Время – наш самый лимитированный ресурс, его всегда не хватает. И бизнесмену, и менеджеру. Как часто вы не замечали в рабочих и повседневных делах, что уже наступил вечер? У меня это происходило настолько часто, что я начала задумываться о том, где и как упускаю свои драгоценные минуты. В итоге в моей жизни появились правила, которыми я пользуюсь, чтобы не тратить время попусту. Думаю, они будут полезны всем. Применяйте разумно.
1. Не в потоке
«Все бегут, бегут, бегут, и я бегу», – пел Валерий Леонтьев. И его песня, согласитесь, очень жизненная. На работу и с работы мы все едем примерно в одно и то же время, проводя значительную его часть в пробках. В магазины забегаем в похожие часы, поэтому стоим в очереди на кассе, теряя минуты. Даже в отпуск летим по расписанию – и часто попадаем на битком забитые пляжи и в дорогущие отели.
Совет: смените расписание, живите не как все.
Найдите время, когда на улице нет загруженного трафика, и используйте для переездов его. Бизнесмену это сделать проще – он сам себе хозяин и может приехать на два часа позже в офис, да и уехать в своем режиме. Если у вас свое дело, по возможности не планируйте встречи на загруженные часы, пояснив свое предложение пообщаться попозже экономией времени партнера. Это многие оценят.
Менеджерам стоит поговорить с начальством о возможности выходить на работу не по расписанию У меня есть друзья, которые приезжают в офис и раньше положенного, и позже. Первые – жаворонки, вторые – совы. Соответственно, они раньше или позже уезжают, опять же не попадая в пробки. Если вы исполняете обязанности без нареканий, с большой вероятностью вам не откажут. Даже в жестких корпоративных условиях банка такие предложения срабатывают.
2. Одно дело за раз
Огромное количество времени мы теряем в попытках все сделать сразу: ответить на письма, на сообщения в мессенджерах, прочитать статью или осуществить все то, что пришло нам в голову. Смена деятельности – это всегда огромные затраты энергии и времени, так как пропадает фокус внимания, и нам нужно снова сосредоточиться. Если мы мечемся от задачи к задаче, то успеваем не много и делаем дела с низкой продуктивностью. Это касается и бизнесменов, и менеджеров, и даже домохозяек.
Совет: составляйте план и придерживайтесь его, компонуйте однотипные задачи.
Проще говоря, не отвлекайтесь от проекта на каждое письмо или сообщение (исключая особенно важные). Решите для себя проверять почту 2-3 раза в день или же раз в логичный допустимый для вашей занятости период времени. Я, например, отвечаю на письма по утрам, а после заглядываю на почту раз в час, при этом просто прохожу взглядом отправителей. Только самым важным я отвечу сразу, все остальные письма откладываю на завтрашнее утро. При потоке в 10 писем в час экономия времени получается впечатляющей.
То же самое касается многих идей о развитии компании, которые нередко приходят в голову бизнесменам. Чаще всего они появляются в самый загруженный момент, когда ум максимально сконцентрирован. Очередное «А если вот так» лучше записать и обдумать позже, вернувшись к делам насущным.
План дел на день позволит успеть все, если вы придерживаетесь его более-менее стабильно. Гибкость никто не отменял, но в разумных пределах.
3. Позвоните!
Случалось ли вам выехать на встречу и в пути или даже на месте узнать, что у партнера изменились планы и он забыл вас предупредить? Слово «партнер» можно заменить на «клиент», «друг», «родственник», «супруг». Бывает очень жаль потраченного на дорогу и подготовку времени.
Совет: позвоните или напишите партнеру перед встречей. Не стесняйтесь, ваше время ценно.
Возьмите за правило заранее в нужный день уточнять у партнеров, клиентов или друзей, в силе ли договоренность о встрече. Если позволяют отношения, то позвоните прямо перед выездом и спросите, успевает ли он вовремя. Особенно это важно, если вы потратите много времени на дорогу.
Кстати, для простого шоппинга это правило тоже работает. Если планируете купить конкретный товар в магазине, который далеко от дома, позвоните туда перед выездом, уточните, есть ли он в наличии.
4. Нет перспектив – заканчивайте
Нередко люди бизнеса попадают в ловушку «довести дело до конца во что бы то ни стало». Вы начали проект, вложились в него значительно и потратили массу времени. Но вдруг рыночная ситуация поменялась и ваше детище более не так востребовано, как вы планировали. Невероятно сложно это признать и отойти от дела вовремя. Мы продолжаем тратить на него массу времени, хотя понимаем, что не сработает. Реальность такова: выигрывает тот, кто легче и быстрее подстраивается по ситуацию.
