Как руководителю подготовиться к периоду отпусков: 5 шагов

Вообще, отпуски уже начались. Вот прямо сейчас, когда в школах начались каникулы, кто-то уже улетел на юг, а кто-то пакует чемоданы. Лето — трудный период для многих бизнесов: во-первых, закономерно падают продажи. А во-вторых, далеко не каждый руководитель способен подготовить отдел к тому, что постоянно хотя бы одного человека не будет на месте. Да еще в соседних отделах, с которыми связана работа, кого-то не будет. Да и сам руководитель в отпуск улетит, где роуминг и вообще не до работы.

У многих компаний, где явно выражена сезонность, летом может быть кассовый разрыв, и они кое-как доползают до августа, когда рынок начинает потихоньку оживать.

В ваших силах сделать все для того, чтобы компании было легче, пока и вы, и сотрудники восстанавливаете нервы и готовите внутренние ресурсы к осенне-зимнему сезону, загорая на пляжах и путешествуя по миру с семьей. Поделюсь небольишм гайдом.

1. Составьте план

Когда в вашей компании закончится сезон отпусков? В конце сентября? Вот значит до этого времени, (а лучше чуть дальше), у вас должен быть план: какие задачи стоят перед вашим подразделением на эти месяцы? Какие из них стратегически важны и имеют ограниченные сроки, а какие — гибкие? Что предстоит сделать в каждом месяце? Не забудьте проставить дедлайны — даты, в которые работа должна быть завершена.

Написали? Теперь отметьте, кто отвечает за эту работу. Кто из ваших сотрудников курирует проекты. И с кем из ваших коллег в других отделах эти проекты связаны. Ну и напоследок отметьте, кто и когда из ответственных лиц будет в отпуске. Это может выглядеть примерно так:

Вы можете учесть здесь и коллег из смежных подразделений, с кем будет связана ваша работа. И уточнить, с кем вы продолжите работать, когда эти самые люди уйдут в отпуск.

2. Расставьте приоритеты

С вероятностью в 99,9% не все ваши проекты, которые кажутся приоритетными, действительно являются таковыми. Лето — время ограниченных ресурсов (и в людях, и в деньгах). Какие проекты действительно важны и должны быть доведены до конца с учетом того, что ресурсов будет не хватать? Определите те задачи, которые вы можете отложить, поставить на паузу. Это высвободит время для ваших сотрудников, чтобы они ничего не упустили в действительно важных вещах.

3. Определите заместителей

Вот мы видим, что Иванова сможет сдать журнал в тираж, но подготовку к этому должен провести кто-то другой. Уже сейчас, не дожидаясь последнего рабочего дня Ивановой, необходимо определить, кто будет за нее, пока она в отпуске. Вы не можете оставить ни один ответственный проект без ответственного, если только не готовы поставить проект на паузу.

Задача ответственного лица — владеть всей необходимой информацией по проекту. Он должен хорошо ориентироваться в сроках, поставщиках, целях, приоритетах — во всем, что имеет значение для успеха. И именно он доведет до конца или до того пункта в плане, который должен быть несмотря на то, что ответственный в отпуске.

После того, как вы расписали проекты и ответственных, заполните последнюю графу: кто будет замещать сотрудника на этом проекте, пока его нет.

А теперь познакомьте ваших сотрудников с этой табличкой. Ведь это им предстоит все делать своими руками. И именно они будут работать вместе или вместо своих коллег.

4. Подготовьте заместителей

Лучше начать за месяц. Ну или хотя бы за две недели. Пусть каждый ваш сотрудник посвятит коллегу, который будет его замещать, в свои дела. Возможно, они даже поменяются местами на некоторое время и будут вести проекты друг друга, чтобы точно быть в курсе всего, что происходит. То же самое должны сделать и вы со своими задачами: посвятите сотрудника во все, чем заняты сейчас и чем нужно будет заниматься во время вашего отпуска. Если ему придется утверждать бюджет отдела на месяц, то пусть он уже сейчас делает его сам. Чтобы к вашему отсутствию вопросов просто не осталось.

В таком режиме, когда ваш заместитель (это не название должности, это название статуса на время вашего отсутствия) в курсе вашей работы, ведите дела две недели. Через две недели он будет способен решить любой оперативный вопрос. А затем устройте день-два вне офиса: у вас наверняка куча несрочных задач, которые можно разобрать и дома (например, разработать какие-нибудь регламенты и положения, подготовить или прочитать отчет и т. п.). Поработайте дома, при этом будьте на связи. Когда вам будут звонить или писать ваши люди, зафиксируйте, какие вопросы они будут задавать. Вернувшись, поработайте над этими вопросами.

5. Уходя, гасите свет

Если вы провели подготовительную работу, работа вашего подразделения не встанет, когда кто-то из важных сотрудников улетит куда-нибудь в Турцию. Вы еще и сделаете вклад в будущее — повысите взаимозаменяемость, обозначите горизонты для развития сотрудникам.

И теперь останется сделать самое главное: уезжая в отпуск, сообщить, сколько времени вы будете на связи, а после какой даты будете недоступны. Причем даже если вы будете где-то в пределах страны, если у вас подключен роуминг и все вот это, помните: ваша задача в отпуске — отдыхать. Вы качественно подготовились и можете себе позволить провести время с семьей. Они ждали этого минимум полгода. Уделите время им, а не рабочим чатам и почте. Если будет что-то экстренное, где без вас не обойтись, вам позвонят, и вы отреагируете А если это какие-то простые вопросы, которые способен решить ваш заместитель, доверьтесь ему. Прям так ему и скажите: «Я тебе доверяю, ты справишься». И позвольте себе отдохнуть.

Уметь переключиться, набраться сил, отдохнуть — иногда это куда труднее, чем выполнить даже самый высокий план продаж. Но руководитель обязан решать и такие задачи.