Самый короткий путь освоить методики тайм-менеджмента – повысить свою пунктуальность во всем: в работе, в семье, в учебе, в бизнесе, во всех взятых на себя обязательствах. Вовремя приходить на запланированную встречу, вовремя сдавать отчет, вовремя принимать пищу, сегодня заниматься запланированными делами. В бизнесе пунктуальность – это выполнение принятых на себя обязательств к сотрудникам, поставщикам, клиентам, к обществу в целом. Идеальная конечно ситуация, но необходимая.
Личная пунктуальность руководителя распространяется на команду, а далее на весь персонал компании, запускается цепная реакция, формируется некая культура пунктуальности. Пунктуальность хорошо проверить через утвержденные графики подготовки информации или документов, через аудит дедлайнов, а дальше оценить на сколько устанавливаемые дедлайны реальны и целесообразны.
Работа с личной пунктуальностью это основа для формирования пунктуальности в бизнесе.
Чтобы понять уровень своей пунктуальности ответьте на следующие вопросы:
- Часто ли я опаздываю?
- Часто ли я выполняю дела с нарушением дедлайна?
- Как часто мне напоминают, что нужно сделать?
- Как часто я, не обдумав, говорю срок выполнения работы, а потом его срываю?
- Как часто я планирую дела, и не успеваю их выполнить?
Зафиксировав ответы, можно найти причины непунктуальности, и начать работу с ними.
Увеличивать свою личную пунктуальность можно без поиска причин, просто начать тренировку никуда не опаздывать.
Обычная тренировка для выработки привычки составляет 21 день, для устойчивой привычки нужно 10 тыс. часов. В 21-дневный период старайтесь не опаздывать, приходить вовремя, не нарушать взятых обязательств. Через некоторые время вы почувствуете магию: начнете целенаправленно и результативно работать со своим списком ежедневных дел и с установкой реальных сроков выполнения вами обязательств.
В бизнесе транслятор всех правил и норм, всего тайм-менеджмента – это руководитель, он проецирует особенности своего режима дня и планирования на систему управления в целом, на особенности согласования документов и дедлайнов, на совещательный процесс, на процесс разработки и принятия управленческих решений.
Поэтому, если вы руководитель, вам вдвойне полезно осваивать методики тайм-менеджмента, вшивая их не только в свою жизнь, но и в жизнь бизнеса и сотрудников. Это поможет вам навести порядок в системе управления и повысить производительность сотрудников.
1. Расстановка приоритетов – матрица Эйзенхауэра
Для расстановки приоритетов можно применять известную матрицу Эйзенхауэра, в которой все вопросы разделяются по степени важности и срочности. Важность и срочность определяется интересами собственников и стейкхолдеров, приоритетами стратегического развития, ценностей сотрудников компании.
«Важные и срочные дела» актуализируют результативность, способность быстро принять правильное решение. Важно мобилизоваться и принять оперативно решение. Сюда попадают текущие вопросы бизнеса, форс-мажорные ситуации, ситуации, которые отклоняются от запланированного курса, особенный фокус приобретают вопросы здоровья и безопасности жизни сотрудников. Здесь всегда мало времени на проработку и сбор данных. Стратегические дела в таком темпе имеют большую вероятность провала и неудачи.
«Важные, но не срочные дела» – это стратегические дела, связанные с развитием бизнеса, планированием и анализом процессов и работ, сбором необходимой и достаточной информации. Здесь всегда есть время на проработку, обсуждение, командную работу, время на осмысление.
«Срочные, но неважные дела» – это навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, обсуждение вопросов, которые могут решить подчиненные, безрезультатные проекты, непроработанные решения, обсуждение вопросов, не связанных с бизнесом, в целом обсуждения на отвлеченные темы. Здесь идет подмена второстепенных дел срочностью их выполнения. Большинство задач в этом квадрате носят иллюзорность важности и становятся пожирателями вашего времени.
«Несрочные и неважные дела», они не приносят никакой пользы. Это «пожиратели времени», потери рабочего времени. От них нужно отказываться, найти причину возникновения таких дел и ликвидировать ее.
В системе управления необходимо четко и конкретно обозначать приоритетность и важность в документах, регламентах, в повестках совещаний и встречах, в отношении к сотрудникам и возникающим ситуациям. Важность проявляется в количестве затраченного на него времени, ресурсов и получаемого результата.