Совет: не тратьте время на то, что более не перспективно.
Дома также можно сэкономить немало времени, например, не досматривая фильм, который не понравился после первых 15 минут. И настроение будет хорошим, и что-то более интересное успеете сделать за выигранный час.
5. У меня буквально 3 минуты
Наверняка у каждого был партнер или клиент, который любил поболтать и кроме важного рассказать о детях, здоровье и семье. Как вы понимаете, времени на это уходит огромное количество. Если это не тот, от кого кардинально зависит ваш доход или зарплата, то диалог можно значительно сократить, предупредив в начале разговора, что у вас буквально 3-5 минут до важной встречи или садится батарея. В этом случае вы узнаете все важное в первые минуты общения и далее сможете сами решить, стоит ли продолжить диалог на отвлеченные темы.
Совет: ограничьте разговор, чтобы не терять времени.
С назойливыми родственниками и знакомым также можно сэкономить немало минут, предупредив их заранее, что ждете звонка от курьера или важного клиента.
6. Приемные часы
Здесь все достаточно просто: если ваше дело предполагает активное общение с подчиненными, ограничьте его приемными часами. Если этого недостаточно, то можно сделать сигнальную систему, предупреждающую, что прямо сейчас вас беспокоить нельзя. Например, держать дверь плотно закрытой. В этом случае вы сможете выполнять важные дела вовремя без отвлечений.
Совет: не будьте доступны для общения все время. Оставляйте часы для выполнения важных дел.
7. Помощники помогут
Если совсем непонятно, куда уходит время, поставьте себе на телефон и компьютер программу, которая будет отслеживать ваши действия, например, Rescuetime или подобные. Кроме вас эти данные мало кому могут быть полезны, поэтому не стоит бояться утечки. Зато вы узнаете, сколько времени проводите на различных ресурсах, сколько часов уделяете электронной почте и мессенджерам. Подобный ежедневный отчет расскажет о скрытых резервах времени, которое можно использовать более эффективно.
Совет: узнайте больше, куда вы тратите время, и оптимизируйте процесс.
8. На пике
Узнайте больше о своей продуктивности. Понаблюдайте, в какие часы вы делаете сложные дела более качественно, быстро и с настроением. На это время планируйте самые важные проекты и встречи. Весь остальной день можно посвятить разъездам, приемным часам или рутинной работе.
Если вы точно не можете сказать, когда более всего настроены на работу, поэкспериментируйте: можно вставать пораньше и все делать рано утром. Или же наоборот, поздно вечером или ночью.
Кстати, в зависимости от возраста и ситуации активное время может меняться. Раньше я очень продуктивно работала в ночные часы. С появлением семьи это время сместилось на утреннее-дневное.
Совет: делайте важные дела в момент пика своих возможностей.
9. Сокращайте сроки
Мы уделяем работе столько, сколько сами решили. Поэтому не позволяйте себе тратить время там, где это не нужно. Если отчет можно сделать за 2 часа, не планируйте на него 4. Соберитесь и сделайте все качественно и эффективно, не растягивайте. Лучше запланируйте оставшиеся 2 часа на приятный перерыв после.
Совет: делайте важные дела в разумные сроки, не тратьте на них больше, чем нужно.
Кстати, свои повседневные дела вы тоже можете делать более эффективно, просто не смешивая их с чтением ленты новостей или общением в социальных сетях.
10. Нет!
Это важное слово, которое экономит массу времени и сил. Особенно его важно говорить своим вредным привычкам и токсичным людям, которые не ценят свое и ваше время. Таким образом вы избавите себя от необходимости посещать бесполезные встречи, общаться с бестолковыми коллегами и делать то, что причиняет вред вашему здоровью, отнимая массу часов.
Совет: говорите «нет» там, где ваше время априори будет потрачено зря.
Смело говорите «нет» сериалам, клипам и социальным сетям. Но не ограничивайте себя сразу и полностью, чтобы не было кризиса.
Нам всем зачастую не хватает времени в течение суток, часы летят, а сделано не так много. Включайте осознанность, расставляйте приоритеты и планируйте. Увидите, что в рабочем дне куда больше возможностей, чем мы привыкли думать.
