Валерия Гуревич: Нераспознанный ресурс руководителя, или Еще раз про говорящую голову

Валерия Гуревич

Еще одно ненужное совещание.
«Ну и тоска была» - сказали слушатели.
«Аудитория была как мертвая»,
- сказал выступавший.

При богатом разнообразии рекламных и PR-овских уловок в святом деле продвижения товаров и услуг деловые публичные выступления удивительным образом остаются зажатыми между двумя мощными тисками:

• стереотипом скучнейших выступлений времен светлого коммунистического прошлого (президиум, графин с водой, в нужном месте аплодисменты и, главное, речь ни о чем)
• психологической трудности в рекламировании себя самого (своего дела, своей точки зрения, своей компании и т.д.)

Тема публичных выступлений и презентаций для современного руководителя актуальная, ибо кто же у нас сегодня не презентирует? Существует множество книг и тренингов, в особенности в разделе «практическая психология», которые обещают научить блестяще выступать в самые короткие сроки (как дочитаешь книгу до конца или, например, за два дня тренинга).  Каталоги издательств или интернетовские сайты пестрят бесчисленным множеством начального слова «как» - «как победить слушателя и сделать его своим соратником», «как провалить свое выступление окончательно и бесповоротно» и т.д.

Презентации стали неотъемлемой частью деловой активности, поэтому к ней следует относиться не как к неизбежной обязанности, а как к отличному способу продвижения своей карьеры или бизнеса. Проблема в том, что обычно руководитель просто не находит времени прочитать или посетить семинар по технологиям публичных выступлений, дай бог успеть поучиться операционному менеджменту или повысить свои управленческие компетенции… Между тем, умение эффективно выступать, то есть добиваться от аудитории нужного результата – богатейший ресурс, развитие которого не требует серьезных инвестиций в виде денег или собственного времени. В отличие от исполнительского дара, природного ораторского таланта не бывает. Яркие эмоциональные вспышки в речах одного из лучших ораторов ХХ века Уинстона Черчилля были результатом тщательной подготовки, дисциплинированности в сочетании с голосом бульдога, чувством времени и аудитории.

Важно: грамотная и эффективная презентация  – классическая иллюстрация принципа Парето: 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Итак, Вам поручили выступить перед аудиторией (к сожалению, чаще бывает именно так, мало кто из руководителей самостоятельно инициирует свои публичные презентации). Давайте попробуем разобраться, какие основные моменты Вы должны учесть при подготовке к своему выступлению и какие дивиденды принесет Вам грамотная речь перед публикой.

Обозначим основные особенности окружающей обстановки. Прежде всего, многократно возросла информационная нагрузка на душу населения. Что это значит? Это значит, что время сжалось, все решают минуты и даже секунды (как успешный руководитель, Вы это знаете лучше многих). Каким бы занимательным не было содержание Вашей речи, внимание аудитории к этому содержанию будет весьма зыбким. Современный слушатель уверен, что то же самое он прочтет или услышит, он разбалован зрелищностью, информационной насыщенностью и всеми мыслимыми приемами построения речи, как таковой. По-видимому, его ничем не удивишь… 

Все это так, но привычка аудитории к ярким картинкам и темпу информационной накачки вовсе не относится к миру «живых» деловых выступлений: балуют аудиторию печатные и электронные СМИ, реклама, шоу-бизнес, наконец.  Как же обстоят дела с выступлениями на деловом фронте - Круглых Столах и конференциях и семинарах?

Дела обстоят неважно. Докладчик стоит возле экрана и старательно читает текст слайда (ветер перемен достиг даже острова под названием «Деловая презентация»: PowerPoint прочно вошел в джентльменский набор ораторов как в коммерческом, так и в государственном секторах). Слайд у нашего спикера очень «деловой»: насыщен мелким шрифтом, по-настоящему строгий, т.е. невнятного цвета и стиля. Иногда самому выступающему трудно разглядеть, что там написано. Слушателям розданы точно такие же слайды в бумажном виде, чаще это целая книга из распечаток PowerPoint-овских презентаций всей цепочки выступающих (такие книги являются предметом гордости организаторов мероприятий). Если сюда добавляется перевыполнение плана по длительности выступления некоторых ораторов, то разворачивается картина, способная поспорить с лучшими примерами времен коммунистических пленумов и комсомольских слетов. В самом деле, если заменить трибуну с графином на столик с ноутбуком, задний фон со знаменем и головами вождей (их хоть было видно) на экран со слайдом (на нем мало что понятно), то принципиальной разницы в общей дизайне и контексте вчерашних и сегодняшних выступлений нет. Что касается содержания речей, то о нем при подобном раскладе вообще говорить не приходится, ведь каким бы интересным или полезным оно не было, оно просто не доходит до адресата. Вы ведь не купите конфеты с вкусной начинкой, упакованные в кошмарные фантики и насыпанные в картонный кулек сизого цвета?