2. Держать фокус – метод КАНБАН
Каждая техника тайм-менеджмента может усиливать эффект друг друга. Так, держать в фокусе важность и срочность задач может метод КАНБАН. Методика позволяет отследить, как вы реализуете задачу, на каком этапе она находится, что мешает быстро выполнить ее.
Вы можете сами сформировать статусы выполнения задач. В классической схеме три статуса:
- «сделать» (to-do) – вписываем те задачи, которые планируем выполнить;
- «в процессе» (in progress) – фиксируем задачи, которые, в работе;
- «сделано» (done) – завершившиеся задачи.
Данный метод легко помогает видеть динамику всех ваших задач. Вы видите те задачи, которые запланированы, и те, которые в работе – при одновременной фиксации. Вы можете сбалансированно планировать выполнение новых задач, видя объем незавершенных дел.
Для применения КАНБАН-мониторинга задач возьмите за правило в начале каждого рабочего дня задать себе вопросы:
- Что было сделано вчера?
- Что будет сделано сегодня?
- Что мешает справиться с планом дня?
- Какие задачи не сделаны?
- Каковы причины не выполнения задач?
В офисах со своей командой можете применять канбан-доски, визуализируя все задачи и выделяя их сигнальными карточками. Вместе с доской можно использовать магниты, пластиковые фишки, цветные шайбы, стикеры для представления рабочих элементов и процессов.
3. Оценить реальные силы – техника 9=1+3+5
Всегда приятно, когда план и факт сходится: все что запланировано – реализовано. Здесь важным становится оценка реальной силы выполнить все запланированные дела. Чтоб максимально ваш план совпадал с реальностью можно использовать технику 9=1+3+5
Где:
- 1 – одно важное значительное дело. На него уйдет больше всего усилий и времени. Это ваш приоритет на день. Лучше зарезервировать конкретное время на его выполнение.
- 3 – три менее сложных и второстепенных дела. Это простые дела и меньше требуют временных и энергетических затрат. Время на их выполнение вы можете резервировать интервально. Например, запланировать до обеда, или после ужина и т. д.
- 5 – пять мелких дел. Такие дела можно выполнять «по ходу», но с определенной периодичностью, иначе они могут накапливаться и превращаться в огромную груду.
Всегда помнить, что до 20% своего рабочего времени у вас могут занять незапланированные дела, те о которых вы забыли, а ваш руководитель нет, форс-мажор.
4. Поддерживать гибкий график – метод «Недельный круг»
При планировании недельного рабочего графика можно использовать метод «Недельный круг».
Разбейте задачи, которые вы выполняете в течение недели на следующие типы:
- жесткие – задачи, выполнение которых строго привязано к определенному времени;
- гибкие – дела, не имеющие строгой временной привязки;
- бюджетируемые – требующие выделение определенного бюджета времени;
- делегируемые – задачи, выполнение которых можно поручить кому-то другому;
- уточняющие – дела, требующие перед выполнением уточнения каких-то деталей у других людей.
Для каждого типа определите комфортное время, место выполнения и следуйте недельному плану.
5. Закрыть незавершенные задачи – техника «Съесть лягушку»
Если у вас есть ощущение невыполненного дела, как правило, оно не объемное, но вы всегда его откладывайте. Пора применять технику «Съесть лягушку». Самое важное в данной технике – это выполнить неприятные задачи, к которым «не лежит душа», первыми.
Например, утром проснулись или пришли на работу, и сразу сделали это дело (заклеили угол обоев, пришили пуговицу, подремонтировали плинтус, отправили письмо, сделали рассылку, позвонили, записались к врачу). Выполнив такое дело в начале дня обеспечите себя хорошим настроением на весь день!
6. Решить сложные задачи – метод «Боевой слон»
Большие и объемые дела не съешь сразу, но можно кушать их по кусочкам. Например, структурировать мероприятия проекта, провести расчет проектных работ, определить срок выполнения проекта, рассчитать вероятность задержки тех или иных мероприятий, рассчитать реальный срок выполнения проекта поможет метод «Боевой слон».
