Как работать с удаленными сотрудниками и не срывать дедлайны?

Повышать производительность сегодня жизненно необходимо для компаний, заинтересованных в масштабировании бизнеса. Как это сделать? Нанять удаленный штат сотрудников, способных достигать таких же высоких показателей в работе, как и офисный персонал. Только обходиться их работа будет дешевле: можно смело говорить об экономии в 15-20% на сотруднике вне офиса, поскольку платить за аренду помещения, оборудование, чай-кофе вам не придется.

Согласно исследованию 2018 года в Америке 90% удаленных работников единожды перейдя на формат дистанционной работы, не хотят находиться в офисе. И планируют зарабатывать до окончания своей трудовой карьеры удаленно. И только 10% сомневаются, что будут работать так все время.

Вывод вполне очевиден: легче расставлять приоритеты в соответствии с персональным тайм-менеджментом и успешно совмещать рабочие часы и время с семьей. Подобного исследования в России не проводилось, но согласно данным «Моего круга» и Habrhabr по удаленным сотрудникам, в IT 67% специалистов готовы работать вне стен офиса. Соответственно, откликов на предложения по удаленной работе в 4 раза больше.

Мы работаем с удаленными сотрудниками на протяжении 14 лет. В дистанционном штате команда разработчиков, которые занимаются тестированием и отладкой сервиса, служба поддержки, бухгалтерия. Сегодня — это 40% штата FL.ru. К концу года цифра может увеличиться до 70%.

Такой подход позволяет разгрузить стратегическую команду в офисе от рутинных дел.

Удаленные сотрудники еще и хорошие менеджеры, которые умеют систематизировать работу и управлять временем.

Быстрое переключение с исполнителя на менеджера, когда это нужно, помогает удаленным сотрудникам лучше понять процессные решения, почувствовать себя важной частью команды и добиваться хороших показателей в работе.

Пять основных правил, которые позволяют нам работать эффективно:

1. Ориентир конкретного сотрудника на конкретный проект

Когда специалисту приходится переключаться с тестирования на макет, с одного проекта на другой, расфокусируется внимание, драгоценное время распаляется, а необходимость «вспомнить» задачи и погрузится в контекст напрочь исчезает.

2. Фокус команды на достижение поставленной цели

Мы рассказываем всем сотрудникам, включая удаленных, какие задачи стоят перед компанией на год, квартал, месяц и на конкретный еженедельный спринт. Поэтому вопроса, почему одни задачи нужно сделать сейчас, а другие — отложить, не возникает.

Мы обязательно рассказываем об успехах запусков, чтобы держать всех в контексте. Если говорить про разработку, то при планировании спринта с каждым проговариваем самые приоритетные задачи на неделю: разработчик не должен тратить много времени на мелкие и не очень важные задачи. Иначе сроки дедлайнов сильно сместятся.

3. Декомпозиция и обсуждение — наше все

Когда человек находится далеко, он не может подойти к более опытному коллеге и проконсультироваться по задаче. Эти проблемы исправляются через еженедельное планирование, на котором команда продумывает решение проблемы. При этом анализ ситуации проводится сразу несколькими разработчиками продукта.

В формате диалога каждый выдвигает идеи и, как правило, находится более быстрый и подходящий вариант. Мы стараемся планировать время так, чтобы в спринт не попадали задачи длительностью более 4 часов.

4. Проверка промежуточных результатов

Каждый день мы проходимся по статусу проекта. Если видим, что на какой-то задаче «застопорились», подключаем коллег по цеху. Думаем над упрощением функционала.

5. Обратная связь и обязательная ретроспектива

Без обратной связи от участников процесс работы не настроить. Поэтому каждую неделю мы проводим ретроспективу сделанного и запланированного. И понимаем, если в процессе пропустили недоработки, исправляем их.

Чтобы настроить процесс работы с удаленщиками нужно:

1. Учиться управлять объективно, а не наблюдательно. Личное присутствие сотрудника не означает его продуктивность, вам нужно сосредоточиться на результатах, а процесс работы может происходить любым образом. Даже, с привлечением третьей стороны — вас это не должно волновать.
2. Здраво оценивать цели и ожидания. Исследование Gallup показало, что 50% наемных работников не понимают, чего от них хотят. Поэтому четко ставьте критерии оценки и определяйте зоны ответственности. В удаленной работе находится «вне поля зрения» часто означает расфокусировку внимания без четких ожиданий.
3. Быть более гибкими. Без инструментов повышения производительности (например, доступов к платным сервисам) удаленный сотрудник не сможет реализовать поставленные задачи в срок. У вас должен быть единый для всех доступ к важным программным сервисам, которые позволяют оперативно решать задачи и выпускать продукты.

Мы работаем в оптимизаторах задач Jira и Confluence, документооборот настроен в системе «Диадок». А коллеги из маркетинга постоянно проводят опросы через Typeform. Все документы ведутся в «облаках» Google и передаются ссылками удаленным коллегам через программу для общения Slack.

В итоге, мы получаем отлаженный механизм работы всей команды, рассредоточенной по России, с четко поставленными сроками, обратной связью и анализом на всех этапах релиза.

И еще один момент, будьте для удаленных сотрудников «локомотивом». Амбициозные цели, заточенность на результат, Big Idea, которую озвучивайте на этапе собеседования, помогут расположить к себе даже самых скептически настроенных работников.

Фото: pixabay.com