команду написать сценарий. И сравните его потом с собственной версией.
Время — единственный полностью невосполнимый ресурс из всего, что мы имеем. Не ограничивайтесь просто прочтением этой главы. Узнайте больше, как составлять подобные планы, как руководить своим временем. Я могу посоветовать прочитать «Тайм-драйв» Глеба Архангельского — одного из лучших на сегодня специалистов в России по тайм-менеджменту. Возможно, это поможет вам в составлении планов для реализации личных и профессиональных целей. Что, собственно, нам и нужно.
Event timeline— график подготовки мероприятия
Планирование ресурсов и распределение работ
Ведите учет ваших ресурсов. Обязательно. То, что вы не считаете своим ресурсом, останется без внимания и со временем будет потеряно. Сделайте внутреннюю инвентаризацию и оцените имеющиеся ресурсы.
Ресурсы бывают весьма разнообразными. Безусловно, можно назвать следующие.
Время. Как вы можете распорядиться временем и каковы альтернативы? Достаточно ли у вас времени на планирование, подготовку и реализацию проекта? Соблюдаете ли вы сроки выполнения проекта? Какие есть пути для экономии времени?
Развитие ресурса: вы можете экономить время благодаря планированию, планированию, планированию. Делегируйте решение задач и полномочия, максимально используйте компьютер, Интернет, другие технические средства (их создают именно для этого).Помните, что время — один из наиболее ценных ресурсов. Причем он, как и нефть, невозобновляемый.
Знания. Тоже ключевой ресурс. Какое у вас образование? Насколько вы эрудированны? Какими специфическими и уникальными знаниями вы обладаете? Как много книг вы прочитали? Сколько читаете сейчас? Какие газеты и журналы вы читаете? На скольких языках говорите? Как повышаете свои знания? Насколько вы делитесь своими знаниями с окружающими? Как вы передаете эти знания? Не сидите ли на них, как Скупой рыцарь?
Развитие ресурса: читайте книги, журналы, сайты, посещайте образовательные программы и семинары, участвуйте в отраслевых конференциях, используйте общение с коллегами для этих целей. Будда учился даже у нищего перевозчика у горной реки…
Финансы. Какими финансовыми возможностями обладает ваша компания? Насколько серьезные проекты вы в состоянии реализовать? Какие есть ограничения в использовании этого ресурса? Какова его стоимость для компании?
Развитие ресурса: источником финансовых ресурсов могут быть кредиты, средства инвесторов и некоторых из ваших поставщиков, дающих отсрочку платежей, спонсорские взносы и, конечно, платежеспособные и благодарные Клиенты.
Персонал. Достаточно ли у вас персонала, чтобы справиться с данным проектом? Достаточно ли его квалификации, навыков и способностей? Насколько он обучен и разделяет ценности компании? Насколько ваш персонал лоялен к компании и Клиентам (!). Насколько сплоченная и сыгранная ваша команда, насколько она горит работой? Какие звезды, уникальные таланты есть в вашем коллективе?
Развитие ресурса: ваш персонал может постоянно профессионально развиваться, вы можете привлекать талантливых и компетентных специалистов с помощью специализированных агентств (headhunters). Однако вы можете также привлекать временный персонал — студентов, добровольцев, специалистов из компаний ваших поставщиков и партнеров.
Техническая база. Какие собственные технические средства вы можете задействовать в рамках текущего проекта? Что необходимо приобрести в дальнейшем? Какие задачи позволяет вам решать ваша техническая база и в каком состоянии она находится?
Развитие ресурса: Следите за новинками. Ваши технические средства, программное обеспечение постоянно нуждаются в обслуживании и модернизации. Скорость технического развития поражает. Идите в ногу с прогрессом!
Это наиболее очевидные ресурсы, которые используются при подготовке мероприятия. Однако не только они. В области event-менеджмента есть еще специфические и ценные ресурсы.
Ваш опыт. Вы делали подобные мероприятия и уже знаете все узкие места, у вас есть статистические данные и понимание всего процесса в целом.
Ваши связи. У вас есть замечательные советчики на каждый случай? Вас могут рекомендовать? Вы можете легко и быстро найти любого нужного вам специалиста?
Базы данных. В нашей области значение этого ресурса сложно переоценить. Это тот огород, который нужно заботливо пропалывать и растить. Иногда годами. Он очень важен, ведь там хранится информация о Клиентах.
