Ели у вас в компании есть хотя бы один корпоративный автомобиль, вы можете снизить нагрузку на бухгалтерию, оптимизировать рабочее время сотрудников и немало сэкономить на топливе и штрафах с помощью топливных карт.
Зачем вообще нужны топливные карты
Сотрудники постоянно в разъездах: менеджеры встречаются с потенциальными партнерами, инженеры посещают объекты, которые могут находиться в сотнях и даже тысячах километров от представительства компании. Представьте, сколько чеков с заправок привозили бы сотрудники и сколько документации пришлось бы оформлять. Поэтому мы уже давно работаем с топливными картами.
Карта похожа на банковскую и оснащена микрочипом. За картой фиксируются государственный номер автомобиля, ФИО сотрудника с контактной информацией и подразделение компании, а также устанавливаются лимиты: суточная норма потребления и доступные виды топлива.
Вот какие преимущества топливных карт особенно важны для меня:
- Прозрачный учет расхода топлива. В личном кабинете видны все транзакции: кто, когда и на какой АЗС заправился, сколько топлива и какой марки залил в бак.
- Лимиты на топливо. По каждой карте можно установить ограничение на суточное потребление топлива — в рублях или литрах — и контролировать превышение.
- Без бумажной волокиты. Водителям не надо собирать чеки и сдавать их в бухгалтерию, а нам не надо выдавать им наличные.
- Анализ статистики и отчетность. Система отобразит среднюю стоимость километра пути, сравнит показатели по всем транспортным единицам и покажет водителей, которые тратят больше топлива, чем другие.
Абонентская плата окупается за счет скидок, налогового вычета — 20% НДС — и сокращения расхода бензина, ведь теперь использовать топливо в личных целях будет затруднительно.
Почему не стоит связываться с несколькими поставщиками
До 2014 года мы заправлялись по топливным картам различных операторов, по нескольким прямым договорам. Разные региональные представительства были привязаны к разным поставщикам по региональному удобству.
По каждому договору приходилось взаимодействовать с контрагентами, отслеживать сроки и исполнение финансовых обязательств. Чтобы изменить лимиты, просмотреть транзакции, распечатать отчеты, нужно было переключаться между разными личными кабинетами. У некоторых поставщиков и вовсе не было личных кабинетов, и возникала необходимость лично связываться с менеджером — это значительно удлиняло процесс, страдала оперативность принятия решений.
Все топливные компании работали только по предоплате и без скидок. Скидку можно было получить за определенный объем выкупленного топлива, который у нас никак не получалось выбрать совокупно из-за работы с разными поставщиками.
Если водитель заезжал на заправку, где карту его оператора не принимали, он расплачивался наличными. Потом писал служебную записку на возмещение затрат на ГСМ, бухгалтеры тратили много времени на оформление, деньги приходили на счет сотрудника только в следующем месяце. Причем расходы сотрудников на топливо мы нередко возмещали из чистой прибыли, не списывая на затраты. Иногда чеки терялись или выцветали, и люди оставались без компенсации, что не прибавляло им лояльности к компании.
Как выбирали нового оператора топливных карт
В какой-то момент стало понятно: проблему надо решать — переходить на сотрудничество с одним оператором. Но с каким именно?
Отдел закупок провел анализ рынка, и мы обратились к нескольким операторам.
Основные требования:
- Максимальная география АЗС. У нас есть представительства по всей России: от Санкт-Петербурга до Южно-Сахалинска.
- Возможность заправляться на АЗС разных брендов, чтобы водителям не пришлось тратить время и бензин на поиски нужной заправки.
Из нескольких коммерческих предложений мы выбрали одно — от компании «Передовые Платежные Решения». На тот момент она была единственной компанией, чьи топливные карты принимали на 13 тысячах АЗС в России и, что немаловажно, в Белоруссии тоже, — у нас есть необходимость заправляться в Минске. Доступны крупные и известные сети АЗС: «Роснефть», «ЛУКОЙЛ», «Газпромнефть», «Башнефть», «Сургутнефтегаз», «Татнефть», «Шелл», а также многие независимые операторы.