Особенно жаль, когда речь идет о подобных выступлениях со стороны людей, которые на самом деле являются настоящими профессионалами, которым есть что рассказать и показать, которые увлечены своим делом и быстро двигаются на оперативных менеджерских просторах с четкой выверенностью маршрутов... Им просто некогда («да была бы и нужда») заниматься технологией своих выступлений на публике. На трибуне они как большинство – скучненько, серенько, лишь бы скорей прошло, скорее уж в родной офис… А зря. Если у Вас появилась возможность выступить перед публикой, попробуйте извлечь из ситуации все возможные выгоды. Если Вы представляете свою точку зрения в акимате по вопросу участия бизнес-структур в озеленении города, Вы можете определить для себя разные цели: убедить, например, аудиторию в преимуществе дуба перед кленом или совсем наоборот – запомниться власть имущим слушателям в качестве патриота города, приветствующего любые инициативы нового акима. Выступая перед акционерами с отчетом за прошедший год и планами на будущее, Вы можете преследовать цель, чтобы они дали добро на увеличение бюджета для обучения персонала, а можете выступить так, чтобы они задумались, не засиделись ли Вы на карьерной ступеньке, и не пора ли Вам на повышение. Разные цели влекут за собой разные акценты в презентации. Но они будут достигнуты только при одном железобетонном условии – аудитория должна увидеть в Вас человека, знающего, что он хочет, умеющего формулировать и излагать свои мысли, уважающего своих слушателей.

Борьбу за аудиторию приходится вести в новых плоскостях: выступления становятся все более зрелищными, чем обычное «чтение вслух». Как оратор Вы являетесь никем иным как живым говорящим человеком. В деле передачи информации у Вас множество могущественных конкурентов (упомянутые СМИ, Интернет, развлекательный сектор). Поэтому Вашей единственной сильной стороной оказывается то, что… Вы живой говорящий человек. И Вы способны общаться с аудиторией. Время монологов прошло. Тот, кто говорит длинно и не «ловит» обратную связь, способен «выключить» аудиторию буквально через несколько фраз. Всякое выступление все в большей степени превращается в зрелище. Публика воспринимает все глазами – поэтому оратору тоже полезно будет мыслить зрительными образами. Работники шоу-бизнеса – большие мастера удерживать внимание зрителей. Они умеют у каждого зрителя создавать чувство, будто актер обращается именно с ним. Они хорошо знают, что поведение аудитории чаще всего является отражением их собственного поведения.

К сожалению, большинство деловых выступлений не производят никакого действия. Причиной тому – выступление изначально не призывает аудиторию что-то сделать. Попробуем сесть на места, предназначенные для аудитории в ожидании какого-то выступления. Понятно, мы будем ждать, что оратор сообщит нам какую-нибудь мысль, которая может оказаться нам полезной.

Важно: во время публичного выступления имеют место два фактора:

1. Оратор берет обязательство перед аудиторией. Он должен доказать нечто, что получит поддержку слушателей и выльется в некое действие.
2. Публика, в свою очередь, оценивает обязательство оратора: есть ли смысл в информации? Точны ли факты? Внушает ли презентатор доверие и пр.

Для начала попробуем заменить слово «слушатель» на слово «зритель». Итак, Ваша аудитория – это группа зрителей, которая видит и слышит Вас. Аудитория аудитории рознь, но есть и общие правила. Большинство людей внимательны только в течение первых 5 – 10 минут. Затем они отвлекаются на собственные мысли. В процессе презентации эти циклы внимания становятся короче и короче, и примерно через час внимание исчерпывается полностью: наступает пресыщение информацией.

