Общий менеджмент у нас обычно связывают с Друкером, Котлером или иными гуру, которые рассуждают о глобальных трендах, лидерстве, феминизации или чем-то еще подобном, далеком от насущных потребностей обычных менеджеров. Однако у довольно большого числа руководителей время от времени возникают прикладные задачи, на которые затруднительно найти ответ.
Одна из таких задач – утрата контроля над сотрудниками, находящимися в непосредственном подчинении, но также получающими задания напрямую от генерального руководителя или других топов компании.
Иногда это происходит у вновь принятых начальников, которые обнаруживают подобную ситуацию в подразделении как «исторически сложившуюся» в данной организации, иногда руководители сами теряют контроль над подчиненными. В любом случае ситуация неприятная и чреватая конфликтами или даже потерей репутации и рабочего места. И найти выход из нее затруднительно.
Недавно мой товарищ, руководитель отдела, пожаловался, что почти утратил контроль над своими сотрудниками. Получилось так, что он на несколько месяцев увлекся крупным проектом и мало времени уделял работе отдела. В итоге, когда проект закончился (увы, без ожидаемых результатов), и он вернулся к рутинным задачам, то обнаружил неприятную ситуацию.
Теперь собственник (он же генеральный директор) и ряд его замов ставят его подчиненным задачи напрямую, без информирования руководителя отдела. И подчиненные начали саботировать его указания, потому что «исполняли указания генерального». Попытки напомнить, что он их руководитель, наталкиваются на ответные претензии о недостаточной мотивации. Да и сложно чем-то напугать сотрудников, которые сидят на окладе.
Попытка обратиться к собственнику и коллегам с просьбой «не ставить задачи напрямую» осталась без должного внимания. Ситуация такова, что после неудачного проекта репутация руководителя отдела подмочена и озвучивать свои сложности публично или идти на конфликт совсем не с руки. Но что-то надо делать.
Я предложил ему отбросить эмоции и обиды, и попытаться вернуть себе былой авторитет без конфликтов и просьб о помощи. Для этого ему следовало восстановить свою репутацию полезного и грамотного начальника, как в глазах руководства, так и в глазах подчиненных. «Но как?» – спросил он. Мы вместе выработали стратегию из ряда последовательных шагов:
1. Собрать всю информацию о задачах своих подчиненных у себя
Формальная власть у руководителя отдела по-прежнему есть, утаивать что-либо подчиненные не смогут и вынуждены будут раскрыть поступившие к ним сверху задания. «Давайте составим единый план работ, чтобы мои указания не входили в конфликт с указаниями генерального» – на такую постановку вопроса нечего возразить.
Список задач своих подчиненных, поступивших из разных источников, следует свести у себя и составить единый план работ – со сроками и ожидаемыми результатами. Обсудить с подчиненными приоритеты и отметить выявленные двусмысленные и конфликтующие моменты.
2. Контролировать все задачи своих подчиненных, в том числе и поставленные вышестоящим руководством
После составления списка задач, следует перейти к регулярному, вплоть до ежедневного, контролю их исполнения. Не просто быть в курсе происходящего, но и активно участвовать – подсказывать, искать выход в затруднительных ситуациях.
Аргумент: «Вы же мои сотрудники – и генеральный в любой момент может спросить у меня по любому вопросу, я должен быть в курсе дел».
3. Перехватить инициативу в отчетности
Руководители среднего звена априори чаще имеют доступ к топам, чем рядовые сотрудники. Воспользуйтесь этим, чтобы давать отчет не только о тех задачах, которые ставились через вас, но и о тех, которые ставились мимо вас. В конце концов, генеральный поймет, что намного проще получать отчет по взаимосвязанным задачам от одного человека, чем от нескольких.
4. Продемонстрируйте более высокое качество отчетности
Если вас неслучайно сделали руководителем, значит, ваши деловые качества выше – используйте это. Не просто отчитывайтесь о проблемах, а высказывайте предложения по их преодолению. Не просто сообщайте результаты, а давайте комментарии о дальнейших действиях.
Рядовой сотрудник отчитывается «выполнил/не выполнил», не более того. Ваша задача дополнять его отчет собственными соображениями, повышающими качество информации и содержащими реальные предложения.
5. Прикройте своих сотрудников в трудную для них минуту
Рано или поздно у ваших подчиненных сложится ситуация, когда они ошибутся или не смогут справиться в установленный срок с какой-либо задачей, поставленной им генеральным.
Казалось бы, вот оно – время расплаты! Теперь можно спокойно наблюдать, как непослушных сотрудников распекает генеральный. Пусть они почувствуют горький вкус ответственности, а генеральный осознает, как он ошибался, игнорируя руководителя отдела.
