Project Management — сделано в России

Владимир Либерзон, Константин Ефремов, Павел Бодунков

Технология планирования проектов, принятая в России и реализованная в программе управления проектами «Спайдер Проджект», отличается от технологии, описанной в A Guide Line to the Project Management Body of Knowledge — американских стандартах управления проектами. Американцы в своих подходах ограничиваются укрупненным планированием, когда исходной информацией о работах проекта является их длительность.

В нашем подходе, наряду с длительностью, исходной информацией для расчета расписания исполнения проекта могут быть объемы работ и производительности назначенных ресурсов. Такой подход позволяет унифицировать систему планирования в фирме, использующей пакет «Спайдер Проджект» для управления проектами, разработать базы данных, резко сокращающие трудоемкость планирования. В нашей технологии планирования проектов мы отказались от надуманных ограничений (одна иерархическая структура работ проекта) и расширили возможности анализа проектов на стадии планирования (использование пулов взаимозаменяемых ресурсов, моделирование поставок и финансирования).

Последовательному описанию процесса планирования проекта с помощью пакета «Спайдер Проджект» посвящена данная работа.

1. Иерархическая структура работ

Разработка компьютерной модели проекта начинается с постановки общей цели и разбиения ее на промежуточные результаты (подцели), которые должны быть достигнуты для достижения цели проекта. Результаты обязательно должны быть измеримыми, чтобы можно было с уверенностью констатировать их достижение. Любое такое разбиение и построение дерева целей определяет и разбиение всего проекта на части, которые обычно именуются фазами. Подцели, в свою очередь, можно разбить на свои подцели и в результате получить иерархию целей, а также иерархическую структуру работ проекта.

Существуют различные способы и рекомендации по построению иерархической структуры работ (ИСР). Оптимальность здесь отсутствует, а удобство определяется конкретным проектом. В пакете «Спайдер Проджект» пользователям дается возможность ввода и параллельного использования неограниченного количества иерархических структур работ для работ одного проекта. Как правило, мы используем по меньшей мере 3 ИСР, позволяющие проанализировать проект с разных сторон.

ИСР по объектам получается, если результат проекта (например, строительство жилого комплекса) на верхнем уровне иерархии разбивается на результаты по отдельным объектам проекта (по домам, этажам), а затем по процессам (например, проектирование, общестроительные работы, отделочные, и т. д.).

ИСР по процессам на верхнем уровне использует процессы, а на более низких — объекты проекта.

Кроме того, мы рекомендуем использовать и структуру ответственности, группируя работы в соответствии с распределением между отдельными исполнителями проекта ответственности за реализацию его частей.

В конкретных проектах могут быть полезны и другие структуры, определяемые отношениями отчетности и необходимостью агрегирования проектной информации. В частности, в строительных проектах одна из структур может соответствовать смете затрат. Это необходимо для анализа исполнения проекта и сопоставления фактических затрат и сметных.

Иерархические структуры могут иметь двойное назначение. При составлении компьютерной модели проекта ИСР помогает ввести операции проекта, на которые разбивается нижний уровень ИСР и на исполнение которых впоследствии назначаются ресурсы. Для этого одна из структур используется в качестве основной, а использование других структур позволяет проконтролировать созданную структуру проекта и внести в нее необходимые дополнения. После создания компьютерной модели ИСР используются для агрегации проектной информации и подготовки требуемой отчетности.

2. Перечень операций и типовых фрагментов проекта

Нижний уровень ИСР, обычно называемый пакетом работ, разбивается на исполняемые операции. При этом следует обратить внимание на архивную информацию.

Если организация уже исполняла подобные комплексы работ, то в базе данных фирмы могут оказаться готовые заготовки — типовые фрагменты проекта. Типовые фрагменты представляют собой готовые компьютерные модели соответствующих подпроектов для заданного стандартизированного объема работ. Если у фазы есть аналог в базе типовых фрагментов, то разбиение такой фазы на операции производить не нужно, а следует взять готовый типовой фрагмент, в котором такое разбиение уже выполнено.

Кроме того, в фирме могут быть и базы данных по единичным расценкам и потребностям в материалах на типовых операциях. При разбиении проекта на исполняемые операции полезно свериться с этими базами для достижения нужного уровня детализации проекта.

