IT для бизнеса: Что надо продавать заказчику при автоматизации управления?

Максим Цыпляев, CEO в Comindware

С точки зрения большинства подходов к менеджменту, время – всего лишь один из ресурсов, наряду с финансами, штатом сотрудников, информацией, оборудованием и т. д. Это справедливо. Разумеется, все виды ресурсов имеют значение. Вопрос в том, какое именно значение, что можно заменить, а что нет. В долгосрочной перспективе все ресурсы можно восполнить. Все, кроме времени. Потому что, например, за условных десять лет вполне реально собрать команду, привлечь инвестирование, освоить или разработать собственную технологию – причем при необходимости не единожды, а многократно.

Если исходить из краткосрочных соображений, например, сузить рассматриваемый промежуток до недели, то практически любой ресурс станет незаменимым. Очень сложно моментально найти квалифицированного сотрудника, кредит, склад, нужные сведения. Обратите внимание, сложно сделать это быстро – то есть в дефиците, на самом деле, время, остальное – уже следствия.

Звучит слишком абстрактно? Обращусь к личному опыту – конкретным примерам.

Кейс 1. Автоматизация управления продажами

Заказчик – одна из крупнейших в России независимых процессинговых компаний, обслуживающая около 20% оборота по сделкам, совершаемым держателями международных и локальных платежных карт.

Цели – повышение внутренней прозрачности и рентабельности с параллельным снижением рисков.

Задачи – ускорить время подключения клиентов к сети обслуживания POS-терминалов, а также повысить качество, контролируемость и защищенность данных на всех этапах процесса.

Решение – анализ бизнес-процесса привлечения новых клиентов, а также систем ввода, хранения и обработки данных. По результатам анализа – разработка интеграционного решения на базе продукта для автоматизации бизнес процессов. Затем оно было внедрено, с многоуровневой настройкой доступа в соответствии с иерархией ролей среди сотрудников заказчика.

Результаты – создана единая точка ввода клиентских данных, построен единый интерфейс обработки заказов, расширены возможности по обеспечению безопасности и контролю процесса и, главное, регистрация новых клиентов стала выполняться в пять раз быстрее!

Фактически мы продали заказчику время. Его собственное время, сэкономленное на вводе данных, коммуникациях, контроле, защите информации. И время конечных клиентов, что сложно переоценить как с точки зрения качества обслуживания, так и самого факта состоявшихся, выполненных заказов. В данном случае время далеко не только и не столько производная от финансов. Нельзя напрямую, в одно касание, купить пятикратное ускорение всего процесса. Для этого, чтобы это стало возможным, потребовалась сначала разработка базового решения, потом его многократные внедрения, накопление опыта, и затем уже в рамках этого проекта аналитика, настройка на конкретный бизнес-процесс.

Как видите, закон сохранения превосходно работает. Первоначальные инвестиции времени, которые мы делали раньше и продолжаем вкладывать в развитие продукта, приносят теперь свои плоды. За кадром, конечно, полный комплект всех других видов ресурсов. Однако главным результатом для компании заказчика стал выигрыш по времени при обслуживании клиентов.

Время – самый универсальный и единственный невосполнимый ресурс.

Возможно, просто такой пример? Требовалось ускорить бизнес-процесс, и ясно, что время тут играет особую роль. Тогда еще один проект, из другой области.

Кейс 2. Автоматизация внутренних взаимодействий

Заказчик – российский системный интегратор, партнер многих известных вендоров по имплементации IT-систем.

Цели – добиться роста производительности труда, полнее использовать уже имеющийся потенциал для развития компании.

Задачи – повысить эффективность взаимодействия сотрудников и отделов компании, минимизировать управленческие риски.

Решение – мы проанализировали действующую бизнес-логику компании заказчика, выявили проблемные зоны и определили точки контроля при передаче данных. Затем с помощью Comindware Tracker наладили моментальное информирование ответственных сотрудников об отклонениях от регламентов.

Результаты – взаимодействие стало значительно более прозрачным, внутренние контакты в компании синхронизировались, ими можно управлять централизованно, а большинство проблем вообще таковыми больше не становятся, потому что сразу устраняются на местах.

Вопрос: что получил заказчик? Повышение эффективности, рост производительности – да, конечно. Но одним словом, на системном уровне – скорость. Главный эффект от налаживания внутренних коммуникаций заключается в том, что они ускоряются. Сотрудники тратят меньше времени на поиск данных, взаимопонимание, формирование запросов и отчетов. Фактически весь полезный выигрыш базируется на экономии времени. Руководство быстрее получает сигналы о нарушениях, быстрее может вмешаться и отреагировать. Подчиненные это знают, поэтому стараются действовать еще оперативнее, решая проблемы по мере возникновения, без откладывания «на потом». Ключевой результат – выигрыш времени.

Практическое применение

Если рассуждать таким образом, то подавляющее большинство, если не вообще все проекты, можно свести к экономии времени. Зачем это нужно? Очевидно, что все «нормальные» виды учета и планирования распределения ресурсов никуда не денутся. Можно пересчитывать деньги в часы, но финансовый план все равно будет сверстан в денежном измерении. Легко аргументировать, что квалификация сотрудников напрямую зависит от времени, затраченного на их отбор и обучение. Но отдел кадров будет работать, как обычно, и учебные центры тоже.

Все так. Тем не менее, ориентируясь на экономию времени, гораздо проще принимать верные решения. При определенной практике это становится машинальным незримым стержнем, придает объем плоским графикам и сметам. Создает то самое четвертое измерение, которое более чем реально и определяет гораздо больше, чем мы обычно готовы признавать. Стоит взглянуть на мир сквозь циферблат часов, и становится ясным, что:

1) Имеет смысл инвестировать только в те решения, которые будут экономить время. Причем рентабельность этих инвестиций определяется именно временем, которое потом легко пересчитать в деньги.

2) Ценность решений для клиентов определяется, в конечном счете, тем, сколько времени они сэкономят сами, и тем, как это поможет им быстрее обслуживать собственных клиентов.

3) Анализируя бизнес-процессы и коммуникации, нужно исходить из идеи их ускорения – это очень простой ключевой показатель, и, как правило, он оказывается удачным даже в самых сложных и запутанных ситуациях.

Только не надо доводить битву за скорость до абсурда. Нет никакого смысла в атомарном тайм-менеджменте, попытках срезать все углы и лихорадочной суете. Наоборот, выбор шкалы времени в качестве основного вектора движения помогает действовать спокойно и осознанно. Время было раньше, есть сейчас и будет в будущем. Вопрос в том, как мы его расходуем.

Редактор рубрики «IT для бизнеса» – Сергей Соловьев

Источник изображения в анонсе: photogenica.ru