Вопрос об обследовании перед автоматизацией

Прошло больше суток, ер Сергей не получил ни одного ответа.

Напишу, почему я не готов давать содержательные ответы.

1. Не ясно, что понимается под бизнес-процессами
2. Не ясна цель обследования 
3. Не ясен инструментарий и методика (а они влияют на результаты)
4. Не ясно, что имеется в виду под оптимизацией (цели и инструменты)
5. Не ясно, как связана эта работа с автоматизацией

Таким образом, для меня вопрос о полезности и ценности этого набора, без определения его реального наполнения, не имеет ответа. 

- Насколько по вашему мнению эффективно обследование бизнес-процессов перед автоматизацией для малого и среднего бизнеса ?

Это смотря с чьей точки зрения. Если с позиций продавца "по быстрому" - это одно. Если с позиций собственника бизнеса или вменяемого топа - однозначно "да". Тогда и можно оценить, что принесет предлагаемое программное решение, стоит ли игра свеч. Ежели поставщик - разумный, то через глубокое описание бизнес-процессов можно стать поставщиком надолго!

Ценность для клиента состоит из двух основных частей - удешевление операционной себестоимости продукта (услуги) и формирование неценовых конкурентных преимуществ того же продукта (услуги). Остальное - скорее второстепенные рабочие моменты.

Автоматизация - один круг задач и один набор исполнителей, обследование бизнес-процессов, их анализ и рекомендации по улучшению - другой. Для этого автоматизация не нужна.

Кто формулирует требования по автоматизации и на каком этапе? Это ключевой вопрос. Дальнейшие вопросы касаются эксплуатации нового решения силами заказчика или совместно с исполнителем работ.

- Насколько по вашему мнению эффективно обследование бизнес-процессов перед автоматизацией для малого и среднего бизнеса ? - а как автоматизировать то. не знаю что 0_0 Любую цепочку событий перед автоматизацией надо проиграть "вручную", обнаружить скрытые подводные камни, столкнуться заранее с тем, что перед тем как сотрудник А имеет возможность реализовать событие альфа, обязательно требуется такое-то действие сотрудника Б. И оценить стоимость результата заранее без обследования можно только в случае, если вам заказчик фактически дает заверенное ТЗ. Иначе ТЗ делаете вы - но уже только по результам обследования, и знакомите заказчика (иногда очень удивленного) с тем как все будет и что вы для этого сделаете. Без этого у вас банальный риск, что результат достигнут не будет, и заказчик будет недоволен со всеми вытекающими последствиями.  

Натали Давыдова пишет:

- Насколько по вашему мнению эффективно обследование бизнес-процессов перед автоматизацией для малого и среднего бизнеса ? - а как автоматизировать то. не знаю что 0_0 Любую цепочку событий перед автоматизацией надо проиграть "вручную", обнаружить скрытые подводные камни, столкнуться заранее с тем, что перед тем как сотрудник А имеет возможность реализовать событие альфа, обязательно требуется такое-то действие сотрудника Б. И оценить стоимость результата заранее без обследования можно только в случае, если вам заказчик фактически дает заверенное ТЗ. Иначе ТЗ делаете вы - но уже только по результам обследования, и знакомите заказчика (иногда очень удивленного) с тем как все будет и что вы для этого сделаете. Без этого у вас банальный риск, что результат достигнут не будет, и заказчик будет недоволен со всеми вытекающими последствиями.  

Обычно есть какая-то предыстория. Заказчик должен познакомиться с предполагаемым исполнителем и рассказать ему так много о своём бизнесе, что такое далеко выходит за рамки простых встреч и общих бесед.

Но без этого невозможно глубоко погрузиться в чужие бизнес процессы большой организации, спланировать такую работу, постараться что-то в них улучшить и - тем более - автоматизировать.

Должно быть или сложиться полное доверие. Вряд ли это делается с нуля за один шаг.

А детали ТЗ и других документов, ожидаемые результаты, бюджет, сроки, ограничения и пр. - обычные параметры проекта на момент его начала. С этим проще.

Павел Вайнштейн пишет:

Прошло больше суток, ер Сергей не получил ни одного ответа.

Напишу, почему я не готов давать содержательные ответы.

1. Не ясно, что понимается под бизнес-процессами
2. Не ясна цель обследования 
3. Не ясен инструментарий и методика (а они влияют на результаты)
4. Не ясно, что имеется в виду под оптимизацией (цели и инструменты)
5. Не ясно, как связана эта работа с автоматизацией

Таким образом, для меня вопрос о полезности и ценности этого набора, без определения его реального наполнения, не имеет ответа. 

Павел, спасибо за ваше внимание к моим вопросам, вы правы — они действительно вышли немного общими. Постараюсь внести больше ясности.