Читайте также:
Куда торопиться? Что кроме ещё каких то денег я получу? Я говорю себе - везде где можно, я уже по жизни опоздал, так зачем рвать жилы и нервы? Жизнь одна и результат зависит не от скорости, а от направления движения. Что даёт суета, кроме выделения тепла в атмосферу?
эта мудрость приходит с годами :). Как раньше люди жили без тайменеджмента и, зачастую, без часов. А успевали оставить след в жизни гораздо больше нынешних...
Сколько ж усилий нужно приложить, чтобы поменять свою систему времени) В русской культуре – это особенно трудно, потому что сама система времени устроена у нас противоположно рекомендациям. Наши отношения со временем по другому складываются. Я когда-то раньше обязательно задавала вопрос менеджерам – У вас были тренинги по тайм-менеджменту? Такой своеобразный проверочный тест на засыпку) У некоторых даже по 3 случалось, но все равно не заходило) Но стараться нужно, да. Хорошая статья.
Статья понравилась и советы разумные.
Хотя сама придерживаюсь мнения, что не нужно даже пытаться управлять временем. Это ловушка. Нужно уметь управлять собой, тогда и времени на все хватает.
Время не нужно экономить, его нужно правильно вкладывать.
Простейшие советы. Как-то не обнаружил там нового в них. Бывалочи, в старину этому учили в институтах.
Тем не менее, Ваша, Ирина, точка зрения мне всегда близка. Но вот на что обратил бы внмание - не к Вашим словам, нет! Позвольте просто как примером воспользоваться. Ещё с десяток лет назад мы бы сказали "тренировка по планированию времени", а сейчас говорим "тренинги по тайм-менеджменту". Перешли на какой-то квазирусский язык. Суржик. Ну как "медведь" и "ведмедь". Или как раньше говорили: "Заслушав и обсудив...в виду отсутствия присутствия неисполнения поручения настоящего совещания стоял вопрос о постановке на учёт..." и тд и тп.
Я бы засыпалась :))
Русская культура изначально же выстроена вокруг приоритета духа. Поэтому если у человека есть четкие цели (ясность в мыслях), понятная мотивация (спокойствие в сердце) - то проблеме управления временем как таковой неоткуда взяться.
Поэтому мне кажется, рациональное распоряжение своим временем - это следствие, а не причина порядка в голове.
Мне тоже близка ваша точка зрения про русский язык, хотя может быть я не так трепетно к этому отношусь как вы, Анатолий. Наверное, потому что английский у меня профессиональный и я его просто обожаю. В приннципе термин устоявшийся и даже, если я не ошибаюсь, вошел в наши словари. Полагаю, что многие даже призадумаются на пару секунд, когда их спросят, проходили ли они тренинги по управлению временем).
Ну и ментальный лексикон, конечно, о котором я писала в последней статье) Еще один живой пример как это все работает)
Сыпятся многие)) Знаете, почему, Ирина? Потому что вопрос задается специально в начале, а потом в процессе своего тренинга (не по управлению временем, а по ценностям) я им показываю на этом примере, как культурные факторы, которых мы не замечаем и не видим влияют на все, что мы делаем, начиная от принятия решений до выполнения задач.
"Любой бизнес, любая организация, любая компания – большая или маленькая – всегда «организованы в соответствии с тем, как в них воспринимается время» (Ф. Тромпенаарс). Как, впрочем, и любой человек". (С моя)
Рациональное распряжение временем действительно следствие, но следствие временного стиля культуры. У одних культур понимание и ощущение времени одно, у дркгих другое. Возьму цитату (опять же из своей книги)
"На Западе очень популярны две метафоры для обозначения культур, живущих в разных временных системах:
Представители первой культуры делят время на объективные и измеримые единицы. И определяют по календарю и часам, когда задача поставлена и когда должна быть выполнена.
Вторые планируют задачи относительно других задач и переходят от одной к другой, когда внутренне ощущают, что предыдущая задача выполнена. Или, когда какая-то покажется важней.
Суть отличия ярко отражает популярная шутка:
Когда американец, оказавшись в чужом городе, посмотрит на календарь, он скажет: сегодня вторник, значит, я в Брюсселе. Русский произнесет: я в Брюсселе, значит, сегодня вторник.
В западных индустриальных культурах clock culture – наследие тейлоризма".
Понимаю Вас! Да и не спорю. Просто пишу о своих наблюдениях. Новый казённый язык, бизнес-язык, новояз. Куда ж от этого уйти? И мне тоже ближе "компьютер", чем "персональная ЭВМ".
Воот)