Аудитория ведет себя по-разному в разное время. Если у Вас есть возможность выбирать день и время для своего выступления, учитывайте то, что в понедельник люди постепенно приходят в себя после выходных дней, а к концу рабочей недели они действительно устают. Поэтому идеальными днями для выступления можно считать вторник или среду, идеальным временем – 10.30 утра.  

1. Неподготовленность. Чемпион среди недостатков оратора для слушателей – его неподготовленность. Есть набор красных флажков, четко сигнализирующих об этом: «наше время истекает, а я не сказал вам главного…», «я не подготовил данный список, но, надеюсь, вы его найдете в…» и так далее.

2. Тихая речь. Очень сильный раздражитель, которого просто избежать: позаботьтесь о микрофоне. Ваш тихий голос от рождения является Вашей проблемой и никак не проблемой аудитории.

3. Превышение регламента. Если Вы проговорите дольше, чем положено, люди потеряют доверие к Вам и к тому, что Вы говорите. Самая длинная речь была занесена в Книгу Гиннесса – это было выступление лидера Мангосуту Бутелизи перед зулусским законодательным собранием в течение 11 дней, по два с половиной часа в день.

Важно: как правило, ни одна речь не должна превышать 30-ти минут.

Соблюдение регламента – неотъемлемая часть презентации высокого класса. Его нарушение - это, прежде всего, неуважение к аудитории и к организаторам. Это признак отсутствия профессионализма и неспособности изложить свои мысли ясно и кратко, иными словами несостоятельность оратора практически по всем параметрам. Избежать столь тяжелых определений можно с помощью хронометража.

Важно:

• Минута устной речи равна примерно 160 – 170 словам
• Речь, напечатанная на листе А4 шрифтом 14-го кегля с полуторным интерлиньяжем, укладывается примерно в две минуты устного выступления
• Презентация в 15 минут укладывается в семь страниц текста, напечатанного с вышеизложенными параметрами

Конечно, речь каждого из нас индивидуальна, а изложенные цифры даны средние, поэтому лучшим способом точного хронометража является репетиция и еще раз репетиция. Помните, что выступая «вживую», т.е. имея непосредственный контакт с аудиторией, Вы будете говорить немного медленнее, нежели во время домашней репетиции.

Важно:

Отличный тест проверить самого себя в деле ясности Вашей презентации:
Если Вам удастся пересказать содержание Вашего выступления за 30 секунд, Вы владеете темой и знаете, что хотите сказать.  

4. Недооценка аудитории

Главное – думать не только о том, какую пользу получите Вы от своего выступления, но и о том, что извлекут Ваши слушатели. Ни в коем случае не демонстрируйте свой интеллект с помощью крутых иноязычных терминов или цитат в виде латинских высказываний. Не нужно подчеркивать неинформированность аудитории (если таковая имеет место). Если говорить в общем – это абсолютное уважение слушателей.

5. Торопливость

Имейте в виду, что восприятие текста на слух требует большего напряжения, чем его простое чтение. Ваши слушатели не смогут вернуться к предыдущей фразе, чтобы прояснить прочитанное. Поэтому торопливость (Вы ведь держитесь регламента, а рассказать нужно так много!) может довести аудиторию до исступления за рекордно короткое время, не нужно даже ждать психологически важных первых 5 – 10 минут.

Что это такое? Это способ организации текста, который позволит Вам безопасно пройти путь от первой фразы до слов заключения. Вариантов структуры может быть множество: традиционный хронологический порядок, строгий принцип «аргумент- доказательство», это, наконец, детективное повествование с интригой «убийца появляется в конце». Но если Вы пока не считаете себя опытным оратором, Вы можете выбрать классическую структуру речи с четкими разделами:

Приветствие

Знаете ли Вы, что среднему человеку нужно меньше 10-ти секунд, чтобы составить впечатление о ком-либо? Отсюда сделайте вывод обо всей степени важности Вашего приветствия. Уверенный проход к подиуму (кафедре), победная улыбка, слова приветствия без бумажки с уверенностью и щегольством.

Легко сказать, подумаете Вы. Но у Вас есть PowerPoint (PP)– друг человека. И никто не помешает Вам внести дух щегольства и элегантности в оформление Вашей презентации. О цветовых и анимационных эффектах поговорим позже. Каким Вам сделать первый слайд, чтобы сразу же завоевать интерес публики, пока Вы встаете с места и идете к микрофону?