1. Что я понимаю под бизнес-процессами: для меня это последовательность действий, которые сотрудники выполняют для достижения целей компании. Эти процессы могут быть регламентированы должностными инструкциями и контролироваться в учетных системах.

2. Цель обследования: с моей стороны — это получить более точный план работ, который позволит улучшить прогнозирование и объем работ и, возможно, увеличить ценность услуги. Для клиента — это шанс решить свои задачи более качественно, а также выявить скрытые проблемы и возможности для улучшений.

3. Методика: на первом этапе планирую провести предварительный аудит. Здесь важно понять стратегические цели компании, выявить ключевые проблемы и проанализировать KPI, если они есть. Описываю верхнеуровневые процессы, возможно, создаю матрицу ролей. После этого с заказчиком оцениваю процессы по нескольким критериям: влияние на цели, проблемность, стоимость оптимизации и автоматизации. Вот на этом этапе у меня пока вопросы, как лучше заинтересовать клиента в оценке. После оценки — предлагаю дальнейшую оптимизацию и автоматизацию.

4. Методы оптимизации: пока я их только изучаю, но планирую начать с более глубокого обследования процесса и построения модели "как есть". После этого привлекать консультантов для детального анализа выбранных процессов.

5. Связь с автоматизацией: конечная цель — автоматизировать процессы, сделав их более эффективными и управляемыми.

Буду рад вашим комментариям и советам — возможно, вы могли бы подсказать, как улучшить подход на этапах диагностики и оценки?

Эрнст Мальцев пишет:

- Насколько по вашему мнению эффективно обследование бизнес-процессов перед автоматизацией для малого и среднего бизнеса ?

Это смотря с чьей точки зрения. Если с позиций продавца "по быстрому" - это одно. Если с позиций собственника бизнеса или вменяемого топа - однозначно "да". Тогда и можно оценить, что принесет предлагаемое программное решение, стоит ли игра свеч. Ежели поставщик - разумный, то через глубокое описание бизнес-процессов можно стать поставщиком надолго!

Ценность для клиента состоит из двух основных частей - удешевление операционной себестоимости продукта (услуги) и формирование неценовых конкурентных преимуществ того же продукта (услуги). Остальное - скорее второстепенные рабочие моменты.

Евгений Равич пишет:

Автоматизация - один круг задач и один набор исполнителей, обследование бизнес-процессов, их анализ и рекомендации по улучшению - другой. Для этого автоматизация не нужна.

Кто формулирует требования по автоматизации и на каком этапе? Это ключевой вопрос. Дальнейшие вопросы касаются эксплуатации нового решения силами заказчика или совместно с исполнителем работ.

Спасибо за ваше мнение! Я согласен, что автоматизация и обследование — это два разных набора задач, и каждый требует специфических подходов и специалистов.

Натали Давыдова пишет:
- Насколько по вашему мнению эффективно обследование бизнес-процессов перед автоматизацией для малого и среднего бизнеса ? - а как автоматизировать то. не знаю что 0_0 Любую цепочку событий перед автоматизацией надо проиграть "вручную", обнаружить скрытые подводные камни, столкнуться заранее с тем, что перед тем как сотрудник А имеет возможность реализовать событие альфа, обязательно требуется такое-то действие сотрудника Б. И оценить стоимость результата заранее без обследования можно только в случае, если вам заказчик фактически дает заверенное ТЗ. Иначе ТЗ делаете вы - но уже только по результам обследования, и знакомите заказчика (иногда очень удивленного) с тем как все будет и что вы для этого сделаете. Без этого у вас банальный риск, что результат достигнут не будет, и заказчик будет недоволен со всеми вытекающими последствиями.  

Спасибо за ваш ответ! Ваша мысль о необходимости "проиграть" цепочку событий перед автоматизацией полностью резонирует с моим подходом. Но сейчас большинство задач, с которыми мы сталкиваемся, достаточно типовые и не требуют глубокого обследования — как правило, достаточно 20-40 минутного обсуждения, чтобы понять ключевые моменты и требования.

Когда речь идет о более комплексных проектах, например, переходе на новую систему, мы моделируем процессы в тестовом контуре типовой новой системы  вместе с ответственными сотрудниками. Это помогает не только выявить функциональные разрывы, но и обучить сотрудников работе с новым инструментом. Таким образом, мы сразу решаем две задачи: обучение и моделирование работы системы с выявлением функционалных разрывов.

Моя главная цель — найти возможности для улучшения у тех клиентов, с которыми мы уже сотрудничаем, но пока работали только над локальными и острыми задачами. На мой взгляд обследование и оптимизация бизнес-процессов позволяют сделать наше сотрудничество более ценным и долгосрочным.