«Здравствуйте! Мы не уверены, есть ли у вас сейчас несколько минут, чтобы прочитать эту заметку, но будет здорово, если вы все же сможете изучить эту статью. Сможете?», – произнес бы неуверенный в себе автор.
Уверенность – мощный инструмент в руках профессионала. Этот инструмент помогает в завоевании уважения. Он помогает достигать цели. Исключите слова и выражения, указанные ниже, из переписки, документов и устной речи. Удалите их из своего словарного запаса. Из-за них вы можете выглядеть слабым и неуверенным.
В разговорной речи
1. «Я хочу только спросить», «Это займет только минуту»,«Я лишь хочу сказать». «Только», «Лишь» – короткие слова, но с большой эмоциональной нагрузкой. Используя их, мы словно говорим, что собираемся тратить чужое время зря. Если у вас есть важный вопрос, задайте его без всяких «только» и «лишь».
2. «Извините». Прекратите постоянно просить прощения. Вы не сделали ничего плохого. Этим словом подразумевается, что мы приносим извинения за то, что побеспокоили человека, отняли у него время. Конечно, если вы сильно напортачили, надо извиниться, но если у вас есть интересная и ценная информация, вперед! Отправьте письмо или скажите вслух без каких-либо извинений. Уважайте себя и цените тот вклад, который вы вносите в общее дело.
3. «Я не уверен, но могли бы вы». Плохой тон. Складывается ощущение, что человек, к которому вы обращаетесь, настолько важный и настолько занятой, что вам в буквальном смысле надо упасть на колени и умолять его о помощи. Лучше скажите: «Мне нужна помощь. Поможете?». Вы не хуже и не лучше собеседника, выстраивайте диалог на равных.
4. «Не хочу тебя беспокоить, но...». Как и в предыдущем пункте, этот оборот в начале просьбы подчеркивает власть, силу и преимущество вашего собеседника. Даже если вы намного младше, если вы – стажер или новичок в команде, у вас есть все права и основания, чтобы уверенно и громко попросить о помощи: «Когда у вас будет время со мной поговорить? Мне важно знать ваше мнение по этому вопросу». Не сомневайтесь, даже самый занятой CEO может найти 15 минут в расписании для оперативного обсуждения темы с коллегами, если они очень хотят услышать его мнение.
5. «Надеюсь, все будет в порядке». Не сдавайте амбициозные позиции во время разговора: у всех равные права на этой территории. Оставайтесь уверенным и просто поблагодарите собеседников за участие. Например: «Спасибо за внимание» или «Я ценю вашу помощь».
В переписке
6. Страдательный залог. «Новый график и правила работы в праздничные дни были введены управленческой командой». Страдательный залог является наиболее слабой и неудачной формой коммуникации с сотрудниками. Как руководитель вы должны быть готовы отстаивать свои решения и брать на себя ответственность. Лучший способ начать такое сообщение с местоимения «Я»: «Я ввел новое правило работы в дни каникул».
7. Призывы к действию или запросы оставлять в конце сообщения. Робкие менеджеры тянут до последней строчки сообщения или документа, чтобы объяснить, чего они хотят от сотрудников и что требуют в итоге сделать. На самом деле это означает: «Я – руководитель, боюсь раздавать поручения и управлять». Начните письмо с указаний, что необходимо сделать. Сотрудники сразу увидят призыв к действию и получат необходимую информацию. Таким образом, сообщение будет иметь более напористый тон. Например: «Привет, команда! Этим письмом напоминаю, что всем необходимо подготовить отчеты за четвертый квартал. Отчеты должны быть на моем столе к 17:00 пятницы. Отчет должен включать в себя…». Начните сразу по делу, и сотрудники сразу поймут, что от них требуется.
8. Больше слов = меньше уважения. Начальники, которые общаются короткими командами, обладают определенным уровнем власти. Это не означает, что надо писать сжатые и краткие письма, которые покажутся адресатам холодными и бесчувственными. Лучшие лидеры пишут кратко, по делу, но с энтузиазмом, не тратя время на лишние буквы и слова. Этот навык должен оттачиваться менеджерами каждый день. Кажется, мы нарушили сейчас пункт №6 – использовали страдательный залог. Исправимся: менеджеры должны каждый день практиковать навык письма.
9. Неправильное написание имени или фамилии сотрудника. Хотите быстро потерять уважение в глазах сотрудников? Напишите его имя неправильно в письме. Хотите разрушить отношения на долгие годы вперед? Напишите имя неправильно больше одного раза. Прежде чем кликнуть по кнопке «Отправить», убедитесь, что все указанные имена в письмах указаны корректно. Помните, вы обращаетесь к людям, которые годами работают на вас. Если вы регулярно Алесю называете в письме Олесей, или Наталию Натальей, это не просто слабость, это полное неуважение с вашей стороны.
Помните, ваши слова задают тон. Используйте их с умом.
Вопрос: надо ли приносить извинения, если вы назвали адресата письма неправильным именем? Как вы поступаете в таких ситуациях?
По материалам theladders.com, перевела с английского Алина Прудских
Фото: freepik.com
Больше дела, меньше слов!
Будь готов!