Договорились о постоплатной системе расчетов, отсрочке платежа и пришли к взаимовыгодным коммерческим условиям работы.
Сейчас мы используем карты «Транзит CARD Ultra» компании «ППР». Для каждой карты установлен лимит в зависимости от должности. Например, у сервисных инженеров — до 500 литров в месяц. Можно было установить лимит в рублях, но в литрах оказалось удобнее. Так люди не выгадывают каждую копейку и не заправляются некачественным бензином. Ведь если сотрудник не доедет до клиента и не выполнит условий контракта, компании придется платить неустойку.
Какие дыры для слива денег мы заткнули с помощью топливных карт
1. Уменьшили затраты на бухгалтерию
Нагрузка на бухгалтеров заметно снизилась: теперь они работают с одним договором и получают единый счет. Больше никаких бумажных чеков. Образно говоря, там, где с трудом справлялись двое сотрудников, теперь достаточно одного человека.
2. Используем налоговые вычеты по НДС
В счетах от «ППР» включены 20% НДС. Бухгалтерия уменьшает на эту сумму размер налоговых платежей.
3. Вовремя оплачиваем штрафы с 50% скидкой и без исполнительных сборов от судебных приставов
Иногда люди забывали оплатить штрафы или увольнялись, и через некоторое время судебные приставы возбуждали исполнительное производство. Бывало, что дело доходило до наложения ареста на ТС. Собрались продать машину, а не можем ее переоформить в ГИБДД.
Мы подключали юристов и тратили время на разбор каждого случая. Если не позаботиться о своевременной оплате штрафов, то в дальнейшем можно понести серьезные убытки, ведь за каждый неоплаченный вовремя штраф на компанию начисляется исполнительный сбор — 10 000 рублей. Нехитрые расчеты показывают, что, даже если вы не успели оплатить вовремя всего 10 штрафов, ваши дополнительные затраты составят 100 000 рублей.
Сейчас я вижу все штрафы в личном кабинете, и компания успевает их оплачивать со скидкой 50%. За прошлый год пропустили только один штраф. Поскольку мы удерживаем штрафы из зарплаты сотрудников, их потери тоже стали меньше.
Еще мы контролируем, кто и какие правила нарушил. Одно дело — неправильная парковка, и совсем другое — проезд на красный свет. Мы уделяем много внимания безопасности и соблюдению правил дорожного движения: оцениваем риски и беседуем с нарушителями.
4. Тратим меньше бензина
Водители могут заправиться практически на любой станции по пути. Им не нужно колесить по городу или по району в поисках подходящей АЗС. Достаточно открыть карту в мобильном приложении, которая показывает ближайшие АЗС и строит оптимальный маршрут, или задать вопросы чат-боту в мессенджере. Если у водителя старый кнопочный телефон, он может воспользоваться клиентской службой для уточнения адреса ближайшей АЗС или решения любого другого вопроса, связанного с работой карты.
5. Заправляемся только по делу
Как менеджер по корпоративному транспорту, в личном кабинете я могу отслеживать операции в реальном времени, быстро менять лимиты и виды топлива без поездок в офис «ППР». Не нужно контролировать водителей круглосуточно, SMS-сообщения о подозрительных транзакциях приходят на телефон. Например, если сотрудник заправляется слишком часто или на слишком большую сумму за раз, обслуживается в нерабочее время или в чужом регионе. При необходимости можно быстро заблокировать карту прямо в мобильном приложении.
Еще можно заблокировать на картах более дорогие виды топлива, но мы не стали этого делать — опять же в целях экономии времени сотрудников. Если на заправке по пути нет АИ-95, водителю не придется ехать на другую АЗС, он может залить АИ-98.
