Сегодня при анализе эффективности и продуктивности подчиненных хорошему руководителю уже недостаточно опираться на привычные методы вроде KPI и личных бесед. Свои коррективы внесла и пандемия: такие понятия, как удаленка и гибридный режим работы, стали нормальными даже для крупных корпораций.
Сегодня IT предлагают управленцам широкий набор специальных компьютерных программ, которые помогают увидеть работу подчиненных с точки зрения множества разных показателей. Обычно анализируются продолжительность рабочего дня, информация об используемых программах, посещаемые интернет-ресурсы, количество отправленных и полученных писем и т. д.
Один из важнейших источников данных, которому иногда не придают значения, – рабочий календарь. Информация о совещаниях и встречах способна серьезно обогатить профиль сотрудника и дать руководителям ответы на многие вопросы, связанные с продуктивностью. Как это работает, рассказывает Софья Худякова, руководитель отдела продуктовой аналитики компании «РТК-Солар».
Как устроен мониторинг продуктивности сотрудников
IT-решения, позволяющие проанализировать работу сотрудников за офисными ПК, собирают данные о том, на что сотрудник тратит рабочее время в течение дня. Как правило, программа фиксирует:
- время начала и окончания рабочего дня;
- приложения, которыми пользуется сотрудник, и время их использования;
- количество отправленных и полученных писем;
- сайты, которые посещает сотрудник, и т.п.
Вот пример скриншота программы Solar addVisor:
Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере
С помощью специальных алгоритмов вся эта информация анализируется и визуализируется. На ее основе строятся профили конкретных сотрудников, должностей, формируется статистика по всей компании и отдельным подразделениям, выявляются отклонения от типичного профиля должности.
Такой подход позволяет руководителям разного уровня более эффективно решать задачи, связанные с управлением коллективом:
- понять загруженность отдельных сотрудников и целых подразделений;
- оптимизировать рабочие процессы;
- выявить зоны роста;
- определить потребности в обучении;
- предотвратить увольнение ценного сотрудника;
- не допустить профессионального выгорания работников;
- обосновать расширение или сокращение штата.
О чем расскажет календарь
Анализ времени, которое сотрудники проводят на рабочих встречах, их количества и продолжительности, на первый взгляд, может показаться не таким показательным, как мониторинг метрик, описанных выше. Однако, если не учитывать данные о встречах, аналитика может оказаться некорректной. Особенно это касается тех должностей, для которых встречи – одна из важнейших составляющих рабочего дня.
Пример. В компании А, занимающейся разработкой и внедрением корпоративных информационных систем, решение для мониторинга продуктивности показывало, что часть дней сотрудники отдела продаж работали по 8–10 часов, а в иные дни не отрабатывали и половины положенного времени. У самого руководителя никаких претензий к подчиненным не было, а вот у не погруженных в специфику работы отдела топ-менеджеров такая картина вызывала вопросы и мысли о необходимости сокращения лишних сотрудников.
После того, как в систему мониторинга продуктивности был добавлен анализ рабочего календаря сейлов, все встало на свои места. Многие заказчики привыкли к реалиям пандемии, и часть встреч по-прежнему происходила в режиме видеосвязи. В такие дни сейлы весь день проводили за рабочим компьютером, во время совещаний используя как минимум приложение для ВКС, что фиксировала система. Когда встречи проходили на территории клиента, решение для мониторинга продуктивности, не фиксируя никакой активности за ноутбуком, считало, что сотрудник в это время не работает.
Даже при условии, что сами руководители знают, как устроена работа в отделе и почему система выдает неточные сведения, такой подход не позволит корректно выявлять эффективных и неэффективных сотрудников и делать правильные выводы.
Вывод: если не анализируются события из календаря, руководитель не сможет вовремя выявить выгорание того или иного сотрудника, спрогнозировать его увольнение или выяснить причины какой-либо другой рабочей ситуации.
Много встреч – это хорошо или плохо?
Если в системе мониторинга продуктивности реализован анализ календаря, она фиксирует и высчитывает целый ряд полезных метрик:
- количество встреч за период,
- продолжительность совещаний;
- количество участников;
- процент времени, проведенного на встречах, от всего рабочего времени;
- встречи, назначенные самому себе, и т. д.
Анализируя эту информацию и сопоставляя ее со спецификой должности, другими показателями, можно делать различные выводы. Ответить однозначно на вопрос, плохо это или хорошо, когда у сотрудника много встреч, не получится.
Пример. В департаменте разработки крупной IT-компании есть 10 тимлидов. На основе анализа их профилей и обратной связи от руководителя система мониторинга продуктивности сформировала профиль эффективного сотрудника для данной должности. Согласно ему встречи должны занимать 60% рабочего времени. У Алексея, одного из тимлидов, этот процент существенно меньше. Благодаря системе руководитель может заметить, что Алексей недостаточно общается с коллегами, что в свою очередь может сказываться на эффективности его команды. Это повод разобраться в ситуации и выяснить причину. При этом у Петра, еще одного тимлида, встречи занимают больше 80% рабочего времени.
