Большой тест-драйв: как улучшить бизнес за три недели

Представьте, что через три недели ваша компания заметно меняется: задачи выполняются быстрее и качественнее, сотрудники тратят на обсуждения минимум времени, а культура управления выходит на принципиально новый уровень зрелости.

Executive.ru и TeamBridge дают вам шанс своими руками оценить возможности новых технологий для вашего бизнеса и стать одним из трех участников эксклюзивного трехнедельного тест-драйва онлайн-сервиса TeamBridge. Вы становитесь не просто героем рассказа о вашем бизнесе на Executive.ru, а бесплатно налаживаете управление задачами внутри вашей малой или средней компании, упрощаете совместную работу сотрудников, увеличиваете скорость ведения дел, а также повышаете вашу личную эффективность и продуктивность каждого участника команды.

Все это вы получаете благодаря множеству удобных инструментов управленческой системы TeamBridge и персональным консультациям от разработчиков. Успейте подать заявку на участие в тест-драйве до 1 июня 2014 года.

Каждый из трех участников тест-драйва получает:

Профессиональное и быстрое внедрение сервиса + 1 год использования системы в подарок

С первого дня тест-драйва разработчики TeamBridge будут помогать вам наилучшим образом наладить работу сервиса и вовлечь в работу всю команду. Все три участника получают годовую лицензию на использование сервиса в подарок.

Бизнес-рассказ о вашей компании

E-xecutive.ru опубликует бизнес-кейсы о каждом из трех участников тест-драйва. Деловое Сообщество узнает о вашем бизнесе и том, как ваша работа изменилась с новым подходом к управлению.

Подборку бизнес-литературы

Редакция подберет и вручит участникам тест-драйва новинки деловой литературы из области их бизнеса и управления проектами.

Этапы тест-драйва

*Трое участников тест-драйва определяются мнением редакции и команды TeamBridge из числа всех заявок, поданных до 1 июня 2014 года.

Спецпредложение только для участников Сообщества Executive.ru! Используйте все возможности TeamBridge три месяца бесплатно. Активируйте предложение до 31 июля 2014 года. Регистрируйтесь в акции по этой ссылке.

Денис Фокин: «Если система подобрана и внедрена правильно, то эффективность повышается заметно»

В чем основные сложности внедрения управленческих систем в малых и средних компаниях? Как следует выбирать сервис, чтобы он принес максимум пользы для работы? О главных трендах в области систем автоматизации бизнеса рассказывает основатель TeamBridge Денис Фокин.

Executive.ru: Насколько хорошо владельцы малых предприятий в России знают управленческий софт?

Денис Фокин: Практически все малые компании используют бухгалтерский софт. И менее 10% используют управленческие системы. Чаще всего в эти 10% входят IT, дизайнеры, digital-агенства, которые в силу своей специфики и так активно используют IT-инструменты.

Executive.ru: Почему всего 10%? Что мешает?

Д.Ф.: Причины — фундаментальные. Российский бизнес молод, поэтому культура управления существенно отстает от западных стандартов. В России не учат пользоваться управленческим софтом, причем не только студентов вузов, а порой и слушателей бизнес-школ. То есть, нет навыков и понимания возможностей.

Другой вопрос — внедрение и развертывание бизнес-софта оказывается для малого бизнеса сложным и накладным делом. Новые облачные решения обходятся заметно дешевле, и все же предприниматели спотыкаются на этапе внедрения, потому что не понимают софт.

Executive.ru: Возможно, предприниматели просто не видят связь, как управленческий софт сказывается на доходности бизнеса?

Д.Ф.: Сегодня целые отрасли напрямую зависят от автоматизации. Например, заказ такси или интернет-магазины, там программные системы становятся конкурентным преимуществом. В традиционных отраслях проследить зависимость между автоматизацией и повышением производительности сложнее. Систему можно внедрить неправильно или плохо обучить персонал, и работа замедлится. Если система подобрана и внедрена правильно, то эффективность повышается заметно. Первые результаты заметны уже через один год, а порой и через несколько месяцев.

Executive.ru: Какие конкретно результаты заметны?

Д.Ф.: В начале отмечаются косвенные признаки — повышается уровень дисциплины, прозрачности. Видно, кто чем занимается. Если система облачная, то на распространение по компании уходит всего до нескольких недель. Поэтому уже со второго месяца руководство компании замечает, что заказы стали выполняться вовремя, планы перевыполняются.

Executive.ru: Как правильно выбирать систему для малого предприятия из множества российских и зарубежных решений?

Д.Ф.: В первую очередь система должна быть близка и понятна самому предпринимателю. Следует учитывать уровень развития компании и основные задачи бизнеса. Не все зарубежные системы хорошо локализованы в плане языка и русскоязычной технической поддержки. Российские решения учитывают российский менталитет.

Executive.ru: Российский менталитет?

Д.Ф.: У европейцев и американцев больше системности в работе. Они изначально понимают, зачем ставить задачи и контролировать исполнение. У российских управленцев разное понимание и уровень владения управленческими навыками. Нужно говорить на понятном нашему человеку языке.

Executive.ru: На какие технические характеристики следует смотреть при выборе из нескольких систем?

Д.Ф.: Сейчас многие системы конкурируют за набор функциональности. Исходя из нашего опыта, большинству малых компаний не нужно обилие функций. Чтобы сделать первый шаг в сторону автоматизации, следует выбрать базовые функции — постановку задач, контроль, коммуникации внутри компании. Я бы смотрел на понятность системы и стабильную работу. Тогда не надо будет сотрудников палками загонять в систему.