Следует заметить, что степень детализации компьютерной модели проекта очень важна. Излишняя детализация мало что добавляет к точности планирования, но сильно затрудняет учет. Еще хуже — недостаточная детализация, которая может сделать проект неуправляемым. Рекомендуется соотносить степень детализации и периодичность учета и контроля хода реализации проекта. Если намечается регламент управления, при котором происходит еженедельный анализ хода исполнения проекта, желательно, чтобы продолжительности операций проекта не превышали недели, а лучше — были раза в два поменьше. Если же модель используется для оперативного ежесуточного управления, то детализация должна соответствовать выдаваемым заданиям, то есть длительности операций должны измеряться часами. Такая подробность не нужна на более высоких уровнях иерархии управления - поэтому отчетная информация руководству направляется в агрегированном виде в соответствии с используемыми ИСР.

3. Объемы либо длительности операций и фрагментов

После составления полного перечня операций проекта определяются их плановые объемы или длительности, а также технологические ограничения на порядок их исполнения.

Плановые объемы работ на операциях обычно задаются, если длительность операции зависит от количества и производительности назначенных на ее исполнение ресурсов. Если же длительность операции не зависит от назначенных ресурсов, либо такие назначения жестко определены, длительность может являться исходной характеристикой операции. Длительность всегда задается в рабочих днях.

Как уже упоминалось, фрагменты составляются для какого-то стандартного объема работ. Для пересчета его характеристик при добавлении фрагмента в реальный проект необходимо задать объем работ фрагмента в единицах, сопоставимых с теми, которые используются в базе типовых фрагментов. В этом случае «Спайдер Проджект» автоматически пересчитывает длительности, объемы работ, стоимости и потребности в материалах работ фрагмента.

Кроме того, в пакете «Спайдер Проджект» можно вводить операции типа «Гамак», длительность которых определяется наступлением событий, определяющих их начало и завершение. В отличие от других пакетов, в «Спайдер Проджект» на операции типа «Гамак» можно назначать ресурсы, материалы, стоимости.

4. Взаимосвязи операций

Взаимосвязи операций обычно определяются технологическими и организационными ограничениями на порядок выполнения работ.

В программах управления проектами обычно используются следующие типы связей.

1. Финиш-Старт — следующая операция может начаться через определенный задержкой промежуток времени после завершения предыдущей.
2. Старт-Старт — следующая операция может начаться через определенный задержкой промежуток времени после начала предыдущей.
3. Финиш-Финиш — следующая операция может завершиться через определенный задержкой промежуток времени после завершения предыдущей.
4. Старт-Финиш — следующая операция может завершиться через определенный задержкой промежуток времени после начала предыдущей.
5. Задержка обычно определяет промежуток после выполнения предыдущего события, через который может произойти последующее. В пакете «Спайдер Проджект» задержки могут быть и отрицательными, а кроме того, можно использовать объемные задержки — когда последующее событие может произойти после выполнения определенного объема работ на предшествующей этому событию операции.

Все перечисленные связи являются ограничениями типа «Не раньше чем». Следующее событие может произойти и позже, чем в срок, определяемый выполнением предшествующего события.

В пакете Spider Project можно также задавать жесткие связи — такие, когда следующее событие должно наступить точно в момент выполнения предшествующего события.

5. Календари и временные ограничения операций, ресурсов и связей

На сроки исполнения операций оказывают влияние и календари операций, связей и ресурсов.

Календари определяют промежутки рабочего времени для операций, связей и ресурсов. Например, задержка в 20 часов может длиться более 2 дней, если по календарю задержки рабочий день длится 8 часов.

В пакете Spider Project при задании календаря задается его стандартный недельный календарь, а также периоды исключений, когда работа производится по другому недельному календарю.

Кроме календарей временные ограничения на сроки исполнения операций могут задаваться и через прямые ограничения на сроки ее начала и завершения. Так, например, если задана дата «Старт не раньше чем», то операция может начаться только позже этой даты. Сложнее с ограничениями типа не позже чем. Такое ограничение может оказаться в принципе не выполнимым. Поэтому для ограничений типа «Финиш не позже чем» допускается их нарушение, но с минимальным опозданием.

