Как снизить затраты на хранение документов

Бизнес по-русски ― это ежеминутная борьба. Борьба за долю рынка и борьба за прибыль. Это преодоление бюрократических барьеров и потенциальных рисков. От победы на этих фронтах зависит стабильность и благополучие всей компании. Чтобы преуспеть в высококонкурентной среде, российские топ-менеджеры активно проводят политику, направленную на оптимизацию внутренних бизнес-процессов, сокращение затрат на обслуживание и ведение бизнеса, а также на обеспечение комплексной системы корпоративной безопасности.

Как правило, реализация этих мер требует больших расходов на консультантов, разработку и внедрение современных ERP-систем, систем электронного документооборота и др. Однако в большинстве случаев результаты прогнозов появляются спустя многие месяцы, и полученный эффект не всегда оправдывает первичные ожидания. В данной статье я хотел бы рассмотреть простой метод, внедрение которого уже завтра позволит ощутимо приблизиться к заветной цели с минимальными затратами.

Как это ни парадоксально, но причиной многих неудач в бизнесе является бумага, вернее документ. Это красноречиво доказывают истории взлета и падения мировых корпораций, а также видных политических деятелей. Ни для кого не секрет, что документы являются носителями ценной информации. Поэтому от того, как они хранятся и в чьи руки попадают, зависит успех работы топ-менеджера и бизнеса в целом.

Состояние документов оказывает большое влияние на эффективность использования рабочего времени другими сотрудниками, а также на скорость принятия стратегически важных решений в конкурентной борьбе. Предлагаемая на российском рынке услуга внеофисного хранения документов является, пожалуй, самой бюджетной панацеей от обозначенных выше проблем.

Что такое «внеофисное хранение документов»?

Внеофисное хранение ― передача функций по хранению и обслуживанию документов вашей организации на аутсорсинг специализированной архивной компании. Само хранение документов осуществляется в специально оснащенных и круглосуточно охраняемых архивных хранилищах.

В зависимости от требований, предъявляемых к информационной безопасности и уровню защищенности документов, профессиональные компании предлагают следующие виды услуг по хранению документов. В основе каждой из них лежит свой принцип ценообразования.

Хранение документов в архивных коробах. Хранение документов осуществляется в специальных обезличенных архивных коробах, которые предоставляются архивной компанией (средняя вместимость ― до 5 папок Корона). Они находятся в непосредственной близости от документов других клиентов, передавших документы на хранение. Все архивные короба маркируются оригинальным идентификатором (штрихкодом), при помощи которого в дальнейшем будет осуществляться учет и поиск необходимых в использовании документов. Плата за услуги взимается ежемесячно пропорционально переданным на хранение коробам. Средняя рыночная стоимость хранения 1 короба за месяц (до 5 стандартных папок Корона) составляет не более 34 рублей.

Хранение документов в архивном сейфе. Клиент получает в пользование (аренду) обособленный архивный бокс, который оснащен всеми необходимыми системами безопасности (против проникновения, пожарная безопасность). Доступ к боксу имеет только клиент. Он же определяет, в каком виде будут храниться документы внутри сейфа: в коробах, связках, россыпью и т.д. Стоимость ежемесячной аренды архивного бокса вместимостью не менее 500 папок Корона составляет порядка 9000 рублей.

Предоставление в аренду (пользование) архивных площадей. Архивная компанияпредоставляет клиенту необходимое количество квадратных метров полностью оборудованного архивного хранилища. Эти площади обосабливаются, организуются контролируемые и независимо запираемые точки входа. Доступ к арендуемым площадям имеет исключительно клиент, который решает, в соответствии с каким принципом будут храниться документы на стеллажах. Минимальная стоимость аренды и обслуживания 1 квадратного метра архивного хранилища составляет около 520 рублей в месяц. В большинстве случаев стоимость аренды зависит от территориальной расположенности архивного хранилища, дооснащения занимаемой площади в соответствии с требованиями клиента, а также общего метража занимаемой площади.

Доставка документов по требованию клиента

Вне зависимости от выбранного способа хранения документов и предполагаемой частоты их дальнейшего использования, архивные компании могут оказать услуги по подбору и доставке документов, переданных на хранение, по указанному вами адресу. За дополнительную оплату архивные компании предлагают клиентам большой перечень сопутствующих услуг.

Одной из самых важных услуг, которой стоит уделить особое внимание, является доставка документов по первому требованию клиента. Архивные компании предоставляют следующие виды доставки:

срочная доставка ― осуществляется в течение 3 часов с момента заказа услуги;
стандартная доставка ― в течение следующего дня с момента заказа;
неприоритетная доставка ― в течение 5 рабочих дней с момента заказа;
самостоятельная доставка ― вы можете забрать документы из архива в любое рабочее время.

Средняя стоимость доставки в зависимости от выбранного способа доставки варьируется в диапазоне от 300 до 1800 рублей за поездку (исключая самовывоз). По статистике средняя комплексная стоимость ежемесячного обслуживания документов, переданных на хранение в архивную компанию, составляет примерно от 10 до 30% стоимости ежемесячного хранения. Объем дополнительных платежей зависит от вида и объема ежемесячных услуг.

Принимая решение о передаче документов на внеофисное хранение или об организации хранения на своей территории, рекомендуется посчитать разницу в ежемесячных затратах, а также здраво оценить возможные риски и ответственность всех сторон.

Что выгоднее: хранить документы на своей территории или передать их на хранение?

Проводя сравнительный анализ затрат на внеофисное хранение документов и организацию хранения у себя в офисе, обычно клиент оценивает лишь затраты, связанные с арендой архивных площадей. Такой подход не является объективным, так как он в полной мере не отражает реальные ежемесячные затраты на поддержание собственного архивного хранилища в рабочем состоянии. Ниже приведена примерная сравнительная таблица, при помощи которой возможно объективно оценить ежемесячные затраты на организацию хранения документов у себя в офисе в сравнении с возможными затратами на передачу в коммерческий архив.

Таблица составлена из расчета 500 папок Корона на организацию. Это эквивалентно 100 архивным коробам. Затраты на ежемесячное обслуживание документов клиента в архиве приведены в максимальной величине и эквивалентны полной стоимости ежемесячного хранения документов:

При хранении в офисе		При хранении в архивной компании
Наименование вида затрат	Объем в руб.	Наименование вида затрат	Объем в руб.
Аренда офиса/склада	12 кв. м × 12 000* за 1 кв. м в год = 144 000 руб.	Хранение документов в архивной компании	100 кор. × 34 руб. × 12 мес. = 40 800 руб.
Затраты на персонал, работающий с документами (поиск, возврат, сканирование, копирование документов)**	6000 руб. × 12 мес. = 72 000 руб.***	Ежемесячное обслуживание документов (подбор, доставка, выдача, сканирование документов и т.д.)	40 800 руб.****
Затраты на расходные материалы и канцелярские принадлежности	2000 руб. × 12 мес = 24 000 руб.
Итого за год без учета налогов	240 000 руб.		81 600 руб.
Ежегодная экономия		158 400 руб.

^*Усредненная стоимость аренды офиса в г. Москве на 2012 г.

** По статистике более 20% рабочего времени сотрудника уходит на работу с документами (поиск, возврат, копирование, подборка, размещение на стеллажах и т.д.).

*** Без учета налогов, социальных выплат, затрат на содержание охраны и систем безопасности.

**** В расчете для полноты картины указана максимальная стоимость дополнительных услуг, фактическая стоимость определяется по реально оказанным за месяц услугам.

Сравнительная таблица рисков при хранении документов на своей территории и их передаче специализированной компании

Наименование риска	Хранение документов в собственном архиве	Внеофисное хранение
Наименование риска	Вероятность возникновения	Вероятность возникновения
Санкционированное изъятие документов в соответствии с требованиями законодательства	Высокая	Средняя Возможна организация распределенного принципа хранения документов
Утрата документов по причине пожара, затопления	Средняя	Средняя
Утрата документов из-за человеческого фактора	Высокая Сотрудники вашей организации не несут ответственность за сохранность документов, а их вину в причинении умышленного вреда доказать почти невозможно	Низкая Поставщик услуг отвечает за целостность переданных на хранение документов в рамках договора и обозначенной в нем ответственности
Потребность в дополнительных площадях в случае заполнения архива	Высокая В случае полного заполнения существующих площадей потребуется аренда и оснащение стеллажами нового архива, а также перемещение документов, что повлечет за собой существенные затраты и возможный риск целостности документов	Низкая Поставщик услуг обладает большим объемом площадей и может в самые сжатые сроки их масштабировать по потребностям клиента, без рисков для него
Разглашение конфиденциальной информации	Высокая Ваши сотрудники не несут значимой ответственности за выявленный факт разглашения конфиденциальной информации, а их вину доказать почти невозможно	Низкая Поставщик услуг отвечаетза конфиденциальность информации в рамках действующего законодательства и договорных обязательств и обязан компенсировать все возникшие у клиента и доказанные убытки
Претензии и штрафы со стороны пожарной службы	Высокая Как правило, оборудованные под архивы площади не соответствуют требованиям пожарной службы, что влечет за собой административную ответственность в случае проверки	Средняя Архивные хранилища соответствуют требованиям ГОСТа, а в случае выявления незначительных нарушений данный факт не оказывает влияние на бизнес-процессы клиента
Несанкционированный доступ к документам	Высокая Без внедрения информационной системы, позволяющей вести учет мест хранения документов, контроль их выдачи и возврата в архив, организовать безопасность документов и информации невозможно	Низкая Доступ к документам предоставляется исключительно прошедшим авторизацию представителям клиента. Сами документы в архиве хранятся в обезличенных коробах по принципу разобщенного хранения
Оперативность доступа	Низкая Документы всегда под рукой	Высокая Возможен срыв доставки документов по причинам транспортной обстановки

Из приведенных выше примеров очевидно, что, передавая документы на хранение профессионалам, вы уже завтра сможете встать на путь экономии денежных ресурсов. Услуга внеофисного хранения документов позволит обеспечить полную сохранность и конфиденциальность информации, а также сделает работу с документами более оперативной и контролируемой. Все важные для клиента условия хранения документов предусматриваются договором.

Денис Авдюшин, генеральный директор компании «Делис-Архив»

Фото: pixabay.com