Executive.ru: С какими сложностями вы столкнулись, когда выводили сервис TeamBridge на рынок?

Д.Ф.: Изначально мы позиционировали систему как решение для управления проектами. Практика показала, что эти системы мало востребованы. Сам термин «проекты» далеко не всем понятен. Проект — это заказ, который исполняется некоторое время с участием нескольких сотрудников. Во многих компаниях «проекты» существуют, но они так не называются, и никакого «управления проектами» к ним не применяется. Управление проектами востребовано в продвинутых компаниях, им нужен более продвинутый инструмент. Поэтому мы не стали усложнять проектное управление, а больше сосредоточились на удобстве инструментов совместной работы, task-менеджмента и коммуникаций внутри компании. На самом деле мы конкурируем с электронной почтой и голосовой отдачей поручений. Главная наша задача — переломить привычки предпринимателей. Если компания начинает пользоваться базовыми инструментами сервиса, то общий уровень управленческой культуры в компании поднимается.

Executive.ru: Не получается ли так, что предприниматели вынуждены заполнять «лишние» поля системы, которые на практике не нужны?

Д.Ф.: В TeamBridge нет методологий как таковых, поэтому обходить алгоритмы не надо. Сегодняшние методологии сложны. Тот же PMBoK (Project Management Body of Knowledge – одна из популярных методологий по управлению проектами – Executive.ru) ориентирован на проекты уровня строительства атомных станций или запуска человека в космос.

Я девять лет управляю компанией по разработке программного обеспечения на заказ. У нас крупные проекты с десятками сотрудников, порой проекты длятся несколько лет. И даже в такой компании мы не смогли внедрить готовую методологию один в один. Мы изучили множество методологий управления проектами. Многое оттуда выбросили, оставили основу и адаптировали ее под свои потребности. В TeamBridge мы учли свой опыт, отзывы наших клиентов и сделали исключительно простой в освоении сервис. Скоро запустим мобильную версию. Потому что во многих компаниях лишь небольшая часть сотрудников сидит в офисе. Многие в разъездах, на встречах. Мобильная версия помогает вовлечь всех в единое управленческое пространство.

Executive.ru: Сталкиваетесь ли вы с тем, что пользователи неохотно доверяют данные системе?

Д.Ф.: Объективно, малый бизнес не в состоянии обеспечить уровень защиты данных выше, чем профессиональный поставщик сервиса. Мы используем самые новые технологии защиты данных — не хуже, чем у Facebook и Google. Владельцев малых компаний греет мысль, что сервер стоит под боком, но это иллюзия, потому что самая главная уязвимость — это человек. В малых компаниях системный администратор — это обычно приходящий человек. Мало ли что можно от него ожидать. Да и просто электричество может отключиться или диск сломается в сервере. У нас все это исключено.

Executive.ru: Как изменятся управленческие системы в ближайшее время?

Д.Ф.: Самая важная тенденция — чтобы системы автоматизации глубоко проникали в бизнес, они должны становиться все менее заметными для пользователя. Люди ведь не замечают, что работают с программным обеспечением, когда звонят по мобильному. Так и руководитель не должен задумываться, что нужно приобрести, установить и освоить программу для управления компанией.

Вторая тенденция — интеграция между облачными сервисами. Уже сейчас можно регистрироваться в сервисах с помощью профиля в социальной сети. Можно пользоваться облачным хранилищем одного разработчика в системе другого разработчика. Эта интеграция будет расширяться. Потому что компании, особенно крупные, тратят сейчас много времени и средств на то, чтобы связать между собой множество систем в единое пространство.

Уверен, что в отрасли выработаются стандарты взаимодействия между системами. Конечный пользователь получит возможность выбора. Пользователь хочет набор функционала, который работает единой системой, и он не должен замечать, что отдельные части системы от разных поставщиков.

Executive.ru: То есть, системы станут персонифицированными и заточенными под конкретного пользователя?

Д.Ф.: Абсолютно верно. Для эффективного использования любой системы необходимо, чтобы пользователи поняли и приняли ее. Еще лучше, если система понравится им. Мы, например, в TeamBridge для этого даем каждому пользователю персональную выгоду. Начиная работать с сервисом для выполнения своих корпоративных задач, каждый человек получает бесплатный бонус от TeamBridge: набор персональных инструментов. У него появляется возможность вести личные и семейные дела, что-то планировать вместе со своими друзьями, то есть организовывать различные аспекты своей жизни, пользуясь всего лишь одним инструментом.

Executive.ru: Подведем итог. Какие три рекомендации дадите тому, кто выбирает управленческую систему для своей компании?

Д.Ф.: Первое — начинайте с себя. Не стоит поручать выбор системы айтишникам и системным интеграторам. Вы сами должны найти то, что вам близко и понятно.

Второе — вовлекайте в работу свой ближний круг. Если систему освоит руководящее звено, то дальше распространение пойдет проще по цепочке.

Третье — не бойтесь пользоваться системой. Вы уже применяете электронную почту для управления, хотя она для этого не предназначена и найти там потом что-то сложно. Наверняка часть вашей конфиденциальной информации уже лежит в Gmail или в Facebook. Поэтому не преувеличивайте страхи на счет информационной безопасности.

Фото: pixabay.com