Но в ваших интересах действовать строго наоборот. Именно в этот момент стоит отбросить обиды и прикрыть своих подчиненных, приняв гнев руководителя компании на себя. Конечно, одновременно вам следует предложить выход из ситуации.
Так вы вернете доверие своих подчиненных. Они увидят в вас надежного руководителя, который защищает отдел и помогает им в затруднительных ситуациях.
6. Повысьте свою работоспособность выше среднего
Это последняя рекомендация. Для реализации пяти предыдущих пунктов вам придется существенно повысить свою отдачу. Придется вникать во все детали, даже те, которые раньше спокойно отдавали на откуп нижестоящим работникам. Надо будет думать и предугадывать, искать выходы из затруднительных ситуаций и планировать каждую встречу с генеральным, каждый разговор с сотрудниками.
Последовательно и неуклонно реализуйте данную стратегию. В конечном итоге цель будет достигнута. И не ждите быстрых результатов. Пройдет, возможно, несколько месяцев, пока вы почувствуете плоды своих усилий.
Но это будут надежные и долгосрочные плоды. Генеральный и другие топы увидят в вас эффективного и компетентного начальника отдела, который в курсе всех задача вверенного подразделения. И поймут, что намного результативнее, если задачи ставятся вам или с вашим участием.
А подчиненные ощутят вашу заботу и поддержку, поймут, что с вашей помощью их деятельность становится более эффективной и качественной. И что получать задачи и отчитываться своему начальнику намного удобнее, чем верхнему руководству.
Удачи!
Фото: pixabay.com
Константин, спасибо за дельный алгоритм! Из всех публикаций за последний месяц, наконец, что-то стоящее.
Я вернулась из декрета, где была 2,5 года. До него была начальником отдела, теперь простой специалист. Но в планах - вернуть своё место. Так что это всё применимо в моём случае, с той только разницей, что у меня нет даже формального права руководить.
Зато есть желание реализовывать задачи, быть в курсе всего, помогать подчинённым, и есть прямой доступ на верхние уровни в силу специфики работы.
Но ваша систематизация достойна в моём случае быть распечатанной и повешенной на стену.
Спасибо!
Спасибо вам, Анна, за теплый отзыв!
В нашем менеджменте отношения к женщине не очень, а к вышедшей из декрета и вовсе, как к преступнице! :)) Которая всю квалификацию растеряла и ничего не умеет :))
Так что задача у вас не из легких - желаю удачи!
редкий случай - очень толкого и практического материла, опубликованного на сайте, который сразу позволяет использовать его для решения конкретной проблемы
Константин, спасибо!
Порекомендовал прочитать всем подчиненным руководителям.
Константин, спасибо за статью!
Очень полезный материал, не только для тех, кто хочет ''все вернуть'', но и для тех, кто хочет ''сохранить и укрепить'' или же ''приобрести''.
Чтобы не пришлось восстанавливать все нажитое честным трудом, лучше всего не отрываться от коллектива и хотя бы быть в курсе всех дел, продолжая контролировать всю отчетность.
А женщины после декрета... эх... Я своим соратницам все время цитирую одно присловье: ''Мужчины - женитесь, женщины - мужайтесь!''
Спасибо всем за отзывы - мне очень приятно!
И все же. Ни одного вопроса, ни одной претензии - неужели с пятого захода (пятой статьи на е-хе) я попал в точку? Буду рад и критическим откликам.
Спасибо за статью, очень полезно!
Константин, хорошие советы.
А какие причины заставляют руководителей делать столь грубые ошибки? (отдавать указания минуя непосредственного начальника). Откровенно подрывать авторитет начальника, ухудшать управляемость и т.д. Они не в курсе последствий?
Предложенные автором ''меры'' так или иначе входят в функционал менеджера. Невыполнение менеджером своих функций приводит к тому, что данного менеджера рано или поздно ''сливают''(тем более, если он еще дополнительно чем-то ''насолил''). Что и произошло в данном случае. Описанный в статье менеджер не только не является лидером в коллективе, но и формальной властью уже не обладает, т.к. вышестоящее начальство, включая ''генерального'', не желает с ним работать, давая указания ''через его голову''. Осталась только должность в штатном расписании, которую он пока еще занимает. Просто ''генеральный'', видимо, не хочет идти на конфликт (или платить отступные) и надеется, что данный менеджер все сам поймет и напишет заявление об увольнении. Место последнего долго пустовать не будет. Судя по всему, неофициально уже объявлен конкурс на должность начальника среди сотрудников отдела. Это отчасти объясняет то, с каким рвением данные сотрудники выполняют задание вышестоящих боссов. На мой взгляд, ситуация патовая. Как говорилось в одном фильме: ''Скрипач не нужен''. Данному менеджеру давно пора подыскивать себе новую работу.
хорошие, практические, грамотные советы:) удачи всем:)