6. Потребности операций проекта в затратах и материалах

Для своего выполнения операции требуют затрат финансовых средств и материалов, а также использования возобновляемых ресурсов (людей, оборудования, площадей). В этом разделе остановимся на затратах и материалах.

Затраты финансовых средств на операциях проекта могут складываться из различных статей, в том числе:

1. стоимости использования возобновляемых ресурсов (стоимости назначений),
2. стоимости расходуемых материалов, напрямую назначаемых на операцию (материалы могут также потребляться расходуемыми ресурсами и тогда их стоимость относится на стоимость назначения),
3. фиксированных статей затрат, не зависящих от использования ресурсов.

Кроме того, в проекте могут использоваться параллельно различные способы подсчета затрат (нормативные, фактические, приведенные к определенным валютам или годам). Нормативные (в том числе, сметные) затраты обычно относятся на операции проекта, в то время как фактические состоят из различных статей, включая стоимость использования ресурсов.

Нормативные затраты и потребности операции в материалах, как правило, пропорциональны объемам работ на операциях. Поэтому разумно не вводить их каждый раз, а создать или использовать базу данных (справочник) затрат и потребности в материалах на единицу объема типовых операций (таких, которые могут неоднократно повторяться как в текущем, так и в других проектах фирмы). Для типовой операции достаточно ввести в компьютерной модели проекта ее тип, чтобы перенести из справочника и умножить на оставшийся объем работ единичные (на единицу объема) потребности операции в затратах и материалах.

Пакет «Спайдер Проджект» позволяет вести параллельные расчеты различных составляющих затрат. Это позволяет вести мультивалютное управление, вести одновременно с учетом фактических затрат учет сметной стоимости выполненных работ в других единицах измерения. Так, в строительных проектах до сих пор пользуются сметами 1984 года.

Перечисленной информации достаточно для составления графика исполнения проекта без учета назначения и использования возобновляемых ресурсов. Такая модель может быть использована для первоначального или укрупненного планирования проекта.

7. Организационная структура ресурсов

Возобновляемые ресурсы, которые могут быть привлечены к работам проекта, входят в какие-то подразделения фирмы или внешних организаций. Как правило, одна и та же структура ресурсов организации используется в различных проектах, а также для управления фирмой (мультипроектного управления). Поэтому структура ресурсов должна быть непротиворечивой в разных проектах, чтобы при объединении проектов в мультипроект не возникало конфликтов (один и тот же ресурс должен относиться к одному и тому же подразделению в разных проектах).

8. Перечень и количество ресурсов и материалов проекта

Как правило, ресурсы проекта ограничены. Следует ввести количество ресурсов каждого вида, которое можно использовать на работах проекта, а также начальное количество материалов и финансовых средств. Эта информация необходима для расчета расписания исполнения проекта с учетом ограниченности ресурсов, графиков поставок материалов и финансирования.

Для возобновляемых ресурсов следует также задать стоимость часа работы, а также потребление материалов за час работы. При этом у каждого ресурса можно задать свой календарь. Для материалов задается стоимость за единицу. Как уже упоминалось, стоимостные оценки можно задать по отдельности для различных составляющих стоимости.

9. Взаимозаменяемые ресурсы (пулы) и мультиресурсы

При назначениях ресурсов на исполнение операций проекта следует учитывать их квалификацию. Одну и ту же работу разные ресурсы (например, разные марки однотипного оборудования) могут исполнять с разной производительностью. Кроме того, часто прямое назначение ресурсов на операции чревато возникновением ситуаций, при которых возникают простои из-за занятости назначенных ресурсов в то время, когда свободны другие ресурсы, которые также могли выполнять эту работу.

Для того, чтобы избежать подобных ситуаций в пакете Spider Project создаются пулы ресурсов. Ресурсы образуют пул, если они могут заменить друг друга, будучи назначенными на какие-то операции. Таких пулов может быть сколь угодно много, но те, что встречаются часто, имеет смысл включить в базу данных или справочник пулов, чтобы не создавать эти пулы каждый раз заново.