На что обращать внимание при выборе оператора топливных карт
Вы можете подключить топливную карту, даже если вы индивидуальный предприниматель и работаете на одном автомобиле. Это в любом случае намного удобнее, чем заправляться по чекам. Я постоянно слежу за рынком и заметил, что в последние годы операторов топливных карт стало больше. Почти все они предлагают электронный документооборот, управление через личный кабинет и формирование онлайн-отчетов.
На что стоит обратить внимание при выборе поставщика:
1. Географическое покрытие и количество АЗС
Если вам не критично время поиска нужной АЗС, вы можете выбрать карту конкретного ВИНКа, например «ЛУКОЙЛ» или «Газпромнефть». При работе, которая требует оперативного реагирования, рекомендую приобрести мультибрендовые карты: «ППР», «Мастерс», «Кардекс» — они сравнимы по количеству АЗС. Проверьте, чтобы водители могли открыть карту ближайших АЗС прямо из мобильного приложения, а не серфили по интернету в поисках сайта оператора.
2. Скидка на бензин
Ее могут предлагать за объем — посчитайте, сможете ли вы заправлять столько топлива. Бывает, что скидку предоставляют на определенных АЗС, а на всех остальных стоимость бензина, наоборот, будет для вас выше.
3. Внесение платежей
Во-первых, оператор должен присылать уведомления о балансе, чтобы вы смогли вовремя внести оплату и не допустить блокировки карт.
Во-вторых, ищите компанию, которая принимает онлайн-платежи с банковской карты, чтобы внести деньги с мгновенным зачислением на счет можно было в любое время, включая выходные и праздничные дни.
4. Уведомления о сомнительных транзакциях
Заправка дорогим топливом, обслуживание вне привычного маршрута, ничем не обусловленный рост потребления топлива. Есть сервисы, которые сопоставляют адрес АЗС с местонахождением автомобиля, — так можно исключить передачу карты другому лицу или заправку личного автомобиля вместо служебного. При наличии топливных датчиков можно сравнить, сколько топлива сняли с карты, а сколько залили в машину, — и больше никаких хитростей с канистрами и мошеннической обналичкой.
5. Услуга мониторинга и оплаты штрафов
Удобно, когда система присылает уведомления о штрафах и при условии настройки автоплатежа сама их оплачивает. Вы экономите 50% на каждом штрафе и не допускаете просрочек, возбуждения исполнительного производства и ареста транспорта. Если водители работают посменно, система должна показывать дату и время нарушения. Это поможет удерживать штрафы без ошибок — из зарплаты нарушителя, а не его сменщика.
6. Операции онлайн
Необходимы, если вы планируете часто менять лимиты. В ином случае придется каждый раз ехать в офис с официальным заявлением от компании. Моментально блокировать офлайн-карту в приложении, например при утере, тоже не получится — только по звонку.
* * *
Ориентируйтесь на потребности своей компании и посчитайте выгоду: более дорогая топливная карта с дополнительно подключенными сервисами может сэкономить больше, чем дешевая, но малофункциональная.
Читайте также:
Спасибо за информацию
Знаю крупную компанию, которая в целях экономии вообще отказалась от собственного легкового автопарка с водителями и их предрейсовыми медосмотрами в пользу корпоративного автопроката ("Вокруг Света" в Нижнем Новгороде). Каждый разъездной сотрудник стал сам себе водителем. Убрали расходы на зарплату водителей, медосмотры, стоянку, транспортный налог, ремонт и ТО, запчасти, расходники, автомойку. Получили возможность легко сворачивать-разворачивать автопарк во время спада или роста. Особенно актуально во время волн пандемии.
Здесь другое. АтласКопко -- сервисная компания и сервис клиентоориентирован. Фишка в том, что машины приезжают быстро и машины с ЗИПом. Посему, только свои машины и свои инженеры. Но, в других случаях, замена на аутсорс всего транспортного цеха очень актуальна и выгодна.
редкая статья, имеющая практический смысл... спасибо автору
согласен с Алексеем Кардаковым - аутсорт удобнее и дешевле.
