Во многих стартапах бизнес-процессы осуществляются вручную: финансовые отчетности составляются в Excel-таблицах, закупки производятся хаотично, а руководители не помнят, кто из их подчиненных уходит в отпуск в следующем месяце.
Когда дела ведутся таким образом, в них не может быть прозрачности, а вероятность ошибки очень велика. Одна неправильно поставленная цифра или не вовремя заполненный отчет может стоить больших денег и нервов. Кроме того, если в бизнесе нет четкой системы и автоматизированных процессов, его невозможно масштабировать. Даже если «ручное» управление стабильно работает в компании с маленькой командой и небольшим количеством операций, то при расширении тут же начнут возникать ошибки, путаница и рассинхронизация процессов в разных отделах. Чем более системно выстроена работа в компании, чем проще она масштабируется.
Кроме того, ведение бизнеса — это не только управление внутренними процессами, но и постоянный анализ показателей и прогнозирование. Для этого очень важны точные цифры и регулярный сбор данных. Если их нет, можно допустить просчет, который способен драматически повлиять на будущее компании.
Любому бизнесу, который планирует развитие и расширение, рано или поздно потребуется автоматизация бизнес-процессов. Но к этой задаче нужно подходить подготовленными — иначе можно только навредить компании.
Вот несколько ошибок, которые предприниматели могут совершать, пытаясь автоматизировать процессы.
1. Автоматизация ради автоматизации
Прежде чем начинать серьезные изменения в компании, нужно поставить перед собой конкретные стратегические цели и понять, какие именно процессы нужно автоматизировать и на что они влияют. Например, исключить перебои поставок, чтобы не возникал дефицит товара или ускорить работу бухгалтерии.
У подразделений компании должно быть общее понимание того, зачем производится автоматизация и как она повлияет на их работу. Если речь идет просто о неких «абстрактных улучшениях», это может привести лишь к дополнительному хаосу и разногласиям внутри команды.
Кроме того, если компания внедряет автоматизацию с помощью подрядчика, то без конкретных целей будет очень сложно составить ТЗ. Бывает так, что из-за неясных задач процесс согласования затягивается на долгие месяцы, никто не может приступить к работе, а компания тратит в несколько раз больше средств, чем планировалось изначально.
2. Нет ответственных
Автоматизация того или иного процесса не произойдет сама по себе, если команда в это не вовлечена, не предоставляет нужных данных и не дает обратной связи исполнителям.
Чтобы сотрудники участвовали в изменениях, нужно обязательно назначить ответственных и поставить им определенные задачи. Куратором может быть генеральный директор проекта или заместитель по финансам. В каждом подразделении, где внедряются изменения, должен быть тимлид.
Лучше всего относиться к автоматизации как к отдельному важному проекту, у которого должна быть четкая структура, сроки и KPI. Без такого подхода поменять что-либо очень сложно.
3. Сотрудники не готовы ничего менять
Допустим, компания определилась с целями, выработала стратегию и назначила ответственных, но команда саботирует работу по внедрению автоматизации. День за днем сотрудники говорят: «У меня нет времени», «Это не входит в мои обязанности» и так далее. Людям всегда тяжело даются перемены, даже если они ведут к оптимизации работы, улучшению условий. Для перестройки и изменения привычного паттерна нужно приложить много усилий.
Чтобы команда включилась в процесс, обязательно нужна дополнительная мотивация. Например, премии или 13-я зарплата за успешно выполненные KPI. Кроме того, перед сотрудниками стоит ставить конкретные, а не абстрактные задачи — в таком случае больше вероятность, что они будут выполнять их, а не саботировать и искать недостатки.
Любой команде нужно время, чтобы принять изменения и адаптироваться к ним. Но бывает так, что проходят месяцы, а некоторые сотрудники по-прежнему саботируют новые задачи и отказываются перестраиваться. К сожалению, иногда в таких случаях остается один выход — попрощаться с этими людьми и нанять новых, которые будут с самого начала согласны с нынешними условиями и примут их как данность.
4. Попытки автоматизировать хаос
Случается такое, что владельцы компании ждут от автоматизации чуда — все нарушенные процессы разом станут упорядоченными, а работа отделов синхронизируется. Но это совершенно невозможно: чтобы автоматизировать процессы, их сначала нужно выстроить — наладить фиксированные маршруты сбора данных и согласования документов, выстроить систему найма, закупок и так далее.
Прежде чем приступать к автоматизации, стоит упорядочить и стандартизировать процессы внутри компании, зафиксировать их и протестировать. Системность — признак зрелой компании, которая готова к развитию и масштабированию.
5. Неоднородная инфраструктура
При внедрении новой системы стоит задуматься: будет ли она интегрироваться с уже существующими системами? Выстроятся ли они в единую экосистему? Совместимы ли друг с другом технологии, которые применяются в разных подразделениях компании? Если об этом не позаботиться, IT-система компании может начать напоминать дракона с тремя головами — каждая голова думает и действует по-своему и не знает, чем заняты другие.
Хорошо, если в компании есть хотя бы один IT-специалист, который продумывает структуру развития экосистемы и может работать в связке с подрядчиками, отвечающими за автоматизацию.
Также стоит следить за тем, что происходит на рынке, и узнавать, как и с помощью каких инструментов выстраиваются процессы в других компаниях. Не стоит нырять в автоматизацию с головой, пока вы не продумали, как в будущем будет выглядеть и функционировать IT-инфраструктура предприятия.
Читайте также:
Всё верно.