Секрет метода в том, что большие дела делим на части, до конкретных шагов и мероприятий, и начинаем их выполнять. Важная практическая ценность данного метода в том, что, разделив большое дело на конкретные шаги и мероприятия, легче оценить всю работу, составить консолидированный бюджет, и обозначить реальные сроки выполнения каждого мероприятия и проекта в целом.
7. Решение монотонных задач – метод «Помидора»
Если вы работаете в бухгалтерии, или у вас монотонная работа по проверке документов, информации, увеличить производительность вам поможет метод «Помидора». Секрет этого метода в том, что любую монотонную работу разбивайте на периоды и делайте переменки. Автор метода говорит о 25-минутных периодах (помидоры), в конце которых 5-минутный перерыв. Здесь вы сами можете обозначить временные слоты. Метод помогает организовать рабочее время и повысить результативность работы из-за кратковременного отдыха или переключения. Со своей командой вы можете с пользой проводить переменки: совместная планка, пара упражнений, разминка ног и рук, вкусный кофе или чай, обмен полезной информацией.
8. Подвести итог – метод «Закрыть гештальт»
И напоследок, метод «Закрыть гештальт». Большинство стараются закрыть гештальты в канун Нового года, но я считаю, что можно в любое время, здесь главное желание. Гештальт –это когда вы что-то решили сделать, начали реализовывать, прорабатывать, даже вложились деньгами, временем или другими ресурсами, и в какой-то момент остановились.
Ну остановились, и что? Скажете вы!
А то, что это незавершенное действие всегда с вами, фоном в голове, некая мыслительная жвачка, «гора на плечах». И даже если вы отвлекаетесь, стараетесь не думать об этой незавершенке, она все равно съедает ваши силы и энергию, мысли, фокус внимание на ней.
Бороться с незавершенкой не нужно, важно проделать другое.
Сначала нужно заново оценить важность незавершенки, оценить ваши возможности и реальные ресурсы, и обозначить необходимость реализации. Если эта незавершенка в рамках ваших возможностей и сил, то планируйте реализацию, например, в Новом году (квартале, месяце).
Если достижение гештальта от вас не зависит, нет ресурсов, возможности, сил, то важно осознать этот момент и гештальт закроется сам. Внутренне себе обозначить закрытие гештальта. Успокоится и сосредоточиться на том, что важно и интересно здесь и сейчас. Это повысит вашу мотивацию и внутренний настрой на запланированные дела.
Читайте также:
Опять сову на глобус... После мальчика с его пафосными книжками по ТМ уж и высовываться вроде стрёмно, а нет, прут. Не, правда, это вот - профессорский уровень? "Ну извините" (с) Вовочка
Вопросов намного больше, чем ответов.
10.000 часов необходимо для достижения высочайшего уровня исполнения. А зачем? Есть прекрасные теории про 20 часов практики, позволяющие сформировать навык и жить с ним, поддерживая и корректируя.
Матрицу г-на Дуайта Э. любят в основном те, кто ей не пользуется, часто путая авралы и срочные дела, то есть имеющие четкий "срок" реализации.
Чтобы съесть слона по частям, надо эти части видеть, уметь их упорядочить и понять взаимосвязь, иначе хаос будет расти по экспоненте.
А в "помидоре" самое главное - это демаштабирование, смещение фокуса внимания с результат на процесс. Мы обманываем мозг, не предлагая достичь цели, а просим просто работать полчаса. Это позволяет набрать разгон и дальше еще пара-тройка продуктивных отрезков гарантирована.
И два ключевых правила, без которых точно не обойтись - записывай план и регулярно сверяйся с планом.
Это СОВРЕМЕННЫЙ профессорский уровень. Долго и с придыханием вещать ни о чем, переходя от цитаты к цитате (Интернет теперь в помощь!) И темы диссертаций такие же, с нулевым смыслом. По существу: тайм-менеджмент не нужен тому, кто умеет, знает и увлечен своим делом. От только эти три составляющие в наше время сходятся исключительно редко. Пример: статья.
ТМ - вещь сама по себе неплохая, но он как пилка для ногтей в задаче выглядеть прилично ))) Мелкий и не первоочередной он. Мадам под него процессное управление запихать попыталась, среду прочего. Она так видит, вероятно...
