Прошянский коньячный завод за 7 рабочих дней внедрил систему управления бизнес-процессами QuickBPM, чтобы выжить в текучке, устранить конфликты в коллективе и научиться по-умному хранить данные.
Прошянский коньячный завод – один из старейших алкогольных заводов Армении. Завод производит широкий спектр алкогольных напитков: коньяк, вино, водка, игристое вино, ликёр. На производстве трудится около 500 человек, а в начале 2018 годы они открыли свой дистрибьюторский офис в Москве.
Проблемы, с которыми компания столкнулись при управлении московским офисом:
- обработка заказов стала происходить в спешке с нарушениями регламентов. Как следствие получили существенную дебиторку из-за нерегулярной проверки контрагентов службой безопасности.
- обращения клиентов, в том числе претензионные, рассматривались катастрофически долго. А до управленческих решений дело часто вообще не доходило. Клиенты злились, проблемы копились.
- хаос на внутренней кухне – проблемы с планированием закупок, организацией отпусков сотрудников, некорректный расчет бонусов с продаж и т. д
Моделирование бизнес-процессов заняло около 7 дней. Через две недели после регистрации в QuickBPM уже вся компания работала в системе. В итоге, к концу первого месяца работы в QuickBPM удалось добиться следующих результатов:
- Обработка заказов
Минимизировали ошибки человеческого фактора в процессе обработки заказа: теперь задачи на каждом этапе ставятся автоматически, типовые документы создаются в системе по шаблонам, а проверка новых контрагентов службой безопасности стала снова обязательной процедурой без исключений. Кроме строго порядка добились сокращения времени обработки сделок. - Рекламации
Система позволяет оперативно рассмотреть жалобу клиента, подготовить ответ и согласовать управленческие решения. Благодаря процессу рассмотрения рекламаций удалось выявить и преодолеть системные нестыковки в работе разных подразделений. - Счета и акты
Централизованное хранилище документов в облаке не дает бумагам потеряться и облегчает поиск информации. Планирование и согласование закупок стало прозрачным, скорость принятия решения по внеплановым закупкам сократилась вдвое. - Работа с менеджерами
Удалось устранить конфликты с менеджерами из-за разногласий в процентах вознаграждения по сделкам. Каждый менеджер сам решает «за что воюет»: сумма скидки клиенту автоматически вычитается из суммы базового бонуса менеджера. Расчет бонусов осуществляется в системе исходя из данных по сделкам. - Служебные записки
Согласование командировок и отпусков не затягивается, поскольку руководитель согласовывает заявки в мобильном приложении из любой точки мира, где есть интернет. Компания четко определила логику согласования. Теперь от сотрудников требуется лишь запустить процесс и не переживать: бумажные заявления и отчеты формируются автоматически, а система не даст мне просрочить согласование.
Подробнее о пректе внедрения на сайте.