Но на мой взгляд упущен один очень важный момент. Хотя автор верно пишет, что не стоит начинать "автоматизацию ради автоматизации". Не пытайтесь сразу объять необъятное, не хватайте слишком жирные куски. Роман верно пишет.
Перед началом автоматизации БП (не берём в обсуждение автоматизацию производства) стоит очень много подумать. Что-то легче пойдёт и уже имеются наработки, что-то давно хотят сделать сами работники, что-то просто даст большой эффект. С внерением "больших" систем в нектором смысле проще - там, как правило, есть функциональные блоки, они довольно хорошо ставятся и настраиваются. Но они стоят больших денег. На какой системе остановится, очень важный вопрос! Продумать её развитие хотя бы лет на 5 вперёд. А если уже есть отдельные учётные системы, то как будем конвертировать, сливать базы? А какие сроки у бухгалтерской и налоговой отчётности? А будет ли параллельная работа какое-то время? А нужно ли менять сервера и оборудование в целом? А если есть удалённые команды или отдалённые подразделения?
Подобные вопросы должны быть решены заранее.
И еще одна ошибка:
Верить, что внедрение пройдет в оговоренные сроки в рамках оговоренного бюджета )))
"Сотрудники не готовы ничего менять" попало в список ошибок по ошибке.
Это не ошибка, это данность. Аксиома. Базовый камень сопротивления изменениям.
Ошибка обычно в другом - руководство компании не сумело или (что куда хуже) не сочло нужным заинтересовать персонал вовлечением в изменения.
Каждый участвующий в процессе должен видеть свои будущие плюсы от автоматизации. Кто-то в упрощении инвентаризаций, кто-то в отсутствии необходимости требовать с соседнего отдела отчеты и потом разбираться в их косяках, кто-то в своевременной информации о складских остатках и пр...
Даже те, у кого только прибавится работы, должны видеть свой будущий плюс - в виде премии или хотя бы в виде "неувольнения".
"Не стоит нырять в автоматизацию с головой, пока вы не продумали, как в будущем будет выглядеть и функционировать IT-инфраструктура предприятия."
Отличный совет. Жаль только, что бесполезный. Вряд ли какой-то руководитель в состоянии продумать, как будет выглядеть бизнес компании в будущем. А уж про будущую IT инфраструктуру предприятия и говорить нечего - тут все зависит не от придумок руководителя, а от десятка других факторов, из которых более знАчимая половина вне влияния руководства компании.
Реальный совет может быть таким - выбирайте надёжную и масштабируемую платформу, принимайте решение по поводу "сами, все сами" или "все на заказ" или "и то и то" и делайте постепенные шаги, рефлексируя после каждого из них.
Сотрудники не готовы ничего менять это не ошибка - это данность в 100% проектов. И это нормально.
Люди в принципе консервативны по натуре, боятся неизвестности, нового или, тем более ситуаций, когда какие-то изменения требуют усилий с их стороны, а положительных аспектов от этих доп.усилий - не видно. Изменения нужно уметь "продавать", в том числе внутри. И неумение этого делать одна из ошибок, но не ключевая.
Ключевая ошибка многих проектов - управленческая импотенция.
Это когда руководитель компании или выделенный руководитель проекта (тот, у кого обязательно должна быть мотивация и полномочия для управленческих решений) идет на поводу у тех самых сотрудников, которые не хотят изменений. Когда руководитель не готов "ломать", "договариваться", "убеждать" или "находить ту самую мотивацию". Как итог, проекты сливаются, а еще чаще виноватым остается подрядчик, потому что нельзя же признать, что виноват сам ЛПР и заказчик...
Ах, господа! Уже довольно давно автоматизация стала частью архитектуры предприятия. Попытки "автоматизировать" по-старому - это все равно, что методом проб и ошибок "починять", например, электронику в современных авто. А, по современным стандартам, (тот же TOGAF, например, и др.) выделяют 4 уровня архитектуры предприятия: бизнес-уровень (грубо - бизнес-процессы и все с ними связанное), уровень данных, уровень приложений, технологический уровень (в простонародье - "железо", линии и т.д.). И эти уровне связаны между собой (так, на минуточку)! Для многих предприятий все это находится на уровне смутного осознания, догадок, открытий текущего дня и т.д. Некоторые компании, которые уже вбухали немало и впустую денежек в "автоматизацию по-старому", начали понимать, что без архитектуры бизнес-уровня не получится отстраивать и, тем более, развивать остальные уровни (опять те же грабли хаотической, "интуитивной" автоматизации, как это было "всегда"). Это все равно, что строить дом без фундамента. Про то, что "нет ответственных" - так в организации нет Реестра бизнес-процессов и не назначены их владельцы, у бизнес-процессов нет метрик, а раз их нет, то и владельцы и персонал - получают не за качество и результаты вверенных им процессов (в некоторых организациях очень смутно представляют "бизнес-механику" основных процессов генерации доходов и расходов), а в "среднем", по должности. Поэтому и автоматизируются не самые нужные процессы а то, "что хорошо умеем" или "понимаем".
Довольно проходная статья. Никакой конкретики, никаких ярких примеров.
И коллеги правы - вопросов гораздо больше, ошибочных действий тоже.
Статья устарела лет на 10. Подобные вопросы в прошлом веке обсуждались.
Все ошибки идут от неверного выбора, а про выбор ни слова.
В момент выбора и принятия решения это может быть далеко не так очевидно.
Замените слово "автоматизация" на другие слова слова, например строительство нового цеха или "выпуск нового вида продукции" - и окажется, что проблематика выглядит аналогичным образом.
Затронули организационные вопросы, которые во все времена оказывали определяющее влияние на эффективность и успешность достижения результата.