Оценив другие показатели Петра, которые зафиксировала аналитическая система, руководитель департамента сделал вывод, что Петр слишком мало времени посвящает самостоятельному выполнению задач, занимая рабочий день разговорами.
Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере
При анализе продолжительности и количества встреч можно смотреть и на другие показатели. Например, у сотрудника большой процент коротких встреч. Это вполне может свидетельствовать о неэффективной работе. Человек постоянно переключается с одной темы на другую, а в те кусочки рабочего времени, которые остаются у него между встречами, он не успевает продуктивно включиться в решение своих задач.
Обратная история, когда у сотрудника, напротив, слишком высокий показатель длинных встреч. Хорошо это или нет, зависит от должности. Если речь о руководстве, которое регулярно участвует в многочасовых стратегических сессиях, такая ситуация нормальна. Если же мы говорим о линейных руководителях, большое количество длинных совещаний скорее говорит о неэффективной работе и неправильно выстроенных процессах. Впрочем, всегда важно отталкиваться от контекста: например, сотрудник может находиться на обучении, и в этот период процент длительных встреч у него будет выше, чем обычно.
Вывод: количество встреч – дополнительный показатель для оценки эффективности. Он не может однозначно трактоваться с точки зрения эффективности или неэффективности без учета должности и других показателей, на которые смотрит система мониторинга продуктивности персонала.
Об умении планировать и культуре встреч
Еще один интересный момент, который мы можем увидеть, анализируя информацию из календаря – это навыки планирования у сотрудников. Особенно это касается руководителей. Для этого можно отслеживать такой показатель, как количество встреч, назначенных в течение дня на тот же день.
Пример. В крупной производственной компании в составе департамента маркетинга есть отдел подготовки контента. Анализируя информацию из системы мониторинга продуктивности, Анна, директор по маркетингу, обратила внимание на то, что у Олега, руководителя отдела контента, отображается большой процент встреч, назначенных на тот же день. Глава департамента предположила, что ее подчиненный не занимается планированием на предстоящую неделю и слишком часто ставит срочные встречи со своими сотрудниками. А это напрямую влияет на рабочие процессы и качество контента, который создают работники отдела.
Выяснилось, что из-за такого подхода своего руководителя они не могут полноценно планировать время на выполнение собственных задач. Анна попросила Олега заранее планировать встречи с подчиненными, а в срочном порядке обсуждать только те вопросы, которые нельзя отложить. Олег перестал дергать своих подчиненных по любому поводу, что в итоге позволило повысить качество маркетинговых материалов и улучшить атмосферу в отделе.
Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере
На подобные вещи особенно важно обращать внимание, если культура встреч в компании есть или она как минимум продвигается HR-департаментом. С этой точки зрения анализ информации из календаря может помочь понять, как идет работа по внедрению соответствующей культуры. Здесь можно смотреть не только на встречи, назначенные на тот же день, но и на другие показатели. Например, стало ли сокращаться количество встреч у сотрудников, если раньше этот показатель зашкаливал, изменилась ли их продолжительность.
Обычно цель внедрения культуры проведения совещаний не какие-то абстрактные результаты, а именно повышение эффективности работы сотрудников.
Отдельная проблема – слишком «дорогие» совещания, особенно те, в которых участвуют высокооплачиваемые сотрудники. Анализ событий из календаря позволяет подсчитать стоимость встреч, а в совокупности с другими показателями понять, как можно исправить ситуацию, если эта стоимость слишком высока. Так, специалисты считают, что agile-процесс не должен занимать свыше 10-12% общего рабочего времени сотрудника. Под такими процессами понимаются регулярные обязательные события (встречи), такие как дейли, пибиары, спринт ревью и т.п.
Как увидеть перегруженность и выгорание по информации из календаря
Еще один интересный показатель – количество встреч в нерабочее время.
Пример. Павел, Ирина и Татьяна – сотрудники пресс-службы крупной нефтегазовой компании. Их начальник Кирилл, просматривая отчеты из системы анализа продуктивности, обратил внимание, что у всех трех в последний месяц увеличилось количество встреч в нерабочее время. В случае с Татьяной оказалось, что изменились и другие показатели ее деятельности: в частности, увеличилась средняя продолжительность рабочего дня, стала фиксироваться работа в выходные дни. Кирилл предположил, что по каким-то причинам Татьяна не успевает справляться со своими задачами и близка к профессиональному выгоранию. В личной беседе он выяснил, что его подчиненная стала намеренно брать больше задач из-за слухов о сокращениях в компании, но в итоге не успевает их выполнить в течение рабочего дня.