Меню

Это краткое содержание Вашей речи. Главное – показать аудитории Ваши намерения. Люди должны знать, что они могут ждать от Вас. Иными словами – зачем Вы вышли выступать? Безусловно, если Ваша внутренняя цель – продвинуться в карьере, сообщать об этом вряд ли нужно. Просто сообщите, о чем Вы будете рассказывать.

Административная часть

Вам совершенно необходимо проинформировать людей, сколько минут будет длиться Ваше выступление (вне зависимости от того, изложено ли это в программе мероприятия), можно ли сразу задавать вопросы или только после презентации, есть ли Ваша информация в раздаточном материале, если есть, то на какой странице и т.д. Этот раздел – дань Вашего уважения к аудитории, это этика высокого класса, и поверьте, люди оценят по достоинству изложение этого раздела. А нужно на все от силы секунд 20 - 30.

Основная часть

Не забывайте, что слушатели способны воспринять ограниченный объем информации. В этой части выступления есть особые опасности для тех самых профессионалов, увлеченных своим делом: такие выступающие рискуют утонуть в подробностях, которые интересны лишь им самим, ну и в лучшем случае, их единомышленникам по бизнесу.  Если основной раздел презентации объемный, лучше его разделить на подразделы.

И здесь опять поможет друг PP. Каждый подраздел может иметь свой цвет фона. Внутри подраздела может быть сколько угодно слайдов, но они будут подчиняться одной цветовой гамме.

Краткое изложение

Еще раз напомним себе, что ни одна аудитория не может быть абсолютно внимательна, поэтому после основной части Вы можете сделать короткую паузу, вдох и, начиная со слова «итак…» буквально в двух – трех предложениях повторите главные посылы своего выступления. Это отличная возможность усилить действие основного сообщения.  Это самая эффективная часть Вашего выступления!

Заключение

Вспомните Штирлица с его проблемами с чемоданом радистки Кэт – главное, как начать и закончить свой разговор. В головах ведь остаются первые и последние кадры. Заключение должно быть таким же элегантным, как и приветствие, но смелым и даже отчасти вызывающим.

И вновь нам поможет друг PP

1. Улыбайтесь, когда выходите на сцену.

Улыбка, конечно, дело неплохое при условии, если она естественна и к месту. В разделе выступления «Приветствие» уже было рекомендовано уверенно идти к подиуму и улыбаться. Но если Ваша улыбка приклеенная и больше похожа на нервный оскал, лучше быть естественным без нее. Пусть за Вас работает PP – яркий и элегантный слайд в виде первой заставки будет играть роль Вашей улыбки, пока Вы добираетесь до места выступления уверенным шагом. Совет наоборот: не хотите, не улыбайтесь.

2. Не волнуйтесь.

Совет из одной оперы с советом «только не думайте об обезьяне!» (вспомните блистательного Ходжу Насреддина). Волнуется каждый. Попробуйте оценить Ваше волнение как дополнительный ресурс для яркости и эмоциональности выступления, в противном случае оно станет плоским и скучным как степь в середине лета. Совет наоборот: не корите себя за волнение. Волнуетесь? Прекрасно!

3. Обязательно должна быть сформулирована цель презентации

Возражений нет, Вам необходимо это сделать для себя: Что Вы хотите сказать? Кому и, главное, зачем? Иными словами, чего Вы хотите добиться от аудитории? Это Ваша личная цель, и какое до нее дело аудитории? Людям всегда важны их собственные цели, а не Ваши. Слушателей интересует, что Вы можете для них сделать, а не что они могут сделать для Вас. Совет наоборот: совсем необязательно выносить на суд общественности свои персональные цели выступления.

4. Говорите внятно и не спеша

Посадите себя в кресло слушателя, закройте глаза и представьте (или вспомните) медленно говорящего, тщательно проговаривающего слова оратора. Ваши чувства через несколько минут? Нужны комментарии?

5. Ваша электронная презентация должна быть строгой и только в деловых тонах, без каких-либо анимационных эффектов, которые отвлекают аудиторию от Вашей речи.