Ваши продукты. Насколько они хороши? Они лучше всех? Они уникальны? Они полезны? Они масштабируемы?
Ваш подход к работе. Насколько детально продумана и проработана ваша деятельность? Для чего вы это делаете, для кого?
Ваша известность. Когда вы знамениты, вам многие вещи удаются гораздо проще, чем менее прославленным коллегам. Вы более свободны и более ценны. Конечно, я не имею в виду фразу вроде «печально известный г-н N».
Быть известным очень удобно. Вы можете говорить с трибуны скучно и нудно, однако аудитория в зале решит, что это им не хватает образования, чтобы понять вас.
Г. Киссинджер
Идентифицируйте ваши ресурсы и подумайте, правильно ли вы используете их в своей работе. Ресурсов может быть много, больше, чем вы видите на первый взгляд. Вашим ресурсом может оказаться запоминающийся номер телефона или адрес сайта. Это может быть впечатляющая библиотека деловой или профильной литературы, полезное для дела хобби сотрудника, удачное положение офиса, уникальная Клиентская база с гиперлояльностью и пр. Список практически бесконечный.
Как мы выбрали типографию, печатающую нам брошюры? Мы не искали лучшее соотношение цена-качество. Просто они находятся на этаж ниже нас в том же бизнес-центре. Мы убедили их, что мы постоянный и аккуратный Клиент, добились устраивающего нас снижения цен и удовлетворены качеством. Ресурсом стал офис в бизнес -центре.
В нашей компании есть коллекция буклетов, посвященных мероприятиям, проводимым другими организаторами, — буклеты конференций из Англии, США, Германии, Швейцарии, Франции... Это источник постоянного вдохновения для поиска тем, визуального оформления буклетов и пр. Устройте у себя коллекцию материалов по сходным мероприятиям.
Идентифицировав свои ресурсы, постарайтесь в нужной мере найти пути их развития.
Предварительное инвестирование
При подготовке мероприятия используйте предварительное инвестирование в проект. Инвестирование в широком смысле. Необходимые ресурсы должны быть выделены при согласовании проекта, а не становиться предметом торга в ходе реализации проекта. К сожалению, такое тоже случается довольно часто.
Если заказчик (или руководство) поручает вам некий проект, то оговорите, сколько времени вы можете потратить на его реализацию. И договоритесь, что этим временем вы можете распоряжаться и оно не будет урезано.
Если вам дали что-то дополнительно в нагрузку, то весь проект может оказаться под угрозой. Просто потому, что вам не хватит времени. Лучше, правильнее и дальновиднее сказать в этом случае «нет».
То же касается времени вашей команды. Например, вы спланировали все работы и видите, что вам необходима команда из трех человек на полную занятость на два месяца. Согласно предварительному плану их время уже расписано на этот период. Добейтесь того, чтобы загруженность вашей группы воспринималась максимально серьезно и вашим сотрудникам не давали дополнительной работы.
Если вам выделен некий бюджет, то постарайтесь добиться того, чтобы вам не нужно было тратить силы на выбивание очередного транша финансирования.
Время имеет стоимость. Повторное обсуждение и согласование бюджета отнимет у вас это время. То самое, которое вы запланировали для других действий и которое обязаны потратить на нужные вещи, для того чтобы организовать проект.
Понимать ценность чужого времени должны прежде всего заказчики мероприятия (или руководители компании, если мероприятие внутреннее). Постарайтесь сделать их своими единомышленниками, постарайтесь донести до них мысль, что предварительное инвестирование — правильный подход и ему есть обоснование. Скажите, что мы все в одной лодке и все равно заинтересованы в успехе мероприятия (я имею в виду, вам действительно следует произнести фразу «Все в одной лодке»).
О том, как планировать загруженность персонала и денежные потоки, мы поговорим в других главах.
А теперь рассмотрим примеры планов мероприятий, разработанных разными компаниями.
Пример внутреннего сценария конференции (фрагмент). Это видят только организаторы
В этом плане подробно описано, какие сотрудники и за что отвечают. Это особенно важно, если один сотрудник отвечает за реализацию разных этапов проведения мероприятия. Чтобы ничего не упустить, он должен иметь перед глазами документ, где будет указано, в каком месте он должен находиться в конкретный момент времени.
Фото: pixabay.com