Всегда готов!
С одной стороны краткость - сестра таланта, а с другой?
Много лет и много веков, воспитание включало в себя в том числе и правильно составленные предложения при общении людей, в которых обязательным было уважение, полное описание предмета диалога или прошения. А, что в последние годы? Западная, в частности американская, "лексика", которая ограничена несколькими местоимениями и предлогами и все свои эмоции они выражают широко открытым ртом! И, что плохого-то в том, что руководитель, когда даёт чёткие указания, обликает их в правильную литературную форму в уважительном тоне? Соглашусь, что в некоторых ситуациях уместен краткий порядок, например в армии, в бою, в аварии и т.п. где нужно делать всё быстро и чётко и время дорого. Но, тогда стоит задуматься о целесообразности литературы, в частности классической русской литературы вообще! Нам это предлагают? Странная статья...поди опять переведена из американского журнала или газеты. Они-то уж точно знают, как надо общаться))) достаточно посмотреть на заставку))и ограничиться: упсами, омайгадами, щетами, эйями, адаптированными под наш генофонд и легко ими освоенными нутипакакбыэтовроде...нутыпонялчувак. И, сразу всё наладится)))
Не стоит забывать, что цель руководителя не выглядеть как-то в чьих-то глазах, а получить результат (и удержать его). Подход статьи - это какое-то ручное управление. По своему опыту могу сказать, что смешивать стили гораздо эффективнее. Все зависит от ситуации и конкретной команды. Команда дает результат лучше, когда уверена, что от них самих многое зависит, чем когда есть уважаемый босс-командир, который сам все решит и за все ответит, если что. Иногда целенаправленно имитировать небольшую неуверенность, особенно в небольших компаниях до 100 человек, как раз неплохо. К тому же помогает раскрыть потенциал команды, которая начинает думать, действовать сама и отвечать за свои решения, а не только выполнять приказы. Разумеется, когда необходима скорость, нужна жесткость. Искать баланс!
Начитанность даёт хороший задел грамотности человеку, Умение правильно строить фразы и большой словарный запас дают огромное преимущество руководителю любого уровня. Эмоциональная окрашенность речи зависит от темперамента и характера индивида.
К тому же никакая статья не научит правильно формулировать при разговоре. Только компьютер в вашей голове подберёт подходящий вариант на основе вашего опыта и накопленного багажа знаний.
Привожу пример слов которые "бросают тень на Вашу репутацию": фитбек (фитбечить); дедлайн, коуч, консалтинг, и еще тысячи англицизмов и американизмов в деловой лексике.... и три раза "бросают тень" когда говорящий (пишущий) не понимают смысла этих слов и пытаются прикрыть ими свою некомпетентность
а если по содержанию, то я не совсем согласен с автором. "Только", "лишь", «Извините», «Я не уверен, но могли бы вы», «Не хочу тебя беспокоить, но...», «Надеюсь, все будет в порядке» приведенные в качестве примеров в статье работают на 100% на Ваш имидж руководителя. Хотите пример?
"Извините, не хочу Вас беспокоить, но я только лишь хотел спросить, но могли бы Вы быстро написать заявление об увольнении и никогда здесь больше не появляться? Я не уверен, но надеюсь у Вас без нашей компании будет всё в порядке"
Слабость статьи не провоцирует активность комментаторов.
А чего копья ломать из-за ПЕРЕВОДНОЙ статьи theladders.com?
Опять вежливость со слабостью путают...
Книга автора Алан Пизз "Язык разговора" очень доступно и легко рассказывает эти моменты, которые он называет "Метаязык". С мой точки зрения для общего развития знать это надо, но кординального значения это не несет. Это что то типа НЛП. Вроде оно и существует, но практического толка от него и нет :). В комуникации на мой взгляд ценится естественное поведение.
Момент в котором руководитель снимает с себя ответственность за новые распоряжения - да, реально говорит о том что руководитель себя руководителем не чувствует и боится коллектива своего, поэтому перекладывает ответственность на других людей. Это пож изни отслеживаю, но сказать, что это мне что то дает, какое то преимущество над таким руководителем - не сказал бы. У нас 80% или больше людей в РФ себя так ведут.
Всё что читатели высказали в коментариях правильно, но автор не расчитывал на дубовость внешне элегантного перевода. Обращать внимание надо не на "западность" текста, а причины, по которым он появился вообще. Я проработал много лет в рахных отраслях в советских организациях и американских компаниях и вот вам краткий анализ. В компаниях на територии бывшего союза говорят и думают по русски. В американских компаниях стараются говорить по английски, а думают на родных языках, а потому такие руководства по построению отношений с сотрудниками (Менеджеры - сотрудники, наделнные дополнительными обязанностями.) очень важны. Играет роль культуры подчинения и подчинённости. На эту тему было исследование аварийности кажется корейской авиакомпании. В аэрокосмической компании, где я работал, высокий процент брака у старых мастеров был в результате путаницы в системах измерения.В Мексике метрическая система, а приходилось работать в английской и исо одновременно + родной испанский, ветнамский, корейский, того, армянский и тп. Так что хочешь получит качественный продуат компании, исправляй язык общения.