Кроме пулов можно создавать мультиресурсы. Мультиресурс — это группа ресурсов, которая на каких-то назначениях должна работать только вместе (водитель с машиной и т. п.). Устойчивые мультиресурсы имеет смысл занести в базу данных (справочник фирмы), чтобы сократить трудоемкость ввода.

10. Производительности ресурсов на типовых назначениях

Назначая ресурсы на исполнение операций проекта, у которых исходная информация — объем работы, необходимо задавать их производительности (объемы, выполняемые за час работы). Если на операцию назначается группа ресурсов, выполняющих работу совместно, производительность, как правило, назначается на определяющий ресурс — тот, от которого зависит реультат работы всей команды.

На типовых назначениях производительность следует нормировать — это позволит определить внутренние стандарты фирмы, а также производить глобальные изменения — изменив производительность в базе данных (справочнике производительности) можно автоматически распространить внесенные изменения на все проекты фирмы. Для связи со справочниками необходимо типовым назначениям присваивать коды, соответствующие кодам этих назначений в справочниках типовых назначений.

11. Процентная загрузка ресурсов на типовых назначениях

Другим справочником типовых назначений является справочник процентной загрузки ресурсов. Назначения могут быть неполными, когда ресурсы заняты на работе частично, затрачивая на исполнение операции только часть своего рабочего времени. В этом случае задаются проценты общего рабочего времени, которые ресурсы расходуют на назначении. Для типовых назначений эти проценты следует занести в соответствующий справочник и использовать во всех проектах фирмы.

12. Назначения ресурсов

При назначениях возобновляемых ресурсов на исполнение операций задается производительность ресурсов, количество, процентная загрузка, а также код назначения, который позволяет связать характеристики типовых назначений с базами данных фирмы. Если задан код, то производительность и процентную загрузку можно и не вводить — она поступит в проект из соответствующих справочников.

На исполнение операций можно назначать также мультиресурсы и пулы. При этом для пулов следует задать либо количество ресурсов из пула, которые будут исполнять операцию, либо общую производительность назначенных ресурсов. Во втором случае из пула выбирается такое количество ресурсов, чтобы их общая производительность достигла (или превзошла, так как меняется дискретно по мере назначения ресурсов) заданное значение.

13. Потребности назначений проекта в затратах и материалах

Стоимость назначения ресурса складывается из стоимости времени использования возобновляемых ресурсов, стоимости материалов, потребляемых ресурсами в процессе своей работы, фиксированной стоимости назначения и стоимости фиксированных расходов материалов на назначениях.

Часовая стоимость и потребление материалов ресурсами проекта задается в справочнике затрат и потребности в материалах на час работы ресурсов. Эти составляющие стоимости не зависят от характеристик назначений. Фиксированные стоимости назначений и фиксированные расходы материалов на назначениях задаются при назначениях ресурсов. Это могут быть какие-то дополнительные затраты, а также, например, стоимости контрактов и контрактные расходы материалов на назначениях. Для типовых назначений затраты и потребности в материалах на единичных объемах работ берутся из справочника фирмы по коду назначения.

14. Расписание проекта

Перечисленной информации достаточно для составления расписания исполнения проекта с учетом ограниченности имеющихся возобновляемых ресурсов, их производительностей на назначениях, объемов работ на операциях проекта, взаимосвязей работ и ограничений на сроки их исполнения, календарей работ и ресурсов, взаимозаменяемости ресурсов.

Расписание исполнения проекта определяет сроки начала и завершения всех работ проекта, а также ресурсы, назначенные на их исполнение. Кроме того, определяются резервы времени операций проекта. «Спайдер Проджект» не только составляет расписание исполнения работ, но и рассчитывает, на сколько можно сдвинуть каждую из операций проекта без изменения срока его завершения при использовании того же состава ресурсов.

15. Бюджет и потребность проекта в материалах

Расписание исполнения проекта определяет также потребности проекта в материалах, плановые потребности в финансировании по всем намеченным статьям и составляющим затрат, включая распределение этих потребностей во времени.

Иерархические структуры работ позволяют найти итоговые потребности по всем фазам любых иерархических структур. Однако полезно также использовать центры материалов и затрат, которые можно создавать в пакете «Спайдер Проджект». Центр материалов позволяет анализировать агрегированные потребности совокупности материалов, а центры затрат позволяют анализировать затраты по совокупностям материалов и ресурсов. Причем те и другие центры могут иметь иерархическую структуру (одни центры могут включаться в другие).