тоже работаем с "ППР", также очень довольны.
с помощью ППР реально можно дополнительно контролировать работников.
этому помогут упомяные в статье уведомления - о заправке в неурочный час, о заправке ненормальным количеством топлива, о заправке на определённой азс (у меня сотрудник наврал, что выехал с объекта утром и доехал к вечеру, а по факту он выехал предыдущим вечером, приехал поздним вечером и день потом просто прогуливал)
Тут Вы рекламируете конкретного агрегатора, Ок. Но во-первых, таких агрегаторов как минимум несколько (если не сказать много), а во-вторых, услуги агрегаторов предоставляют и сами сети, например, у Вас может быть топливная карта с наименованием сети, сеть будет давать скидку от цены стеллы на собственных заправках (что тоже немаловажно!), и продавать по номиналу топливо других сетей.
В общем, лучше выбирать поставщика ТК через тендер.
Лайк поставлю только за то, что эта статья меня сильно разодорила! Поржал от души! Я представляю как валяются по полу со смеху настоящие директора старше 25 лет, одни берутся за уши, а другие просто не могут удержать смех!
Вы серьёзно? Ну сразу видно, очень молодая компания, и директор в ней младше меня, по рабочему опыту. Максим, я как инженер на транспорте, скажу вам - вы х***ей здесь маитесь! Такие меры угодны разве что для таксопарка, с парком от 25 машин, для автобусного депо, для транспортной компании, работающий в междугородних автомобильных перевозках, в крайнем случае в муниципальном гараже городской администрации. Но никак и никаким боком в компании, которая занимается обслуживанием промышленного оборудования! Вы сервис улучшайте и клиентуру расширяйте, выходите на региональный уровень наконец. Отдайте вы свои мелкие пассажирские перевозки полностью на аутсорс, через корпоративный счёт в Gett, Яндекс.Такси, Ситимобил и ещё какой-нибудь, или если уж любят ездить на своих машинах, то пусть сами о них заботятся - все, все водители грузового транспорта, где это реально имеет смысл, все уже давно ИП, и получают, конечно, значительно больше, если ездят на своих машинах, но и заправляют, и обслуживают они их за свой счёт, для них транспортная компания лишь агрегатор заказов на перевозки. Да я полностью уверен, что и авиакомпании позволяют оплату междугородних перелётов с корпоративных счетов.
Я бы лично познакомился с вашим начальника служебного гаража и спросил сколько реально там машин. Уверен, что их меньше 15. Иначе бы давно поставили на каждую машину и тахографы, и навигаторы, и не маялись всем этим безобразием. Топливную карту они заимели? Какое классное достижение. Один тахограф учитывает и расход топлива, и заправки, и пробег, и даже время езды водителя (а на серьёзном транспорте оно чётко регламентировано), и общие, и на маршруте. После такой статьи и я окончательно понял, почему их так охотно ставят на муниципальном транспорте и грузовиках.
Это как он так умудрился? По намеченному расписанию работает? Ну тогда это его право, что он грамотно использовал свободное время - приехал на место раньше, во время на место работы, во время всё сделал. Как директору придприятия разница-то?
с этим сотрудником впоследствии расстались, настолько товарищ внаглую врал в глаза.
в последующем на машину, для исключения подобного поведения, был установлена система мониторинга GPS.
тем не менее, два инструмента отслеживания - ППР и GPS друг друга отлично дополняют.
насчёт времени, у меня немножко другое понимание, была очередь по работе - сотрудник мог выехать вечером, доехать поздним вечером и с утра приступить к работе, как делали все работники, которых я в жизни видел и сам, когда работал на подобной позиции, также поступал.
этот же сходу сказал, что вечером он не поедет - а поедет с утра.
но это было враньё, выехал он вечером, заправка в 300 км от города это показала.
а следующий день - просто где-то болтался на служебной машине, не исключаю вариант что выполнял "шабашки".