С прочим согласен, люстрация спасёт нас, тотальная, построенная на подтверждении результатов а не уровне цитирования (какой %;"№ его выдумал)
Абсолютно! Вообще, тайм-менеджмент неотделим от планирования, которое само по себе вызревает только после первичного сбора данных и составления первичного плана действий. Предложенные методики -- больше для рутинной работы; для проектов часты большие отклонения, как туда, так и обратно.
Так называемый тайм-менеджмент — это сплошной (само)обман, начиная с названия.
Никто и никогда не управляет самим временем. Никто не в состоянии его разогнать / затормозить или повернуть влево / вправо, как автомобиль. Время, в отличие от денег, нельзя ни скопить впрок, ни взять взаймы, ни ссудить…
Управляют всегда ПОВЕДЕНИЕМ через манипуляцию фокусом внимания. И суть всегда одна — заставить конкретного субъекта (объект воздействия) работать «через не хочу». В идеале — самостоятельно (мечта капиталиста).
Соответственно, тайм-менеджмент бывает РАЗНЫЙ:
1. «Процессно-оперативный» тайм-менеджмент исполнителей заточен на конвейерную производительность в стиле «бери больше — кидай дальше».
2. «Результатно-тактический» тайм-менеджмент младших менеджеров, например, РОПов нацелен контролировать исполнителей больше и точнее — до результата.
3. «Стратегический» тайм-менеджмент высших руководителей более связан со дальней стратегией — куда вести организацию и как контролировать этот путь. А заодно — как его эффективно обсуждать в бесконечных совещаниях.
4. «Высший» тайм-менеджмент владельцев более связан со смыслом жизни. Как вырваться из «беличьего колеса» бизнеса и стать, наконец, счастливым.
И свальный грех большинства тайм-менеджерских статей и книжек — мешать без разбора в кучу приёмы всех четырёх групп, без понимания этой сути. Впрочем, о ней скромно молчит даже всезнающий «гуру отечественного таймменеджмента» Глеб Архангельский.
Прочие же, «нишевые» таймменеджменты — детей, школьников-студентов, домохозяек, творческих личностей и т. д. про то, как индоктринировать исполнительностью людей, изначально к ней не предрасположенных.
Но всё это относится исключительно к административно-командному «красному» управлению. В состоянии игры никакой «таймменеджмент» не нужен. Игра — сама по себе великолепный (само)мотиватор, раскрывающий весь потенциал человека.
Именно поэтому сегодня капитализм всё настойчивее обращается к игротехнике, геймификации и «бирюзе». И классический «таймменеджмент» в них как бы «растворяется», исчезает.
Время - это обман мозга? Река времени - течёт в одном направлении, как против течения вернутся к истоку? Свет- максимальная ли это скорость или за пределами скорости можно и подвигать время?
Как обычно все вопросы уходят в природу миросоздания - а ответить за это ответственных нет:), точнее не понятно у кого уточнить...
Интересная тема. Только хватит ли силы воли у сотрудников вырабатывать такой навык рационального использования рабочего времени в течение 21 дня? Может поощрение какое придумать для тех кто станет эти инструкции выполнять и своим примером заражать остальных.. Только "приказом по цеху" добиться положительного результата практически невозможно.
Уже от самого выполнения намеченных действий можно получать удовольствие и удовлетворение - этому тоже учит тайм-менеджмент. И наоборот, отсутствие действий, влечёт неудовлетворённость и снижает настроение.
Вопрос - Реально ли может помочь тайм-менеджмент?
Если есть сомнения, стоит посмотреть на сопряженные тайм-менеджменту области, где ставятся аналогичные задачи "как заставить себя" выполнять работу, запланированные действия, вернуть себе работоспособное состояние и т.п.
- У психологов есть метод поведенческой активации.
- Или другой пример - продвинутая техника саморегуляции по системе ключ Хасая Алиева. - Точно работает - на практике используется российскими космонавтами. :)
Если сравнить рядовых сотрудников с космонавтами, то точно этот способ можно использовать. Только есть риск, что и ЗП они потребуют "космонавтскую".
А вообще, если человека устраивает на его рабочем месте ВСЕ - начальник, профессиональная нагрузка, коллектив,ЗП, то он без всяких посторонних стимулов , буднет стремится сохранить свою активность и высокий уровень студоспособности.
Как говаривал Козьма Прудков - "Зри в корень!"