16. Планирование поставок

Плановые потребности проекта в материалах позволяют планировать сроки и объемы поставок. Поставки следует включить в проект как отдельные операции, желательно в отдельную фазу. При этом объемы поставок задаются так же, как и расходы материалов, но с противоположным знаком. При задании графика поставок моделируется движение материалов и становится очевидным, соответствует ли график поставок потребностям проекта.

Если имеются моменты, когда плановую потребность в материалах обеспечить не удается, то следует пересчитать проект с учетом намеченного графика поставок, то есть включить учет материалов в алгоритм составления расписания исполнения проекта. Тогда исполнение работ, не обеспеченных материалами, отложится до тех пор, пока не окажется, что материалов достаточно на всем протяжении проекта. Расписание исполнения проекта изменится, и, соответственно, изменится и потребность в финансировании, включая распределение затрат во времени.

Кроме поставок, описанный подход позволяет моделировать производство материалов на отдельных операциях проекта. Таким образом, пакет «Спайдер Проджект» позволяет моделировать работу различных переделов действующих предприятий, фактически выполняя функции ERP-системы.

17. Планирование финансирования

Точно так же, как и поставки, можно моделировать финансирование проекта. График финансирования легко наложить на потребности проекта, если включить в компьютерную модель операции, связанные с финансовыми операциями проекта, таких как получение и возврат кредитов.

Если не удается разработать схему финансирования проекта, позволяющую обеспечить потребности проекта во все моменты времени, можно пересчитать проект с учетом намеченного графика финансирования. При этом исполнение операций, не обеспеченных финансированием, будет откладываться.

18. Планирование проекта

Перечисленные шаги позволяют разработать план реализации проекта с учетом наличия ресурсов, возможностей поставок, производства ресурсов и финансирования работ. Попутно получаются график поставок, график финансирования, графики загрузки ресурсов.

Для составления плана перечисленную информацию следует дополнить разработкой регламента управления и отчетности, распределения ответственности, проведением анализа рисков, разработкой системы управления качеством и стимулирования персонала, системой управления контрактами.

19. Итерации

Необходимо отметить, что перечисленные процессы носят итеративный характер. Если оказывается, что составленное расписание проекта, бюджет, графики поставок и финансирования оказываются неудовлетворительными, корректируются исходные ограничения и процессы планирования повторяются до тех пор, пока полученное решение не признается удовлетворительным.

Обычными средствами менеджера для достижения удовлетворительного расписания являются:

1. ресурсы проекта — можно изменить исходное количество ресурсов проекта или изменить их состав;
2. назначения ресурсов — «Спайдер Проджект» отображает ресурсно-критический путь — те операции проекта, задержка завершения которых приводит к задержке завершения проекта в целом при данном составе ресурсов; изменяя состав и количество ресурсов, назначенных на исполнение ресурсно-критических операций, можно сократить длительность проекта;
3. взаимосвязи работ — для сокращения длительности проекта полезно проанализировать взаимосвязи критических работ; иногда возможно вместо последовательного исполнения работ допустить их параллельное исполнение, хотя и с некоторым сдвигом во времени;
4. график поставок — расписание исполнения проекта рассчитывается с учетом графиков поставок материалов; если анализ показал, что какие-либо операции задерживаются из-за отсутствия материалов, можно пересмотреть график поставок;
5. график финансирования — это же относится и к графику финансирования проекта.

20. Заключение

Описанная технология, которую мы называем технологией «Спайдер» планирования проектов, естественна для российских менеджеров, но не поддерживается зарубежными пакетами управления проектами. Зарубежные пакеты не позволяют планировать проекты исходя из запланированных объемов работ и производительностей назначенных ресурсов, не включают встроенных баз данных, не позволяют моделировать поставки и производство ресурсов и многое другое. Перечень отличий пакета «Спайдер Проджект» от зарубежных аналогов займет по меньшей мере страницу. Описанная технология успешно зарекомендовала себя и в небольших, и в крупных проектах, бюджет которых исчисляется сотнями миллионов и миллиардами долларов США.

Фото: pixabay.com