Сначала разберемся, что такое деловые цвета? Синий? Черный? Слайд – это как офисный костюм? Кто определяет и диктует правила? Темно-фиолетовый фон с текстом желтого цвета – это деловой стиль или не деловой? Об анимации: если Вы заставите крутиться по оси всю таблицу, а каждая буква у Вас будет вылетать по отдельности с предварительным двойным переворотом, налицо будет явный перебор и дискредитация верного друга PP – показ эффектов ради самих эффектов. Это действительно раздражает аудиторию. Использовать  анимацию можно и нужно для усиления эффекта вашей презентации и только с этой целью.  

PowerPoint – друг человека
Возможности у PP огромные. Освоить его можно с помощью многочисленных руководств в печатном варианте или в Интернете. А можно это сделать и самостоятельно (во всяком случае, для того, чтобы строить такую презентацию, какую Вам подсказывает Ваш вкус и, главное, Ваши персональные цели). Зайдите в программу и загляните в «Показ слайдов» в меню.  Изучите «настройку анимации» и «эффекты анимации». Помните принцип: после выделения мышкой любого объекта (текста, рамки, рисунка) и двойного кликанья левой клавишей по нему Вы получите возможность сделать заливку любого цвета, рамку - любой толщины, буквы – любого шрифта и размера. Если после выделения объекта Вы зайдете в «эффекты анимации», Вы сможете крутить – вертеть объектом как угодно: заставить его вылететь сверху, перевернуться по оси, а затем раствориться в дымке… Когда Вы научитесь все это делать, не забывайте о чувстве меры – мы ведь с Вами говорим о деловой презентации. Верный друг PP может работать полностью за Вас:
Организаторы (административная группа) серьезной международной конференции решили, что не вредно было бы дать знать участникам об огромной подготовительной работе, которую они вели день и ночь перед конференцией, чтобы их заметили и оценили.  Они включили в программу короткую 7-минутную презентацию, в которой под «Кампанеллу» Листа плавной чередой менялись совершенно одинаковые слайды с черными буквами на белом фоне (и это может друг PP!). Цитировались самые яркие моменты из сумасшедшей организационной переписки по электронной почте, которая всегда предшествует сбору большого количества людей из разных стран. Там были и заблудившиеся монгольские товарищи, и выяснение, кто из гостей не ест мяса, и многое другое…

За семь минут показа не было сказано ни одного слова, публика в зале рыдала и плакала, а организаторы легко и изящно получили то, что хотели: бурные аплодисменты и благодарность всех гостей. 
Десятиминутная презентация может содержать в себе сорок и больше слайдов. Слайд – это экран для зрителя, а не телесуфлер для Вас. Лучше использовать принцип «одна фраза – один слайд». Прекрасно воспринимаются структурированные пункты, появляющиеся на одном слайде постепенно друг за другом по мере Вашего повествования (вот где пригодятся анимационные эффекты).  Главное – самостоятельно держите пульт управления в руках, чтобы самому регулировать темп смены объектов, а не командовать кому-то «следующий слайд, пожалуйста». 

6. Ничего не упускайте

Вы уже знаете о риске утонуть в подробностях, которые интересны только Вам. Помимо того, что они аудитории просто неинтересны, Вы не позволите людям запомнить важные факты Вашей презентации, Вы задушите основное зерно ненужными деталями. Выступление должно быть нанесено крупными и  яркими мазками. Кроме того, определенная недоговоренность вносит интригу и развивает интерес к Вам и к Вашей теме. Поверьте, люди найдут возможность расспросить Вас о деталях позже, если им это будет действительно интересно.  Совет наоборот: вычеркивайте без боязни ненужные мелкие подробности.

7. Выступление должно быть ровным и плавно перетекать из раздела в раздел

Опять вспоминаем: люди внимательны в течение первых 5 – 10 минут. Что делать, если время Вашей презентации превышает этот рубеж? Какая здесь может быть плавность, когда Вам важно удержать внимание к своим словам любыми способами? Чем Вы хуже авторов рекламных роликов? Цели Вашего выступления менее важны, чем продвижение чайника Tefal? Совет наоборот: встряхивайте своих слушателей, удивляйте их, включайте в свое выступление яркие пятна, скачки и резкие переходы.

Мир изменился. Способы передачи информации претерпели колоссальные изменения за всю историю. Ораторские правила, считавшиеся незыблемыми, теперь пересматриваются. Вперед, Вы еще только начинаете. Удачи Вам!