Объем электронного документооборота в России постепенно растет, однако офисы не спешат полностью отказываться от бумаги. По данным сервиса управления торговлей «МойСклад» и оператора фискальных данных ofd.ru, по состоянию на 2021 год лишь 3,8% отечественных компаний полностью перевели документы в цифру. Почти 40% совмещали бумажный и электронный документооборот, а больше четверти использовали только бумагу.
В прошлом году ситуация несколько изменилась. Во-первых, весной из-за перебоев в поставках отбеливающих химических составов встали два крупных бумажных предприятия: «Светлогорский целлюлозно-картонный комбинат» и «Монди Сыктывкарский ЛПК». В результате стоимость офисной бумаги молниеносно поднялась на 700-800% всего за месяц. Ситуация разрешилась лишь к лету и сильно ударила по бизнесу, которому приходилось ограничивать печать документов.
Во-вторых, драйвером для перехода на ЭДО стала маркировка товаров. К системе сериализации подключается все больше отраслей, и информацию о переходе права собственности на маркированные товары в систему «Честный знак» можно передавать исключительно через оператора ЭДО. Наконец, изменилась государственная политика в отношении цифровизации документов – так, с конца 2021 года разрешили вести в электронном виде кадровый документооборот, и участники рынка предполагают, что к 2025 году КЭДО станет обязательным для ряда отраслей. Все это привело к тому, что в прошлом году объем электронного документооборота в стране вырос на 22%, по данным Ассоциации «РОСЭУ».
Время офисной печати ушло?
Нет, как минимум потому, что переход на цифровые документы тормозит сопротивление сотрудников. Так, недавний опрос «Зарплаты» показал, что каждый второй бухгалтер все еще опасается полностью отказываться от бумаги в работе. Люди боятся, что с переходом на ЭДО их повседневная рутина усугубится, и опасаются потери рабочих мест. Количество компаний, готовых полностью отказаться от бумаги, едва ли превышает 10-15%.
К тому же, в нормативной базе по ЭДО все еще есть белые пятна. Так, классическое делопроизводство можно вести полностью в электронном виде, а вот в кадровом есть документы, которые обязательно нужно дублировать на бумаге: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, журналы инструктажей по охране труда. Процесс стандартизации электронных документов идет, но это займет время.
Еще немного цифр. В Xerox подсчитали, что каждый сотрудник распечатывает до 10 000 страниц документов в год. Более того, далеко не всегда по назначению: по статистике, в компаниях со штатом 100-300 человек ежемесячно отправляется в принтер около 4 000 лишних листов. На печать у бизнеса до сих пор уходит, по разным оценкам, от 1 до 3% от выручки. При неэффективных процессах «съедается» до 14% доходов. В некоторых компаниях это третья по величине статья расходов после аренды помещения и заработной платы сотрудникам. По результатам опросов, отказываться от печатного документооборота не намерены более 70% IT-руководителей, хотя 54% из них не признают его ценности.
На чем печатать документы?
В прошлом году из России ушло много вендоров печатной техники, HP, Xerox, Canon полностью прекратили поставки готовой техники и запчастей. Собственных технологий печати в стране фактически не было. Рынок начали занимать вендоры из Китая и Тайваня: Avision, Deli, Pantum, а также отечественные производители. Компании продолжают приобретать продукцию и у бывших лидеров рынка, но уже через параллельный импорт и с существенной наценкой.
Хуже ситуация обстоит с запчастями и расходными материалами. Достать оригинальные комплектующие, такие как фьюзеры, ролики, печатающие головки, крайне сложно. Тем временем детали быстро изнашиваются, и компании сталкиваются с необходимостью их заменять. Приходится завозить через параллельный импорт, но это долго, дорого и без гарантии производителя. Более того, если бизнес готов подождать новое устройство или деталь для ремонта несколько месяцев, то расходники нужно обновлять несколько раз в месяц – без тех же картриджей офис просто не сможет работать.
Рынок осваивают вендоры, способные предложить совместимые с оригинальной техникой комплектующие, многие из них работали в России и раньше, но не так активно. Среди поставщиков расходников: Cactus, Colortek, ТМ Colouring, Easyprint, Galaprint, Hi-Black, NV Print и многие другие. Много китайских производителей – для импортозамещения такой продукции нужно время и
значительные ресурсы. Хотя многие эксперты утверждают, что использование совместимой продукции увеличивает износ барабана и сокращает срок службы оборудования, у пользователей фактически нет выбора.
Столкнувшись с такими проблемами, компании начинают более грамотно управлять печатью, чтобы избежать лишних расходов на ремонты и замену оборудования. Например, внедряют инструменты контроля печати, чтобы наглядно видеть, где и как можно оптимизировать ее объемы.
Таким образом, несмотря на уменьшение объема офисной печати в России, полностью от принтеров отказываться не собираются. Однако компании, столкнувшиеся с острым дефицитом оборудования, запчастей и расходных материалов, начинают грамотно подходить к вопросам управления печатью.
Фото: freepik.com
Также читайте:
