Как сэкономить на хранении бухгалтерских документов

Бухгалтерам известно, наверное, лучше, чем кому бы то ни было: деньги не берутся ниоткуда и не исчезают в никуда. Тем не менее, оптимизировав обычную рутинную работу с документами, можно материализовать деньги буквально «из воздуха». И сейчас я продемонстрирую это прямо на глазах изумленной публики.

Действие первое: свято чтим законы

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и Кодекс «Об административных правонарушениях» обязывают компании и лично главных бухгалтеров хранить все первичные бухгалтерские документы определенный срок. В большинстве случаев – пять лет «или до минования надобности». Другими словами, все договоры с подрядчиками, поставщиками, партнерами и приложения к ним, счета-фактуры, акты приемки-сдачи, платежки и кассовые документы компании обязаны хранить не менее пяти лет.

При этом, по факту, мы перестаем обращаться ко всем этим документам уже, максимум, через год после их получения или подписания. Большая часть из них, после завершения финансового года и сдачи баланса, нам для текущей работы не нужна. А хранить мы их храним, если не хотим попасть на штрафы и другие санкции.

А наказания, напомню, предусмотрены серьезные. Нарушение правил ведения бухгалтерского учета, в том числе отсутствие финансовых документов, грозит должностным лицам штрафом до 20 тыс. рублей или дисквалификацией на срок до двух лет. А штрафы компаний могут достигать и 300 тыс. рублей.

Действие второе: занимаемся математикой

Бухгалтерия – в первую очередь расчеты. Произведем несложные арифметические действия. Каждый договор – это 10-15 страниц текста. К нему приложения еще на пару страниц. Плюс счет-фактура, накладная и/или акт приемки-сдачи. Итого: 15-20 страниц на одного партнера. Пусть будет, в среднем, 17 страниц.

В месяц небольшая компания заключает около 10 договоров. Опять-таки, в среднем. Итого, в год получается: 17 страниц х 10 договоров х 12 месяцев = около 2000 страниц, или около 7 стандартных папок «корона». За пять лет обязательного хранения накопится сколько? Правильно, 35 папок. Другими словами, целый шкаф!

В каждой бухгалтерии есть такой шкаф и как правило, не один. У безупречных бухгалтеров все эти папочки «корона» подписаны и описаны: какие договоры, с какими партнерами и за какой срок у них внутри. При этом даже в таком идеальном шкафу поиск нужных документов, скажем, по требованию налоговой, все равно занимает минут 10-15. А в самых запущенных случаях откапывание срочно вдруг понадобившихся бумаг отнимает у бухгалтера до 15% рабочего времени.

Считаем дальше: обычный шкаф занимает где-то 1 кв. метр. Если ваша компания арендует офис (а таких компаний большинство среди мелкого и среднего бизнеса), то вы знаете, сколько стоит этот квадратный метр: $1000 в месяц. И это не в центре Москвы и не в офисе класса А, а в таком средненьком по цене помещении. Умножаем на 12 месяцев: $12 тыс. за год. Про пять лет обязательного хранения уже и говорить страшно: $60 тыс.! Далеко не у всех мелких компаний чистая прибыль больше.

Внимание, фокус!

Никакого мошенничества и даже особой ловкости: просто собираем все эти папочки «корона», которыми не пользуемся больше года, и передаем их в нежные руки аутсорсинговых архивистов. Приведу средние расценки таких компаний: 45 рублей в месяц за хранение одного короба. В стандартный архивный короб входит пять папок «корона». В нашем примере их, напомню, накопилось 35. Это семь коробов.

Уверена, все вы уже посчитали: 7 коробов х 45 рублей в месяц = 315 рублей. В год – около 4000 рублей. За пять лет – около 20 тыс. рублей. Даже если доллар ко всеобщему ликованию вернется к докризисным значениям, 20 тыс. рублей все равно почти в сто раз меньше $60 тыс.! То есть, можно сэкономить 99% расходов на ведение архива, просто передав свои драгоценные документы на хранение сторонней специализированной организации.

Конечно, все приведенные расчеты – лишь грубые прикидки. А главное, экономия будет оправданной, только если архивная компания обеспечит безопасное, конфиденциальное и профессиональное хранение документов. Иначе, если бумаги будут повреждены, утеряны или даже просто не предоставлены по первому вашему требованию, это грозит вам приличными штрафами (см. действие 1.) Тогда выгода обернется, напротив, нешуточными убытками. Вывод: выбирать аутсорсера нужно очень тщательно.

Как это выбрать архивную компанию

1. Выбирайте контагента с достаточным стажем. На рынке сегодня представлены архивисты-аутсорсеры с 10-15 летним опытом работы в России. То, что они продержались так долго, говорит о достаточном высоком уровне качества услуг.
2. Проверяйте, по возможности, хранилища лично. Вы сразу все поймете. У профессиональных компаний склады-хранилища оборудованы системой пожарной безопасности, сигнализацией и климат-контролем. Ведь если в помещении будет слишком жарко или сыро, документы могут пострадать. Стеллажи, на которых хранятся короба, должны быть металлическими, не деревянными: они более прочные, не гниют, не покрываются плесенью и не бывают погрызены жуками.
3. Обращайте внимание на безопасность, в том числе информационную. В идеале короба с документами должны быть обезличены: на них должно значиться не название вашей компании, а штрих-код. Хранилище, разумеется, обязано охраняться 24 в сутки, а доступ в него лучше, если будет только по электронным пропускам. При таком подходе вы будете спать даже спокойнее, чем когда ваши документы хранятся просто в офисном шкафу.

И бонус, правда, за дополнительную плату: профессиональные архивисты могут очень быстро разобрать все накопившиеся у вас документы, сформировать их в дела, описать, проштрихкодировать и даже перевести их в электронный вид.

Рисунки автора