Руководитель уверил Татьяну, что никаких кадровых изменений в отделе не планируется, и попросил передать часть задач коллегам. А вот число встреч в нерабочее время у Павла и Ирины выросло совсем по другим причинам. Оба отвечали за большую пресс-конференцию, подготовку к которой получалось обсуждать только в нерабочие часы, чтобы не отвлекаться от текущих дел. После того как важное мероприятие прошло, показатели сотрудников вернулись к обычным.
Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере
Как с и остальными метриками, однозначно интерпретировать этот показатель отдельно от других не получится. Все зависит от конкретной ситуации и конкретного сотрудника, даже если речь идет об одном подразделении и схожих обязанностях. Большое количество встреч в нерабочее время может свидетельствовать о риске профессионального выгорания, если есть и другие признаки этого явления.
Вывод: для руководителя большое количество встреч в нерабочее время – это повод обратить внимание на ситуацию, перераспределить задачи, перестроить процессы или выяснить, почему сотрудник не справляется со своими обязанностями и вынужден назначать совещания на нерабочее время.
Если речь о разовой истории, связанной с важным мероприятием или большим проектом, бить тревогу, скорее всего, не стоит. В некоторых случаях вообще может оказаться, что сотрудник просто регулярно участвует в каких-либо митапах и других внерабочих активностях, которые проводятся по вечерам для всех желающих. Обычно такие мероприятия также отображаются в календаре, а значит, будут зафиксированы автоматизированной системой.
Про встречи с самим собой и фоновые встречи
Встреча с самим собой – это событие в календаре, которое занимает какой-то период времени, но не содержит других участников кроме его автора. Для коллег, просматривающих ваш календарь, время отображается как занятое. Для чего создаются такие встречи? Возможно, чтобы имитировать бурную деятельность, а самому в это время заниматься личными делами? Встречи с самим собой нельзя обойти вниманием при анализе встреч из календаря.
Чтобы избежать злоупотреблений со стороны сотрудников, лучше, если система не воспринимает такие встречи по умолчанию как активное рабочее время, в противном случае мы получим некорректные показатели эффективности и продуктивности такого сотрудника.
Однако назначать встречи с самим собой, чтобы спокойно поработать над текущими задачами, – также весьма распространенная история. Таким образом сотрудник резервирует время в своем календаре, чтобы избежать приглашения на другие совещания и сделать запланированную работу.
Пример. Ольга – руководитель юридического департамента в компании, которая управляет сетью ресторанов. Изучая в очередной раз отчет из системы анализа продуктивности, она обратила внимание, что у двух сотрудников за последний месяц появилось много встреч, назначенных самим себе. Зная, что это одни из самых эффективных работников, Ольга не стала делать поспешных выводов и посмотрела на другие метрики.
Оказалось, что во время этих встреч оба юриста использовали офисные приложения и браузер, в списке посещенных сайтов преобладали справочные правовые системы и страницы с протоколами судебных заседаний. В итоге выяснилось, что сотрудники активно готовились к слушаниям важного для компании дела и занимали время в своем календаре, чтобы их никто не отвлекал.
Вывод: чтобы избежать несправедливых обвинений в адрес сотрудника, который часто занимает календарь встречами с самим собой, важно изучить его активность за рабочим компьютером, а также быть в курсе проектов, над которыми тот работает.
Полезным может оказаться и сопоставление показателей активности сотрудника во время полноценных встреч, на которых есть другие участники. Если мы видим, что во время совещаний сотрудник активен, использует различные приложения, в которых он обычно работает, значит, встреча для него просто идет фоном, сам же он занимается своими текущими задачами. Это может снизить эффективность работника. В то же время руководителю стоит обратить внимание на эту ситуацию и разобраться, так ли необходимо участие этого сотрудника в той или иной встрече, если он в нее не вовлечен.
Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере
Однако есть ситуации, когда активное использование тех или иных приложений во время встречи, зафиксированное системой, абсолютно нормально. Например, если речь идет о сейлах, аналитиках и других сотрудниках, которые лично взаимодействуют с клиентами и во время встречи что-то демонстрируют им на своем ноутбуке.
Итоги
Из приведенных кейсов мы видим, что анализ событий из календаря в Outlook способен сделать оценку продуктивности сотрудников более эффективной. Показатели, связанные со встречами, позволяют посмотреть на активность персонала под другим углом, обнаружить причинно-следственные связи между другими метриками, которые отслеживает автоматизированная система.
Однако все это не отменяет необходимости прививать корпоративную культуру, в том числе в части проведения совещаний. Современные подходы к анализу работы сотрудников в данном случае выступают как вспомогательный инструмент, который способен существенно облегчить жизнь руководителю.
Узнать больше о системе повышения производительности труда Solar addVisor и попробовать бесплатную версию можно на сайте addvisor.ru
Партнерский материал
Рекламодатель ООО «СОЛАР СЕКЬЮРИТИ», ОГРН 1157746204230
